【正文】 第一篇：秘書應(yīng)注意的問題身為秘書，在工作中應(yīng)注意的問題：一、與上司關(guān)系的處理：秘書地位的特殊性，很多時候會尷尬。因此，要與上司成為朋友，但不能親密無間，太隨便，或是輕視上司，這是根本性的錯誤；不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道，既不引人注目，又不默默無聞，讓他感到你的存在，但非無所不在。體諒上司的勞苦，分擔(dān)他的壓力。要觀察細(xì)致，盡可能考慮周到。不急于表功。要把功勞讓給上司，表面上他可能會謙虛一番，私下底他會對你存有好感。不忙著提建議。你的建議都表明對上司目前工作運(yùn)作的不滿，所以要選擇好時間場合，才會有助于問題的解決。不依靠上司，要保持工作積極態(tài)度，主動幫助、輔佐上司，要有相應(yīng)的獨(dú)立性。二、與工作人員關(guān)系協(xié)調(diào)：要和同事們和平共處，不搞派系。在工作角色上，大家是平等的。要有合作精神，主動幫助同事，消除隔閡，創(chuàng)造和睦的工作氣氛。要寬容體諒他人，不強(qiáng)求別人。不同的人能力素質(zhì)不同，要善待世事。要勇于承擔(dān)責(zé)任。這一點(diǎn)很重要，工作中難免有錯誤，“心底無私天地寬”，有了問題能勇于承認(rèn)錯誤和承擔(dān)責(zé)任，反而會得到別人的原諒和敬重。此外，秘書的禮節(jié)、儀表、服飾和幽默感會影響到你公司的文化氛圍、職員們的精神面貌等諸多方面，不能簡單敷衍了三、培養(yǎng)秘書口頭報告能力：秘書人員的口頭報告能力，是一個人分析能力、協(xié)調(diào)能力、應(yīng)變能力、表達(dá)能力的綜合體現(xiàn)。迅速、簡潔、準(zhǔn)確的口頭報告，有利于領(lǐng)導(dǎo)及時掌握情況，迅速作出決策。培養(yǎng)秘書人員的口頭報告能力，要從以下細(xì)節(jié)著于：精心過濾，區(qū)別處理、區(qū)別對待、慎重處理，以免干擾領(lǐng)導(dǎo)的正常工作，甚至給領(lǐng)導(dǎo)造成被動。弄清原委，力求準(zhǔn)確。視信息的真實(shí)性、完善性為生命，按時間、地點(diǎn)、人物、事件、經(jīng)過、結(jié)果六要素調(diào)查了解，構(gòu)建完善的信息。打好腹稿，簡明扼要。說話要講究層次，抓住主要事實(shí)；語言要精煉，不能重復(fù)；客觀陳述，不攙雜個人觀點(diǎn)，以免影響領(lǐng)導(dǎo)獨(dú)立思考。舉止沉穩(wěn)，口齒清晰。無論大事小事、難事易事、急事緩事，都要做到舉止沉穩(wěn)，語調(diào)節(jié)器平和，口齒清晰，不卑不亢。把握時機(jī)，靈活對待。在人員較多的場合，一般應(yīng)注意保密，宣向領(lǐng)導(dǎo)個別報告。領(lǐng)導(dǎo)情緒不好時，要盡量做到語言平實(shí)、平鋪直述，以免引起領(lǐng)導(dǎo)情緒波動，影響對事情的正確答復(fù)或處理。不是特別急的事情，還可緩一步報告。領(lǐng)導(dǎo)正在講話或聚精會神地處理某一文件，一般不要立即報告。四、秘書日常工作程序：起提前到達(dá)上班地點(diǎn)負(fù)責(zé)本人及領(lǐng)導(dǎo)辦公場所衛(wèi)生清潔領(lǐng)導(dǎo)文具、茶水準(zhǔn)備、家具、物品有序擺放分拆信件、分送文件領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)時提示領(lǐng)導(dǎo)本日日程 匯報有關(guān)事項(xiàng) 詢問領(lǐng)導(dǎo)本日日程督辦重要事項(xiàng)，急事急辦進(jìn)行正常事務(wù)工作接聽電話、接待來賓、資料整理、撰寫文稿、打印復(fù)印、來往文件等等日常工作執(zhí)行。領(lǐng)導(dǎo)隨傳隨到并記錄并校對收發(fā)傳真以及處理催辦和呼叫服務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他任務(wù)下班時間向領(lǐng)導(dǎo)征詢需辦事項(xiàng)確定是否陪領(lǐng)導(dǎo)或在公司加班檢查文件、鎖具、電器、電源情況后下班領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火時秘書如何對待人都有脾氣，誰都有發(fā)脾氣的時候，終生不發(fā)一次脾氣的人是沒有的。