【正文】 ” 和 “ 維修車間 ” 的特定順序重排工作表數(shù)據(jù)，前面介紹的幾種方法就無能為力了。如果您要將圖 1數(shù)據(jù)表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法 : 選中排序關(guān)鍵字所在列（或行）的首個(gè)單元格（如圖 1 中的 A1），單擊 Excel“ 數(shù)據(jù) ” 菜單下的 “ 排序 ”命令，再單擊其中的 “ 選項(xiàng) ” 按鈕。以圖 1中 E E E4 單元格的產(chǎn)值排序?yàn)槔唧w做法是 :選中 E2單元格，根據(jù)排序需要，單擊 Excel 工具欄中的 “ 降序排序 ”或 “ 升序排序 ” 按鈕，即可使工作表中的所有數(shù)據(jù)按要求重新排列。 COUNTIF 函數(shù)計(jì)算出引用區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)量，該結(jié)果加一即可得到該數(shù)值的名次。E2）+1” 。 字串 2 函數(shù) COUNTIF 函數(shù)可以統(tǒng)計(jì)某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目，它的語法為 COUNTIF（ range， criteria）。再將 F2中的公式復(fù)制到剪貼板，選中 F F4單元格按Ctrl+V，就能計(jì)算出其余兩個(gè)車間的產(chǎn)值排名為 3和 1。 排序是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作， Excel 排序有序數(shù)計(jì)算（類似成績統(tǒng)計(jì)中的名次）和數(shù)據(jù)重排兩類。 快速輸入多個(gè)重復(fù)數(shù)據(jù) 在使用 Excel XP 工作表的過程中，我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)的數(shù)據(jù) ,如果依次輸入，無疑工 作量是巨大的。 字 串 7 快速對不同單元格中字號進(jìn)行調(diào)整 在使用 Excel XP 編輯文件時(shí)，常常需要將某一列的寬度固定，但由于該列各單元格中的字符數(shù)目不等，致使有的單元格中的內(nèi)容不能完全顯示在屏幕上，為了讓這些單元格中的數(shù)據(jù)都顯示在屏幕上，就不得不對這些單元格重新定義較小的字號。 快速刪除工作表中空行 中國最大的管理資源中心 第 3 頁 共 42 頁 刪除 Excel XP 工作表中 的空行，一般的方法是需要將空行都找出來，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。你可以通過下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：首先同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。例如，我們要在某單元格中鍵入 的話，可以在上面的設(shè)置中，讓 “ 位數(shù) ” 選項(xiàng)為 2，然后直接在指定單元格中輸入 6，回車以后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)?“” ，怎么樣簡單吧？ 字串 1 快速錄入文本文件中的內(nèi)容 現(xiàn)在您手邊假如有一些以純文本格式儲存的文件，如果此時(shí)您需要將這些數(shù)據(jù)制作成Excel XP 的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概只有頭腦有毛病的人才會這樣做；將菜單上的數(shù)據(jù)一個(gè)個(gè)復(fù)制 /粘貼到工作表中，也需花很多時(shí)間。不過如 果需要輸入若干個(gè)帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，我們再按照上面的方法輸入的話，每次輸入數(shù)字時(shí)都需要重復(fù)輸入小數(shù)點(diǎn)，這樣工作量會變大，輸入效率會降低。 中國最大的管理資源中心 第 1 頁 共 42 頁 Excel 電子表格運(yùn)用技巧匯總 如果我們在用 Excel XP 處理龐大的數(shù)據(jù)信息時(shí)，不注意講究技巧和方法的話，很可能會花費(fèi)很大的精力。其實(shí)，我們可以使用 Excel XP 中的小數(shù)點(diǎn)自動定位功能，讓所有數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)自動定位，從而快速提高輸入速度。沒關(guān)系！您只要在 Excel XP中巧妙使用其中的文本文件導(dǎo)入功能，就可以大大減輕需要重新 中國最大的管理資源中心 第 2 頁 共 42 頁 輸入或者需要不斷復(fù)制、粘貼的巨大工作量了。