【正文】 銷售報(bào)價(jià)單文件 ① 銷售報(bào)價(jià)單文件的作用。不同企業(yè)、不同軟件所采用的數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)都會(huì)有差異。由于每個(gè)企業(yè)客戶數(shù)量不同、地區(qū)分布不同、客戶所處行業(yè)差異，通常采用群碼方 式。根據(jù)結(jié)算后的銷售發(fā)票和收款單文件，系統(tǒng)將輸出應(yīng)收款明細(xì)賬和應(yīng)收款總賬， 并支持應(yīng)收賬款賬齡分析、收款預(yù)測(cè)等應(yīng)收賬款分析方法。將收款信息保存到收款單文件。 ⑤ 由于銷售訂單和銷售發(fā)票的處理存在時(shí)間差，因此，需要針對(duì)銷售發(fā)票再次進(jìn)行信用和價(jià)格檢查。在系統(tǒng)中錄入銷售訂單時(shí)，可以參照?qǐng)?bào)價(jià)單，將商品名稱、規(guī)格型號(hào)、銷售單價(jià)等信息由系統(tǒng)自動(dòng)寫入銷售訂單。本處為了簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程圖，以下的介紹不涉及發(fā)貨處理，發(fā)貨處理在存貨核算系統(tǒng)中已有所介紹。 實(shí)行價(jià)格管理與信用管理，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。 以上特點(diǎn)表明，銷售與收款核算和管理非常復(fù)雜，在手工環(huán)境下無法實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)地反映銷售與收款業(yè)務(wù)，無法滿足企業(yè)管理需求。所有這些業(yè)務(wù)處理和核算既涉及資金流也涉及 物流核算，而且還涉及稅收的合理計(jì)算，從企業(yè)內(nèi)部管理角度和稅務(wù)外部監(jiān)督角度而言，都要求客觀正確。 在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的銷售模式和貨款的結(jié)算方式是靈活多樣的。 銷售活動(dòng)參與者眾多，實(shí)時(shí)性要求高。 企業(yè)的銷售活動(dòng)是企業(yè)經(jīng)常性業(yè)務(wù)，幾乎每天都會(huì)有一定數(shù)量的銷售業(yè)務(wù)和貨款結(jié)算業(yè)務(wù)需要處理。根據(jù)企業(yè)應(yīng)收賬款狀況和提取壞賬準(zhǔn)備的相關(guān)制度，及時(shí)準(zhǔn)確地提取壞賬準(zhǔn)備。如果由于商品質(zhì)量、品種、數(shù)量 等不符合要求，客戶會(huì)將已購(gòu)貨物退回給企業(yè)。區(qū)分賒銷和現(xiàn)銷業(yè)務(wù)并按銷售發(fā)票編制轉(zhuǎn)賬憑證或現(xiàn)金、銀行存款收款憑證，再據(jù)以登記銷售明細(xì)賬、應(yīng)收賬款明細(xì)賬或現(xiàn)金、銀行存款日記賬。 ④ 按銷 售單發(fā)貨。 ② 批準(zhǔn)賒銷業(yè)務(wù)。以先開發(fā)票后發(fā)貨的業(yè)務(wù)處理流程為例，分析業(yè)務(wù)流程，如圖 10 1 所示： 圖 10 1：銷售與收款業(yè)務(wù)流程圖 如圖所示，銷售與收款業(yè)務(wù)的流程如下： ① 銷售報(bào)價(jià)與接受客戶訂單。 二、銷售與收款核算和管理概述 不同類型的企業(yè)銷售活動(dòng)不完全相同，對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)核算也有區(qū)別。 銷售管理的意義 企業(yè)通過銷售活動(dòng)獲取收入，用于補(bǔ)償為生產(chǎn)產(chǎn)品而消耗的生產(chǎn)資料、人力資源成本、稅金及其他費(fèi)用，形成企業(yè)利潤(rùn)，確保企業(yè)生存和發(fā)展。