【正文】 Microsoft Axapta版本: 財(cái)務(wù)培訓(xùn)教材目錄先決條件 2概述 4引言 4了解采購(gòu)日記帳過(guò)程 5了解采購(gòu)日記帳的數(shù)據(jù)流 6執(zhí)行采購(gòu)日記帳功能 6設(shè)置采購(gòu)日記帳參數(shù) 7設(shè)置采購(gòu)日記帳模塊參數(shù) 7設(shè)置采購(gòu)日記帳 9設(shè)置支付條款 9設(shè)置供應(yīng)商過(guò)賬概要 9設(shè)置供應(yīng)商支付方式 12設(shè)置支付安排 14設(shè)置結(jié)算折扣 17建立發(fā)貨條款 20建立交貨方式 21創(chuàng)立語(yǔ)言文本 21創(chuàng)建供應(yīng)商賬戶 22創(chuàng)建供應(yīng)商 22創(chuàng)立供應(yīng)商組 27創(chuàng)立發(fā)票登記 28創(chuàng)建發(fā)票日記賬 30創(chuàng)建發(fā)票核準(zhǔn)日記賬 32確認(rèn)支付發(fā)票 34記錄支付 37登記供應(yīng)商發(fā)票 43輸入稅款資料 45使用交易 46采購(gòu)日記帳報(bào)表 51先決條件以下列出了在開(kāi)始使用采購(gòu)日記帳前必須在本模塊和其它模塊設(shè)置的數(shù)據(jù)。開(kāi)始使用采購(gòu)日記帳前，必須在其它模塊種建立以下內(nèi)容：l 總分類賬 增值稅 貨幣l 總述模塊下的公司資信息以下是采購(gòu)日記帳必須建立的資料：l 組l 過(guò)賬概要l 支付條款l 參數(shù)l 供應(yīng)商以下采購(gòu)日記帳中可選擇信息：l 支付方式l 支付計(jì)劃l 結(jié)算折扣l 發(fā)貨條款l 發(fā)貨方式l 銀行賬目l 語(yǔ)言文本l 商業(yè)統(tǒng)計(jì)概述本部分包括以下內(nèi)容：l 了解采購(gòu)日記賬過(guò)程l 追蹤折扣l 了解采購(gòu)日記賬的數(shù)據(jù)流l 完成采購(gòu)日記賬的各項(xiàng)功能引言采購(gòu)日記帳是總分類賬下的分類賬，上面列出公司需要向供應(yīng)商支付的各款項(xiàng)。采購(gòu)日記帳模塊會(huì)儲(chǔ)存供應(yīng)商的數(shù)據(jù)，例如：l 合同l 信貸限額l 支付條款和計(jì)劃l 發(fā)貨方式l 發(fā)貨條款l 語(yǔ)言文本l 折扣l 預(yù)算Axapta可以追蹤公司需要支付供應(yīng)商的金額，以及根據(jù)各供應(yīng)商協(xié)議的付款日期。系統(tǒng)將記錄已支付的金額，這樣可以對(duì)預(yù)算進(jìn)行查核。Axapta采購(gòu)日記帳的最重要目的之一就是要整理供應(yīng)商賬戶的各項(xiàng)具體內(nèi)容，因?yàn)橐话惴诸愘~注重的是其它類型的賬戶細(xì)則。當(dāng)一般分類賬根據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)表提供資料時(shí)，采購(gòu)日記帳模塊將直接把財(cái)務(wù)重點(diǎn)提供給公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)。這些財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)可以包括商品采購(gòu)，原材料采購(gòu)，裝備或者服務(wù)。本系統(tǒng)可以把有關(guān)資料從采購(gòu)日記帳模塊轉(zhuǎn)入一般分類賬。了解采購(gòu)日記帳過(guò)程采購(gòu)日記帳包括以下步驟：l 設(shè)置特定資料到購(gòu)買(mǎi)分類總帳（因?yàn)槟隳軌蛟诠?yīng)商表中選擇相關(guān)的表）l 創(chuàng)建供應(yīng)商賬目l 使用交易l 記錄付款作為過(guò)程的一部分，Axapta記錄基于供應(yīng)商交易資料的各采購(gòu)。采購(gòu)日記帳將自動(dòng)接收來(lái)自采購(gòu)單模塊的日記賬和交易內(nèi)容。