若某些單元格不相鄰，可在按住 Ctrl 鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；其次輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。那么如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法來進(jìn)行刪除：首先打開要?jiǎng)h除空行的工作表，在打開的工作表中用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的 “ 插 入 ” 菜單項(xiàng)，并從下拉菜單中選擇“ 列 ” ，從而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中順序填入整數(shù)；然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。如果依次對這些單元格中的字號調(diào)整的話，工作量將會變得很大?，F(xiàn)在我們可以借助 Excel XP 的 “ 宏 ” 功能 ,來記錄首次輸入需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過程 ,然后將這些命令和過程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上 ,當(dāng)按下組合鍵時(shí) ,計(jì)算機(jī)就會重復(fù)所記錄的操作。本文以幾個(gè)車間的產(chǎn)值和名稱為例，介紹 Excel 2020/XP 的數(shù)據(jù)排序方法。如果 B1 單元格中輸入的公 中國最大的管理資源中心 第 5 頁 共 42 頁 式為 “=RANK （ E2， $E$2:$E$4， 1） ” ， 則計(jì)算出的序數(shù)按升序方式排列，即 1和 3。其中 range 為參與統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域， criteria 是以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件。計(jì)算各車間產(chǎn)值排名的方法同上，結(jié)果也完全相同， 1和 3。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，對重復(fù)數(shù)據(jù)計(jì)算得到的結(jié)果與 RANK 函數(shù)相同。 字串 4 中國最大的管理資源中心 第 6 頁 共 42 頁 假如數(shù)據(jù)是按產(chǎn)值由大到?。ń敌颍┡帕械?，而您又想賦予每個(gè)車間從 1 到 n（ n為自然數(shù)）的排名。選中 “ 排序選項(xiàng) ” 對話框 “ 方法 ” 下的 “ 筆畫排序 ” ，再根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇 “ 按行排序 ” 或 “ 按列排序 ” ， “ 確定 ” 后回到 “ 排序 ” 對話框（圖 2）。這類問題可以用定義排序 規(guī)則的方法解決 :首先單擊 Excel“ 工具 ” 菜單下的 “ 選項(xiàng) ” 命令，打開 “ 選項(xiàng) ” 對話框中的 “ 自定義序列 ” 選項(xiàng)卡（圖 3）。 使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要打開 “ 排序選項(xiàng) ” 對話框中的 “ 自定義排序次序 ” 下拉列表，選中前面定義的排序規(guī)則，其他選項(xiàng)保持不動。常數(shù)是指文字、數(shù)字、日期和時(shí)間等數(shù)據(jù)，還可以包括邏輯值 和錯(cuò)誤值，每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法，為了使用戶對輸入數(shù)據(jù)有一個(gè)明確的認(rèn)識，有必要來介紹一下在 Excel 中輸入各種類型數(shù)據(jù)的方法和技巧。如果在單元格中輸入 “8 1/2” ，則在單元格中顯示 “8 1/2” ，而在編輯欄中顯示“” 。另外，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清除對 “ 自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn) ” 符選框的選定，以免影響后邊的輸入；如果只是要暫時(shí)取消在 “ 自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn) ” 中設(shè)置的選項(xiàng)，可以在輸入數(shù)據(jù)時(shí)自帶小數(shù)點(diǎn)。 六、 輸入日期 Excel 是將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理的，它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時(shí)間格式。