【正文】 第一篇：信函寫作原則和技巧[摘要 ]商務(wù)英語信函是國際貿(mào)易雙方進(jìn)行書面商務(wù)信息溝通的重要手段 ,其撰寫的成功與否對企業(yè)的業(yè)務(wù)有著極其重要的影響。商務(wù)英語信函的寫作是有規(guī)律可循的 ,首先 ,要堅(jiān)持禮貌、體諒、完整、清楚、簡潔、具體與正確性等原則。其次 ,還要注意 寫作技巧 ,遵循四部式的信函結(jié)構(gòu) ,并善于使用商務(wù)英語信函中的套語和特殊表達(dá)法。Abstract :C ommercial English letters are the major means of written munication between two parties in the international writing is very important to business of the ortunately ,s ome writing principles and techniques can be principles are namelycourtesy ,consideration ,pleteness ,clarity ,conciseness ,concreteness and writing techniques are :one is to follow the four2 part structure of the letter。the other is to use the moly used expressions and special statements in mercial words :mercial English letter。writing principle。writing technique商務(wù)英語信函是一種常用的商務(wù)英語應(yīng)用文 ,它是貿(mào)易雙方相互了解、進(jìn)行貿(mào)易往來的主要手段 ,在以書面形式溝通商務(wù)信息的同時 ,它也體現(xiàn)著一個公司或機(jī)構(gòu)的商務(wù)形象。因此 ,商務(wù)英語信函的內(nèi)容固然很重要 ,但表達(dá)方式也同樣重要。商務(wù)英語信函的寫作是有一定規(guī)范的 ,即應(yīng)遵循一定的 寫作原則 ,采用一些 寫作技巧 ,從而使商務(wù)信函表意準(zhǔn)確 ,語言流暢 ,更易于貿(mào)易雙方的溝通與理解。一、商務(wù)英語信函的 寫作原則商務(wù)英語信函是商家開展對外業(yè)務(wù)活動的重要工具 ,其目的多是處理業(yè)務(wù)磋商的各種問題 ,或是與對方建立良好的關(guān)系。因此,在商務(wù)英語信函寫作中,應(yīng)遵循7Cs原則,即禮貌(courtesy)、體諒(consider2ation)、完整(pleteness)、清楚(clarity)、簡潔(conciseness)、具體(concreteness)和正確(correctness)。,禮貌周到的信函可贏得對方好感。所以,在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that ?” , “I t is our pleasure to?” , “We feel dread fully s orry that ? ” , “We regret that ? ”等禮貌用語。業(yè)務(wù)往來難免有爭端、摩擦,此時也需要禮貌來作為潤滑劑,化解雙方對峙的僵局。信函中在索賠、抱怨、拒絕接受時,措詞要力求客氣、心平氣和、語氣委婉。在回復(fù)對方信函時,無論對方態(tài)度如何,在堅(jiān)持自己立場的同時,都要有禮貌地作答。首先,要善于使用被動語句,因?yàn)楸粍诱Z態(tài)能使你的請求顯得更加溫和。如 “Y ou made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 會更好。其次,要善于使用疑問句。向?qū)Ψ教岢鲆髸r,陳述句、祈使句與疑問句相比,疑問句較其他兩類句式更婉轉(zhuǎn)、更禮貌。請看下面三句話:Make payment by con firmed irrev ocable L/ request y ou to make payment by con firmed irrev o2cable L/ ould y ou make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句 ,口氣太強(qiáng)硬。第二句太直接 ,有下命令之嫌。第三句既表達(dá)了自己的意圖 ,又表示了對對方的尊重 ,避免了過于直率和盛氣凌人。此外 ,還要善于使用條件句 ,以使建議聽起來更具有試探性 ,語氣更委婉。不少人寫作時習(xí)慣于從自己的角度出發(fā)思考問題。與其他寫作不同 ,商務(wù)英語信函寫作強(qiáng)調(diào)的是信息溝通的效果 ,不僅要關(guān)心內(nèi)容的正確與完整 ,還必須重視對方的反應(yīng) ,只有站在對方的立場上思考和處理問題 ,才能獲得滿意的溝通效果。首先 ,應(yīng)注意強(qiáng)調(diào)對方利益。在商務(wù)英語寫作中 ,對方獲取信息的最根本目的是要了解他們將獲得什么利益以及這些利益是否能滿足他們的需要。如:We allow y ou 2 precent discount for cash ou can enjoy 2 percent discount when y ou pay ,優(yōu)于第一句。其次 ,應(yīng)突出積極因素 ,用肯定句代替否定句。積極因素較消極因素更能激發(fā)對方興趣 ,獲得對方認(rèn)同。