【正文】 企業(yè)檔案管理系統(tǒng) 摘要 企業(yè)員工的檔案管理是企業(yè)員工管理的一個(gè)重要內(nèi)容。當(dāng)今社會(huì)人員流動(dòng)越來(lái)越頻繁，使得檔案管理工作也變得越來(lái)越復(fù)雜。如何管理好企業(yè)員工的信息，成為企業(yè)管理中一個(gè)大的問題。如果能實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，無(wú)疑將給公司管理部門帶來(lái)很大的方便。 本檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)單位和個(gè)人提供信息咨詢、檔案檢索、檔案存取、工資調(diào)整、依據(jù)檔案出具各類證明材料等服務(wù)，能夠滿足現(xiàn)代企業(yè)對(duì)員工檔案管理的需要。 本系統(tǒng)以 ，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)選擇 ACCESS2020，操作系統(tǒng)為 WINDOWS2020。 關(guān)鍵詞： 檔案管理， ， ADO Abstract The file management of the business enterprise employee is an important content for business enterprise management. Today the increment of floating population makes the file management bee more and more plex, How to manage staff’s information is being a big problem for business enterprise management. If the automation of file management can be realized, it is helpful for the manage department of enterprise. The file management can provide the service of information consulting, file inquiring, file access, and provide the service of giving evidence for employee. It can meet the file management’s demands of modern enterprise management. This system is designed for windows 98, and the develop language is Visual basic , the database management system is Access2020. Key words: File management, Visual Basic, ADO 第一章 應(yīng)用背景 引言 企業(yè)員工的檔案管理是企業(yè)員工管理的一個(gè)重要內(nèi)容。隨著時(shí)代的進(jìn)步，企業(yè)也逐漸變得龐大起來(lái)；當(dāng)今社會(huì)人員流動(dòng)越來(lái)越頻繁，使得檔案管理工作也變的越來(lái)越復(fù)雜。如何管理好企業(yè)員工的信息，成為企業(yè)管理中一個(gè)大的問題。如果能實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，無(wú)疑將給公司管理部門帶來(lái)很大的方便。 由于檔案管理 的極端重要性，在不同的歷史時(shí)期產(chǎn)生了不同的、相對(duì)于那個(gè)時(shí)代最完備的檔案管理技術(shù)與管理制度。近代檔案學(xué)已經(jīng)是一門完善的、體系嚴(yán)密的科學(xué)。雖然檔案學(xué)面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn) 。 原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。同時(shí)，對(duì)歷史檔案管理現(xiàn)狀難于改變的特點(diǎn)，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。 檔案管理系統(tǒng)向深 層應(yīng)用發(fā)展時(shí)，會(huì)出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對(duì)于這類整合，重要的是處理好整合應(yīng)用項(xiàng)目與檔案管理特有的、獨(dú)立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對(duì)文件標(biāo)題有權(quán)改動(dòng)，這必然使公文、檔案一體化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)復(fù)雜化。采取管理創(chuàng)新和合理技術(shù)是檔案管理與其它信息系統(tǒng)整合的可行的解決方案。 企業(yè)職工檔案管理是隨著人事制度改革應(yīng)運(yùn)而生的一項(xiàng)新的工作。近年來(lái)，隨著人事制度的改革及企事業(yè)單位實(shí)行勞動(dòng)合同制，用人單位擁有了用人自主權(quán)。但由于一些企業(yè)的改制，人事的更迭，以及人事檔案的多頭管理，造成了部分檔案的流失，也 造成了效率低，辦事難的情況。最初的檔案管理，都是靠人力來(lái)完成的。當(dāng)企業(yè)規(guī)模比較小的時(shí)候，人力可以完成，隨著企業(yè)的規(guī)模越來(lái)越大，企業(yè)員工的數(shù)目越來(lái)越多，依然維持著人力進(jìn)行檔案管理，必然會(huì)造成工作效率低，工作錯(cuò)誤增高的問題。 