【正文】 1第一章 商務信函寫作信息交換在所有的交易中扮演著重要的作用。許多商業(yè)業(yè)務通過信息交換來實現(xiàn)。信息交換可以通過各種方式實現(xiàn)，可以是口頭也可以是書面的。與口頭交流相比，書面形式可以確保相關當事人更完整的理解并且可以作為每一筆交易的記錄。書面交流有很多種,比如信函，備忘錄，報告，電信，電傳等。商務信函是公司與貿(mào)易伙伴保持聯(lián)絡時采用的最主要的方式。高效的商務信函作者可以通過與其他公司建立良好的合作關系來提高公司的銷售，增加公司利潤。另外，熟練的商務信函寫作可以幫助作者獲得更多自信和更多商業(yè)上的成功。第 1 節(jié) 商務信函的布局 當寫一封商務信函時，你需要遵守一定的標準格式。通常來說，一封商務信函應該有以下七個主要部分組成：信頭，日期，封內(nèi)名稱和地址，稱呼，正文，結尾敬辭，簽名。但是根據(jù)信件的不同類型，還可能包含以下內(nèi)容比如，編號，經(jīng)辦人，主題，附件，抄送和附言。 (1) 信頭信頭通常放在信箋上部中央。信頭包括發(fā)信人公司名稱，地址，電話號碼，電報、電傳地址傳真號，網(wǎng)址，甚至電子郵件地址等信息。(2)日期日期放在信頭最后一行的下面幾行。注明日期時，需注意以下幾點：? 根據(jù)作者的風格，日期有許多不同的表示方法，比如：6th April 2022April 6th, 20226 April 2022April 6, 2022前面三種，在月、日和年之間可以用逗號隔開，也可不用。但是最后一種表示方法，必須用逗號把日和年隔開。? 不要把日期只用數(shù)字形式表示比如 7/6/2022，這可能會產(chǎn)生誤解。依美國方式，這表示七月六號，而英國方式則為六月七日。? 有的月份經(jīng)常簡寫,如一月, 二月， 八月，九月，十月，十一月，十二月，但是下列月份不能簡寫，如三月，五月，六月和七月。(3)信內(nèi)名稱和地址這一部分指收信人的姓名和地址，包括的信息應按以下順序排列：1) 收信人的姓名和頭銜2) 收信人的公司名稱3) 公司名稱和門牌號，街道名稱和號碼4) 區(qū)/鎮(zhèn)/市名5) 國家/州/省的名稱以及郵政編碼6) 國家名稱當寫信內(nèi)名稱和地址時，可以參考以下信息：?為了表示你的禮貌，可以在收信人的名字前面加諸如先生，女士，小姐等尊稱。?如果收信人的名字不知道，你可以稱呼他為銷售經(jīng)理，副總，總裁等官方頭銜。?Messrs.（法語里先生的復數(shù)形式的簡寫）通常放在含有個人名字的公司名稱的前面。2Messrs. Whiteamp。Sons Co., Ltd.Messrs. Smith Furniture Company?信內(nèi)名稱和地址的例子：a) PresidentBeijing Tengfei Bicycles Importamp。Export Corporation80 Fuxingmenwai Street Xicheng District, Beijing, 10003 b) Mr. Smith ClintonThe Oriental Textiles Trading Company5012 Morehouse DriveSan Diego, CA 92121USAc) Messrs. Hawker Wood Trading Co.，Ltd.20 High StreetPhoenix, Arizona 2022USA(4) 稱呼每封信通常以稱呼開始，根據(jù)發(fā)信人和收信人的關系以及信函的正式程度，稱呼是不同的。? 如果信是寫給個人的，在名字前面加禮貌用語。比如：親愛的史密斯先生，親愛的珍小姐，親愛的瓊斯女士。有時，一些特別的稱呼也可以用作問候語。 “親愛的”這個詞用在收信人的姓前面，比如親愛的帕克教授或者親愛的克林頓博士? 如果收信人的姓名和性別不知道或者這封信更正式一點的話，可以使用“Dear Sir”, “Dear Sirs”, “Dear Sir or Madam”, 或者“To Whom It May Concern”。但是美國人通常使用“Gentlemen”而不是“Dear Sirs”。? 美國人寫信時，通常在稱呼后面加冒號，而英式寫法則用逗號代替。Dear Miss Jane: (American style)Dear Miss Jane, (British style) (5) 正文這是一封信里最重要的一部分。