本章通過對(duì)銷售與收款業(yè)務(wù)核算以及管理的要求和業(yè)務(wù)流程分析入手，描述了系統(tǒng)中部分?jǐn)?shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)，闡述了系統(tǒng)常用功能。通過本章的學(xué)習(xí)應(yīng)掌握： 銷售與收款子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)特點(diǎn) 銷售與收款子系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程的基本要點(diǎn) 主要數(shù)據(jù)文件的結(jié)構(gòu)、作用和特點(diǎn) 銷售與收款子系統(tǒng)初始設(shè)置內(nèi)容 銷售、收款業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的一體化策略 統(tǒng)計(jì)分析 【學(xué)習(xí)內(nèi)容】 銷售與收款核算與管理的需求分析 電算化環(huán)境下銷售與收款子系統(tǒng)的流程分析 銷售與收款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 第一節(jié) 銷售與收款核算與管理的需求分析 一、 銷售管理的重要性 銷售是指企業(yè)因向客戶提供產(chǎn)品、商品或勞務(wù)活動(dòng)而取得收入的過程，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成果的實(shí)現(xiàn)過程。因此，銷售核算和管理是企業(yè)會(huì)計(jì)工作的重要內(nèi)容。具有典型意義的兩類企業(yè)是工業(yè)企 業(yè)和商業(yè)企業(yè)。銷售業(yè)務(wù)員找到銷售機(jī)會(huì)后，將根據(jù)商品價(jià)格政策給客戶提供銷售報(bào)價(jià)，雙方進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成共識(shí)后簽訂銷售訂單。銷售業(yè)務(wù)可分為現(xiàn)銷和賒銷兩種結(jié)算形式，對(duì)于賒銷業(yè)務(wù)，必須由信用管理部門根據(jù)賒銷政策，以及對(duì)每個(gè)客戶的已授權(quán)的信用額度進(jìn)行賒銷審批。倉(cāng)庫(kù)部門根據(jù)已經(jīng)批準(zhǔn)的銷售單，發(fā)貨給裝運(yùn)部門或直接發(fā)給客戶。 ⑥ 確認(rèn)、計(jì)量并記錄銷售成本。對(duì)于客戶的退貨事件，企業(yè)需要開具紅字銷售發(fā)票沖減原來已經(jīng)確認(rèn)的銷售業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部根據(jù)紅字發(fā)票退還客戶貨款，并沖減已經(jīng)確認(rèn)的銷售收入、銷售稅金及銷售成本。對(duì)于確實(shí)無法收回的貨款，獲取貨款無法收回的確鑿證據(jù)后，經(jīng)審批后，注銷這類壞賬。對(duì)于銷售商品種類很多的商業(yè)企業(yè)是顯而易見的。 銷售活動(dòng)涉及多個(gè)部門，從以下銷售流程圖說明，如圖 10 2 所示： 圖 10 2：銷售活動(dòng)涉及的多個(gè)部門 銷售活動(dòng)由多個(gè)部門共同完成，在實(shí)際運(yùn)作過程中分為多個(gè)作業(yè)，不同作業(yè)由不同部門或人員完成，前一作業(yè)的業(yè)務(wù)信息直接影響后一作業(yè)的開展。銷售方式可以分為普通銷售（先開發(fā)票后發(fā)貨、先發(fā)貨后開發(fā)票）、委托代銷、直運(yùn)銷售、分期收款等多種模式。因此，系統(tǒng)需要處理的業(yè)務(wù)復(fù)雜且系統(tǒng)處理的可靠性要求很高。因此，構(gòu)建電算化環(huán)境下銷售與收款子系統(tǒng)對(duì)于提高核算和管理質(zhì)量都具有重要的意義。 多角度銷售分析，提供銷售決策支持信息。銷售與收款的電算化流程如圖 10 3 所示： 圖 10 3：銷售與收款流程圖 銷售環(huán)節(jié)流程描述 銷售管理流程可以從銷售報(bào)價(jià)單開始，也可以從銷售訂單或銷售發(fā)票開始，需要根據(jù)企業(yè)管理要求和業(yè)務(wù)特點(diǎn)來選擇具體流程起始點(diǎn)。 ③ 根據(jù)企業(yè)管理需求，可以在銷售訂單環(huán)節(jié)進(jìn)行信用和價(jià)格檢查（也可以不在訂單環(huán)節(jié)實(shí) 施控制，而只將控制點(diǎn)設(shè)置在銷售發(fā)票處），檢查訂單所對(duì)應(yīng)客戶是否滿足信用條件，檢查訂單價(jià)格是否符合商品價(jià)格政策。當(dāng)信用和價(jià)格檢查通過或?qū)徟ㄟ^后，才能保存銷售發(fā)票，并繼續(xù)存貨出庫(kù)和銷 售收款處理。 ② 根據(jù)收款單進(jìn)行記賬，系統(tǒng)自動(dòng)生成記賬憑證并將憑證轉(zhuǎn)入賬務(wù)處理子系統(tǒng)。 ④ 根據(jù)應(yīng)收賬款情況和企業(yè)所采用的壞賬準(zhǔn)備政策，及時(shí)準(zhǔn)確地計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，生成憑證轉(zhuǎn)入賬務(wù)處理子系統(tǒng)。每個(gè)企業(yè)的具體編碼方式必須根據(jù)其客戶群體特征和企業(yè)管理需求而定。主要的數(shù)據(jù)庫(kù)文件的作用及結(jié)構(gòu)如下： 客戶檔案文件 ① 客戶檔案 文件的作用 客戶檔案文件用于存放客戶基本信息，如客戶編碼、客戶名稱、銀行賬號(hào)、納稅登記號(hào)等；客戶信用信息，如客戶付款條件、信用等級(jí)、信用額度、應(yīng)收金額等。銷售報(bào)價(jià)單文件記錄企業(yè)向客戶提供貨品、規(guī) 格、價(jià)格、結(jié)算方式等信息。 ② 銷售報(bào)價(jià)單文件的結(jié)構(gòu)。 簽署銷售訂單時(shí)，同一訂單上可以記錄多種存貨的銷售信息。 表 10 4：銷售訂單固定信息文件結(jié)構(gòu) 銷售訂單變動(dòng)信息文件結(jié)構(gòu)如表 10 5 所示： 表 10 5：銷售訂單變動(dòng)信息文件結(jié)構(gòu) 銷售發(fā)票文件 ① 銷售發(fā)票文件的作用 銷售發(fā)票是在銷售開票過程中用戶所開具的原 始銷售單據(jù)，包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等。 ② 銷售發(fā)票文件的結(jié)構(gòu) 銷售發(fā)票固定信息文件結(jié)構(gòu)如表 10 6 所示： 表 10 6：銷售發(fā)票固定信息文件結(jié)構(gòu) 銷售發(fā)票變動(dòng)信息文件結(jié)構(gòu)如表 10 7 所示： 表 10 7：銷售發(fā)票變動(dòng)信息文件結(jié)構(gòu) 收款單文件 ① 收款單文件的作用 收款單用來記錄企業(yè)所收到的客戶款項(xiàng)，款項(xiàng)性質(zhì)包括應(yīng)收款、預(yù)收款、其他費(fèi)用等。銷售與收款業(yè)務(wù)是企業(yè)實(shí)現(xiàn)增長(zhǎng)和盈利的關(guān)鍵活動(dòng)之一，同時(shí)也是企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)最大、最重要的一部分。 一、 ERP 環(huán)境 下銷售與收款業(yè)務(wù)流程的特征分析 以我們調(diào)查的某企業(yè)集團(tuán) ERP 系統(tǒng)環(huán)境下銷售與收款循環(huán)的業(yè)務(wù)流程（如圖 1）為例， ERP 環(huán)境下企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)具有如下特征：（ 1） ERP 系統(tǒng)能自動(dòng)完成顧客信用審查、庫(kù)存檢查以及價(jià)格的核對(duì)；（ 2）銷售與收款循環(huán)的會(huì)計(jì)原始憑證電子化；（ 3）對(duì)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)的安全性要求更嚴(yán)格；（ 4）制度控制更多地被系統(tǒng)程序控制所代替；（ 5）對(duì)銷售與收款數(shù)據(jù)的維護(hù)與接觸控制更顯重要；（ 6）授權(quán)與審批活動(dòng)的在線處理、實(shí)時(shí)性更明顯。