檔案資料管理制度共五篇(已修改)
2024-11-08 03:20 本頁面
【正文】 第一篇：檔案資料管理制度內(nèi)蒙古文和工程造價咨詢有限公司檔案資料管理制度為規(guī)范公司技術(shù)檔案工作底稿的編制、復(fù)核、使用和管理，強化咨詢質(zhì)量，降低咨詢風(fēng)險，促進提高整體水平，保證咨詢資料的完整性、統(tǒng)一性、實用性，特制定本制度。公司以依照《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，運用計算機加強檔案現(xiàn)代化管理，建立、健全檔案管理的各項規(guī)章制度，包括：檔案收集制度、統(tǒng)計制度、保密制度、借閱制度以及檔案管理人員守則等。第一章檔案的分類一、公司咨詢成果文件基本檔案資料有：工程造價咨詢合同；工程造價咨詢相關(guān)資料交接清單；工程造價咨詢工作方案；項目操作人員配置一覽表；項目基本資料（含施工合同、招投標(biāo)資料、結(jié)算書、簽證單、變更設(shè)計、索賠記錄、咨詢業(yè)務(wù)會商記錄、施工現(xiàn)場勘查記錄、工程量核實記錄、預(yù)結(jié)算材料價格簽證單、預(yù)結(jié)算協(xié)調(diào)會記錄等）；工程造價咨詢報告書（含結(jié)算審定簽署表、造價計算書）；造價咨詢項目校審紀錄表；與咨詢成果文件相關(guān)的計算底稿；造價咨詢項目征詢意見回訪紀錄表；項目備案資料。二、咨詢業(yè)務(wù)檔案可分為過程文件和成果文件兩類：過程文件按照咨詢項目的類別分別制訂文件目錄。主要包括：委托服務(wù)合同，工程施工合同或協(xié)議書，補充合同或補充協(xié)議書，中標(biāo)通知書，投標(biāo)文件及其附件，招標(biāo)文件及招標(biāo)補遺（答疑）文件，竣工驗收報告及相關(guān)的竣工驗收資料，工程結(jié)算書及完整的結(jié)算資料，圖紙會審記錄，工程的洽商、變更、索賠、會議紀要等書面協(xié)議或文件，施工過程中甲方確認的材料、設(shè)備價款、甲供材料、設(shè)備清單，承包人的營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)等級證書等。成果文件包括：投資估算、工程概算、工程預(yù)算、工程量清單、招標(biāo)控制價、工程計量支付文件、工程索賠處理報告、工程結(jié)算、工程決算、造價鑒定報告等。第二章檔案的歸檔與管理一、公司的歸檔資料實行“項目歸檔”制度，每個項目完成后及時進行資料的歸檔工作；二、每個工程項目文檔都要進行編號處理，并按文件類型再分成若干個子項以便查找；三、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。四、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責(zé)及時歸檔。五、檔案管理員根據(jù)公司的《檔案管理制度》實施檔案歸檔整理。檔案管理員職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料齊全完整、安全保密和使用方便。第三章檔案的收集及移交工程造價咨詢檔案原則上由項目負責(zé)人負責(zé)整理歸檔，項目負責(zé)人必須在咨詢報告出具后7日內(nèi)將完整的檔案資料移交檔案室；公司專職檔案管理員負責(zé)造價咨詢檔案的接收、裝訂立卷、保管、提供查閱等工作，檔案管理人員必須在檔案移交后10 日內(nèi)將檔案裝訂歸檔，并保證歸檔后檔案的完整、安全。第四章檔案的保存工程造價咨詢技術(shù)檔案過程文件自歸檔之日起，保存期為5年；成果文件自歸檔之日起保存期為10年。項目負責(zé)人在交付存檔資料時要保證各種資料齊全，歸檔時填寫資料清單及頁數(shù)，工程量計算書要求加封面，并分類裝訂完好，資料完整方能存檔。各種類型項目存檔資料要求如下：一、工程標(biāo)底、清單編制存檔資料：存檔資料目錄。工作總結(jié)（業(yè)務(wù)范圍、完成時間、參加人員等）。工程造價（標(biāo)底、清單）編制委托合同。委托方交付的資料：建設(shè)方提供的招標(biāo)文件、答疑文件（除圖紙外）。成果文件：工程（概）預(yù)算書（電子版及紙質(zhì)版）。三級復(fù)核表。工程量計算書（電子版及手稿）。委托方評價意見。二、工程造價審核：存檔資料目錄。工作總結(jié)（業(yè)務(wù)范圍、完成時間、參加人員等）。工程造價審核委托合同。成果文件：審核報告、定案表、單位工程預(yù)（結(jié)）算書（電子版及紙質(zhì)版）。計算書底稿、工程量確認單。委托方交付的相關(guān)資料：施工合同及補充協(xié)議、經(jīng)濟簽證、變更資料、洽商記錄、對方報送預(yù)（結(jié)）算書等。三級復(fù)核表。委托方評價意見。三、工程造價過程控制（根據(jù)項目要求，統(tǒng)一編號，分批存檔）：存檔資料目錄。工作總結(jié)（業(yè)務(wù)范圍、完成時間、參加人員等）。審核付款定案表、單位工程預(yù)（結(jié)）算書（電子版及紙質(zhì)版）。最終審批支付單（盡可能）。計算書底稿、工程量確認單。委托方交付的相關(guān)資料：施工合同及補充協(xié)議、經(jīng)濟簽證、變更資料、洽商記錄、對方報送結(jié)算書等。文件成果要求:外封面。內(nèi)封面（要求有工程名稱、建設(shè)單位、設(shè)計單位、編制單位、編制人、審核人、編制時間、文件成果編號等）。匯總表。編制說明。各分項預(yù)（結(jié)）算書。單位資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、造價師注冊證書。第五章檔案的借閱一、凡本公司職工均可通過公司檔案管理
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