【正文】 修正「事務管理手冊」文書處理部分規(guī)定壹、總述一、本手冊所稱文書，係指處理公務或與公務有關(guān)，不論其形式或性質(zhì)如何之一切紀錄資料。凡機關(guān)與機關(guān)或機關(guān)與人民往來之公文書，機關(guān)內(nèi)部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關(guān)者，均包括在內(nèi)。二、文書製作應採由左至右之橫行格式。三、特種文書，如司法機關(guān)之裁判書、行政機關(guān)之訴願決定書、外交機關(guān)之對外文書、僑務機關(guān)與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關(guān)部隊有關(guān)作戰(zhàn)及情報所需之特定文書或其他適用特定業(yè)務性質(zhì)之文書，均得依據(jù)需要自行規(guī)定其文書之格式，並應遵守由左至右之橫行格式原則。四、本手冊所稱文書處理，係指文書自收文或交辦起至發(fā)文、歸檔止之全部流程。關(guān)於文書之簡化、流程管理、保密、公務登錄、文書用具及處理標準等事項，均依本手冊之規(guī)定為之。五、機關(guān)公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依「文書及檔案管理電腦化作業(yè)規(guī)範」辦理。六、機關(guān)公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依「行政院及所屬各機關(guān)資訊安全管理要點」及「行政院及所屬各機關(guān)資訊安全管理規(guī)範」辦理。各機關(guān)如有其他特殊需求，得依需要自行訂定相關(guān)規(guī)範。七、機關(guān)對人民、法人或其他非法人團體之文書以電子文件行之者，除依「機關(guān)公文傳真作業(yè)辦法」及「機關(guān)公文電子交換作業(yè)辦法」辦理外，得視需要，另訂處理原則。八、文書除稿本外，必要時得視其性質(zhì)及適用範圍，區(qū)分為正本、副本、抄本（件）或影印本或譯本。正本及副本，均用規(guī)定公文紙繕印，蓋用印信或章戳，以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，但應附加電子簽章。抄本及譯本，無須加蓋機關(guān)印信或章戳，其文面應分別標示「抄本(件)」或「譯本」。九、為加速文書處理，各機關(guān)依「行政機關(guān)分層負責實施要項」之規(guī)定及上級機關(guān)之指示，將本機關(guān)各單位職掌範圍內(nèi)之文書，分別情形，訂定分層負責明細表(格式如附件一)，經(jīng)核定後，由各層主管依授權(quán)核判。分層負責明細表未規(guī)定之事項，機關(guān)首長亦得授權(quán)單位主管處理。十、各機關(guān)實施分層負責，視其組織大小及業(yè)務繁簡，以劃分三層為原則，不得少於二層或超過四層。分層負責明細表之規(guī)定，並應根據(jù)實際情況檢討修正。十一、各層決定之案件，其對外行文所用名義，應分別規(guī)定。凡性質(zhì)以用本機關(guān)為宜者，雖可授權(quán)第二層或第三層決定，仍以機關(guān)名義行文。案件如根據(jù)法令對來文照例準駁，或根據(jù)前案照例催辦、催覆或其他適合以單位名義行文者，可由第二層或第三層逕行決定，並得以該單位名義行文。十二、依分層負責之規(guī)定處理文書，如遇臨時特別案件，必須為緊急之處理時，次一層主管得依其職掌，先行處理，再補陳核判。十三、第二層、第三層直接處理之案件，必要時得敘明「來(受)文機關(guān)」、「案由」及「處理情形」、「發(fā)文日期字號」等，定期列表陳報首長核閱。下級機關(guān)被授權(quán)處理之案件，亦得比照此項方式辦理。貳、公文製作十四、公文程式之類別說明如下：(一)公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六種：１、令：公布法律、發(fā)布法規(guī)命令及人事命令時使用。２、呈：對總統(tǒng)有所呈請或報告時使用。３、咨：總統(tǒng)與國民大會、立法院公文往復時使用。４、函：各機關(guān)處理公務有下列情形之一時使用：(１)上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)有所指示、交辦、批復時。(２)下級機關(guān)對上級機關(guān)有所請求或報告時。(３)同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)間行文時。(４)民眾與機關(guān)間之申請及答復時。５、公告：各機關(guān)就主管業(yè)務，向公眾或特定之對象宣布週知時使用。其方式得張貼於機關(guān)之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關(guān)處理者，得另行檢送。６、其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如：(１)書函：甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯(lián)繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質(zhì)不如函之正式性。(２)開會通知單：召集會議時使用（格式如附件二）。(３)公務電話紀錄：凡公務上聯(lián)繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經(jīng)通話後，發(fā)話人如認有必要，可將通話紀錄作成兩份並經(jīng)發(fā)話人簽章，以一份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考（格式如附件三）。(４)手令或手諭：機關(guān)長官對所屬有所指示或交辦時使用。(５)簽：承辦人員就職掌事項，或具幕僚性質(zhì)之機關(guān)首長對上級機關(guān)有所陳述、請示、請求、建議時使用。(６)報告：公務用報告如調(diào)查報告、研究報告、評估報告等；或機關(guān)所屬人員就個人事務有所陳請時使用。(７)箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用（箋函作法舉例見附錄五）。(８)聘書：聘用人員時使用。(９)證明書：對人、事、物之證明時使用。(１０)證書或執(zhí)照：對個人或團體依法令規(guī)定取得特定資格時使用。(１１)契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關(guān)係時使用。(１２)提案：對會議提出報告或討論事項時使用。(１３)紀錄：記錄會議經(jīng)過、決議或結(jié)論時使用。(１４)節(jié)略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。