【正文】 辦公文秘秘書工作職責范圍第一章 秘書工作概述學習目標：理解秘書的涵義，了解秘書部門是秘書工作的組織形式，擔負著秘書人員的組織，協(xié)調和管理工作，是領導機關的綜合性輔助部門。本章要求掌握秘書工作的性質、特點、作用以及原則，并結合實踐理解秘書機構組織形式和基本職能。情景案例：2004年5月，為了了解企業(yè)秘書對秘書職業(yè)的認識和秘書工作的感受，《人力資源》雜志社記者在沈陽和上海等地采訪了多家企業(yè)的秘書人員。下面是記者的采訪側記。 人物之一：付小秋，男，29歲，滿族，畢業(yè)于沈陽大學冶金機械專業(yè)，英語四級，現(xiàn)就職于遼寧宏遠商業(yè)(沈陽)有限公司，擔任秘書科科長。 大學畢業(yè)后，付小秋曾經(jīng)在質量技術監(jiān)督局工作過五年，后來應聘到宏遠商業(yè)(沈陽)有限公司，擔任管理干部，半年后被董事長看中，就開始了職業(yè)秘書生涯，目前在這個崗位工作了三年。 總結這幾年做秘書的體會，小付覺得自己學到了很多東西，而且覺得做秘書是學無止境的。剛開始做秘書的時候很辛苦，因為大學所學的專業(yè)和秘書基本上不沾邊，所以一時有點理不出頭緒來，經(jīng)過三年的鍛煉，自己在各個方面都有了很大的提高，現(xiàn)在基本上已經(jīng)能夠得心應手了，平時除了管理一些文書和安排董事長日常工作外，經(jīng)常要單獨處理一些公司的對外事務。他說，做秘書服務意識一定要強，所謂想老板之所想、急老板之所急，把事情想周到、做周到。做秘書男性更有優(yōu)勢，因為老板大部分都是男性，那么陪老板出差和應酬，男性更方便一些。尤其是現(xiàn)在社會上有些人對年輕、靚麗的女秘書有一些偏見，所以很多老板為了避嫌和工作方便更愿意選擇男秘書。他認為，做秘書形象是很重要的，年齡并非很重要，因為秘書對外是代表公司形象的，不一定很漂亮，但是要求氣質比較好，整潔、干練。人物之二：任曉晶，女，25歲，漢族，畢業(yè)于東北財經(jīng)大學金融專業(yè)，英語四級，現(xiàn)就職于遼寧宏遠商業(yè)(沈陽)有限公司，擔任辦公室負責人。她大學畢業(yè)后直接應聘到宏遠商業(yè)(沈陽)有限公司，擔任文秘，平時的主要工作是負責整理文件和檔案管理，雖然這個工作很平凡，但是要非常認真，不能出一點差錯。由于表現(xiàn)出色，現(xiàn)已被提升為董事長辦公室負責人。她很喜歡這個職業(yè)，覺得自己的性格也非常適合這個職業(yè)。做一名合格的秘書應該有很深的文化底蘊，要不斷學習，更新思想，拓寬視點，要具備處理應急事件的能力。她認為，做秘書女性更有優(yōu)勢，因為女性感性思維比較強，做起事來更細心一些。做秘書年齡不是很重要，但是形象是很重要的，因為秘書是代表公司形象的。人物之三：丁霞，女，23歲，漢族，畢業(yè)于首都經(jīng)貿(mào)大學公共管理專業(yè)，英語四級，現(xiàn)就職于上海某臺資生物工程公司，任董事長秘書。 在讀大學三年級時，她就開始在父親的房地產(chǎn)公司幫忙，當父親的助手。大學畢業(yè)后，只身闖蕩上海，應聘到這家臺資企業(yè)，目前已在這家公司工作了一年半。由于在父親公司積累的工作經(jīng)驗，她很快便適應了新工作和新環(huán)境。她認為秘書是一個綜合性比較強的職業(yè)，外表不一定很重要，只要落落大方、衣著得體，實力才最重要。對于一個成功的秘書也沒有年齡和性別的要求，做一名合格的秘書需要多方面的能力，如知識水平、社交能力、應變能力、承上啟下的能力等。她說，關于人們對女秘書的偏見，的確有個別現(xiàn)象，尤其在外資企業(yè)，有的女秘書和老板關系曖昧。關鍵是秘書自己要擺正位置，堅持原則。眼下做秘書很鍛煉人，也能學到很多東西，增長很多見識，可以豐富自己的人生經(jīng)歷。第一節(jié) 秘 書秘書與工人、農(nóng)民、教師、工程師、律師等一樣，已成為一種社會職業(yè)。