【正文】 第一篇：商業(yè)銀行公文處理辦法商業(yè)銀行公文處理辦法第一章 總則第一條為使商業(yè)銀行公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,參照國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)?2000?23 號(hào))，結(jié)合商業(yè)銀行的實(shí)際情況，制定本辦法。第二條商業(yè)銀行公文（包括電報(bào)、下同）是我行在經(jīng)營管理過程中形成并使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是傳達(dá)貫徹黨和國家的金融方針、政策，是依法管理和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。第三條公文處理是指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理包括發(fā)文處理和收文處理兩部分內(nèi)容。第四條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密法規(guī), 確保黨和國家秘密及商業(yè)銀行內(nèi)部秘密的安全。第五條公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、安全。第六條總行辦公室是公文處理的管理部門,并指導(dǎo)各單位的公文處理工作，各部門辦公室或綜合管理部門負(fù)責(zé)本單位公文處理的管理工作。第二章 公文種類第七條 商業(yè)銀行公文文種主要種類:（一）決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重要行動(dòng)作出安排, 1 獎(jiǎng)懲下級(jí)單位或者內(nèi)設(shè)部門及人員,變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。(二)決議：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排；獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員；變更或撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（三）通告：適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（四）通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文,批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文,發(fā)布規(guī)章制度,傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部；發(fā)布規(guī)章制度。（五）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。（六）報(bào)告：適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作, 反映情況, 答復(fù)上級(jí)單位的詢問。（七）請(qǐng)示：適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（八）批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。（九）意見：適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法,可用于上行文、平行文和下行文。（十）函（復(fù)函）：適用于不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題。向平級(jí)單位請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)；也適用于請(qǐng)下級(jí)單位協(xié)助工作事宜。（十一）會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定 2 事項(xiàng)。（十二）申請(qǐng)書：適用于向組織、單位、企事業(yè)單位或社會(huì)團(tuán)體表述愿望、提出請(qǐng)求，要求一事一議。（十三）審計(jì)意見書：適用于內(nèi)審部門在審定審計(jì)報(bào)告后，向被審計(jì)單位和有關(guān)單位出具的對(duì)審計(jì)事項(xiàng)作出評(píng)價(jià)的結(jié)論性審計(jì)文書。（十四）合規(guī)意見書：適用于法律合規(guī)部門在對(duì)各經(jīng)營機(jī)構(gòu)進(jìn)行合規(guī)督查后，向被督查單位出具的結(jié)論性合規(guī)意見。第三章 公文格式第八條公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、抄報(bào)單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。（一）密級(jí)劃分：對(duì)涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限,其中,“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。對(duì)涉及商業(yè)銀行內(nèi)部秘密的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)本行有關(guān)保密工作制度確定密級(jí)和保密期限，未標(biāo)注保密期限的按照《國家秘密保密期限的規(guī)定》（國家保密局1990年第號(hào)令）第九條執(zhí)行。公文的密級(jí)確定由主辦單位提出意見，辦公室確認(rèn)。根據(jù)《商業(yè)銀行商業(yè)秘密保護(hù)辦法》的相關(guān)規(guī)定，高級(jí)商業(yè)秘密標(biāo)識(shí)為“商密AAA”，中級(jí)商業(yè)秘密標(biāo)識(shí)為“商密AA”，普通商業(yè)秘密標(biāo)識(shí)為“商密A”?！吧堂蹵AA”、“商密AA”、“商密A”后標(biāo)保密期限。商業(yè)銀行商業(yè)秘密的保 3 密期限在1 年以上的，以年計(jì)；1 年以內(nèi)的，以月計(jì)。