【正文】 常運(yùn)行的基礎(chǔ)，他同時(shí)也是企事業(yè)單位管理制度的重要組成部份。這個(gè)原則的內(nèi)容貫穿著一個(gè)核心－集中統(tǒng)一管理。 ? （一） 三方面含義： ? 設(shè)置綜合性檔案工作機(jī)構(gòu) ? 檔案管理制度納入本單位規(guī)章制度之中 ? 統(tǒng)一檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范 ? 三大業(yè)務(wù)規(guī)范：分類方案、歸檔范圍、保管期限 ? （二）檔案綜合管理的優(yōu)越性 ? 有利于企事業(yè)單位檔案工作部門的穩(wěn)定 ? 有利于企事業(yè)單位檔案工作職能的發(fā)揮 ? 有利于企事業(yè)單位檔案工作相關(guān)要素的落實(shí) ? 有利于企事業(yè)單位檔案工作相關(guān)業(yè)務(wù)的開展 2022/2/6 13 在檔案工作的管理中要做好以下幾點(diǎn)： ? 重過程 檔案工作是長效管理，要抓源頭，在工作、活動(dòng)的一開始就要介入，并貫穿整個(gè)過程。 2022/2/6 14 第二部份 檔案工作設(shè)施設(shè)備 ? 一、檔案用房 ? 企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將檔案用房建設(shè)作為改善檔案工作基本條件的主要措施納入到新辦公樓的設(shè)計(jì)、建設(shè)計(jì)劃之中，并在確定檔案用房面積、功能和安全措施等方面樹立長遠(yuǎn)的打算。 2022/2/6 15 檔案有 8防的特殊要求，防潮、防火、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫、防盜?，F(xiàn)在最好的是全密封、全自動(dòng)的密集架，調(diào)卷時(shí)是全自動(dòng)的。建議采購國家檔案局和江蘇省檔案局定點(diǎn)廠家的產(chǎn)品。 ? 檔案裝訂材料要符合質(zhì)量要求。 2022/2/6 20 ? 種類： ? 企業(yè) 事業(yè)單位文件材料有文字的、圖樣的、表式的、特種材料 (聲像、電子 ) ? 企業(yè) 、事業(yè)單位檔案分十大類：黨群類 行政管理類 經(jīng)營管理類 生產(chǎn)技術(shù)管理類 產(chǎn)品類 設(shè)備類 基建類 科研類 會(huì)計(jì)類 干部職工類 2022/2/6 21 二、企事業(yè)單位文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn) （一）綜合管理性文件材料中收文與發(fā)文的運(yùn)轉(zhuǎn) ? 文書主要是收文和發(fā)文，注意以下幾點(diǎn) ： ? 收文： 1）要有登記，要有收文章，要有處理單 2）擬辦過程中，不只是閱，關(guān)鍵有處理意見 3）做好承辦、催辦，加速文件的流轉(zhuǎn)，辦理結(jié)束要填寫辦理結(jié)果。4）分文要先重后輕，切忌橫傳?！皫ね狻蔽募牧鲜瞧髽I(yè)事業(yè)單位文件材料的重要組成部分，也是企業(yè)事業(yè)單位積累的難點(diǎn)之一。 ? 充分利用原有基礎(chǔ) ? 1)充分利用部門立卷的基礎(chǔ) ? 2)在分類整理方法改變之后，對原系統(tǒng)化整理過的檔案，保持不動(dòng)。 ? 分類的方法有： 職能分類法 問題分類法 組織機(jī)構(gòu)分類法 年度分類法 對象分類法：型號(hào)分類法 (產(chǎn)品 )、工程項(xiàng)目分類法 (基建工程 )、課題分類法。體現(xiàn)在 4個(gè)方面： ? 文件材料的組合上 ? 文件材料的排列上 ? 在案卷質(zhì)量上 ? 在案卷的組合度上 ? 2022/2/6 36 （ 二）組卷方法 ? 綜合管理性文件材料的組卷方法 ? （ 1）按問題組卷 ? （ 2）按作者組卷 ? （ 3）按名稱組卷 ? （ 4）按時(shí)間組卷，上一年工作總結(jié)，以總結(jié)年度為準(zhǔn) 。 2022/2/6 37 科技文件材料的組卷方法 除了可采用綜合管理文件材料組卷的 5種方法外，常見的還有 4種 ? 