所不同的是，秘書職業(yè)不是僅存在于某一個行業(yè)領域或某一類組織機構中，而是工農(nóng)兵學商等各行各業(yè)，政治、經(jīng)濟、文化、科教等各類組織機構中，大多都有秘書，都需要秘書工作。一、秘書的涵義《辭海》中，秘書有五種涵義：一是指職務名稱之一，是領導的助手。二指官名。中國自秦漢以來，歷代封建王朝曾設有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞、秘書郎等官職。掌握官員向皇帝奏事的奏章函牘、皇帝宣布命令的宣示以及宮禁的圖書等工作。三指使館中介于參贊和隨員之間的外交人員。分一等秘書、二等秘書和三等秘書。受使館館長之命進行工作，享有外交特權與豁免權。四指宮禁里的藏書。《漢書劉向傳》：“詔向領校中五經(jīng)秘書”。五指讖緯圖箓等書。讖緯，指漢代流行的宗教迷信?！白彙笔俏讕熁蚍绞恐谱鞯囊环N隱語或預言，作為吉兇的符驗或征兆?！熬暋睂?jīng)而言，是方士化的儒生編集起來附會儒家經(jīng)典的各種著作。“圖箓”即讖書。關于現(xiàn)秘書的涵義，仍在不斷地探討和爭論之中，比較有代表性的大致有以下幾種：1997年12月中華人民共和國勞動部 《秘書職業(yè)技能標準》中指出“秘書：專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施服務的人員”。 1997年12月常崇宜主編《秘書工作概要》“秘書是位居領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務、辦理文書、聯(lián)系各方，保證領導工作的正常運轉，直接為領導工作服務并為各方面服務的領導的事務與信息助手?！备滴麒聪壬岢觯骸懊貢菫轭I導工作服務的辦公室人員，是領導的參謀和助手”。秘書是領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員。他們以輔助決策、綜合協(xié)調，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領導者、主事者的參謀和助手。國際秘書聯(lián)合會對“秘書”下的定義是：“秘書應是主管人員的一位特殊助手，他們掌握了辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現(xiàn)出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確的判斷能力，并且在所給予的權力范圍內作出決定?！薄懊貢穷I導、專家、管理人員在履行其職務時的輔助人員?！保钣狼澹骸额I導秘書智囊》，《華中師范大學學報（哲學社會科學版）》1986年第2期）“所謂秘書，就是掌管文書并直接輔助領導者全面處理事務的工作人員”。（史玉嶠、陶菊懷主編：《現(xiàn)代秘書學》）這些看法，各有道理。形式邏輯定義的方法是把某一概念包含在它的屬概念中，并揭示它與同一個屬概念下的其他種概念之間的差別，即“種差”。定義的公式是：被定義概念=屬+種差。在給秘書下定義的時候，容易出現(xiàn)的以下幾個誤區(qū)：第一，外延過寬。如說秘書是“職務的名稱之一，是領導助手”。殊不知領導機關的各個部門的工作人員無不是領導助手。第二，內涵過窄。如說秘書應以從事文字性、文牘性類工作的人員為主（“秀才”、“筆桿子”）。第三，對秘書的要求與估價過高或過低。前者如將秘書稱為“輔佐”、“智囊”、“高參”；后者如將秘書說成專事“三辦”（辦事、辦文、辦會）的人員。這里，我們采用的定義：秘書是為政府機關、企事業(yè)單位、團體或個人提供輔助管理、綜合服務的人員。原因在于：把“人員”確定為秘書的屬概念，比“國家工作人員”、“公務服務人員”、“助手”更符合秘書個人的身份。