(１５)說帖：詳述機關(guān)掌理業(yè)務辦理情形，請相關(guān)機關(guān)或部門予以支持時使用。(１６)定型化表單。(二)上述各類公文屬發(fā)文通報週知性質(zhì)者，以登載機關(guān)電子公布欄為原則；另公務上不須正式行文之會商、聯(lián)繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發(fā)送電子郵遞方式處理。十五、公文結(jié)構(gòu)及作法說明如下：(一)公布法律、發(fā)布法規(guī)命令及人事命令：１、公布法律、發(fā)布法規(guī)命令：(１)令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如：甲、訂定「○○○施行細則」。乙、修正「○○○辦法」第○條條文。丙、廢止「○○○辦法」。(２)多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入同一令文處理；法規(guī)命令之發(fā)布，亦同。(３)公、發(fā)布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之，並得於機關(guān)電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各機關(guān)。２、人事命令：(１)人事命令：任免、遷調(diào)、獎懲。(２)人事命令格式由人事主管機關(guān)訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。(二)函：１、行政機關(guān)之一般公文以「函」為主，製作要領(lǐng)如下：(１)文字敘述應儘量使用明白曉暢，詞意清晰之文字，以達到公文程式條例第八條所規(guī)定「簡、淺、明、確」之要求。(２)文句應正確使用標點符號。(３)文內(nèi)避免層層套敘來文，祇摘述要點。(４)應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。(５)應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。(６)函的結(jié)構(gòu)，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割為二段、三段；「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。２、分段要領(lǐng)：(１)「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。(２)「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內(nèi)容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內(nèi)容改用「經(jīng)過」、「原因」等名稱。(３)「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內(nèi)簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內(nèi)容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。(４)各段規(guī)格：甲、每段均標明段名，段名之上不冠數(shù)字，段名之下加冒號「：」。乙、「主旨」一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。丙、「說明」「辦法」如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。丁、「說明」、「辦法」中，其分項條列內(nèi)容過於繁雜、或含有表格型態(tài)時，應編列為附件。３、行政規(guī)則以函檢發(fā)，多種規(guī)則同時檢發(fā)，可併入同一函內(nèi)處理；其方式以公文分行或登載政府公報或機關(guān)電子公布欄。但應發(fā)布之行政規(guī)則，依本點(一)１、所定法規(guī)命令之發(fā)布程序辦理。(三)公告：１、公告一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作，絕對避免使用艱深費解之詞彙。２、公告文字必須加註標點符號。３、公告內(nèi)容應簡明扼要，非必要者如各機關(guān)來文日期、文號及會商研議過程等，不必在公告內(nèi)層層套用敘述。４、公告之結(jié)構(gòu)分為「主旨」、「依據(jù)」、「公告事項」(或說明)三段，段名之上不冠數(shù)字，分段數(shù)應加以活用，可用「主旨」一段完成者，不必勉強湊成兩段、三段。５、公告分段要領(lǐng)：(１)「主旨」應扼要敘述，公告之目的和要求，其文字緊接段名冒號之下書寫。(２)「依據(jù)」應將公告事件之原由敘明，引據(jù)有關(guān)法規(guī)及條文名稱或機關(guān)來函，非必要不敘來文日期、字號。有兩項以上「依據(jù)」者，每項應冠數(shù)字，並分項條列，另行低格書寫。(３)「公告事項」（或說明）應將公告內(nèi)容分項條列，冠以數(shù)字，另行低格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告內(nèi)容僅就「主旨」補充說明事實經(jīng)過或理由者，改用「說明」為段名。公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內(nèi)不必重複敘述。６、公告登載時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關(guān)首長職稱、姓名。７、一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用三段式。８、公告除登載於機關(guān)電子公布欄者外，張貼於機關(guān)公布欄時，必須蓋用機關(guān)印信，於公告兩字右側(cè)空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。(四)其他公文：１、書函之結(jié)構(gòu)及文字用語比照「函」之規(guī)定。２、定型化表單之格式由各機關(guān)自行訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。(五)製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規(guī)定： １、分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，(一)、(二)、(三)……，１、２、３、……，(１)、(２)、(３)(格式如附件四)。２、內(nèi)文：(１)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。