如 “We do not believe that y ou will havecause for dissatis faction.” 改寫成 “We feel surely that y ouwill be entirely satis fied.” 會更好。在信函寫作中 ,信息完整很關(guān)鍵。一些在日常行文中常用的如 “theabove2mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之類的表達(dá)方式要盡量少用 ,盡可能提供完整的信息 ,讓對方一目了然。一封含糊不清、辭不達(dá)意的書信會引起誤會與歧義 ,甚至?xí)斐少Q(mào)易損失。清楚表達(dá)應(yīng)注意選擇準(zhǔn)確、簡煉的詞以及正確的句子結(jié)構(gòu)。(1)盡量選擇常用詞。作為一種世界貿(mào)易語言 ,英語為一百多個非英語國家的商務(wù)人員在商務(wù)書信中使用 ,而這些商務(wù)人員并非個個精通英語。因此 ,在選詞上應(yīng)注意選擇那些簡單的、為人熟悉并且符合常規(guī)的表達(dá)方式 ,避免使用復(fù)雜、生僻和容易產(chǎn)生歧義的詞。(2)起修飾限定作用的詞語應(yīng)該緊跟被修飾的詞 ,這樣可以避免產(chǎn)生歧義。如“Those who workrapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一詞的位置使這句話可能產(chǎn)生兩種不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions”),如將其改為 “Thosewho work in these conditions get ill ralidly.” 句子的意思就非常清楚了。(3)在一句話中 ,要避免重復(fù)使用一個有兩種不同含意的詞。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中 ,第一個 “firm” 的意思是 “strong”,第二個 “firm” 的意思是 “corporation”.而如果將句子改為:“We shall take a strong line with the firm.” 這樣整個句子的意思就更清楚了。有力、生動的措詞是增強(qiáng)國際商務(wù)信函有效性的一大法寶。在具體運(yùn)用過程中 ,可適當(dāng)選用那些為人熟知的外貿(mào)縮略語。但縮略語的運(yùn)用切忌過雜過亂 ,要盡可能使用那些通用的或本專業(yè)常用的縮略語 ,例如 ,L/ C(letter of credit 信用證),B/ L(bill oflading提單),CIF(cost ,insurance and freight 成本加保險加運(yùn)費(fèi)價格),EAT(estimated arrival time 預(yù)計(jì)到達(dá)時間),A/ S(at sight 即期),FYI(for y ou information 供你方參考),S/ C(sales contract 銷售合同),D/ D(de2mand draft 票匯),T/ T(telegraphic trans fer 電匯),M/ T(mail draft 信匯),D/ P(documents against payment 付款交單)等。此外,句子結(jié)構(gòu)也應(yīng)簡潔,盡量用單詞替換詞組和從句,在保證意思完整的情況下,使行文更加簡潔。如 “As what y ou have requested ,we are sending y ou ournewest catalog.” 其從句 “What y ou have requsted” 可以用一個詞“requested” 來代替,這句話改成 “As requested ,we are sending y ou our newest catalog.” 則更簡潔。需要指出的是 ,在保證禮貌的前提下 ,還要避免使用那些僅起填充作用、可有可無的詞組和表達(dá)法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若將該句中的 “Please be advised” 刪除 ,不僅不會改變意思的完整性 ,反而使句子更簡潔。在商務(wù)信函中 ,要盡可能使所傳遞的信息具體、準(zhǔn)確而形象。試比較:We have drawn on y ou as usual under y our L/ have drawn on y ou our sight draft fortheinv oice S | 560100 ,under y our L/ C ofthe China ,第二句包括了更具體、詳細(xì)的信息 ,使人對寫作者所要傳遞的信息一目了然。而第一句過于籠統(tǒng) ,讀后還要再經(jīng)過仔細(xì)揣摩 ,才能明白其所包含的意思。正確性不但指語法、句法、標(biāo)點(diǎn)和拼寫正確無誤 ,還指使用標(biāo)準(zhǔn)語言和商務(wù)專業(yè)術(shù)語進(jìn)行恰當(dāng)?shù)年愂?。商?wù)信函中如果存在拼寫錯誤、人稱不一致、時態(tài)誤用、標(biāo)點(diǎn)符號不當(dāng)?shù)葐栴} ,會使其溝通效果大打折扣。此外 ,還應(yīng)注意使用正式、規(guī)范的語言 ,例如省略語 “I’ ll”, “we’ re” 等 ,顯得太過口語化 ,欠正式 ,商務(wù)信函中應(yīng)改寫成 “Ishall”, “We are”。還有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to receviey our enquiry.” 等 ,這樣的句子在語法上