【正文】 工作、提出請示，而上級機關(guān)對請示事項應(yīng)予研究答復(fù)?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。規(guī)定黨的機關(guān)公文為“決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要” 14 種。行文方向在公 文的寫作與處理上至關(guān)重要，上行文體現(xiàn)了請求上級指示和接受上級領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系；下行文體現(xiàn)了對下級機關(guān)實施行政指揮的職能；平行文則體現(xiàn)了機關(guān)之間相互平等的商洽與協(xié)作關(guān)系。機關(guān)部門、單位之間的相互關(guān)系，一般可分為同一系統(tǒng)上下級之間的相互隸屬關(guān)系，同一系統(tǒng)的平級機關(guān)之間以及同一機關(guān)各部門之間的平行關(guān)系，不同系統(tǒng)機關(guān)、部門之間的不相隸屬關(guān)系。 通知在不同情況下屬于平行文或下行文。（ 2） 平行文：平行文是指平行機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)送交的公文。 因為行政公文普遍適用于各級各類機關(guān)、團體、企事業(yè)單位，具有通用性的特點，又因為黨內(nèi)公文與行政公文同源同流有很多相通之處，所以 “行政公文” 常常 簡化表述為“公文”。 常用行政 公 文格 式和寫作范例 中交三航 院 總經(jīng)理辦公室編印 2020 年 7 月 目 錄 一、公文的分類 .................................................... 1 二、行文規(guī)則 ...................................................... 2 三、行政公文的語言 ................................................ 4 四、行政公文的體式 ................................................ 4 五、公文的印裝規(guī)格 ................................................ 9 六、行政公文的寫作要求 ............................................ 9 七、常用行政公文介紹 .............................................. 10 （一） 決定 ....................................................... 10 （二） 通告 ....................................................... 13 （三） 通知 ....................................................... 15 （四） 通報 ....................................................... 19 （五 ） 報告 ....................................................... 21 （六） 請示 ....................................................... 24 （七） 批復(fù) ....................................................... 27 （八） 意見 ....................................................... 30 （九） 函 ......................................................... 32 （十） 會議紀(jì)要 .................................................... 35 （十一） 決議 ..................................................... 38 附錄 1 國家行政機關(guān)公文處理辦法 ................................... 40 附錄 2 國家行政機關(guān)公文格式 ....................................... 48 附錄 3 《國家行政機關(guān)公文格式》條文釋義 ........................... 55 附錄 4 公文常用詞語使用辨析 ....................................... 77 1 常用 行政公文格式及 寫作 范例 行政公文 “是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具”。 一、 公文 的 分類 公文的種類 繁多，從不同角度來分類，就有不同的公文名稱。如函等。會議紀(jì)要在不同場合分屬下行文和上行文。一定的行文關(guān)系，規(guī)定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。 ） 2 2． 公文還可以細分為許多具體文種 ，現(xiàn)行的公文文種分類依據(jù)主要有 2 個文件。由此可見我國現(xiàn)行的黨政機關(guān)公文總數(shù)為 18 種，其中黨政機關(guān)“共有文種”有“決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要” 9 種，這是所有機關(guān)中最常用的公文。 同時，注意遵守下列規(guī)則。