在這一部分需要給收信人傳遞一些信息，開始寫之前，應該注意以下兩點：寫這封信的目的是什么？呈現(xiàn)這封信最好的方式是什么？寫信時，你應該把寫好商務信函的七條原則記住，這七條原則將在第二部分做詳細說明。你最終的目的就是使你的信更專業(yè)，清楚，正確并且容易理解。(6)結尾敬語這部分不過是以禮貌的方式結束信件，以下是商務信函中最常用的結尾敬語。 結尾敬語 適用情況 Yours faithfullyFaithfully yoursYours sincerelySincerely yoursYours truly Truly yoursBest wishesBest regards用于較正式的信函，英國人更常用。3 (7) 簽名簽名是指寫信人的簽名或者簽寫信人代表的公司名。簽名通常包括以下內(nèi)容：1) 寫信人代表的公司名稱2) 寫信人手簽3) 打印簽名4) 寫信人工作職位例如：Messrs. Hawker Wood Trading Co., Ltd.David SpearDavid SpearManager 2. 可選部分 以上提到的七部分是商務信函的必要部分。根據(jù)不同的目的，一封信也可能包括以下一個或幾個方面：(1)編號 編號可以使回復與先前的通信相聯(lián)系，并確保它們可以及時到達正確的人或部門。它可以避免處理信件時的誤解和麻煩。編號可以采用以下三種方式：? 當一個公司給另一公司寫信時，編號通常在信頭上注明“Our ref. ” or “Your ref.”? 編號可以作為回信首段的一部分，比如：“Thank you for your letter, reference AB01, of 4 May……”感謝您五月四號發(fā)來的編號為 AB01 的信件。?編號可以在主題中出現(xiàn)。如：Dear Sir,Your Ref: AB01 Thank you for your letter of 4 May.(2)注意項當給一個機構寫信但作者希望信被轉(zhuǎn)給某一個人或某一部門處理時，經(jīng)辦人是必要的。它通常放在封內(nèi)名稱和地址與稱呼之間，并標下劃線?？梢允褂谩癆ttention:”, “Attention of”, or “For the Attention of”這樣的表達方式。然而，如果你知道收信人的姓名，就把收信人的名字直接寫在封內(nèi)名稱和地址的首行，避免用注意項。比如：The SecretaryThe Universal Textiles Co., Ltd.Princeton DrivePhoenix, Arizona, AE3 5BEUSAFor the Attention of Mr. Smith ClintonDear Sir:用于比較非正式的信函，美國人更常用。4 (3)標題有兩種類型的標題：主標題和段落標題。?主標題這種標題放在稱呼語的下面并標下劃線。它可以幫助確保信函及時傳遞到正確的收信人或部門。如果來信含有標題，你最好在回信時使用它以便提醒發(fā)信人。如果你要開始一個通信，使用標題可以由同一主題引出許多信件。Re: Your Order ?段落標題標題放在每一段的段首來表明這一段要解決的問題。段落標題都用大寫字母，其后用句號（有些人更喜歡用冒號或者破折號）來將標題和內(nèi)容間隔開。段落標題可能有用，但是最好是一封信只涉及一個主題，因為涉及不同主題的信需要由不同部門或個人辦理。比如： 我們希望確認一下我們在過去兩個月內(nèi)相互通信達成的條款規(guī)定。 付款條款：通過以我方為受益人的、保兌的、不可撤銷的、采用即期匯票的信用證付款，信用證必須在裝運期前一個月到達我方。裝運條款：必須在六月底之前裝運，禁止轉(zhuǎn)運和分批裝運。包裝條款：貨物包裝在紙箱里，用柔軟材料襯著,每箱裝 10 小包。(4) 代理人簽署 “Per Pro.”是拉丁語 per procurationem 的縮寫，意為“代理” 。嚴格來說，只有合伙人有權簽他公司的名，但是為了方便，也可通過授權書將簽署權授予一位負責的職員，不過授權簽署也有來自習慣的。在任何一種情況下，代理人可用“per procurationem” 或者“per pro.”,有時直接縮寫為“.”的形式進行簽署。比如：Per Pro. China National Import amp。