其區(qū)別僅僅在于，有人脾氣大，有人脾氣小，有人是亂發(fā)脾氣，有人故意用發(fā)“脾氣”去達(dá)到一定的目的。老板是人，自然具有人的一切屬性，即老板當(dāng)然也會發(fā)脾氣。就通常的情況來看，老板發(fā)脾氣往往與工作有關(guān)，即老板們常常是有意無意地在用發(fā)脾氣的手段去達(dá)到一定的工作目的。發(fā)脾氣對于一般人而言是一種應(yīng)該控制的不良情緒，但對于老板而言往往代表著一定的權(quán)威，這一點(diǎn)可以從戰(zhàn)場上前線指揮員的行為態(tài)度得到驗(yàn)證。不少指揮員在激戰(zhàn)時都是發(fā)著脾氣指揮作戰(zhàn)。發(fā)脾氣往往能使對方產(chǎn)生心理震撼。而下屬、員工的心里震撼，常常是老板希望看到的應(yīng)激效果。假如，老板在指揮工作時，其指令不能對下屬產(chǎn)生心理震撼，往往影響其工作效率。所以，就一般情況而論，權(quán)力越大的人其脾氣往往也就越大。當(dāng)然，所說的脾氣是指理智控制下的“脾氣”，超過理智界線的“脾氣”常常導(dǎo)致相反的效果。員工在與老板打交道、相處時，必須正確對待和妥善處理老板發(fā)脾氣的問題。否則，要么會使老板小看你，要么激化以方的矛盾，從而使一方、或雙方遭受不應(yīng)有的損失。對待老板發(fā)脾氣的正確態(tài)度是：只要老板不是有意侮辱人格，或故意找岔子，你應(yīng)該以忍讓為上。特別是當(dāng)員工在工作上出了差錯，老板為此發(fā)脾氣時，你不僅應(yīng)該忍耐，而且應(yīng)主動表示認(rèn)錯或道歉。因?yàn)?，事?shí)證明，糾正一個人的錯誤的最好方法，與其說是和風(fēng)細(xì)雨，不如說是適當(dāng)?shù)匕l(fā)點(diǎn)脾氣，只要不超分寸，后者的教育效果往往優(yōu)于前者。因此，對待老板因工作問題發(fā)脾氣的正確態(tài)度是忍耐、自我反省、總結(jié)教訓(xùn)。假如在老板發(fā)脾氣時，你認(rèn)為自己受到了委屈，也不應(yīng)該當(dāng)場頂撞和對抗，同樣應(yīng)該忍耐，不同的是，你可等老板冷靜之后再向其做解釋。當(dāng)然，這是指比較重大的事情，對于一些不涉及切身利益和個人尊嚴(yán)的小事情，你則大可不必與老板斤斤計較。值得指出的是，那些在老板對其發(fā)脾氣之后，特別是受到委屈對待時，能主動向老板表示親近的員工，將會被視為聰明、有理智的人。這不是委屈求全、而是一種良好的素質(zhì)修養(yǎng)。此時，最愚蠢的行為，莫過于當(dāng)場與老板對抗、頂撞。當(dāng)然，地于那些品質(zhì)惡劣、視員工為奴隸，動輒以發(fā)脾氣來壓服下屬、員工的老板，筆者并不提倡逆來順受。具體的處理方法有三：一是“綿里藏針”。即你可采取比較溫和的態(tài)度，強(qiáng)硬的措辭，向老板表示反抗，比如，你可用和藹的語氣，向老板說出一些有份量的話；二是“旁敲側(cè)擊”。即你可以采用“借喻”、“比喻”、“喑喻”的手法，向老板表示反抗。三是“針鋒相對”。對于低素質(zhì)的老板，你不必過于忍讓?！搬樹h相對”往往能使對方的行為有所收斂。但是必須注意有理、有利、有節(jié)，不可隨意擴(kuò)大矛盾。五、秘書寶典十招有些事要想到領(lǐng)導(dǎo)前邊雖然你要聽領(lǐng)導(dǎo)布置工作，但有些事情，秘書要想在領(lǐng)導(dǎo)前邊，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。這樣做，領(lǐng)導(dǎo)才會感到你是一個好秘書。領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要提前交卷如寫材料、搞調(diào)查等，一定爭取按領(lǐng)導(dǎo)要求提前一點(diǎn)完成，對于按照要求完不成的任務(wù)，要提前向領(lǐng)導(dǎo)打招呼，使領(lǐng)導(dǎo)早有安排，免得被動。注意保密工作秘書和在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的職員，知道好多機(jī)密事情，有的事要比其他群眾早一些時候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的，而且會給領(lǐng)導(dǎo)添麻煩的。