創(chuàng)建交易時(shí)，以前輸入到供應(yīng)商賬戶的全部資料都失效，但是可以不理。Axapta將比對(duì)采購(gòu)，財(cái)務(wù)費(fèi)用和其它影響公司可付情況的交易的付款和信用情況。有多種交易將影響公司的應(yīng)付情況。這包括進(jìn)行的采購(gòu)，以及任何遇到的利息或財(cái)務(wù)費(fèi)用。Axapta將把來(lái)自供應(yīng)商的各項(xiàng)付款和信用跟實(shí)際輸入的采購(gòu)金額進(jìn)行比對(duì)。在使用庫(kù)存管理時(shí)可以在采購(gòu)定單模塊記錄發(fā)票。可以在發(fā)票注冊(cè)日記賬或者總分類賬日記賬上的其它采購(gòu)中記錄發(fā)票，例如有關(guān)辦公文具的發(fā)票，清潔衛(wèi)生發(fā)票和家具發(fā)票等。所有已確認(rèn)的發(fā)票會(huì)用手動(dòng)交易收集，或在銀行管理模塊中自動(dòng)檢查打印。追蹤折扣Axapta追蹤全部折扣。同供應(yīng)商就價(jià)格和折扣達(dá)成協(xié)議，可以確保采購(gòu)單上的價(jià)格和折扣計(jì)算準(zhǔn)確?？梢杂涗浫魏渭皶r(shí)付款中的價(jià)格和折扣或者結(jié)算折扣，這一付款即為收入的來(lái)源。如果能在10天以內(nèi)支付發(fā)票，而不是通常的30天或30天以上，很多供應(yīng)商都有1%至3%的折扣?？墒褂孟铝杏?jì)算方法來(lái)估計(jì)貿(mào)易折扣：折扣率 /（支付日期折扣日期）X 360 = 折扣收入例如，如果在10以內(nèi)支付，可得到2%的結(jié)算折扣，而不是供應(yīng)商建立發(fā)票的30天。那幺折扣額為2% / (4510) X 360 = %%，那幺在折扣期內(nèi)付款將獲得更多收益。了解采購(gòu)日記帳的數(shù)據(jù)流采購(gòu)日記帳模塊把有關(guān)模塊聯(lián)系起來(lái)，從而提供高效的數(shù)據(jù)流。采購(gòu)日記帳資料與以下商業(yè)活動(dòng)各方面有關(guān)：l 采購(gòu)定單l 銀行管理l 總分類賬采購(gòu)日記帳中的主要表格是供應(yīng)商表格。它包括了公司供應(yīng)商的各資料，例如支付方式，發(fā)貨條款，支付計(jì)劃以及結(jié)算折扣。供應(yīng)商表格中的資料也使用于采購(gòu)定單模塊中。執(zhí)行采購(gòu)日記帳功能如果要簡(jiǎn)單記錄采購(gòu)日記帳，采購(gòu)日記帳模塊將提供以下工具來(lái)完成這些功能：l 開(kāi)發(fā)票和貸項(xiàng)通知單采購(gòu)定單模塊處理供應(yīng)商定單時(shí)，數(shù)據(jù)將送到采購(gòu)日記帳模塊。l 過(guò)賬采購(gòu)日記帳交易采購(gòu)日記帳過(guò)賬可以自動(dòng)跟其它Axapta模塊中的過(guò)賬內(nèi)容進(jìn)行比對(duì)。l 查核全部采購(gòu)日記帳余額采購(gòu)日記帳模塊存儲(chǔ)查核交易時(shí)必需的詳細(xì)的供應(yīng)商賬戶資料?？梢圆樵儼l(fā)票，付款和貸項(xiàng)通知單。l 應(yīng)付報(bào)表Axapta提供供應(yīng)商賬戶狀態(tài)報(bào)表。報(bào)表將識(shí)別供應(yīng)商是否違法，以及采購(gòu)超過(guò)余額。l 進(jìn)行支付在采購(gòu)日記帳中，可以通過(guò)支付款項(xiàng)或者接收貸項(xiàng)通知單提供貸項(xiàng)。l 分類賬對(duì)賬Axapta保證供應(yīng)商交易記錄同意采購(gòu)日記帳以及總分類賬余額。設(shè)置采購(gòu)日記帳參數(shù)你可以給采購(gòu)日記帳模塊建立基本參數(shù)，這些參數(shù)是供應(yīng)商記錄中的默認(rèn)值，和在下面地區(qū)應(yīng)付過(guò)賬：l 總述l 分類賬和增值稅款l 覆蓋l 結(jié)算系統(tǒng)將使用這些默認(rèn)供應(yīng)商參數(shù)來(lái)設(shè)置一次供應(yīng)商。