把種差確定為“輔助管理、綜合服務”，是從秘書的服務對象和職能兩方面揭示它的本質屬性，并把它和其他人員區(qū)別開來。二、秘書的分類橫向分類，就是秘書的類別。從服務對象和經(jīng)濟來源分，分為公務秘書和私人秘書兩類。從所屬部門分，可分為黨務、行政、軍事、司法、經(jīng)濟和文化秘書等，其中可細分為若干小類。如在經(jīng)濟部門可分為工業(yè)、農(nóng)業(yè)、商業(yè)秘書等；在文化部門，可分為教育、衛(wèi)生、體育、宣傳、文藝、科研秘書等。從具體工作分，可分為文字秘書、機要秘書、通訊秘書、信訪秘書、事務秘書、外交秘書、生活秘書、教學秘書、法律秘書等?？v向上分類，即秘書的層次。指兩方面內容：一方面，秘書人員所在的機關、單位，其級別有高有低，可分為中央、省市和基層三個層次（也有人分為中央、省市、縣、基層四個層次），因而相應地有三個層次的秘書。另一方面，在同一機關、單位，秘書人員的職位也有高低之分，以一個省市級政府機關為例，高級秘書指秘書長、辦公廳（室）主任，他們參政議政，深入到?jīng)Q策的全過程，是領導的重要助手，有的人本身就是領導成員。中級秘書一般指文字秘書。他們負責起草文稿、辦理公文、調查研究、整理信息等工作，其工作成效，對領導決策起重要作用。初級秘書指從事一般日常工作的秘書，如接待、聯(lián)絡、會務、印校、收發(fā)及財務等。須明確，高級、中級、初級之分只是相對的。國外秘書人員，根據(jù)各人承擔責任的大小和資歷等方面條件的不同，也分不同的層次，如英國，把屬于政府文官系統(tǒng)的秘書，分為行政級、執(zhí)行級、文書級、助理文書級四個層次；日本企業(yè)界的秘書，則分為見習秘書、初級秘書、中級秘書、高級秘書四個層次。第二節(jié) 秘書工作一、秘書工作的內容秘書工作千頭萬緒，包羅萬象。就其具體的工作內容來看，在各級各層、各行各業(yè)因層次不同專業(yè)不同而表現(xiàn)出很大的差異。但就其基本的工作性質來看，不外乎都擔負著協(xié)助領導加工信息，綜合情況，研究決策，協(xié)調關系，辦理文書檔案，處理來信來訪，管理機關事務這樣一些任務。這些任務有一個共同的特點，可以概括為“輔助管理，綜合服務”。美國把秘書工作用“文書、事務、一般管理”三個詞來概括，有一定代表性。結合我國的實際情況，我國政府機關和企事業(yè)單位的秘書工作大致有以下15項內容：文書撰寫、文書制作、文書處理、檔案管理、會議組織、調查研究、信息資料工作、信訪工作、接待工作、協(xié)調工作、督查工作、日程安排、日常事務、辦公室管理、其他臨時交辦事項。這15項工作是就秘書整體而言，當然不是說每一個秘書人員都要做這此。一般來說，機關、單位層次高、規(guī)模大，秘書人員多，分工也就細一些。每位秘書擔任的工作項目少一些，但單項技術要求要高一些，反之，基層單位秘書工作項目多，任務也就更重。二、秘書工作的性質關于秘書工作的性質，秘書學專家有不同的概括，其中比較有代表性的有如下幾種：王千弓把秘書工作的性質概括為“五個對立統(tǒng)一”：被動性與主動性的統(tǒng)一；事務性與思想性的統(tǒng)一；機要性與群眾性的統(tǒng)一；經(jīng)常性與突擊性的統(tǒng)一；綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一。上海、武漢秘書學者概括為“兩性”，即輔助性：指秘書從屬、接近領導，而不擔任領導工作。 秘書只是輔助領導工作，而沒有決策權。主要從3個方面發(fā)揮作用：一是為領導決策提供文件、資料、情報、建議、意見；二是為領導的組織和指揮起傳達、檢查、督促作用；三是處理日常事務并提供文字和物資方面的條件。綜合性：指秘書一般不承擔機關或企事業(yè)單位內某一部門的工作，而要全面了解、聯(lián)系和溝通各個部門的工作。主要是了解與掌握情況，傳遞信息，輔助領導。