企業(yè)檔案管理就是把分散在企事業(yè)單位的職工檔案實(shí)行統(tǒng)一、集中、規(guī)范的收集管理，建立分類編號(hào)管理、電腦存儲(chǔ)查詢等現(xiàn)代化、專業(yè)化的管理系統(tǒng)。檔案管理為企業(yè)單位和個(gè)人提供信息咨詢、檔案檢索、檔案存取、工資調(diào)整、依據(jù)檔案出具各類證明材料等服務(wù)；為企業(yè)單位和個(gè)人提供檔案的收集、整理、保管服務(wù)。 企業(yè)檔 案管理的對(duì)象是企業(yè)、企業(yè)化管理的人事單位及職工本人。 企業(yè)檔案管理的自動(dòng)化是當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。檔案信息錄入項(xiàng)目齊全、完整、系統(tǒng)，這些無(wú)疑是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的要求。現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中靈活使用了表格對(duì)檔案分門別類，組成企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復(fù)使用。 主要功能 開發(fā)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的總體任務(wù)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工檔案管理的系統(tǒng)化和自動(dòng)化。 檔案管理為企業(yè)單位和個(gè)人提供信息咨詢、檔案檢索、檔案存取、工資調(diào)整、依據(jù)檔案出具各類證明材料等服務(wù)；為企業(yè)單位和個(gè)人提供檔案的收集 、整理、保管服務(wù)。 本系統(tǒng)的主要功能如下： 職工檔案管理部分：有關(guān)企業(yè)員工各種信息的輸入，包括員工基本檔案、家庭成員、工作記錄、獎(jiǎng)懲情況、職稱評(píng)定、培訓(xùn)記錄、調(diào)動(dòng)記錄等。這一部分要完成的主要功能是員工信息的添加、修改、刪除、查詢。 部門管理部分：職工所在部門的信息輸入，包括部門名稱、部門負(fù)責(zé)人以及部門聯(lián)系電話等。這一部分完成的主要功能是部門信息的添加、修改、刪除、查詢等。 系統(tǒng)維護(hù)部門：操作員設(shè)置、操作員權(quán)限設(shè)置、修改密碼等。 第二章 ADO 技術(shù)介紹 ADO 的介紹 ADO 是 ActiveX Data Object 的縮寫，它是 Microsoft數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序開發(fā)的新接口，是Microsoft 新的數(shù)據(jù)訪問技術(shù)，是建立在 OLE DB之上的高層數(shù)據(jù)庫(kù)訪問技術(shù)。 ADO 被設(shè)計(jì)用來(lái)同新的數(shù)據(jù)庫(kù)訪問層 OLE DB Provider一起協(xié)同工作，以提供通用數(shù)據(jù)庫(kù)訪問（ Universal Data Access）。 OLE DB是一個(gè)低層的數(shù)據(jù)庫(kù)訪問接口，用它可以訪問各種數(shù)據(jù)庫(kù)，包括傳統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，以及電子郵件系統(tǒng)及自定義的商業(yè)對(duì)象。 即使對(duì) OLE DB、 COM不了解也能輕松使用 ADO，因?yàn)樗浅：?jiǎn)單易用，甚至 比 DAO都要容易使用，并不失靈活性。 ADO 提供了一個(gè)熟悉的，高層的對(duì) OLE DB的自動(dòng)封裝接口。如同 RDO對(duì)象是 ODBC驅(qū)動(dòng)程序一樣，不同的數(shù)據(jù)庫(kù)要求它們自己的 OLE DB 提供者（ OLE DB Provider）。雖然目前 OLE DB提供者比較少，但微軟正積極推廣該技術(shù)，并打算用 OLE DB 取代 ODBC。 ADO 向 Visual Basic 程序員提供了很多好處，包括易于使用、熟悉的界面、高速度以及較低的內(nèi)存占用（已實(shí)現(xiàn) 的 需要占用 342KB 內(nèi)存，大約是 的 60%）。同傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)象層次（ DAO 和 RDO）不同， ADO可以獨(dú)立創(chuàng)建。因此可以創(chuàng)建一個(gè)“ Connection”對(duì)象，但是可以有多個(gè)，獨(dú)立的“ Recordset”對(duì)象來(lái)使用它，另外 ADO 針對(duì)客戶 /服務(wù)器以及 Web 應(yīng)用程序作了優(yōu)化。 ADO 最基本的操作流程：初始化 COM 庫(kù)，引入 ADO 庫(kù)定義文件；用 Connection 對(duì)象連接數(shù)據(jù)庫(kù)；利用建立好的連接，通過(guò) Connection、 Command對(duì)象執(zhí)行 SQL 命令，或利用Recordset 對(duì)象取得結(jié)果記錄集進(jìn)行查詢、處理；使用完畢后關(guān)閉連接 釋放對(duì)象。 ADO 的對(duì)象 —— Connection 這是 ADO最大的特點(diǎn)，也是 DAO對(duì)象所沒有的。每一次引用數(shù)據(jù)庫(kù)可以建立一個(gè)連接對(duì)象，然后在其之上建立多個(gè) RecordSet，方便遠(yuǎn)程連接操作。 建立一個(gè) Connection的方法很簡(jiǎn)單，下面例子主要介紹了 Connection對(duì)象的創(chuàng)建、連接數(shù)據(jù)庫(kù)以及關(guān)閉連接的方法： Sub ConnectionExample1() Dim n As ADODB. Connection Set n=New ADODB. Connection ＇通過(guò) ODBC DSN打開數(shù)據(jù)庫(kù) ＂ Push＂ ,＂ sa＂ ,＂＂ ＇檢查是否成功建立連接對(duì)象 If =adStateOpen Then MsgBox＂ Wele to Pushs！