【正文】 一、在制作幻燈片的時候，你可能會需要插入多種Excel圖表，以通過圖形化的方式展現(xiàn)數據的走勢和統(tǒng)計分析的結果。接下來，我通過一些截圖，為大家詳細介紹一下在幻燈片中插入Excel圖表的幾種方法，以及如何利用“自定義動畫”功能，讓這些圖表動起來。一、為幻燈片添加Excel圖表方法一：利用PowerPoint內置的工具制作圖表如果需要在幻燈片中添加一個新的圖表的話，可以利用PowerPoint中自帶的圖表工具為幻燈片中添加圖表。單擊【常用】工具條中的【插入圖表】，這樣就會在幻燈片中插入一個“柱形圖”。編輯方法與Excel中的圖表編輯相同。圖1方法二：利用“復制、粘貼”插入圖表如果需要將Excel文檔中的現(xiàn)有圖表添加到PowerPoint演示文稿中，可以直接使用復制粘貼、插入對象的方法進行操作。打開Excel文件將圖表選中，選擇【編輯】菜單中的【復制】，然后打開需要插入圖表的幻燈片頁面，點擊【編輯】菜單中的【選擇性粘貼】，可以看到在“選擇性粘貼”中有二個選項：“粘貼”和“粘貼鏈接”。n 選擇【粘貼】選項，是將Excel中的圖表復制到演示文稿中，復制完畢后與Excel源文件沒有任何聯(lián)系，任意一方進行修改都不會影響到其他文件。n 選擇【粘貼鏈接】則是將圖表復制到演示文稿中后，與Excel源文件建立了鏈接，這樣無論修改演示文稿或Excel中任意一方的圖表，其他一方都會根據修改一方進行更改。圖2方法三：利用插入對象的方法插入圖表首先將光標定位到Excel文件中圖表頁面中保存并關閉，單擊【插入】菜單中的【對象】，點擊【插入對象】選項卡中的【由文件創(chuàng)建】，通過【瀏覽】找到Excel文件。在【插入對象】選項卡中的【鏈接】選項為：如果選擇【鏈接】是指演示文稿中的圖表與Excel中圖表建立的鏈接，如果一方發(fā)生改變，那么對方也會進行改變。如果【鏈接】選項為空，那么是指只將Excel中的圖表復制到了演示文稿中，兩個文件沒有任何的聯(lián)系。圖3方法四：將圖表以圖片的方式插入到幻燈片中如果將Excel中的圖表插入到演示文稿中，而且不需要進行修改的話，可以將Excel中的圖表選定后，點擊【編輯】菜單中的【復制】，在演示文稿中選擇【編輯】菜單中的【粘貼】，在圖表被粘貼到幻燈片中后，點擊【智能標記】中的【圖表圖片】，這樣圖表就以圖片的方式添加到幻燈片中了。圖4二、為Excel圖表添加動畫效果如果需要在幻燈片的放映中讓圖表以動畫的方式進行播放，那么可以利用【自定義動畫】的功能進行動畫的編輯。打開包含圖表的幻燈片，選擇【幻燈片放映】菜單中的【自定義動畫】。單擊幻燈片中的折線圖，在【自定義動畫】工具欄中選擇【添加效果】|【進入】|【擦除】（在此以“擦除”動畫效果為例）。這樣當前的折線圖就以一個整體圖表按照擦除的效果出現(xiàn)在幻燈片的播放中。圖5如果希望該圖表以“序列”的方式在播放中的出現(xiàn)，那么可以點擊“幻燈片動畫”窗格中的代表Excel圖表的“擦除”動畫右側箭頭，選擇菜單中的【效果選項】命令，在彈出的對話框中單擊【圖表動畫】選項卡，其中的【組合圖表】選項菜單中一般會有以下5種選擇，你可以任選一種，指定圖表的動畫方式即可：作為一個對象：默認設置，Excel圖表將作為一個整體顯示動畫效果●　按系列：對源數據按照“系列”（圖例）進行分類，分組顯示動畫效果●　按分類：對源數據按照“類別”（X軸）進行分類，分組顯示動畫效果●　按系列中的元素：按“系列”進行分類，分別顯示每一個數據的動畫●　按分類中的元素：按“類別”進行分類，分別顯示每一個數據的動畫圖6最后需要提醒大家注意的是，不同類型的Excel圖表可能會有不同的圖表動畫的選項，而且并不是所有PowerPoint內置的動畫效果都支持Excel圖表的動畫，如果在你設置時沒有在對話框中看到“圖表動畫”選項卡，有可能就是因為你所設的這個動畫效果不支持圖表動畫，你需要將其動畫效果進行更改。二、如果用戶希望減少手工錄入的工作量，可以采用下拉列表快速輸入數據。在“允許”下拉列表中選擇“序列”后，需要指定序列在工作表中的區(qū)域。例如，用戶希望在C3單元格中建立一個“優(yōu)、良、中、差”的下拉列表，那么可以現(xiàn)在其他四個單元格中分別輸入“優(yōu)”、“良”、“中”、“差”。然后選中C3單元格，打開“數據有效性”對話框，在“允許”下拉列表中選擇“序列”，然后指定剛才的四個單元格為序列來源，就可以了。在選定了四個單元格后，按下回車鍵，就可以看到C3單元格中已經創(chuàng)建好了一個下拉列表。這樣，用戶今后在輸入數據的時候就可以免去敲擊鍵盤了，只需要用戶鼠標進行選擇即可。一、 建立分類下拉列表填充項 我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數據有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等）分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數據庫。 （“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在“名稱”欄內，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進行確認。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”……，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列（如C列），執(zhí)行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”……序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退出。 再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如D列），再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。