6試談公文處理應該注意的一些問題(已修改)
2025-09-21 13:18 本頁面
【正文】 試談公文處理應該注意的一些問題 試談公文處理應該注意的一些問題 公文，就是處理公務的文書。運用公文來處理公務，是人們組織開展經(jīng)濟社會活動時使用最經(jīng)常、最普遍的方式之一，而且管轄范圍越廣、人員越多的機關和單位，這種方式運用得越多，與此相適應，從事與制發(fā)公文相關工作的人員也越多，機構也越大。 通過發(fā)布公文來組織開展經(jīng)濟社會活動，歷史久遠，自古有之，至少可以說，有了國家的產(chǎn)生，也就有了公文的問世。而有了公文，自然就會有公文處理工作?？梢?，公文處理是一項起源很早、歷史悠久的工作。在華夏幾千年的文明史上，有關公文處理的記載比比皆是，各個時期各個朝代專司公文處理的機構和官職沿設不斷、名目繁多。 現(xiàn)在，人們把各級黨委辦公廳（室）的職能，習慣上分為兩大塊，一塊叫參與政務，另一塊叫管理事務。管理事務，主要是指機關的行政后勤工作以及接待工作。參與政務，主要是指領導公務活動服務、會議服務、公文處理、調研、信息、綜合、督查等秘書工作以及機要、機要交通、保密、信訪等工作。 從秘書部門為領導決策和決策的實施所開展的各項服務工作的程序而言，調研、信息、綜合等工作主要是決策前的服務，督查工作主要是決策后的服務，而會議服務、公文處理等工作，相對來講，決策中的服務特點更為突出一些。在秘書部門的各項業(yè)務工作中，公文處理是最經(jīng)常的基礎性工作之一，做好這項工作，對于保持辦公廳（室）工作的正常運轉，搞好“三服務”至關重要。 一、公文格式 《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》第二條規(guī)定，“黨的機關的公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規(guī)范格式的文書”?！稐l例》不但把格式寫進了公文的定義，還專門安排一章講公文格式問題，由此可見公文格式在公文中具有重要的地位和不可替代的作用。 公文格式，從廣義上講，是指公文的外觀形式，它由公文的文面格式、用紙格式和裝訂格式三部分組成。從狹義上講，公文格式特指公文的文面格式。 文面格式。公文文面格式是指公文各個組成部分的排放位置、間隔距離、大小規(guī)格等方面的要求，包括版面安排、字體型號、字間行距等。實際上，公文的文面格式是公文全部書面內容的結構。黨的機關公文的文面格式由版頭等19項組成。這19項又可劃分為文頭、主體、文尾3個部分。文頭部分包括版頭（報頭）、份號、密級、發(fā)往地址、緊急程度（等級）、發(fā)文字號（部委號）、簽發(fā)人、收發(fā)報序號8項，位于公文首頁上部，占整個頁面的1/3左右。主體部分包括公文標題、主送機關、正文、附件名稱、發(fā)文機關署名、成文日期、印章7項，位于文頭部分以下，文尾部分之上。文尾部分包括印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記4項，其中，印制版記又包括印發(fā)機關、印發(fā)時間和印發(fā)份數(shù)3項內容。確定文尾部分的排放位置要注意兩點：一是印發(fā)傳達范圍要標注在成文日期之后（不署成文日期的，標注在正文之后）；二是主題詞、抄送機關、印制版記必須標注在最末一頁的下端。掌握公文文面格式的各項規(guī)定，是做好公文處理工作，尤其是排印工作必不可少的條件。公文怎樣印制才規(guī)范，省委辦公廳專門制定了一個公文排印細則，細則中作了很具體的說明。 用紙格式?！吨袊伯a(chǎn)黨機關公文處理條例》規(guī)定，“公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可采用國際標準a4型（長297毫米，寬210毫米）”。目前，我國黨的機關普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標準a4型公文紙。如果使用國際標準a4型公文紙，應通盤考慮紙張、檔案卷皮、檔案柜等用品的供應和配套問題。用紙格式一經(jīng)確定，必須長期固定使用，不得隨意改變。 裝訂格式。公文裝訂與公文排印應一致，并考慮人們的閱讀習慣。現(xiàn)在所有的公文處理條例、辦法、細則都規(guī)定，公文應在左側裝訂。裝訂方法一般都是用騎馬釘、釘書機訂或膠粘。 公文格式是在公文制作實踐中逐步形成的，是有它的特定作用的： 一是能突出公文的權威性和嚴肅性，有利于政令的暢通。二是能更準確地體現(xiàn)公文的內容，使公文形式與內容統(tǒng)一。三是有利于受文者迅速、準確地識別公文和辦理公文。四是有利于公文的安全、保密和管理，便于歸檔查考。 從現(xiàn)在黨政機關制發(fā)的公文來看，格式不合《條例》規(guī)定的現(xiàn)象還比較普遍，常見的有以下幾種：（1）公文標題中沒有發(fā)文機關名稱。（2）上報公文沒有
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