【正文】 第 1 頁 共 25 頁 關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室工作人員業(yè)務(wù)能力的講稿 辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)講義 辦公室是單位的綜合管理機(jī)構(gòu)，具有多功能的性質(zhì)，主要職責(zé)是 “ 參與政務(wù)，管理事務(wù)，協(xié)調(diào)關(guān)系，搞好服務(wù) ” 。明顯地有別于其他各類股室，具有其自身的特殊性。 一、辦公室的涵義 辦公室這個詞的概念，有兩種涵義。一為辦公的屋子、場所 。二為工作機(jī)構(gòu)，是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位內(nèi)設(shè)的綜合部門，是溝通上下、聯(lián)系左右的橋梁和樞紐，是領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助性機(jī)構(gòu)，大的一般稱辦公廳，小的一般叫辦公室。作為工作機(jī)構(gòu)的辦公室就是今天我們學(xué)習(xí)的重點(diǎn)。 二、辦公室的地位和作用 在各級組織中，辦公室處于中樞和要害部位，其地位和作用具體來說，主要有以下三點(diǎn)。 （一）中心的地位和作用 盡管辦公室與其他職能部門在行政職級上是平等關(guān)系，與其他職能部門間由于工作需要而產(chǎn) 生的協(xié)調(diào)，是一種平級間的協(xié)調(diào)，不存在誰領(lǐng)導(dǎo)誰的問題。但是，當(dāng)辦公室參與（或牽頭）協(xié)調(diào)時，就或多或少地代表著領(lǐng)導(dǎo)的意圖和要求，或者是對領(lǐng)導(dǎo)班子總的指導(dǎo)思想的貫徹，具有一定的權(quán)威性。 第 2 頁 共 25 頁 辦公室又是一個單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心，是各種信息的交匯點(diǎn)和集散地。黨和國家的方針、政策、上級機(jī)關(guān)的指示、指令、本單位的總體安排、目標(biāo)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策以及各種重大事件、重大活動過程中所形成的文件資料，下屬各個單位貫徹實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)決策的情況和反映，各方面的動態(tài)、情報(bào)資料等等，上下左右、四面八方的信息，都在辦公室匯集和綜合。 辦公室的中心地位還體現(xiàn)在辦公室工作的多向性上。辦公室的工作一般都是通過縱橫交叉的網(wǎng)絡(luò)，與上下、左右、內(nèi)外各種渠道發(fā)生相應(yīng)的聯(lián)系。整個辦公室在多向性、多渠道的立體交叉的管理網(wǎng)絡(luò)中居于中心的位臵。因此，辦公室不同于具體的業(yè)務(wù)股室。業(yè)務(wù)股室是部門的執(zhí)行機(jī)構(gòu)。而辦公室則一般不直接參與各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)工作，它是綜合管理機(jī)構(gòu)，看上去游離于管理之外，實(shí)際上又存在于各種管理之中。 （ 2）樞紐的地位和作用 辦公室在一個機(jī)關(guān)中，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方，保證機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。如果把一單位比作一個人的 話，那么，領(lǐng)導(dǎo)層、決策機(jī)構(gòu)是大腦 。業(yè)務(wù)股室、執(zhí)行機(jī)構(gòu)是四肢 。辦公室則是中樞神經(jīng)系統(tǒng)。是辦公室把大腦的指令傳遞給四肢，又把四肢的信息反映給大腦，以便讓大腦及時調(diào)整決策，推動整個肌體的正常運(yùn)行。辦公室實(shí)際上就象鐵道系統(tǒng)中的樞紐站，水陸聯(lián)運(yùn)的交會點(diǎn)。 第 3 頁 共 25 頁 （ 3）窗口的地位和作用 辦公室是一個單位的總進(jìn)出口，處于聯(lián)絡(luò)站的地位，是聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的 “ 窗口 ” 。辦公室負(fù)責(zé)接收處理上級和兄弟單位的來文來函，接待上級領(lǐng)導(dǎo)的視察、檢查和兄弟單位的參觀學(xué)習(xí)，處理各種公務(wù)往來，接待人民群眾來訪等等。