常崇宜先生把秘書工作性質概括為4點：智力與非智力性；（領導的助手、“耳目”和參謀）同領導的高度一致性；（最佳狀態(tài)——與領導達到“默契”的程度）工作內容的廣泛性；（“不管部”）秘書應是“雜家”基礎上的專才。（素質要求上的“雜”“專”結合）李欣歸納為4點：從屬性；政治性（含政策性）； 事務性；被動性。傅西璐先生關于秘書本質特性的觀點：“綜合輔助性”。一是貼近領導核心，輔助領導工作；二是不在領導職位，參謀領導之政；三是沒有領導權力，隱含領導權力；四是貫徹領導意圖，反映群眾利益。學術界對秘書工作性質的看法還可歸納為“七性”：一是工作位置的政治性（公務秘書工作的政治性更加明顯）。二是工作地位的從屬性（與生俱來不可改變）。三是工作作用的輔助性（宗旨是三服務，其核心是為本級領導服務）。四是工作內容的綜合性（凡領導工作涉及的領域秘書工作均可涉及）。五是工作效果的潛隱性。六是工作方式的被動性。七是工作范圍的賦予性。上述見解，仁者見仁，智者見智，互有交叉，提法不一。但經(jīng)過實踐的檢驗，其基本精神至今仍是正確的。筆者認為，輔助性和服務性就是秘書工作區(qū)別于其它部門工作的特殊之點，是秘書工作最基本的性質。要揭示秘書工作的基本性質，就要深入研究秘書工作的輔助性和服務性。輔助性。這是秘書工作最根本的屬性，這是由秘書部門對領導部門的從屬關系所決定的。① 所有秘書工作都要圍繞領導工作展開。領導工作涉及到哪里，它的工作范圍就要擴大或延伸那里。② 能參加領導班子的各種會議并共同研究問題，能提出各種解決問題的方案，但只有發(fā)言權而無表決權，更無決定權。③ 秘書人員在處理任何問題時，一般只能根據(jù)領導的意圖和指示的精神辦理，不能超越職權范圍自作主張，自行其事。服務性。秘書工作其實就是一項服務性的工作，出發(fā)點應是為領導工作創(chuàng)造方便條件和良好環(huán)境，以促進工作效率和質量的提高。不僅要為所在單位的領導服務，為所在單位的其他部門服務，也要為所在單位的下級和群眾服務。這與秘書工作的輔助性密切相關，因此，秘書工作要重視服務，要使上下左右都滿意。 三、秘書工作的特點秘書工作的特點是由秘書工作的基本性質決定的，與秘書工作的性質具有同一性。政治性。我國的秘書工作是為人民政權服務的，與黨和國家的根本利益密切相關，它要協(xié)助領導制定和貫徹各項方針政策，它要經(jīng)常接觸黨和國家的機密。因此，秘書工作具有強烈的政治色彩。被動性。新時期秘書工作的輔助地位決定了它的被動性。主要表現(xiàn)在：總的來說秘書工作要根據(jù)領導工作的需要來安排；另一方面，現(xiàn)代秘書機構作為樞紐性機構，來往的公文、信件、電話都要經(jīng)過這里，單位的大小事務，凡是無法分解到具體業(yè)務部門的工作，都要由它來承擔。但這些事情變動性大，許多無法預先估計，只能隨機應變。秘書工作的被動性，并不意味著秘書工作是消極的、無所作為的，關鍵是秘書人員要充分發(fā)揮主動精神，努力在被動中爭取主動。綜合性。秘書工作機構就是一個綜合性服務部門。新時期，秘書工作的綜合性隨著現(xiàn)代化管理進程的加快而愈顯得突出。全面性。秘書工作的內容涉及本機關的全部工作，秘書工作的活動范圍十分廣泛。凡是領導從事的工作秘書都要了解；凡領導參加的活動秘書都可參加；凡外來的人員都要首先找秘書機構取得聯(lián)系，因此為領導工作服務的秘書工作就必然帶有綜合性和全面性的特點。 事務性。從秘書工作的內容上不難看出，秘書工作內容繁雜，包含很多事務性工作。 靈活性。秘書工作是一項既處理事務又與人打交道的工作，因此要求秘書具有靈活應變的能力。秘書工作經(jīng)常會遇到突發(fā)情況，這就要求秘書能隨機應變，正確而又妥善地待人接物，順利完成任務。四、秘書工作的作用領導助手作用。秘書工作之所以重要，是因為它直接為領導服務，直接關系和影響著領導的工作，起著領導助手的作用。領導參謀的作用。給領導當參謀是領導對秘書高度信任的表現(xiàn)，也是對