【正文】 醫(yī)藥營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)內(nèi)務(wù)控制與管理 1 內(nèi)務(wù)管理的定位 內(nèi)務(wù)管理與內(nèi)控制度 內(nèi)務(wù)管理與物流系統(tǒng) 內(nèi)務(wù)管理與財(cái)務(wù)系統(tǒng) 內(nèi)務(wù)管理與商業(yè)客戶系統(tǒng) 內(nèi)務(wù)管理與終端客戶系統(tǒng) 內(nèi)務(wù)管理與人事系統(tǒng) 內(nèi)務(wù)管理與公共關(guān)系 內(nèi)務(wù)管理與公司法制 2 一、內(nèi)務(wù)管理的定位 3 董事會(huì) 總經(jīng)理 生產(chǎn) VP 配送 VP 營(yíng)銷(xiāo) VP 人事 VP 財(cái)務(wù) VP 。 VP 專項(xiàng)委員會(huì) 供應(yīng) 生產(chǎn) 質(zhì)控 倉(cāng)庫(kù) 運(yùn)輸 人事 勞資 財(cái)務(wù) 會(huì)計(jì) 審計(jì) 銷(xiāo)售策劃部 銷(xiāo)售運(yùn)營(yíng)部 銷(xiāo)售內(nèi)務(wù)部 4 銷(xiāo)售內(nèi)務(wù)部 物流作業(yè) 財(cái)務(wù)作業(yè) 客戶作業(yè) 人事作業(yè) 公關(guān)業(yè)務(wù) 法制作業(yè) 需貨計(jì)劃 貨物倉(cāng)儲(chǔ) 貨物調(diào)撥 貨流記錄 貨流報(bào)告 貨物更換 貨物報(bào)損 樣品管理 合同與發(fā)貨 ：協(xié)議合同 ：客戶供貨 ：發(fā)票管理 貨款與資信 ：客戶資信 ：債權(quán)監(jiān)控 ：回款管理 ：呆壞賬管理 銷(xiāo)售費(fèi)用 ：費(fèi)用預(yù)算、 ：費(fèi)用撥付 ：費(fèi)用核銷(xiāo) 商業(yè)客戶系統(tǒng) ：客戶征信 ：客戶檔案 ：客戶交易 ：客戶分析 ：銷(xiāo)售流向 ：客戶分級(jí) 終端客戶 ：醫(yī)院客戶 檔案、業(yè)績(jī)、分析、分級(jí) ：其它客戶 檔案、分析 人事 ：招聘 ：合約 ：勞資 ：福利 ：保險(xiǎn) ：解聘 績(jī)效評(píng)估 人事考核 人事報(bào)告 日常辦公 ：電話 ：傳真 ：文件 ：資料 會(huì)議管理 VIP接待 作業(yè)協(xié)調(diào) 政府管制 突發(fā)事件 國(guó)家法規(guī) 公司法規(guī) 公司審計(jì) ：業(yè)務(wù) ：職務(wù) ：費(fèi)用 ：貨物 內(nèi)控審計(jì) 訴訟 5 ? 公司的“管家”，維護(hù)公司財(cái)產(chǎn)的安全 ? 老板的“眼睛和耳朵”，提供全面的信息 ? 銷(xiāo)售人員的“保姆”，為銷(xiāo)售一線提供完善的服務(wù) ? 客戶的“朋友”，體現(xiàn)公司文化的窗口 ? 系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的“潤(rùn)滑油”，促進(jìn)銷(xiāo)售與各相關(guān)關(guān)系的協(xié)調(diào)運(yùn)行。 6 ? 明確職務(wù)職責(zé) ? 簽訂崗位合同 ? 明白作業(yè)內(nèi)容 (崗位說(shuō)明書(shū) ) ? 制定業(yè)務(wù)流程。 ? 制定業(yè)績(jī)目標(biāo)。 ? 確定事件處理的優(yōu)先級(jí)。 控制要點(diǎn) 7 ? 銜接公司各職能子系統(tǒng)，確保整體業(yè)務(wù)流程的通暢 ? 完整的各項(xiàng)銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)，確保各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí) ? 完善的客戶管理與客戶分析，輔助銷(xiāo)售業(yè)績(jī)的提升與銷(xiāo)售績(jī)效的評(píng)估 ? 高質(zhì)量的人際溝通與協(xié)調(diào)，確保營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)政令的通暢 ? 文件、資料、檔案規(guī)范管理，確保日常辦公系統(tǒng)的順利運(yùn)行 ? 。 職務(wù)職責(zé) 8 ? 公共條款 —合約方、崗位、期間、薪資、保險(xiǎn)、福利、續(xù)聘、解聘、不可抗力、違約。 ? 崗位條款 —崗位說(shuō)明書(shū)、分管作業(yè)、作業(yè)流程、說(shuō)明書(shū)、。 ? 風(fēng)險(xiǎn)控制條款 —密級(jí)責(zé)任、風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任、突發(fā)事件責(zé)任。 