負(fù)責(zé)做領(lǐng)導(dǎo)與他人的溝通工作當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與另外領(lǐng)導(dǎo)或其他人發(fā)生矛盾時，做秘書工作的不能在領(lǐng)導(dǎo)面前火上加油，而要做領(lǐng)導(dǎo)的思想工作，使其消氣，并為領(lǐng)導(dǎo)向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會以為秘書的行動是受他的領(lǐng)導(dǎo)指使的。平時多給領(lǐng)導(dǎo)提供資料領(lǐng)導(dǎo)比較忙，有一些材料顧不上看，秘書就要將有關(guān)資料及時提供給領(lǐng)導(dǎo)，這會對他的決策有參考價值。善于聽取領(lǐng)導(dǎo)意見對領(lǐng)導(dǎo)的批評或要求，要認(rèn)真聽取，不要因小事而同領(lǐng)導(dǎo)翻臉。有不同意見，可慢慢與領(lǐng)導(dǎo)溝通。不要輕易在領(lǐng)導(dǎo)面前告別人的狀輕易告別人的狀，影響領(lǐng)導(dǎo)對他人的看法，如果看錯了人，領(lǐng)導(dǎo)會從內(nèi)心埋怨秘書。最好，只同領(lǐng)導(dǎo)談某些工作，不做那種議論是非的事。不向領(lǐng)導(dǎo)提過高的有利于自己的要求比如機(jī)關(guān)要分房子，秘書已經(jīng)有了不錯的住房，還想要一套。這樣的事會使領(lǐng)導(dǎo)為難的。如果辦不成，以后領(lǐng)導(dǎo)會過敏地認(rèn)為你不滿意了，即便辦成，影響也不好。多到群眾中去聽聽群眾對一些事情的議論和看法，以便提供給領(lǐng)導(dǎo)。秘書做到及時反映群眾要求，可以使領(lǐng)導(dǎo)辦事不脫離群眾，群眾也會對秘書反映群眾情緒的作法極為滿意。要關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)的生活經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身旁工作，對領(lǐng)導(dǎo)的飲食、作息時間、身體健康多進(jìn)行關(guān)懷照顧，既體現(xiàn)了關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)，又反映了同事之情。六、秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的組成于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個方面：基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、相關(guān)知識基礎(chǔ)知識秘書工作者知識的第一個層次，是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘書工作者的知識面要廣，基礎(chǔ)知識要扎實(shí)。為此秘書工作應(yīng)掌握以下三個方面的知識。①科學(xué)文化知識基礎(chǔ)知識的基礎(chǔ)，包括語文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學(xué)習(xí)，可以讓自己透過歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。②政策法規(guī)知識這是作為秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識，特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因?yàn)樗谄綍r的工作中接觸最多的知識。專業(yè)知識是秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領(lǐng)域的知識結(jié)構(gòu)的方面。①理論知識：是秘書學(xué)和秘書工作總體的理論知識，是秘書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，也是