【正文】 商場辦公室主任職位規(guī)定一、崗位概述崗位名稱: 商場辦公室/店長辦主任直屬部門: 商場辦公室/店長辦直屬上級: 商場總經理/店長或商場行政副總經理適用范圍: 集團各商場辦公室/店長辦二、崗位職責負責安排、調配商場辦公室/店長辦日常行政事務性工作，保證日常管理工作的順利進行。負責草擬商場總經理/店長或商場行政副總經理要求的有關文件、制度、會議通知等文字材料，報商場總經理/店長或商場行政副總經理批閱后執(zhí)行。負責組織商場有關會議，落實會議紀要的撰寫、上報工作。負責商場總結計劃等重要文書、資料的撰寫、上報工作，負責商場及各部門重要文書、資料等的收集、建檔工作。負責商場及各部門各類報表、總結計劃等的收集、匯總、上報工作。協(xié)助商場人力資源部或負責對商場管理人員的考核、培訓工作。協(xié)助商場人力資源部或負責對商場各部門的業(yè)績考核和評估工作。協(xié)助商場人力資源部或負責對商場各部門及商場總經理/店長的考勤工作。負責公司或外來人員的接待，代安排食宿、代購票等。負責商場車輛、食堂、員工宿舍等的后勤保障工作。上級領導調派車輛，統(tǒng)一與辦公室/店長辦主任聯(lián)系。1負責辦公用品的發(fā)放、員工工服的制作等工作。1負責商場黨工團活動的組織和安排。1負責辦公室/店長辦的安全管理，每日下班后關閉電源。1負責培養(yǎng)人才。1了解每位下屬的5個優(yōu)點、3個缺點，記錄在檔。1完成上級領導交辦的其它任務。三、主要工作組織、主持或參加集團、中心、商場召開的各類會議，并根據集團、中心、商場領導的要求，撰寫、上報各類會議紀要。撰寫、上報個人、部門及商場每周、每月、每年度的工作總結、計劃。商場所在地地方政府、職能部門、有關社會機構以及對口條線單位等的外聯(lián)公關。商場規(guī)章制度制訂、文件起草等重要文書、檔案工作。強化商場基礎管理，組織開展、實施ABC考核、5S管理考核。加強對車輛、播音室、食堂、員工宿舍等的管理。辦公室/店長辦日常行政、人事管理，人員及崗位職責調整，績效考核末位淘汰。商場各部門工作協(xié)調，制度、工作執(zhí)行力的監(jiān)督、考核、獎懲。商場及辦公室/店長辦員工培訓計劃的制訂與實施。商場黨工團活動的組織、安排。1商場企業(yè)文化建設工作。四、輔助工作各部門重要文書、活動開展等的配合、協(xié)助。協(xié)助業(yè)務部門制訂并開展營業(yè)員培訓，協(xié)助組織星級營業(yè)員、優(yōu)秀廠商等的評比表彰，組織開展樓層綜合考核評比。集團、中心、同城兩店/多店安全專項檢查、綜合檢查等的協(xié)助、落實安排。 商場黨工團組織機構的建設。管理人員下基層實踐活動的組織、開展。商場員工文化娛樂活動的策劃、組織、開展。協(xié)調辦公室/店長辦與其他部門之間的關系，以利于更好地開展工作。熟知商場經營種類、進駐廠商品牌等情況。顧客服務：解答顧客的咨詢，滿足或協(xié)助其他部門提供給顧客各類服務需求。完成上級領導交辦的其他臨時性工作。五、工作細則每日工作：時 間基本工作內容8：50前完成考勤打卡，換工服、帶領帶、佩戴工號牌，檢查個人儀表是否符合紅星的儀容儀表規(guī)范、要求。8：509：10參加商場員工晨會、升旗、做操。9：109：20回到辦公室，開窗通風，做衛(wèi)生，達到5S管理標準。9：209：30查看前一日工作日志，計劃當日工作，分配工作時間。9:3011:30完成前一日未完成工作及緊急性工作。