【正文】 ，進(jìn)一步整合資源、優(yōu)化配臵，集團(tuán)進(jìn)行了組織架構(gòu)的調(diào)整：成立地產(chǎn)總部及北京城市公司。天津、貴陽(yáng)、重慶城市公司的組織架構(gòu)也逐步明晰。為適應(yīng)集團(tuán)新的發(fā)展要求，建立正規(guī)的工作秩序，提高行政辦公效率，更好地履行服務(wù)督辦職責(zé)，總裁辦特對(duì)本部門(mén)原有制度流程進(jìn)行了修訂、補(bǔ)充及完善，于2008年5月編訂《****集團(tuán)總裁辦工作制度流程匯編》。本制度流程匯編共分兩大部分，第一部分為“規(guī)則、制度及辦法”。其中“規(guī)則、制度”的適用范圍為全集團(tuán)，要求集團(tuán)總部各管理中心嚴(yán)格按要求執(zhí)行，各子公司根據(jù)“規(guī)則、制度”要求，結(jié)合自身組織架構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整后執(zhí)行。“辦法”的適用范圍為集團(tuán)總部，即要求集團(tuán)總部各管理中心嚴(yán)格執(zhí)行，各子公司結(jié)合實(shí)際情況，可參照“辦法”制定相關(guān)規(guī)章后執(zhí)行（其中《企業(yè)郵箱管理辦法》適用范圍為全集團(tuán)）。第二部分為“工作流程”，其適用范圍及使用方法根據(jù)其與第一部分的對(duì)應(yīng)關(guān)系執(zhí)行。本制度流程匯編自2008年6月1日起執(zhí)行，試行三個(gè)月，此前頒行的相關(guān)制度流程自本匯編頒布之日起廢止。在試行期間如對(duì)制度流程有疑義或建議請(qǐng)與總裁辦行政秘書(shū)部聯(lián)系。 ****集團(tuán)總裁辦2008年5月目 錄 第一篇 會(huì)議管理一、總裁辦公會(huì)議規(guī)則二、總裁辦公會(huì)議規(guī)則附則：各管理中心、物業(yè)公司工作計(jì)劃制度三、會(huì)議管理辦法四、會(huì)議室管理辦法第二篇 文秘檔案管理一、公文管理制度二、專(zhuān)職秘書(shū)管理工作辦法三、印章管理制度四、檔案管理制度第三篇 信息化管理一、信息管理制度二、網(wǎng)絡(luò)管理辦法三、企業(yè)郵箱管理辦法第四篇 法律事務(wù)管理一、法律事務(wù)管理制度二、工商登記事務(wù)管理辦法第五篇 資產(chǎn)物品管理一、固定資產(chǎn)管理辦法二、車(chē)輛管理辦法三、車(chē)輛配備與使用管理辦法四、辦公用品管理辦法五、計(jì)算機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備采購(gòu)管理辦法六、計(jì)算機(jī)配臵與使用管理辦法第六篇 后勤總務(wù)管理一、辦公區(qū)管理辦法二、消防安全管理辦法三、員工用餐管理辦法四、員工宿舍管理辦法五、總機(jī)話務(wù)工作管理辦法六、郵件寄發(fā)管理辦法 第六篇 綜合管理一、辦事規(guī)則二、保密工作管理制度三、制度管理辦法四、統(tǒng)計(jì)管理辦法五、出差工作管理辦法六、出差事務(wù)管理辦法七、接待工作管理辦法 第一篇 會(huì)議管理 ****集團(tuán)總裁辦公會(huì)議規(guī)則 第一條 總 則集團(tuán)總裁辦公會(huì)議是集團(tuán)日常經(jīng)營(yíng)管理決策的機(jī)構(gòu)，其主要負(fù)責(zé)討論、審議年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、日常經(jīng)營(yíng)管理決策、高管人事異動(dòng)、集團(tuán)基本管理制度和流程等事宜，以及集團(tuán)所屬各管理中心、各下屬子公司提交會(huì)議專(zhuān)題審議的事項(xiàng)。第二條 會(huì)議組織集團(tuán)總裁辦公會(huì)議由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)召集，集團(tuán)總裁辦主任主持會(huì)議?？