在 ERP 環(huán)境下，這一重要的環(huán)節(jié)存在如下風(fēng)險(xiǎn)：未經(jīng)授權(quán)人員非法進(jìn)入系統(tǒng)；所接受的訂單不符合企業(yè)的授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)；接受了企業(yè)生產(chǎn)和庫(kù)存無法滿足的訂單。 。在 ERP 環(huán)境下，如果賒銷信用批準(zhǔn)均由系統(tǒng)自動(dòng)完成，可能會(huì)出現(xiàn)由于賒銷政策設(shè)置不合理、更新不及時(shí)、系統(tǒng)設(shè)置被人篡改或程序出錯(cuò)而引起企業(yè)的銷售不理想或銷售款無法回籠的風(fēng)險(xiǎn)。在這一環(huán)節(jié)中，確保網(wǎng)絡(luò)的安全和只有授權(quán)人員才能進(jìn)入企業(yè)的存貨子系統(tǒng)，并進(jìn)行倉(cāng)庫(kù)出貨的確認(rèn)極為重要。當(dāng)經(jīng)過配送主管的確認(rèn)之后，系統(tǒng)自動(dòng)開具虛擬銷售發(fā)票，其目的是便于企業(yè)滿足用戶對(duì)銷售發(fā)票多樣性的要求?？偛繒?huì)計(jì)根據(jù)分部會(huì)計(jì)部門申報(bào)的要 求，將訪問稅務(wù)部門的系統(tǒng)，并自動(dòng)生成金稅發(fā)票后交分部會(huì)計(jì)部門。因此，可能的風(fēng)險(xiǎn)是未授權(quán)人員進(jìn)入系統(tǒng)將未開具金稅發(fā)票的虛擬發(fā)票過賬或系統(tǒng)出錯(cuò)使得虛擬發(fā)票過賬發(fā)生錯(cuò)誤。 、銷售折扣與折讓。這一環(huán)節(jié)的執(zhí)行，必須獲得無法收回的貨款的確鑿證據(jù)，保證其真實(shí)性，并經(jīng)過授權(quán)人員的審批，因此，可能的風(fēng)險(xiǎn)是，無法收回的貨款證據(jù)不真實(shí)和批準(zhǔn)注銷壞賬的理由不當(dāng) ；執(zhí)行壞賬處理的人未經(jīng)授權(quán)。 。根據(jù)各環(huán)節(jié)自身的特點(diǎn)，我們可以對(duì)銷售與收款循環(huán)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制設(shè)計(jì)如下： 四、結(jié)束語 從以上對(duì)某企業(yè)集團(tuán) ERP 環(huán)境下企業(yè)銷售與收款循環(huán)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制設(shè)計(jì)過程可以看出，企業(yè)基本的業(yè)務(wù)流程并不會(huì)因?yàn)槠髽I(yè)實(shí)施 ERP 系統(tǒng)后消失，相反，借助于 ERP 系統(tǒng)企業(yè)可以優(yōu)化業(yè)務(wù)流程并獲得更及時(shí)、可靠、準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息。 CRM的實(shí)施目標(biāo)有兩個(gè)：一個(gè)是向客戶提供優(yōu)質(zhì)、快捷、方便的服務(wù)或產(chǎn)品，提高客戶的忠誠(chéng)度和市場(chǎng)占有率，另一個(gè)是根據(jù)客戶要求，改變產(chǎn)品的業(yè)務(wù)流程，達(dá)到降低成本、滿足市場(chǎng)的目的。 CRM 并不僅僅是營(yíng)銷部門的信息化，而是涉及到整個(gè)企業(yè)策略的信息化工作，它通過以客戶需求為工作重點(diǎn)，通過產(chǎn)品流程的重組和再建，使產(chǎn)品和服務(wù)滿足客戶需求，達(dá)到企業(yè)利潤(rùn)最大化和客戶滿意 度最高的雙贏局面。但它是