＂ Else MsgBox＂ Pubs today.＂ End If ＇關(guān)閉連接對(duì)象． End Sub 表 21 Connection對(duì)象屬性列表 屬性 功能 ConnectionString 打開 Connection 的參數(shù)設(shè)置。主要有 以下幾項(xiàng)： Provider、 File Name、 Remote Provider、 Remote Server、 URL DefaultDatabase 定義 Connection對(duì)象的缺省數(shù)據(jù)庫(kù) Provider 定義對(duì)象的數(shù)據(jù)庫(kù) OLE DB的提供者，如 SQL Server之類 State 當(dāng)前狀態(tài)，只讀。主要返回值為 adStateOpen或 adStateExecuting 表 22 Connection對(duì)象方法列表 方法 功能 BeginTrans 開始一個(gè)新的處理事物 RollbackTrans 放棄當(dāng)前所有的處理事物并開啟一個(gè)新的事物 Cancel 終止當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫(kù)操作 Close 關(guān)閉釋放 Connection對(duì)象 Execute 執(zhí)行 SQL語(yǔ)句，或者查詢 Open 打開 Connection對(duì)象 命令對(duì)象 —— Command Command對(duì)象也是 ADO的特色之一。一般用于大量數(shù)據(jù)的操作或者是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)表單結(jié)構(gòu)的操作。 Command的重要屬性如表 23所示，重要方法如表 24所示。 表 23 Command對(duì)象的屬性列表 屬性 功能 ActiveCinnection 指定當(dāng)前命令對(duì)象屬于哪個(gè) Command CommandStream 指定提供命令參數(shù)的流 CommandText 指定參數(shù) Dialect 指定參數(shù)的語(yǔ)法規(guī)范 State Command對(duì)象運(yùn)行狀態(tài) 表 24 Command對(duì)象方法列表 方法 功能 Cancel 放棄操作 CreateParameter 創(chuàng)建參數(shù) Execute 執(zhí)行參數(shù) 數(shù)據(jù)集對(duì)象 —— Recordset Recordset 對(duì)象表示的是來(lái)自基本表或者命令執(zhí)行結(jié)果的記錄全集，任何時(shí)候，Recordset對(duì)象所指的當(dāng)前記錄均為集合內(nèi)的單個(gè)記錄。 可使用 Recordset對(duì)象操作來(lái)自提供者的數(shù)據(jù)，使用 ADO時(shí)，通過(guò) Recordset對(duì)象可對(duì)幾乎所有數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。所以 Recordset對(duì)象均使用記錄（行）和字段（列）進(jìn)行結(jié)構(gòu)。由于提供者所支持的功能不同，某些 Recordset方法或?qū)傩杂锌赡軣o(wú)效。 打開 Recordset時(shí)，當(dāng)前記錄位于第一個(gè)記錄（如果有），并且 BOF和 EOF 屬性被設(shè)置成 False。如果沒有記錄， BOF和 EOF屬性設(shè)置是 True。 假設(shè)提供者支持相關(guān)的功能，可以使用 MoveFirst、 MoveLast、 MoveNext和 MovePrevious方法以及 Move 方法，和 AbsolutePosition、 AbsolutePage和 Filter 屬性來(lái)重新確定當(dāng)前記錄的位置。僅向前 Recordset對(duì)象只支持 MoveNext方法。當(dāng)使用 Move方法訪問每個(gè)記錄（或枚舉 Recordset）時(shí)，可用 BOF和 EOF屬性查看移動(dòng)是否超過(guò) Recordset的開始或者結(jié)尾。 Recordset對(duì)象可支持兩類更新：立即更新和批更新。使用立即更新，一旦調(diào)用 Update方法，對(duì)數(shù)據(jù)的所有更改將被立即寫入基本數(shù)據(jù) 源。也可以使用 AddNew和 Update方法將值的數(shù)組作為參數(shù)傳遞，同時(shí)更新記錄的若干字段。 如果提供者支持批更新，可以使提供者將多個(gè)記錄的更改寸入緩存，然后使用UpdateBatch 方法在單個(gè)調(diào)用中將它們傳給數(shù)據(jù)庫(kù)。這種情況應(yīng)用于使用 AddNew、 Update和 Delete方法所做的更改。調(diào)用 UpdateBatch方法后，可以使用 Status屬性檢查任何數(shù)據(jù)沖突并加以解決。 字段對(duì)象 —— Field Field 對(duì)象代表使用普通數(shù)據(jù)類型的數(shù)據(jù)的列。 Recordset對(duì)象含有由 Field對(duì)象組成的 Field集合。每個(gè) Field對(duì)象對(duì)應(yīng)與 Recordset中的一列，其重要屬性如表 25所示，重要方法如表 26所示。 表 25 Field對(duì)象屬性列表 屬性 功能 Name 返回字段名 DefinedSize 返回已聲明的字段大小 Value 查看或更改字段中的數(shù)據(jù) Actualsize 返回給定字段中數(shù)據(jù)的實(shí)際大小 NativeError 指示給定 Erro