(２)阿拉伯數(shù)字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。十六、公文用語規(guī)定如下：(一)期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「?！?、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉(zhuǎn)行照辦」等。(二)準駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定?！?三)直接稱謂用語：　　１、有隸屬關(guān)係之機關(guān)：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」?！　。?、對無隸屬關(guān)係之機關(guān)：上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」?！　。?、對機關(guān)首長間：上級對下級稱「貴」；自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。　?。?、機關(guān)（或首長）對屬員稱「臺端」。　?。?、機關(guān)對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「臺端」；對團體稱「貴」，自稱「本」?！　。?、行文數(shù)機關(guān)或單位時，如於文內(nèi)同時提及，可通稱為「貴機關(guān)」或「貴單位」?！?四)間接稱謂用語：　?。?、對機關(guān)、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」?！　。?、對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。十七、簽、稿之撰擬說明如下：(一)簽稿之一般原則： １、性質(zhì)：(１)簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據(jù)，分為下列兩種：甲、機關(guān)內(nèi)部單位簽辦案件：依分層授權(quán)規(guī)定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。乙、下級機關(guān)首長對直屬上級機關(guān)首長之「簽」，文末得用敬陳○○長官字樣。(２)「稿」為公文之草本，依各機關(guān)規(guī)定程序核判後發(fā)出。２、擬辦方式：(１)先簽後稿：甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。乙、有關(guān)政策性或重大興革案件。丙、牽涉較廣，會商未獲結(jié)論案件。丁、擬提決策會議討論案件。戊、重要人事案件。己、其他性質(zhì)重要必須先行簽請核定案件。(２)簽稿併陳：甲、文稿內(nèi)容須另為說明或?qū)σ酝幚砬樾雾氉眉游鍪鲋讣Ｒ?、依法準駁，但案情特殊須加說明之案件。丙、須限時辦發(fā)不及先行請示之案件。(３)以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉(zhuǎn)之案件。３、作業(yè)要求：(１)正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內(nèi)容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。(２)清晰：文義清楚、肯定。(３)簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。(４)迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結(jié)論，應在一定時間內(nèi)完成。(５)整潔：簽稿均應保持整潔，字體力求端正。(６)一致：機關(guān)內(nèi)部各單位撰擬簽稿，文字用語、結(jié)構(gòu)格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。(７)完整：對於每一案件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關(guān)單位協(xié)調(diào)聯(lián)繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行；並備齊各種必需之文件，構(gòu)成完整之幕僚作業(yè)，以供上級採擇。(二)簽之撰擬：１、款式：(１)先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。(２)簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。(３)一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。２、撰擬要領(lǐng)：(１)「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。(２)「說明」：對案情之來源、經(jīng)過與有關(guān)法規(guī)或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。(３)「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。(４)「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複「說明」。３、本手冊所訂「簽」之作法舉例，下級機關(guān)首長對直屬上級機關(guān)首長行文時應一致採用，至各機關(guān)內(nèi)部單位簽辦案件得參照自行規(guī)定。(三)稿之撰擬：１、草擬公文按文別應採之結(jié)構(gòu)撰擬。２、撰擬參考要領(lǐng)：(１)按行文事項之性質(zhì)選用公文名稱，如「令」、「函」、「書函」、「公告」等。(２)一案須辦數(shù)文時，請參考下列原則辦理：甲、設(shè)有幕僚長之機關(guān)，分由機關(guān)首長及幕僚長署名之發(fā)文，分稿擬辦。乙、一文之受文者有數(shù)機關(guān)時，內(nèi)容大同小異者，同稿併敘，將不同文字列出，並註明某處文字針對某機關(guān)；內(nèi)容小同大異者，用同一稿面分擬，如以電子方式處理者，可用數(shù)稿。(３)「函」之正文，除按規(guī)定結(jié)構(gòu)撰擬外，並請注意下列事項：甲、訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」內(nèi)敘明。乙、承轉(zhuǎn)公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內(nèi)書：「照錄原文，敘至