組合鍵。 中國最大的管理資源中心 第 9 頁 共 42 頁 經(jīng)常用 Excel 的朋友可能都會遇到一些莫名奇妙的錯(cuò)誤值信息： N/A！、 VALUE！、DIV/O！等等，出現(xiàn)這些錯(cuò)誤的原因有很多種，如果公式不能計(jì)算正確結(jié)果 ， Excel將顯示一個(gè)錯(cuò)誤值，例如，在需要數(shù)字的公式中使用文本、刪除了被公式引用的單元格，或者使用了寬度不足以顯示結(jié)果的單元格。如果使用的是 1900 年的日期系統(tǒng)，那么 Excel 中的日期和時(shí)間必須為正值，用較早的日期或者時(shí)間值減去較晚的日 期或者時(shí)間值就會導(dǎo)致 ！錯(cuò)誤。 解決方法：確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。 解決方法：確認(rèn)數(shù)組常量不是單元格引用、公式或函數(shù)。 3． DIV/O! 當(dāng)公式被零除時(shí)，將會產(chǎn)生錯(cuò)誤值 DIV/O!。 解決方法：將零改為非零值。選擇菜單 插入 |名稱 |定義 命令，如果所需名稱沒有被列出，請使用 定義 命令 添加相應(yīng)的名稱。 解決方法：選擇菜單中 工具 |選項(xiàng) 命令，打開 選項(xiàng) 對話框，然后單擊 重新計(jì)算標(biāo)簽，在 工作薄選項(xiàng) 下，選中 接受公式標(biāo)志 復(fù)選框。B50 原因五：在區(qū)域的引用中缺少冒號。 解決方法：如果工作表中某些單元格暫時(shí)沒有數(shù)值，請?jiān)谶@些單元格中輸入 N/A，公式在引用這些單元格時(shí)，將不進(jìn)行數(shù)值計(jì)算，而是返回 N/A。 字串 3 中國最大的管理資源中心 第 12 頁 共 42 頁 7． NUM！ 當(dāng)公式或函數(shù)中某個(gè)數(shù)字有問題時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值 NUM！。 解決方法：為工作表函數(shù)使用不同的初始值。 原因：使用了不正確的區(qū)域運(yùn)算符或不正確的單元格引用。如果沒有使用逗號， Excel 將試圖對同時(shí)屬于兩個(gè)區(qū)域的單元格求和，但是由于A1:A13 和 D12:D23 并不相交，所以他們沒有共同的單元格。給文件加密的 中國最大的管理資源中心 第 13 頁 共 42 頁 具體方法為： A、單擊 “ 文件 ” 菜單欄中的 “ 保存或者（另存為） ” 命令后，在彈出的 “ 保存或者（另存為） ” 的對話框中輸入文件名； Ｂ、再單擊這個(gè)對話框中 “ 工具 ” 欄下的 “ 常規(guī)選項(xiàng) ” 按鈕，在彈出的 “ 保存選項(xiàng) ” 的對話框中輸入自己的密碼； 這里要注意，它提供了兩層保護(hù)，如果你也設(shè)置了修改權(quán)限密碼的話，那么即使文件被打開也還需要輸入修改權(quán)限的密碼才能修改。對單元格的保護(hù)分為寫保護(hù)和讀保護(hù)兩類，所謂寫保護(hù)就是對單元格中輸入信息加以限制，讀保護(hù)是對單元格中已經(jīng)存有信息的瀏覽和查看加以限制。可分為以下步驟： （ 1）選定需要鎖定的單元格或單元格集合； （ 2）從格式菜單中選擇 “ 單元格 ” 選項(xiàng)； （ 3）在設(shè)置單元格格式的彈出菜單中選擇 “ 保護(hù) ” 標(biāo)簽，在彈出的窗口中，選中 “ 鎖定 ” ； （ 4）從工具菜單中選擇 “ 保護(hù) ” 選項(xiàng)，設(shè)置保護(hù)密碼，即完成了對單元格的鎖定設(shè)置。例如：使用繪圖工具，畫一不透明矩形覆蓋在單元格之上，從格式菜單中選定矩形的 “ 鎖定 ” 選項(xiàng)，然后保護(hù)工作表，以保證矩形不能被隨意移動。我們可以通過下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為： Ａ、同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。在實(shí)踐工作中，它可以代替經(jīng)常輸入大量重復(fù)而又瑣碎的數(shù)據(jù)，具體宏的定義方法如下： : 字串 7 Ａ、打開工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格； Ｂ、用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的 “ 工具 ” 菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇 “ 宏 ”子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級菜單中選擇 “ 錄制新宏 ” 命令；