（二）緊急程度：對(duì)涉及緊急事宜的公文，應(yīng)根據(jù)公文送達(dá)的時(shí)間要求標(biāo)注緊急程度，必要時(shí)注明公文的送出時(shí)間。緊急程度等級(jí)分為“特急”、“急件”兩級(jí)。一般說來，如需三天內(nèi)辦理完畢則標(biāo)明“特急”，如需在五天內(nèi)辦理完畢則標(biāo)明“急件”。公文緊急程度的確定由主辦單位提出意見，辦公室確認(rèn)。（三）發(fā)文單位標(biāo)識(shí)：標(biāo)明公文制發(fā)單位名稱的字樣，應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”字樣。聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。函及部門發(fā)文應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱，后不加“文件”字樣。行發(fā)文及辦公室發(fā)文由辦公室統(tǒng)一編號(hào)，除辦公室外的各部室發(fā)文由各部室公文處理人員按照確定的發(fā)文編號(hào)樣式和順序自行編號(hào)。（四）發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。其中,“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（六）標(biāo)題：公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。公文標(biāo)題一般由相關(guān)介詞（“關(guān)于”）、內(nèi)容摘要、文種詞三部分構(gòu)成。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。對(duì)系統(tǒng)外及對(duì)上級(jí)單位的重要公文，還應(yīng)在介詞前寫上發(fā)文單位名稱。用“通知” 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位通知及逐級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)的通知時(shí)，標(biāo)題中盡量簡略中間層次，但在正文中要寫全文 4 件標(biāo)題。（七）主送單位指公文的主要受理單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱（特別是單個(gè)主送單位時(shí)）或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（八）附件：公文的附件是隨公文正文發(fā)出的文字材料及表格，與正文成為一個(gè)整體，在正文末須依次注明附件（包括表格）順序及名稱。（九）印章：公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文,由主辦單位加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（十）成文日期：成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn),電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。（十二）主題詞：主題詞是用于文獻(xiàn)分類和檢索的標(biāo)識(shí)符號(hào)。公文主題詞由表現(xiàn)公文內(nèi)容歸屬、主題內(nèi)容的詞或詞組和表現(xiàn)公文形式特點(diǎn)的詞或詞組構(gòu)成。標(biāo)引主題詞的詞目排序要按照“先內(nèi)容后形式” 的原則，排列順序是：類別詞、類屬詞、文種詞。每個(gè)公文標(biāo)引主題詞的詞目數(shù)量最多不超過5 個(gè)（類屬詞可標(biāo)引1 或2 個(gè)）。（十三）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十四）公文有兩個(gè)以上的主送單位或抄送單位時(shí)，主送單位或抄送單位應(yīng)按級(jí)別高低或與公文內(nèi)容聯(lián)系的緊密 5 程度順序排列。（十五）內(nèi)部發(fā)送單位是公文制發(fā)單位內(nèi)部需要了解公文內(nèi)容的單位。（十六）辦理了會(huì)簽的發(fā)文，要抄送（或內(nèi)送）會(huì)簽單位（或部門），對(duì)沒有參與會(huì)簽但與文件涉及的內(nèi)容有關(guān)聯(lián)的部門，發(fā)文時(shí)亦應(yīng)抄送（或內(nèi)送）有關(guān)單位（或部門），必要時(shí)可限定閱知范圍。第九條公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型（210mm297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。第四章 行文規(guī)則第十條行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。行文規(guī)則要恰當(dāng)，并遵循“明來明復(fù)，密來密復(fù)”的原則。第十一條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級(jí)行文。因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí),應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級(jí)單位。除上級(jí)單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得向上級(jí)單位負(fù)責(zé)人個(gè)人報(bào)送公文，確需報(bào)送的，應(yīng)附有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的交辦批示。向下級(jí)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文單位的直接上級(jí)單位。第十二條“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事。一般只寫一個(gè)主送單位,需要同時(shí)送其他單位的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送其下級(jí)單位。