（如C4），單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格（如D4），單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。二、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱（如“常用文檔”）。 “類別”下面任選一項（如“插入”選項），在右邊“命令”下面任選一項（如“超鏈接”選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對它進行命名（如“工資表”等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。“常用文檔”菜單中某個菜單項（如“工資表”等），右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿（如“”等）文件夾，并選中該工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來?！俺Ｓ梦臋n”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。三、讓不同類型數據用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置?！肮べY表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”?！疤砑印卑粹o，并仿照上面的操作設置好其它條件（大于等于1500，字體設置為“藍色”；小于1000，字體設置為“棕色”）。，按下“確定”按鈕。 看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。四、制作“專業(yè)符號”工具欄在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。 “工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名如“fuhao1”并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上（有多少個特殊符號就拖多少個按鈕）?！白远x按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏（如fuhao1等），確定退出。重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來?！白远x”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表，經常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。，用鼠標在不需要打印的行（或列）標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱（如“上報表”）后，單擊“確定”按鈕。（或列）顯示出來，并重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。六、讓數據按需排序如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序?！案袷健x項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等），單擊“添加”和“確定”按鈕退出。 “部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序。七、把數據徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。（區(qū)域），執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”（三個英文狀態(tài)下的分號）。1. 選中需要隱藏內容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”（三個英文狀態(tài)下的分號）?！氨Ｗo”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出?！肮ぞ摺Ｗo→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼后，“確定”返回。經過這樣的設置以后，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法（輸入法列表中的第1個中文輸入法）自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧?！肮ぞ摺詣痈泵?，打開“自動更正”對話框?！疤鎿Q”下面的方框中輸入“pcw”（也可以是其他字符，“pcw”用小寫），在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。，只要輸入“pcw”字符此時可以不考慮“pcw”的大小寫，然后確認一下就成了。十、在Excel中自定義函數Excel函數雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數：“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令（或按“Alt+F11”快捷鍵），打開Visual Basic編輯窗口。，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1?！按a窗口”中輸入以下代碼：Function V（a,b,h）V = h*（a+b）/2End Function，自定義函數完成。以后可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。提示：用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?“格式→工作表→背景”命