1）按結(jié)構(gòu)組卷 ? 2）按子項(xiàng)組卷 ? 3）按工序或階段組卷 ? 4）按專業(yè)組卷 ? 科技文件材料的組卷注意的問題： ? （ 1）基型產(chǎn)品圖樣必須完整，衍生產(chǎn)品只保存本身專用圖樣材料、套用、復(fù)用部分的科技文件材料只須編制明細(xì)表或目錄。 ? (5)引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。 ? （ 2）會(huì)計(jì)帳冊 維持原狀，一本一卷。 ? 2科研類案卷按課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等階段排列。 ? 6案卷內(nèi)科技文件材料排列應(yīng)文字在前，圖樣在后。 ? (2)成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號(hào)；與其它科技文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不重新編寫頁號(hào)，可在備注中注明總頁數(shù)。文件處理單隨同文件一并歸檔的，歸檔章可蓋在文件處理單上。 ? 5． 4． 3文件編號(hào)應(yīng)填寫文件材料的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)等。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能全面揭示文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加“［ ］”號(hào)；會(huì)議記錄需重?cái)M標(biāo)題時(shí)，應(yīng)寫明會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正題名不能反映附件內(nèi)容時(shí)，附件標(biāo)題可一并抄錄，外加 ( )；介紹信存根等一本作為一件，題名較籠統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)輔助管理?xiàng)l件下，其介紹信中人名可在備注欄中錄入，以便二次檢索。 ? 5． 4． 7頁號(hào)應(yīng)填寫每件科技文件材料的首頁上標(biāo)注的頁號(hào)。 ? 互見號(hào)、說明、主卷人、立卷時(shí)間、檢查人、檢查時(shí)間 ? 5． 5． 2說明包括：案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。 ? 5． 5． 6檢查日期應(yīng)填寫審核的日期。 2022/2/6 45 ? 四）編制案卷封面 ? 案卷封面印制在卷盒和軟卷皮的正表面，只填寫軟卷皮上的內(nèi)容。 ? (2)起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。 2022/2/6 46 ? 五 )編制案卷脊背 文書和科技檔案內(nèi)容：案卷題名、檔號(hào) ? 檔號(hào)位置要貼四線格標(biāo)簽； ? 綜合管理性 ? (全宗號(hào) )目錄號(hào) (大類代號(hào)加目錄順序號(hào) )、年代、分類號(hào)、起止卷號(hào) ? 案卷題名填寫二級類目名稱，要求打印后貼上去 ? 新立卷 檔案盒盒脊：在盒脊上貼四格標(biāo)簽 (見圖 5)(具體尺寸以市檔案局印制式樣為準(zhǔn) )，設(shè)置的項(xiàng)目有：全宗號(hào) (或目錄號(hào) )、年度、大類代號(hào)、起止件號(hào)。 ? 科技檔案 ? 、分類號(hào)（項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、項(xiàng)目代號(hào)、案卷號(hào)。 各類目之間，不同級位類目用間隔符號(hào) .分開，分類號(hào)與案卷順序號(hào)中間用 － 表示。如－ 1 ? 