excel技巧及花名冊(cè)(已修改)
2025-07-07 06:42 本頁面
【正文】 設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的Excel基礎(chǔ)表格，是高效數(shù)據(jù)分析的第一步，因?yàn)閿?shù)據(jù)分析的源頭就是基礎(chǔ)表格數(shù)據(jù)。 設(shè)計(jì)基礎(chǔ)表格的總體原則是： 結(jié)構(gòu)的科學(xué)性 數(shù)據(jù)的易讀性 匯總的便宜性 分析的靈活性 外觀的美觀性 結(jié)構(gòu)的科學(xué)性，就是要按照工作的性質(zhì)，管理的內(nèi)容，數(shù)據(jù)的種類，分別設(shè)計(jì)基礎(chǔ)管理表格，分別保存不同數(shù)據(jù)?；A(chǔ)表格要越簡(jiǎn)單越好，那些把所有數(shù)據(jù)都裝在一個(gè)工作表中的做法是絕對(duì)不可取的。比如，要做入庫(kù)出庫(kù)管理，你會(huì)如何設(shè)計(jì)這樣的基礎(chǔ)表格呢？要用幾個(gè)表格來反映入庫(kù)出庫(kù)數(shù)據(jù)？每個(gè)表格要怎么保存數(shù)據(jù)？ 數(shù)據(jù)的易讀性包含兩個(gè)方面：利用函數(shù)讀數(shù)（取數(shù)）方便，叫函數(shù)讀數(shù)；眼睛查看數(shù)據(jù)容易，叫人工讀數(shù)。一個(gè)雜而亂的表格，是很難實(shí)現(xiàn)這兩種高效讀數(shù)的。數(shù)據(jù)易讀性差的主要原因有：表格結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)不合理；數(shù)據(jù)保存不合理；殘缺不全的表格數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。 匯總的便宜性是指不論多大的數(shù)量，匯總要簡(jiǎn)單方便容易。你可以問自己：我設(shè)計(jì)的工作表內(nèi)據(jù)匯總方便嗎？大量表格數(shù)據(jù)之間的匯總方便嗎？如果不方便，或者做起來非常吃力，Excel很好用的工具也用不上，那唯一的原因就是基礎(chǔ)表格設(shè)計(jì)有問題，不要發(fā)牢騷說Excel太難了，總是學(xué)不會(huì)，尤其是函數(shù)太難掌握了！ 分析的靈活性，是指不論做何種分析，要講究數(shù)據(jù)分析的靈活多變。因?yàn)槲覀儗?duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的目的，是要針對(duì)企業(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘，從不同方面找問題、找原因、找對(duì)策，這就要求基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須能夠精準(zhǔn)反映企業(yè)的管理流程，制作的分析報(bào)告也必須具有靈活性，能夠在幾分鐘內(nèi)通過轉(zhuǎn)換分析角度而得到另外一份分析報(bào)告。 外觀的美觀性。不論是基礎(chǔ)表還是報(bào)告，都盡量要求把表格進(jìn)行美化?；A(chǔ)表的美化以容易管理數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，而報(bào)告的美化以分析結(jié)果清楚為標(biāo)準(zhǔn)。特別強(qiáng)調(diào)的是，不論是基礎(chǔ)表還是報(bào)告，很多人喜歡把數(shù)據(jù)區(qū)域加上邊框，并保持工作表默認(rèn)的網(wǎng)格線。其實(shí)，我們可以取消網(wǎng)格線，而把數(shù)據(jù)區(qū)域設(shè)置為非常簡(jiǎn)練的線條表格，并把單元格字體、顏色、邊框等進(jìn)行合理的設(shè)置。下面我們以人力資源管理中一個(gè)簡(jiǎn)單的員工信息表為例，來說明標(biāo)準(zhǔn)化
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