合同管理規(guī)范管理制度-wenkub
2023-05-02 13:18:39 本頁面
【正文】 證。 保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。各部門因業(yè)務需要合同復印件的,指定專人統(tǒng)一到檔案室領取,并按公司合同管理規(guī)定辦理有關登記備案手續(xù)。記載合同名稱、數(shù)量、時間、部門、經(jīng)營范圍。而在合同檔案管理工作中經(jīng)常發(fā)生的“證據(jù)滅失”問題，原因正是對合同形式與內(nèi)容的規(guī)范性要求不甚了解，以致在收集、保管過程中缺失了合同檔案的若干組成部分，造成合同檔案法律效力的部分乃至全部的喪失，導致當事人合法權益受到損害。時間本身就是一種法律事實，能夠引起一定的法律后果。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔由此產(chǎn)生的法律后果。 合同管理制度 為明確各部門的合同管理的職責和要求，切實推進全公司項目合同管理工作，有效控制成本和規(guī)避法律風險，維護企業(yè)利益，促進企業(yè)穩(wěn)定、健康的發(fā)展，加強合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)《合同法》及其他有關法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制訂本管理制度。由于具有這一作用，在市場經(jīng)濟體制下，合同檔案時維護當事人合法權益的最直接、最有效的手段之一。《合同法》《民法》等許多相關法律對在合同的要約、承諾、履行以及爭議解決各個不同階段內(nèi)合同的效力以及當事人各種權力、義務的存在與消滅等均有所規(guī)定，可以說時效性特征貫穿于合同始終。這些就是設立專人專管的重要性。保證合同的及時性、連續(xù)性、有效性、安全性。 各子公司的合同由各子公司負責辦理年檢、升級等工作，集團公司合同管理員負責督促、指導、咨詢、檢查、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監(jiān)督指導各業(yè)務分公司、各部門的合同管理工作。 合同管理組要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。在實際的工作過程中，合同檔案的管理人員還應用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，為今后可能出現(xiàn)的該合同的各種相關或補充材料留下余地。對于其他相關的合同材料已經(jīng)履行過程中當事人之間所有有關合同內(nèi)容的意思表達信件、催告函件等，也應采取隨時收集的方法歸檔，避免合同檔案的遺漏及時效的損失。四、檔案管理與業(yè)務部門的協(xié)作互動 要做好檔案合同的管理工作，離不開業(yè)務部門的合作與支持。經(jīng)領導同意后，到行政部門辦理借用登記手續(xù)。凡遺失合同所造成的一切經(jīng)濟損失和法律責任均由借用當事人或部門承擔和賠償。各有關部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信譽”為核心的合同管理工作
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