11：3013：00午餐、午休13：0014：00商場辦公區(qū)及各樓層服務臺5S管理以及員工儀容儀表、日常行為規(guī)范、工作狀態(tài)等的巡查。14：0017：40日常工作安排。17：4018：00總結當日工作，做好工作日志。18：00整理辦公用品，打掃辦公室衛(wèi)生，關閉所有電源。打卡，下班。（說明：①以上時間以冬令時間為準，執(zhí)行夏令時間時，按相應工作時間順延；②集團各商場每日營業(yè)時間有所不同，各商場可據實調整。）每周工作：⑴參加商場每周業(yè)務分析會、辦公例會，撰寫或安排業(yè)務文員撰寫、校審并上報會議紀要。⑵組織、主持辦公室/店長辦一周工作例會。⑶撰寫、上報《員工工作周報》、辦公室/店長辦一周《部門工作周報》，審閱辦公室/店長辦員工《員工工作周報》。⑷值日官工作，巡場。每月工作：⑴組織、參加、主持員工大會。⑵參加同城兩店/多店業(yè)務互動會議。⑶辦公室/店長辦月工作總結、計劃和商場月工作總結、計劃的撰寫、上報。⑷值日官工作管理。⑸商場5S管理檢查、考核。⑹辦公室員工ABC考核。⑺辦公室/店長辦員工的每月加減分考核。⑻樓層綜合考核評比。⑼中心月度安全專項檢查及綜合檢查的安排、落實。⑽組織、參加、主持每月讀書成果分享會。每季度工作：⑴參加中心部門主管以上管理人員會議。⑵政府部門等的日常聯(lián)絡、公關。⑶組織配合或參加集團安全監(jiān)督部的安全專項檢查。⑷商場星級/優(yōu)秀營業(yè)員、優(yōu)秀廠商的評比。⑸辦公室/店長辦員工季度培訓。⑹協(xié)助商場人力資源部、業(yè)務部門開展商場員工、營業(yè)員的培訓。每年工作：⑴組織、參加集團辦公條線會議。⑵組織、參加集團總結表彰大會。⑶組織、參加集團責任總結、目標責任匯報大會。⑷組織、參加、主持商場年度總結表彰大會。⑸個人、辦公室/店長辦、商場年度工作總結、新一年目標責任書的撰寫、上報。⑹商場員工、辦公室/店長辦員工、營業(yè)員年度培訓計劃的制訂或協(xié)助制訂。⑺辦公室/店長辦員工年度績效考核、末位淘汰。⑻商場全年文化娛樂活動的規(guī)劃、組織開展。⑼員工健康體檢等的組織、實施。商場辦公室主任崗位工作流程一、行政管理會議工作：⑴業(yè)務分析會：每周五13:30（日期、時間以北京紅星美凱龍東四環(huán)店為例，各商場可據實調整）工作程序日期時間工 作 步 驟周五10:00前安排業(yè)務文員通知各業(yè)務部門經理/主管及其他相關人員參會。周五13:00前安排行政文員提前做好會場準備。周五13:30①準時參會。遇事向商場總經理/店長請假；②與會人員簽到，建檔；③安排業(yè)務文員做好會議記錄。、上報周五下午至周六12:00前①安排業(yè)務文員撰寫《業(yè)務分析會會議紀要》；②《業(yè)務分析會會議紀要》初稿校審，交業(yè)務文員修改；③業(yè)務文員將《業(yè)務分析會會議紀要》初稿報商場總經理/店長審閱、修改、定稿；④業(yè)務文員將《業(yè)務分析會會議紀要》上報中心總經理、分管副總裁審閱。、下發(fā)周六13:00后①業(yè)務文員建檔《業(yè)務分析會會議紀要》；②業(yè)務文員下發(fā)《業(yè)務分析會會議紀要》，各部門經理/主管簽收。周五會議結束后①作為辦公室/店長辦負責人執(zhí)行會議有關決議；②監(jiān)督、考核各部門經理/主管執(zhí)行會議決議。