設(shè)置采購(gòu)日記帳模塊參數(shù)1. 從采購(gòu)日記帳菜單中選擇設(shè)置和參數(shù)。設(shè)置采購(gòu)日記帳在創(chuàng)立供應(yīng)商之前，要先設(shè)置與采購(gòu)日記帳有關(guān)的具體資料?？梢栽趧?chuàng)立供應(yīng)商賬戶時(shí)從事先的表格中選擇。采購(gòu)日記帳的設(shè)置需要完成：設(shè)置付款條件設(shè)置供應(yīng)商登錄文檔設(shè)置表格說(shuō)明設(shè)置供應(yīng)商付款方式設(shè)置付款時(shí)間表設(shè)置結(jié)算折扣設(shè)置交貨條件設(shè)置交貨模式創(chuàng)建語(yǔ)言文本使用采購(gòu)日記帳設(shè)置供應(yīng)商登錄文檔設(shè)置支付條款A(yù)xapta使用付款條件，這樣可以給每一供應(yīng)商設(shè)置計(jì)算到期，到期日應(yīng)當(dāng)跟每一發(fā)票上的到期日吻合?？蔀橄到y(tǒng)中使用的不同付款條件設(shè)置文檔。供應(yīng)商的付款條件在采購(gòu)單中為默認(rèn)。供應(yīng)商和顧客的付款條件設(shè)置方法相同。關(guān)于付款條件設(shè)置，請(qǐng)參看使用銷售分類總帳。設(shè)置供應(yīng)商過(guò)賬概要設(shè)置可以給供應(yīng)商交易進(jìn)行自動(dòng)登錄的登錄文檔，沒(méi)有任何系統(tǒng)創(chuàng)立供應(yīng)商登錄文檔數(shù)量的限制。可把登錄文檔放在具體供應(yīng)商供應(yīng)商組別或者全部供應(yīng)商?？梢栽谳斎牍?yīng)商交易時(shí)更改登錄文文件?？赡苄枰獮榫唧w交易使用另一個(gè)總賬戶。甚至可能為開(kāi)放的已登錄交易更改登錄文文件。設(shè)置供應(yīng)商過(guò)賬概要1. 從采購(gòu)日記帳菜單中選擇設(shè)置，過(guò)賬概要。2. 按CTRL+N，或者從工具條上選擇新符號(hào)來(lái)創(chuàng)建新欄。3. 在過(guò)賬概要欄位，為登錄文文件輸入字母或數(shù)字標(biāo)記建議使用容易識(shí)別的文文件標(biāo)記。例如可用GEN來(lái)標(biāo)記一般過(guò)賬概要。4. 在說(shuō)明欄位，輸入過(guò)賬概要的簡(jiǎn)介5. 在表的限制標(biāo)識(shí)，選擇地，做以下：欄位動(dòng)作結(jié)算擇該復(fù)選框來(lái)自動(dòng)結(jié)算交易。管理交易仍然未結(jié)算時(shí)，選擇該復(fù)選框來(lái)直接編輯交易。取消選擇該復(fù)選框來(lái)取消交易。6. 在設(shè)置欄，選擇地，做以下： 欄位動(dòng)作帳戶代碼要指明該欄應(yīng)使用的組別。可供選擇的有：分組描述優(yōu)先級(jí)表單一供應(yīng)商第一組供應(yīng)商組第二全部所有供應(yīng)商第三 賬號(hào)/組編號(hào)如果一在分組欄位中選擇了表或組時(shí)，要選擇需要使用報(bào)表的供應(yīng)商或供應(yīng)商組別。匯總賬目要選擇總賬戶的分類賬號(hào)碼。使用總長(zhǎng)戶來(lái)登錄發(fā)票或信用證。結(jié)清賬目選擇流動(dòng)分類賬來(lái)付款。在登錄付款到支付日記賬時(shí)，使用結(jié)算賬目。到貨選擇登錄已到達(dá)的供應(yīng)商發(fā)票的賬戶，但發(fā)票尚未確認(rèn)。設(shè)置表格說(shuō)明可以在指定表格中設(shè)置任何語(yǔ)言的表格說(shuō)明。設(shè)置的表格說(shuō)明將以相同方式在整個(gè)系統(tǒng)使用。關(guān)于設(shè)置表格說(shuō)明，請(qǐng)參看銷售分類總帳。設(shè)置供應(yīng)商支付方式可以設(shè)置到達(dá)供應(yīng)商的付款方式表格，和供應(yīng)商付款方式表格。整