除了這一層關(guān)系外，在我們國家現(xiàn)行管理體制中，還形成了一種各業(yè)務(wù)部門上下垂直的條條關(guān)系，其中有些部門屬本級政府和上級部門雙重領(lǐng)導(dǎo)，大部分和上級業(yè)務(wù)部門之間雖然不屬于直接的領(lǐng) 導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，但 在業(yè)務(wù)上的確存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系，這就形成了直接的上下行文關(guān)系。當(dāng)然不相隸屬機關(guān)之間也有公文往來，但那只能是商洽工作、通知事項、征詢意見等，而不存在請示、報告或布置任務(wù)的性質(zhì)。具體地說，該部門可向本級政府請示，經(jīng)同意并授權(quán)后向下級政府行文。各級政府辦公廳（室）以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機構(gòu)，對外行文都是代表政府和部門的，與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關(guān)（部門）都應(yīng)貫徹執(zhí)行，可不在文首或文中標(biāo)注“經(jīng)同意”的字樣。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，行文單位不宜過多?，F(xiàn)實中這類情況也時有發(fā)生，因此造成“文件打架”、“政出多門”。所以“一文一事”的行文規(guī)定目的就是為了提高辦 4 事效率和辦事質(zhì)量。三是現(xiàn)實中一些單位拿著直送領(lǐng)導(dǎo)的批示件當(dāng)“尚方寶劍”，到有關(guān)部門要錢要物，借領(lǐng)導(dǎo)批示向?qū)Ψ绞┘訅毫?，引起矛盾。如果多頭呈送，上級機關(guān)一般不予受理，如果辦理會造成機關(guān)之間相互等待或意見不統(tǒng)一，就會增加協(xié)調(diào)難度，影響工作效率?！皥蟾妗焙汀罢埵尽笔莾煞N不同的文種，適用范圍有明顯的界限，不能混用。 三、 行政公文的語言 公文語言總的要求是莊重、平實、概括。 組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，具體規(guī)定詳見 國家技術(shù)監(jiān)督局 2020 年 9 月發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》（ GB/T9704— 1999） ）。 公文份數(shù)序號是將同一文稿印刷若干份時每份公 文的順序編號。 秘密文件要注明密級，不涉及保密內(nèi)容的普通文件，沒有這個項目。公文如需標(biāo)識緊急程度，用 3 號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第 1 行，兩字之間空 1 字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第 1 行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第 2 行。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。 發(fā)文字號又稱公文編號，是發(fā)文機關(guān)同一年度公文排列的順序號，由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成，如國務(wù)院文件“國發(fā) 〔 2020〕 3 號”中，“國發(fā)”是發(fā)文機關(guān)代字，“ 2020”是發(fā)文年份，“ 3 號”為文件序號，表明這份文件是國務(wù)院在 2020 年度制發(fā)的第 3 號文件。 （ 6）簽發(fā)人 。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 1 行，其他簽發(fā)人姓名從第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4 ㎜。 公文標(biāo)題一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三部分構(gòu)成。事由是標(biāo)題的主題部分，應(yīng)準(zhǔn)確、簡煉地概括公文的主要內(nèi)容。三是發(fā)文機關(guān)名稱和公文文種兩個要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。主送機關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 主送機關(guān)的書寫位置是：標(biāo)題下空 1 行，左側(cè)頂格用 3 號仿宋字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。正文的結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)尾三部分組成。這一部分后面將結(jié)合具體文例加以介紹。 附件是公文的附屬材料。許多法規(guī)性文件就是這樣。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第 1 行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。 （ 6）公文生效標(biāo)識 。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋 3 個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。如需解釋的名詞術(shù)語，或者是公文發(fā)送范圍和閱讀、傳達對象等。 主題詞是能夠反映公文主要內(nèi)容和類屬的、規(guī)范化的名詞或詞組。使用的主題詞不得超出主題詞表的范圍。 （ 2）抄送機關(guān) 。 公文如有抄送，在主題詞下一行；左空 1 字用 3 號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。