一般與 外界的聯(lián)系，都首先要經(jīng)過辦公室，外界對一個單位的第一印象也常常是看辦公室的精神面貌、思想作風(fēng)、管理水平與工作效率等。本單位領(lǐng)導(dǎo)得到外界的各種信息，一般也是靠辦公室這個“ 窗口 ” 。 總之，辦公室是溝通上下的咽喉，是聯(lián)系左右的紐帶，是傳遞信息的中樞，又是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策的 “ 外腦 ” 和處理日常事務(wù)的手足。因此，辦公室工作做得好壞直接關(guān)系到黨和國家的路線、方針政策能否在本單位的貫徹落實(shí)，直接關(guān)系到本單位的形象和聲譽(yù)。 三、辦公室工作的性質(zhì)和特點(diǎn) （一）性質(zhì) 辦公室是一個單位的綜合管理 機(jī)構(gòu)，具有明顯的綜合性和服務(wù)性： （ 1）綜合性。辦公室的綜合性主要是由以下四個方面組合形成： 首先是多方面基礎(chǔ)工作的組合。辦公室的業(yè)務(wù)范圍很廣，諸 第 4 頁 共 25 頁 如調(diào)查研究、公文撰寫、文印收發(fā)、會務(wù)接待、信訪工作、上下聯(lián)絡(luò)、檔案管理、機(jī)要保密等大量的政務(wù)性和事務(wù)性的基礎(chǔ)工作，都在辦公室綜合承辦。 其次是多方面信息的組合。辦公室作為一個單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心，四面八方，上下左右的信息，都在辦公室匯集與綜合，并且發(fā)揮出信息的綜合效應(yīng)。 第三是多知識、多技能結(jié)構(gòu)人員的組合。由于辦公室的工作的多 向性、多功能，要求辦公室人員的知識和技能結(jié)構(gòu)也必須多種多樣，形成一個 “ 通才 ” 與 “ 專才 ” 相結(jié)合的有機(jī)整體。例如：辦公室負(fù)責(zé)人要當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，必須具備較好的政治素質(zhì)、知識文化修養(yǎng)和組織協(xié)調(diào)能力，能比較敏捷地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，善于統(tǒng)攬全局，善于集中領(lǐng)導(dǎo)的意見和群眾的智慧 。從事文秘工作的人員，必須具備較強(qiáng)寫作能力和較高的政策水平，吃透上情下情，熟悉業(yè)務(wù)，視野開闊，視覺敏銳，善于思考 。從事接待工作的人員，必須朝氣蓬勃，熱情、耐心，任勞任怨，不怕麻煩，靈活周到 。其他方面的工作人員，也要有相應(yīng)的專業(yè)知識與技能。 第四是多學(xué)科組成的綜合體。辦公室管理的基礎(chǔ)理論就是在管理學(xué)、秘書學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、檔案學(xué)等多學(xué)科的基礎(chǔ)上形成的，辦公室本身也是由多種專業(yè)組成，并相互滲透、綜合交叉形成的一個整體。 （ 2）服務(wù)性。辦公室除了具有綜合性外，還具有服務(wù)性。 第 5 頁 共 25 頁 不論是參與政務(wù)，還是管理事務(wù)，都是為了搞好服務(wù) 。為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為同級、上下級單位服務(wù)。服務(wù)是做好辦公室一切工作的指導(dǎo)思想。 （二）特點(diǎn) 任何事物都有它的特點(diǎn)和規(guī)律。從上述辦公室的性質(zhì)中，可以初步看出辦公室具有以下七個明顯特點(diǎn)： （ 1）工作 政策性強(qiáng)。辦公室的重要任務(wù)是處理公文，傳遞信息，辦理公務(wù)，答復(fù)問題。這些都是政策性很強(qiáng)的工作。特別是對于重要公文，重要電話，重要信件，一字之差，就會造成重大差錯 。說話辦事，稍有不慎，就有可能造成一個部門乃至全局的被動。 （ 2）頭緒多，綜合性強(qiáng)。所謂頭緒多，一是接觸面廣，既要承上啟下，又要橫向聯(lián)系 。二是工作范圍廣，既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)。所謂綜合性強(qiáng)，首先辦公室作為綜合管理機(jī)構(gòu)，上下左右的各種信息都要在這里匯集綜合。其次，辦公室本身就是多功能、多向性的綜合體。另外，目標(biāo)管理、工作總結(jié)等也往往先由 各股室提出，再由辦公室綜合。 （ 3）要求高，時間性強(qiáng)。辦公室要充分發(fā)揮助手作用，必