【正文】 公文的編號(hào)保管1．兩辦機(jī)要秘書對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類登記編號(hào)，保管。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。企業(yè)文件管理制度(一)總則第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文件處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。由文檔管理文員上報(bào)下發(fā)。8．打字員要愛(ài)護(hù)計(jì)算機(jī)等物品，按規(guī)定做好維護(hù)保養(yǎng)工作物品領(lǐng)用登記費(fèi)用統(tǒng)計(jì)工作。6．打字室要建立打字登記簿，對(duì)各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記。2．由歸口部門負(fù)責(zé)擬訂、編寫的帶有全局性指導(dǎo)意義的全公司性的月生產(chǎn)，工作計(jì)劃和一個(gè)時(shí)期全公司的工作安排以及重要專題會(huì)議的紀(jì)要等，也應(yīng)安排打印。6．外來(lái)的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。文件收發(fā)規(guī)定1．公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草辦公審核，總經(jīng)理簽發(fā)。5．文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門經(jīng)理不在時(shí)，可以總裁辦公室主任同意后辦理。3．對(duì)擅自外借文件、檔案負(fù)責(zé)。2．有權(quán)拒絕打印不合格文件。3．及進(jìn)準(zhǔn)確做好公文的處理工作。附3文檔管理制度文印室管理規(guī)定1．公司的文件，有打印必要時(shí)方予打印。3．私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作。6．文印室對(duì)送來(lái)打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。2．文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印、蓋章。5．文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。由辦公室主任提出處理意見(jiàn)后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。3．不需上報(bào)的各部門的工作計(jì)劃，臨時(shí)性工作安排，非全公司性活動(dòng)講課提綱，非上報(bào)的一般表格、一般技術(shù)和便函都不屬打印的范圍。并根據(jù)公司安排的輕重緩急次序，進(jìn)行打安。9．文稿打完后，打字員要把原稿和打字清樣交給擬搞人校對(duì)。以部門名義下發(fā)的生產(chǎn)工作計(jì)劃安排，專題會(huì)議紀(jì)要，由歸口部門負(fù)責(zé)校對(duì)，復(fù)印、發(fā)送。第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文、本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件，資料。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦理正常手續(xù)。2．一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。對(duì)尚未發(fā)達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。4．文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳。(三)發(fā)文的管理第八條 發(fā)文的規(guī)定1．全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3．對(duì)全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件。(6)其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)。5．凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用(工作簡(jiǎn)訊)發(fā)會(huì)議紀(jì)要。3．草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿。9．文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。(五)文件的借閱和清退第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意后方可借閱。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。(2)黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等。(10)工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。2．立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。公文管理規(guī)定第一條 本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。第三條 各部室、各單位及各有關(guān)人員，對(duì)公文中涉及國(guó)家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。秘密文件由閱文人妥善保管。第六條 草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng):(一)內(nèi)容要符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。第七條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)送來(lái)的公文要及時(shí)閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù)。第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案窒存檔。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。以工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文，用xx政字(xx年)xx號(hào)。(五)董事局委員會(huì)所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文，用xx董xx字(xx年)xx號(hào)。檔案管理制度文書檔案立卷歸檔制度(一)總則第一條 根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法)為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，特制定本制度。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。2．本公司召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。(三)歸檔范圍第八條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。 第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 (四)平時(shí)歸卷第十九條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。 第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷。第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。第三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。4．涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。2．接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件。第八條 聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷本公司各部或個(gè)人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費(fèi)用，只要將檔案資料按要求詢檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財(cái)務(wù)部門應(yīng)給予核報(bào)費(fèi)用。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫其底片號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。第十三條 文字說(shuō)明的編寫l．文字說(shuō)明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說(shuō)明:(3)文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順。2．錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式:在盒套上置標(biāo)注頁(yè)。錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。第十八條 保管條件底片、膠片庫(kù)溫度應(yīng)保持在13一15度之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持35%一45%。錄音、錄像帶庫(kù)溫應(yīng)保持18度－24度，相對(duì)濕度應(yīng)保持40%－60%。第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改。第二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。第二十七條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊(cè)、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案?？偸瞻l(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。 (三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門問(wèn)來(lái)往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。 (二)本企業(yè)各類資料對(duì)外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、會(huì)辦及提供部門如下表資料服送對(duì)象主辦部門提供部門 備注一、金融機(jī)構(gòu)二、主管機(jī)構(gòu)（一）稅務(wù)主管機(jī)構(gòu)（二）商業(yè)及證券主管機(jī)構(gòu)（三）工廠主管機(jī)構(gòu)（四）外匯貿(mào)易主管機(jī)構(gòu)三、報(bào)界資料四、業(yè)務(wù)往來(lái)客戶五、股東及一般性客戶營(yíng)業(yè)部門財(cái)務(wù)部門各公司會(huì)計(jì)處法律事務(wù)所各公司總經(jīng)理或獨(dú)立廠區(qū)之管理部門資材部秘書室營(yíng)業(yè)部門各公司總經(jīng)理室各公司會(huì)計(jì)處各公司會(huì)計(jì)室各分司會(huì)計(jì)處各分司會(huì)計(jì)處及技術(shù)、工務(wù)部門各分司會(huì)計(jì)處各公司總經(jīng)理室由營(yíng)業(yè)部門委請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)編制各公司及總管理處有關(guān)部門會(huì)：法律事務(wù)室會(huì)：法律事務(wù)室財(cái)務(wù)部如發(fā)布資料涉及公司業(yè)務(wù)政策事項(xiàng)應(yīng)報(bào)告長(zhǎng)核定后始得向外宣布（一）務(wù)求文字簡(jiǎn)要，設(shè)計(jì)新穎，以便作為企業(yè)宣傳之輔助工具。 (四)簽呈:下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。訴訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議委員會(huì)規(guī)定程序?qū)嵤? 3．以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。 D總管理處各部、室、中心代表各公司對(duì)外的行文(但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定)。 5．以部門名義，由廠處長(zhǎng)署名蓋廠處長(zhǎng)職銜簽字章。 7．應(yīng)依本款第四項(xiàng)的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位元經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。 2．總管理處各部、室、中心對(duì)各公司行文的油印函件，蓋用部門章。 (四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。 (三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。 (七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時(shí)應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。 (二)A類:凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。 第十條 收發(fā)文登記單 (一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號(hào)碼順序裝訂存查。 (五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時(shí)隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。 ○○○○為公司收(發(fā))文流水號(hào)。 2．總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。 3．主動(dòng)發(fā)文號(hào)碼與一般收復(fù)文號(hào)碼采取同一編號(hào)順序。 (三)文件交辦 經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記人收(發(fā))文登記單第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。 3．收發(fā)人員收到辦妥的來(lái)文及收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)時(shí): A如無(wú)需復(fù)文者，依其類別編