⑵辦公例會：每周六13:30（日期、時間以北京紅星美凱龍東四環(huán)店為例，各商場可據實調整）工作程序日期時間工 作 步 驟周六10:00前安排業(yè)務文員通知各部門經理/主管及其他相關人員參會。周六13:00前安排行政文員提前做好會場準備。周六13:30①準時參會，匯報辦公室上周工作總結、本周計劃；②遇事向商場總經理/店長請假。如有重要內容需匯報或協(xié)調，提前安排業(yè)務文員或指定部門員工參會匯報；③與會人員簽到，建檔；④安排業(yè)務文員做好會議記錄。、上報周六下午至周日12:00前①安排業(yè)務文員撰寫《辦公例會會議紀要》；②《辦公例會會議紀要》初稿校審，交業(yè)務文員修改；③業(yè)務文員將《辦公例會會議紀要》初稿報商場總經理/店長審閱、修改、定稿；④業(yè)務文員將《辦公例會會議紀要》上報中心總經理、分管副總裁審閱。、下發(fā)周日13:00后①業(yè)務文員建檔《辦公例會會議紀要》；②業(yè)務文員下發(fā)《辦公例會會議紀要》給各部門經理/主管，各部門經理/主管簽收。周六會議結束后①作為辦公室/店長辦負責人執(zhí)行會議有關決議；②監(jiān)督、考核各部門經理/主管執(zhí)行會議決議。⑶商場員工大會：每月第二周星期一，18:30后（日期、時間以北京紅星美凱龍東四環(huán)店為例，各商場可據實調整）工作程序日期時間工 作 步 驟 提前3日①聯(lián)系、確認分管副總裁、中心總經理參會與否；②協(xié)調商場企劃部設計、制作會場背板、橫幅等終端；③通知物業(yè)、安保部門經理會議舉辦具體日期和時間，請其安排人員提前做好會場布置的準備（若無會議室），或安排行政文員做好會議現(xiàn)場布置準備（有合適的會議室）。提前2日①擬定大會議程，報商場總經理/店長審閱、確認；②安排業(yè)務文員下發(fā)員工大會通知，各部門經理/主管簽收；③業(yè)務文員在商場辦公區(qū)公示欄公告員工大會議程/通知；④業(yè)務文員建檔每月員工大會議程/通知。提前1日①安排行政文員通知各部門經理/主管組織本部門全體員工參會；②有關會議資料、物品等的準備到位；③安排行政文員提前落實次日參會人員的晚餐；④安排駕駛班班長或行政文員提前落實好車輛于次日大會結束后送員工下班回家。大會當天①提請、監(jiān)督行政文員、企劃部經理或物業(yè)、安保部經理安排人員及時準備好會場；②會議資料、物品、員工晚餐等的準備到位；③通過駕駛班班長或行政文員安排車輛于會后送員工下班回家。大會當天①組織辦公室/店長辦員工參會；②安排業(yè)務文員做好會議記錄；③參加、主持員工大會；④安排行政文員或安保、物業(yè)部經理組織員工會后清場，恢復秩序。、上報會后2日內①業(yè)務文員撰寫《員工大會會議紀要》；②校審《員工大會會議紀要》并交業(yè)務文員修改；③業(yè)務文員將修改后的《員工大會會議紀要》，報商場總經理/店長審閱、修改、定稿；④業(yè)務文員將《員工大會會議紀要》上報中心總經理、分管副總裁審閱。、下發(fā) 會后2日內①業(yè)務文員建檔《員工大會會議紀要》；②業(yè)務文員下發(fā)《員工大會會議紀要》，各部門經理/主管簽收。會議次日起①作為辦公室/店長辦負責人執(zhí)行員工大會有關決議；②監(jiān)督、考核各部門經理/主管執(zhí)行大會決議。⑷商場年度總結表彰大會：每年春節(jié)后一周內，正月十五元宵節(jié)前（各商場根據各自實際情況確定會議日期和時間）。