印發(fā)時間不同于發(fā)文時間，這是指公文開印的具體時間。 （ 4）版記中的反線 。 五、 公文的印裝規(guī)格 國家標(biāo)準(zhǔn)《國家行政機關(guān)公文格式》（ GB/T9704— 1999），不僅 對公文的構(gòu)成要素及格式作出了明確規(guī)定，而且對公文的印裝規(guī)格也有詳細說明。 1 ㎜ ， 版心尺寸為： 156 ㎜ *225㎜（不含頁碼） 。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標(biāo) BL100%，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標(biāo) Y80%， M80%。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。平訂釘鋸與書脊的距離為 3 ㎜ ~5 ㎜；無壞釘、漏釘、 重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。行政公文的寫作應(yīng)當(dāng) 按照行文規(guī)則 做到以下幾點： 10 1．選準(zhǔn)文種 公文的文種界限非常明顯，不同的文種體現(xiàn)出不同的職權(quán)范圍和機關(guān)之間的關(guān)系，也表現(xiàn)出不同的辦事目的和要求。 2．嚴格制定程序 行政公文的制發(fā)主要是經(jīng)過：擬稿、核稿、 會簽、 呈批、簽發(fā)、繕印、用印、封發(fā)等程序，公文寫作者掌握了公文制文程序，可以提高公文的質(zhì)量，加快公文的運轉(zhuǎn)過程。決定屬于下行文，一般用于上級機關(guān)對下級機關(guān)，有時本單位內(nèi)部也可使用。 11 （ 2）廣泛性：決定的用途比較廣泛，黨政機關(guān)、社會團體或企事業(yè)單位對某些重要事項或重大行動作出安排，都可以用決定。從具體事項的區(qū)別上看，常用的對重 要事項作出安排的決定有法規(guī)性決定、政策性決定、布置重大事項的決定、審批性決定、表彰性決定、懲罰性決定、人事安排決定、接受組織成員決定等等。 3．決定的一般寫法 決定，在結(jié)構(gòu)上由標(biāo)題和正文兩大部分組成。 決定因由，即作出決定的原因，有時講述事件經(jīng)過及其意義。這種方式適用于內(nèi)容單一、篇幅簡短的決定。三是小標(biāo)題式。即把全文分成若 干部分，每一部分表達一個中心意思，用中文數(shù)碼標(biāo)明各部分的順序。 12 4． 決定的寫作要求 。 5．決定的寫作范例 國務(wù)院關(guān)于加快發(fā)展中西部地區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的決定 (一九九三年二月十四日 ) 國發(fā) 〔 1993〕 10 號 黨的十一屆三中全會以來，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)異軍突起，為農(nóng)村發(fā)展和國民經(jīng)濟增長作出重大貢獻，成為我國社會主義 市場經(jīng)濟生機勃勃的力量。為此，特決定如下： 一、提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)，把加快發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)作為中西部地 區(qū)經(jīng)濟工作的一個戰(zhàn)略重點 (內(nèi)容略 ) 二、實行適應(yīng)中西部地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展要求的產(chǎn)業(yè)政策 (略 ) 三、提倡不同組織形式的鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)共同發(fā)展 (略 ) 四、鼓勵和支持各類人才走上開發(fā)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟的主戰(zhàn)場 (略 ) 五、走因地制宜、合理布局、集中連片發(fā)展路子 (略 ) 六、積極在中西部地區(qū)培育和發(fā)展市場體系 (略 ) 13 七、多渠道增加中西部地區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的資金投入 (略 ) 八、抓住機遇，推進東西橫向經(jīng)濟聯(lián)合和城鄉(xiāng)聯(lián)合 (略 ) 九、各有關(guān)部門通力合作，為促進中西部地區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)上新臺階作出貢獻 (略 ) 此件發(fā)至省 (市 )及中央各部委 （二） 通 告 通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。 （ 2）范圍的局限性。 （ 1）事項性通告，是國家機關(guān)、社會團 體或企事業(yè)單位為使某項涉及群眾的事項迅速得以周知而發(fā)布的公文，包括告知性通告、限期辦理性通告和就某一事項發(fā)出指示、政策的通告。首先寫清楚發(fā)布通告的目的和 法律的依據(jù)。結(jié)語，一般采用“此告”、“特此通告”等語。但同時它們在許多方面具有嚴格的區(qū)別，不可混用。公告范圍很廣，向國內(nèi)外宣布，全國公民乃至全世界周知；而通告則是就某一部分的某項問題發(fā)布的，它只適用于某一限定范圍內(nèi)。特通知如下： 一、各級交通主管部門要清醒地認識到交通規(guī)費征收工作對交通基礎(chǔ)建設(shè)的重要性、必要性乃至于對河南經(jīng)濟建設(shè)產(chǎn)生的重大影響，切實加強對公路養(yǎng)路費等交通規(guī)費征收工作的領(lǐng)導(dǎo)，積極主動與當(dāng)?shù)刎斦?、公安等部門取得聯(lián)系，密切協(xié)作，及時解決征收工作中出現(xiàn)的問題，維護正常 的征費秩序，為