Export CorporationSignature(5) 經(jīng)辦人代號經(jīng)辦人代號由口述信件的人和秘書或打字員的首字母組成。首字母通常要大寫并放在簽名的下方靠左邊緣。這兩部分由冒號或斜杠分開。例如：DS/al DS:al(6)附件如果信件里含有附件，在左下方標注“Enclosure”或簡寫“Enc.” or “Encl.”如果不止一份附件，最好標注附件的數(shù)量，下面是幾個例子：EnclosureEncls. 2 pricelists and 1 catalogueEnc. Bill of Lading (5 copies) (7)抄送有兩種類型的副本標記，第一種是在收到信函副本的人的名字前面加“cc” or “cc:”標注。因為現(xiàn)在大多數(shù)副本都是影印的，許多人使用 CX (Xerox copy) or PC (photo copy)來標記。這種標記打印在原件和副本上。The second type of copy notation is specified on the copy only by the abbreviation “bcc” (blind carbon copy) and the recipient’s name. No one other than the recipient of the “bcc” and you will know he or her has received a copy of the letter. 第二種標記方法是只有在副本上出現(xiàn)簡寫的“bcc” 加上收信人姓名，這樣只有該收信人和你知道他或她已經(jīng)收到信的副本。抄送在信中可采用以下形式：cc The sales manager5CX Miss Jonesbcc Mr. Smith Clinton (8) 附言附言通常用于以下情況：1) 補充說明信件中被疏忽的內(nèi)容，應該盡量避免出現(xiàn)這種情況。2) 許多主管偶爾手寫添加一些附言使得信更有親切感。3) 在寫銷售信時，作者經(jīng)常把最后的有力的論據(jù)放在附言中加以強調(diào)。例如：附言……7 月 12 日在年度銷售會議上與貴方見面。附言……這種玩具很暢銷，在 2022 年顧客評價中知名度最高。當寫商務信函時，你需要將信中所包含的內(nèi)容按正確的順序一一列出。下面的例子說明了一份信的結構是如何安排的。請注意每一部分與其他部分的相對位置。根據(jù)寫信的目的，斜體部分可選擇使用。Hawker Wood Trading Co., Ltd.20 High Street, Phoenix, Arizona 2022, USATel: ...... Fax: ...... Email:......Ref. March 16, 2022Yantai Hope Import amp。 Export Corporation100 Hope Building Yantai Economy amp。 Technology Development Zone Yantai cityShandong Province, 264000CHINAFor the Attention of Mr. Smith ClintonDear Sirs, Your Order for Canned Mushroom Thank you for your letter of March 1 and we are glad to know that you are interested in our canned mushroom.......We are looking forward to your reply.Yours sincerely,Per Pro. Messrs. Hawker Wood Trading Co., Ltd.David SpearDavid SpearManagerDS/alEncl. CC: The sales manager….to see you at the Annual Sales Meeting on July 12.信頭編號日期信內(nèi)名稱和地址注意項稱呼標題正文結尾敬語代理人簽名63. 邊距邊距對于給讀者留下好的視覺印象非常重要，邊距應該產(chǎn)生好的畫面效果，左右邊距通常為 30 毫米，簡要的信函的邊距可以寬至 34 毫米。除了銷售信以外，商務信函通常只寫一頁，但是有時信息太復雜也可包含兩頁或多頁。當你需要寫