崗位合約 9 制定作業(yè)流程 ? 作業(yè)流程 ? 作業(yè)流程圖 ? 按照規(guī)范的流程符號(hào)表達(dá)作業(yè)準(zhǔn)備、作業(yè)次序、作業(yè)銜接、作業(yè)結(jié)果的圖示文件。 ? 作業(yè)流程圖說(shuō)明 ? 對(duì)作業(yè)流程順序事件的文字描述 ? 對(duì)作業(yè)流程控制分類的文字描述 10 業(yè)績(jī)指標(biāo)的制定 ? 計(jì)量性 ? 期間性 ? 可操作性 ? 效益性 ? 約定性 11 事件處理的優(yōu)先級(jí) ? A級(jí)：突發(fā)、外部、無(wú)延緩余地 ? B級(jí)：突發(fā)、內(nèi)部、微延緩余地 ? C級(jí)：偶然、內(nèi)外部、有時(shí)間限制 ? D級(jí)：循環(huán)、內(nèi)外部、固定時(shí)間限制 ? E級(jí)：無(wú)規(guī)定時(shí)間限制 12 二、內(nèi)務(wù)管理與內(nèi)部控制制度 13 ?定義 ?目的 ?結(jié)構(gòu) ?控制要點(diǎn) 14 內(nèi)部控制制度 定義 ? 由公司 管理部門(mén) 為有助于保證達(dá)成管理目標(biāo)，在 可實(shí)施 的范圍內(nèi)，有次序、有效的經(jīng)營(yíng)其業(yè)務(wù)而采取的所有的 政策和規(guī)程 。 15 內(nèi)部控制制度 目的 ? 保護(hù)公司資產(chǎn) ? 保護(hù)各類記錄的可靠性 ? 及時(shí)提供可靠的各類信息 ? 縮減公司成本 ? 避免公司風(fēng)險(xiǎn) ? 確保公司目標(biāo)的達(dá)成 ? 。 16 內(nèi)部控制制度目的 ?經(jīng)濟(jì)性、效率與效益的統(tǒng)一 ?預(yù)防、約束與察覺(jué)差錯(cuò)和舞弊 17 請(qǐng)思考下面的問(wèn)題！ ? 要不要花一元錢(qián)去管一分錢(qián)的事！ ? 有個(gè)代表欠公司 1萬(wàn)元，打官司要花 10萬(wàn)元，怎么選擇？ 18 內(nèi)部控制制度的結(jié)構(gòu) ?控制環(huán)境 ?控制程序 19 結(jié)構(gòu) ——控制環(huán)境 ?控制環(huán)境是指對(duì)建立、加強(qiáng)或削弱特定政策和程序效率而發(fā)生影響的各種因素。 ?控制環(huán)境體現(xiàn)了股東、董事會(huì)、管理者、業(yè)主和其他人員對(duì)控制的態(tài)度、認(rèn)識(shí)和行動(dòng) 20 結(jié)構(gòu) ——控制程序 ? 指管理者所制定的特別措施或日常工作程序，用以保證在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)事故、數(shù)據(jù)差錯(cuò)或資產(chǎn)私吞或挪用或毀滅 21 主要應(yīng)用控制程序 ? 將資產(chǎn)實(shí)物與其記錄核對(duì)比較 ? 授權(quán)與批準(zhǔn) ? 對(duì)系統(tǒng)輸出的結(jié)果的審閱 ? 對(duì)資產(chǎn)接近的限制 ? 職責(zé)分離 ? 總量控制 ? 業(yè)主與經(jīng)理的控制 ? 常規(guī)計(jì)算機(jī)控制 22 內(nèi)控制度的要點(diǎn) ?組織規(guī)劃 ?授權(quán)批準(zhǔn)控制 ?文件記錄 ?實(shí)物保護(hù) 23 組織規(guī)劃 ? 對(duì)企業(yè)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、職務(wù)分工的合理性與有效性所進(jìn)行的控制。 ? 合理的組織分工是保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按照企業(yè)既定方針執(zhí)行、提高經(jīng)營(yíng)效率、保護(hù)資產(chǎn)、以及增強(qiáng)計(jì)量數(shù)據(jù)可靠性的重要條件。 24 組織規(guī)劃 不相容職務(wù)的分離 ? 定義： ? 指某項(xiàng)職務(wù)由一個(gè)雇員擔(dān)任，既可以弄虛作假，又能夠?yàn)樽约貉谏w其作弊行為的職務(wù)。 25 組織規(guī)劃 不相容職務(wù)的分離 企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)一般可劃分為五個(gè)步驟 ? 授權(quán) ? 簽發(fā) ? 核準(zhǔn) ? 執(zhí)行 ? 記錄 若其每一人步驟分別由相對(duì)獨(dú)立的人員（或部門(mén)）實(shí)施，基本就能保證不會(huì)出現(xiàn)舞弊行為，則內(nèi)控制度就能發(fā)揮作用。 26 組織規(guī)劃 不相容職務(wù)的分離 主要不相容職務(wù)的分離 ? 