會(huì)計(jì)檔案：全宗號(hào) 核算單位代號(hào) ―― 年度 ―― 按憑證、帳冊、報(bào)表、其它順序編流水號(hào)（每個(gè)核算單位正面一個(gè)年度一個(gè)流水號(hào)）標(biāo)簽最后一欄，憑證填寫憑證號(hào)，帳冊等填寫保管期限。 照片檔案的編號(hào)方法為：大類號(hào) +照片案卷號(hào) +照片流水張?zhí)?。科技檔案加內(nèi)封面（厚一點(diǎn)）裝訂，外加卷盒或卷夾。 ? 二 )裝訂方法 三孔一線裝訂法 ? 三 )裝訂要求 整齊、結(jié)實(shí)、不掉頁、不壓字、不妨礙閱讀 2022/2/6 50 檔案保管工作 ? 一、檔案保管工作的任務(wù) ? 一 )防止檔案的損毀 主要是在檔案的管理和利用過程中，防止檔案的丟失、磨損、撕毀和污染。 ? 三 )維護(hù)檔案的安全 有二個(gè)層面的含義 ? 實(shí)體安全，采取防潮、防火、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫、防盜等八防措施 ? 信息安全，健全保密制度 2022/2/6 51 ? 二、檔案保管工作的基本原則 ? 一 )以保護(hù)為宗旨，以利用為目的 ? 二 )以防為主，防治結(jié)合 ? 三 )保護(hù)重點(diǎn)，兼顧一般 ? 四 )采取新技術(shù) 2022/2/6 52 ? 三、平時(shí)在保管工作中要做的工作 ? （一）建立全宗卷 檔案的檔案，也就是我們在保管檔案中形成的檔案。 4 檔案保管：檔案安全檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報(bào)告等。 ? 全宗卷內(nèi)文件材料按問題 —— 時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排 列， 排列順序?yàn)椋喝谥改希ㄈ诮榻B）、立檔單位大事記和有關(guān)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、現(xiàn)代化管理等方面的文件材料，在此基礎(chǔ)上編制卷內(nèi)目錄。我市主要采用平放方法，將底圖平攤在多層底圖柜中，采用魚鱗式存放法。 2022/2/6 55 企事業(yè)單位檔案統(tǒng)計(jì)工作 ? 一、檔案的登記 ? 一 )檔案數(shù)量和狀況的登記 主要有以處幾種 ? 檔案總登記 檔案分類登記 底圖登記 特殊載體檔案登記 ? 檔案收進(jìn)登記 檔案移出登記 檔案銷毀登記 ? 二 )檔案提供利用登記 ? 檔案借出登記 檔案借閱登記 檔案利用效果登記 2022/2/6 56 企事業(yè)單位檔案鑒定工作 ? 鑒定工作是根據(jù)一定的原則和方法鑒別企事業(yè)單位檔案歷史和現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，劃定檔案的保管期限，剔除沒有或失去保存價(jià)值的一項(xiàng)工作。 ? 全面性原則 ? 歷史性原則 ? 發(fā)展必原則 ? 四、鑒定工作的一般要求 ? 要認(rèn)真執(zhí)行檔案行政管理部門制定的有關(guān)企事業(yè)單位檔案鑒定工作的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。 六、檔案鑒定工作計(jì)劃 ? 制定鑒定工作計(jì)劃 ? 成立鑒定小組 ? 個(gè)人初步鑒定 填寫鑒定卡或鑒定登記表 ? 集體審查 ? 編制銷毀清冊 (有標(biāo)準(zhǔn) ) ? 編制鑒定報(bào)告 ? 銷毀剔除檔案 ? 善后工作 調(diào)整檔案、檢索工具、排架等 2022/2/6 60 ? 七、檔案保管期限表 ? 國家檔案局頒布了新的 《 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 》 ，文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表有：通用型、專門型如 《 會(huì)計(jì)檔案保管期限表 》 、專業(yè)系統(tǒng)型、企事業(yè)單位型、機(jī)關(guān)型 、五種，后二種以前三種為依據(jù)。 ? 3)區(qū)別依據(jù) 指區(qū)分同一條款檔案不同價(jià)值的依據(jù)，如