工作程序日期時間工 作 步 驟春節(jié)前請示商場總經理/店長，確定大會日期。春節(jié)前①擬定召開商場總結表彰大會的通知；②大會通知報商場總經理/店長審閱、通過；③業(yè)務文員下發(fā)大會通知，各部門經理/主管簽收；④業(yè)務文員在商場辦公區(qū)公示欄公告大會通知；⑤業(yè)務文員建檔大會通知文件。春節(jié)前①確定會務組和責任人，明確職責，分工協(xié)作；②召開第一次會務組責任人會議，落實各項工作。春節(jié)前①安排行政文員聯(lián)系、落實好會場或酒店；②安排行政文員通知各部門經理/主管屆時組織員工參會，要求上報參會人員數(shù)量、名單及表演節(jié)目；③聯(lián)系、確認分管副總裁、中心總經理參會與否。春節(jié)上班后第2天①草擬大會議程；②大會議程報商場總經理/店長審閱、確認；③安排業(yè)務文員下發(fā)大會議程，各部門經理/主管簽收；④業(yè)務文員在商場辦公區(qū)公示欄公告大會議程。春節(jié)上班后第2天①安排行政文員再次落實會場或聯(lián)系酒店，確認無變化；②再次聯(lián)系、確認分管副總裁、中心總經理參會與否；③召開會務組會議，布置、推進大會各項工作；④如邀請廠商、營業(yè)員及商場所在地行政職能部門領導參會，安排各相關部門負責人分發(fā)邀請；⑤如需調派車輛，安排行政文員提前聯(lián)系、確定。提前1天①最后一次召開會務組會議，匯總大會各項工作完成情況，協(xié)調解決困難事項；②安排行政文員通知各部門經理/主管落實本部門員工參會，安排好大會當天商場重點崗位值班人員；③安排行政文員再次聯(lián)系酒店，確認次日會務所需場地、音響設施、宴席等的準備到位；④安排行政文員再次聯(lián)系調派的車輛；⑤邀請有關領導、人員出席；⑥安排行政文員落實所有獎狀、獎品以及其他物品的準備到位。大會當天①安排行政文員組織相關部門/人員提前到酒店作好現(xiàn)場布置；②有關物品提前送到酒店；③安排駕駛班班長或行政文員落實好車輛于大會結束后送員工下班回家。大會當天①組織辦公室/店長辦全體員工參會；②安排業(yè)務文員做好會議記錄；③參加、主持員工大會。、上報會后2日內①落實業(yè)務文員撰寫《總結表彰大會會議紀要》；②校審《會議紀要》并交業(yè)務文員修改；③業(yè)務文員將修改后的《總結表彰大會會議紀要》報商場總經理/店長審閱、修改、定稿；④業(yè)務文員將《員工大會會議紀要》上報中心總經理及中心分管副總裁審閱。、下發(fā) 會后2日內①業(yè)務文員建檔《總結表彰大會會議紀要》；②業(yè)務文員下發(fā)《會議紀要》，各部門經理/主管簽收。會議次日起①作為辦公室/店長辦負責人執(zhí)行員工大會有關決議。②監(jiān)督、考核各部門經理/主管執(zhí)行大會決議。⑸辦公室一周工作例會：每周日16:30（各商場辦公室/店長辦根據各自實際情況確定會議日期和時間）。工作程序日期時間工 作 步 驟周日10:00前安排業(yè)務文員通知辦公室/店長辦員工下午開會。周六16:00前安排行政文員提前做好會場準備。周日16:30①組織、主持會議：上周辦公室/店長辦工作小結，提出工作中存在的問題及解決方案；本周工作部署；商場本周工作重點；辦公室/店長辦團隊建設及協(xié)作等事宜。②安排業(yè)務文員做好會議記錄。周日下午安排業(yè)務文員作會議記錄、建檔，無須撰寫會議紀要。⑹