授權(quán)進(jìn)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)與執(zhí)行該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離 ? 執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)與審核該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離 ? 執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)與記錄該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離 ? 保管某項(xiàng)資產(chǎn)的職務(wù)與記錄該項(xiàng)資產(chǎn)的職務(wù)要分離 27 組織規(guī)劃 不相容職務(wù)的分離 ? 不相容職務(wù)分離控制需要各個(gè)職務(wù)分離的員工 各守其責(zé) ，如果擔(dān)任不相容職務(wù)的職工之間相串通勾結(jié)，則不相容職務(wù)分離的作用就會(huì) 消失殆盡 。 28 授權(quán)批準(zhǔn)控制 ? 企業(yè)在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，必須經(jīng)過(guò)授權(quán)；每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都與其批準(zhǔn)條件相符合 ? 授權(quán)次序 ? 一般授權(quán)與特定授權(quán) ? 授權(quán)批準(zhǔn)程序 ? 授權(quán)批準(zhǔn)檢查 29 授權(quán)批準(zhǔn)控制 ? 客戶的選擇授權(quán)批準(zhǔn)制度 ? 供貨 開(kāi)票授權(quán)批準(zhǔn)制度 ? 信用 結(jié)算授權(quán)批準(zhǔn)制度 ? 退貨、折扣授權(quán)批準(zhǔn)制度 ? 費(fèi)用結(jié)算、核算授權(quán)批準(zhǔn)制度 30 內(nèi)務(wù)文件記錄控制 ? 管理文件 ? 組織系統(tǒng)圖、工作說(shuō)明書(shū)、業(yè)務(wù)程序手冊(cè)、系統(tǒng)流程圖 ? 財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)文件 31 實(shí)物保護(hù) ? 限制接近（貨物、資產(chǎn)、低耗品） ? 定期盤(pán)點(diǎn)（賬、物相等） ? 記錄保護(hù)（登記、歸檔、備份、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)保護(hù)） ? 保險(xiǎn) 32 內(nèi)部控制制度 局限性 ? 事實(shí)上，沒(méi)有一個(gè)內(nèi)部控制制度能夠百分百地防止錯(cuò)誤和保證資料及程序的準(zhǔn)確性 成本與效率的考慮 突發(fā)或非常規(guī)活動(dòng) 人為錯(cuò)誤；執(zhí)行人員的越權(quán) 不能預(yù)測(cè)的制度的崩潰 環(huán)境干擾 33 ?期望通過(guò)內(nèi)部控制制度的建立及完善，達(dá)到一個(gè)較高的、合理的保證體系：重大的錯(cuò)誤在一段時(shí)間內(nèi)不會(huì)出現(xiàn)或者能夠被實(shí)施的程序所察覺(jué)。 ?建立什么樣的、以及復(fù)雜程度如何的內(nèi)部控制系統(tǒng)在很大程度上將取決于企業(yè)的規(guī)模、以及它的成本與效益。 34 內(nèi)部控制制度報(bào)告 ? 內(nèi)部控制制度風(fēng)險(xiǎn)度報(bào)告 ? 內(nèi)部控制制度符合性測(cè)試報(bào)告 ? 內(nèi)部控制制度調(diào)整報(bào)告 35 總結(jié) ?企業(yè)需要結(jié)合實(shí)際情況設(shè)置合適的內(nèi)部控制制度！ 36 三、內(nèi)務(wù)管理與物流系統(tǒng) 37 ? 物流系統(tǒng)的定義、 ? 物流系統(tǒng)的功能 ? 物流系統(tǒng)的設(shè)計(jì) ? 物流系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)管理 ? 物流系統(tǒng)控制要點(diǎn) ? 物流系統(tǒng)相關(guān)報(bào)告 38 ? 狹義定義 在藥品貨物所有權(quán)轉(zhuǎn)移前，藥品貨物存儲(chǔ)、運(yùn)輸?shù)人鶚?gòu)成的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)