需要總行批復(fù)的請(qǐng)示，應(yīng)主送總行，不得直接主送或抄送總行相關(guān)部室，但另有規(guī)定的除外。“報(bào)告”中不 6 得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。“意見”可用于不同的行文方向。作為上行文，應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理；作為平行文，提出的意見供對(duì)方參考；作為下行文，文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級(jí)單位應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行，無明確要求的，下級(jí)單位可參照?qǐng)?zhí)行。第十三條總行各部室只能對(duì)上級(jí)單位本專業(yè)部門或者下級(jí)單位本專業(yè)部門行文,且行文內(nèi)容不得涉及其他部門的職權(quán)。如涉及,須與有關(guān)部門聯(lián)合行文?？梢耘c同級(jí)政府部門、同級(jí)人民社團(tuán)和同級(jí)企業(yè)、事業(yè)單位聯(lián)合行文，也可以與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)單位聯(lián)合行文。內(nèi)設(shè)部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得擅自向下行文。內(nèi)設(shè)部門聯(lián)合行文,超過3個(gè)的,須以行或者辦公室名義行文。第十四條轉(zhuǎn)發(fā)文件（一）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位的文件，一般使用行發(fā)文。（二）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位、同級(jí)單位和不相隸屬單位的文件，如果沒有新的要求和工作部署，一般以翻印形式轉(zhuǎn)發(fā)，不需擬寫轉(zhuǎn)發(fā)文件的正文。辦理翻印程序與辦理發(fā)文程序一致。（三）原則上不轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)構(gòu)的文件，如情況特殊，確須轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)時(shí)，以辦公室發(fā)文的形式轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)。（四）對(duì)于密級(jí)文件，可將內(nèi)容進(jìn)行摘要后擬文下發(fā)，并注明密級(jí)程度。第五章 發(fā)文辦理第十五條發(fā)文辦理程序是指以單位名義制發(fā)公文的過 7 程,包括草擬、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、復(fù)核、編號(hào)、排版、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、登記等程序。第十六條草擬公文應(yīng)符合以下要求:（一）符合黨和國家的方針、政策和法律法規(guī)。擬稿人應(yīng)主動(dòng)查詢有關(guān)法律法規(guī)，查閱過去辦理的相關(guān)文件，做好銜接。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實(shí)可行并加以說明。（二）情況真實(shí),觀點(diǎn)顯明,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。（三）公文一定要有文種，公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文, 應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因, 并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引發(fā)文單位和文件標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào),引用的原文部分要應(yīng)標(biāo)注引號(hào)；不便原文引用的，必須準(zhǔn)確引用原意，不標(biāo)注引號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。（六）表示數(shù)量單位時(shí)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。（七）公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（八）公文中，同一人員、機(jī)構(gòu)、地點(diǎn)的稱謂要前后一致。使用簡稱時(shí),應(yīng)使用規(guī)范化的簡稱或約定俗成的簡稱。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先使用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí),注 8 明準(zhǔn)確的中文譯名。（九）結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“（一）”,第三層為“1.”,第四層為“（1）”。結(jié)構(gòu)層次只有兩層時(shí)，第二層也可以也可用“1.”。公文應(yīng)有頁碼。（十）“制度”、“辦法”等文件的結(jié)構(gòu)一般是,第一層為“章”,第二層為“條”?！皸l”內(nèi)結(jié)構(gòu)順序一般為“（一）”、“1.”、“（1）”。（十一）認(rèn)真填寫發(fā)文處理單的內(nèi)容,具體包括:秘密等級(jí)及期限、緊急程度、會(huì)簽單位、擬文部門、擬稿人姓名及其聯(lián)系電話、標(biāo)題、主送單位、抄送單位、本行發(fā)送、附件說明、主題詞等。公文主辦部門（簡稱主辦部門）應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核所草擬的公文,審核的主要內(nèi)容是:報(bào)批程序是否符合規(guī)定。是否確需行文。內(nèi)容是否符合黨和國家的方針、政策,是否符合有關(guān)法規(guī),是否完整地體現(xiàn)了發(fā)文單位的意圖。涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)是否經(jīng)過會(huì)簽并取得一致意見。所提措施和辦法是否切實(shí)可行。人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級(jí)、印發(fā)范圍、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng),漢字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合本辦法的規(guī)定。第十七條公文送行領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由辦公室審核把關(guān),審核的重點(diǎn)是:是否確需行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第十八條辦公室在審核公文過程中, 如發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重不符 9 合本辦法規(guī)定的公文,應(yīng)退回主辦部門修改,然后再按程序送審。第十九條辦公室如需對(duì)審核的公文作較大修改, 應(yīng)當(dāng)與主辦部門協(xié)商或提出修改建議,請(qǐng)其自行修改。第二十條經(jīng)辦公室審核的公文,如主辦部門清稿,須附辦公室審核稿一并送行領(lǐng)導(dǎo)審簽。第二十一條各類公文,須經(jīng)有權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。上行文必須由主要負(fù)責(zé)人,即行黨委書記、董事長、行長或監(jiān)事長簽發(fā)。當(dāng)主要負(fù)責(zé)人因公外出、較長時(shí)間不在本行單位,急需以本行名義制發(fā)上行文時(shí),可由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)臨時(shí)主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā),但必須說明原因。凡經(jīng)有權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件,不得隨意變更,如需變更,要經(jīng)原簽發(fā)人同意。第二十二條各單位主辦的與行外其他單位聯(lián)合發(fā)文, 須由本單位主辦部門與聯(lián)合發(fā)文單位的對(duì)口職能部門溝通,取得一致的傾向性意見后擬文,按程序核稿,經(jīng)行領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后送行外有關(guān)單位會(huì)簽。會(huì)簽件返回本行后,主辦部門將會(huì)簽情況反饋給簽發(fā)該公文的行領(lǐng)導(dǎo)。待行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,再由主辦部門送辦公室編號(hào)、打印、校對(duì)（由主辦部門負(fù)責(zé)）、用印、分發(fā)。行外單位主辦、送本行會(huì)簽的聯(lián)合發(fā)文,由辦公室簽收。本行各部室收到外單位送本行會(huì)簽的公文,要及時(shí)送辦公室登記,并由辦公室按程序送批。主辦部門要按照行領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)提出會(huì)簽意見,并報(bào)分管行領(lǐng)導(dǎo)審批。行領(lǐng)導(dǎo)審批后,主辦部門要及時(shí)將會(huì)簽件送回辦公室登記,并由辦公室退行外來文單位,涉及保密事項(xiàng)的公文和緊急公文, 10 按有關(guān)要求辦理。第二十三條各單位內(nèi)設(shè)部門聯(lián)合行文,比照第二十二條規(guī)定辦理。第二十四條公文內(nèi)容涉及其他內(nèi)設(shè)部門職權(quán)的, 必須由主辦部門送有關(guān)部門會(huì)簽,會(huì)簽部門如有不同意見,主辦部門應(yīng)與會(huì)簽部門協(xié)商,協(xié)商仍不能取得一致意見的,主辦部門應(yīng)列出各方理據(jù),提出建議,由主管行領(lǐng)導(dǎo)決定。應(yīng)會(huì)簽而未會(huì)簽的文稿,辦公室將退回主辦部門,由主辦部門送有關(guān)部門會(huì)簽后,再按發(fā)文程序辦理。第二十五條行發(fā)文和黨委、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)發(fā)文由辦公室統(tǒng)一編號(hào),各部室發(fā)文由部室自行編號(hào)。第二十六條公文正式印制前,應(yīng)由辦公室負(fù)責(zé)復(fù)核,重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全(轉(zhuǎn)發(fā)文件要附原件,上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng),要附領(lǐng)導(dǎo)批示件。對(duì)下批復(fù)要附原請(qǐng)示件),格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。主辦部門負(fù)責(zé)復(fù)核內(nèi)容的完整性，文字的正確性等，經(jīng)復(fù)核,需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按發(fā)文程序復(fù)審。第二十七條印制公文必須以簽發(fā)的原稿為依據(jù),不得擅自改動(dòng)。如發(fā)現(xiàn)明顯錯(cuò)誤,應(yīng)與辦公室審核人員或主辦部門聯(lián)系。印制公文由主辦部門負(fù)責(zé)校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)對(duì)公文的所有要素進(jìn)行校對(duì)，并負(fù)相應(yīng)得責(zé)任。印制的公文應(yīng)當(dāng)符合公文格式標(biāo)準(zhǔn)。第二十八條秘密公文由辦公室指定專人打印。緊急公文應(yīng)按時(shí)限要求及時(shí)處理。第二十九條已印好的公文,在蓋章封發(fā)之前,用印人要最后把關(guān),檢查隨文印制的附件是否齊全,確認(rèn)符合規(guī)定后(聯(lián)合行文,須加蓋所有聯(lián)合行文單位印章),在印