偛棉k主任不在位時(shí)，由總裁臨時(shí)指定主持人?？偛棉k指定專(zhuān)職秘書(shū)負(fù)責(zé)總裁辦公會(huì)議的組織籌備，包括會(huì)議通知、議案準(zhǔn)備、會(huì)議紀(jì)錄及決議發(fā)文等，并負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要及文件等資料的存檔管理。第三條 參會(huì)人員集團(tuán)總裁辦公會(huì)議參加人員由總裁、副總裁、集團(tuán)各管理中心及物業(yè)公司高級(jí)管理人員組成，其它有關(guān)人員在獲得總裁、副總裁批準(zhǔn)后可列席會(huì)議。集團(tuán)宣布重大決策、人事異動(dòng)、基本制度和重要通知時(shí)，可擴(kuò)大到集團(tuán)部門(mén)主管以上人員參加。第四條 會(huì)議形式：集團(tuán)總裁辦公會(huì)議分為例會(huì)和臨時(shí)會(huì)議。例會(huì)為每周召開(kāi)一次，具體議題、地點(diǎn)和時(shí)間由總裁辦負(fù)責(zé)通知。 有下列情形之一的，可以召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議：（一）總裁認(rèn)為必要時(shí)；（二）其他副總裁提議時(shí)；（三）其他高管人員提議，總裁批準(zhǔn)時(shí)。第五條 會(huì)議議題：和總規(guī)字（2009）第001號(hào) ****集團(tuán)總裁辦公會(huì)議規(guī)則總裁辦公會(huì)議參加人員，均有權(quán)提出議案?？偛谩⒏笨偛锰岢龅淖h案，由總裁、副總裁指定相關(guān)部門(mén)擬定議案草案。各部門(mén)、子公司以及高管提出的議案，由議案提出人擬定議案草案?？偛棉k公會(huì)議審議的事項(xiàng)主要包括以下內(nèi)容：（一）集團(tuán)日常經(jīng)營(yíng)管理決策（各部門(mén)周、月工作計(jì)劃的審定）；（二）集團(tuán)組織架構(gòu)調(diào)整方案；（三）集團(tuán)年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及年度預(yù)算；（四）集團(tuán)高級(jí)管理人員人事異動(dòng)；（五）集團(tuán)基本管理制度和流程的審定；（六）集團(tuán)總裁提議審定的其他事項(xiàng)。第六條 議案提交議題草案起草后，應(yīng)將議題草案連同相關(guān)材料，送總裁辦初審，報(bào)總裁、副總裁審閱同意后，方可上會(huì)討論，總裁辦至少應(yīng)在開(kāi)會(huì)前兩天將相關(guān)議案或議題內(nèi)容發(fā)給各參會(huì)人員，并通知確認(rèn)。第七條 決議形成會(huì)議議案有三分之二以上參會(huì)人員意見(jiàn)一致時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)形成決議。個(gè)人對(duì)會(huì)議所形成的決議有不同意見(jiàn)，可以聲明保留，但在決議改變之前，必須堅(jiān)決執(zhí)行。對(duì)會(huì)議內(nèi)容不得以任何形式向外泄露。集團(tuán)總裁擁有最終裁定權(quán)。第八條 決議執(zhí)行在總裁辦公會(huì)議上形成的決議，總裁辦應(yīng)以會(huì)議紀(jì)要形式下發(fā)給各參會(huì)代表。對(duì)于集團(tuán)重大決議，提請(qǐng)總裁、副總裁簽署后，以集團(tuán)紅頭文件形式下發(fā)各單位貫徹執(zhí)行?？偛棉k負(fù)責(zé)會(huì)議決議事項(xiàng)的督辦工作。第九條 本規(guī)則由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實(shí)施。 附件：集團(tuán)總裁辦公會(huì)參會(huì)人員名單（略） 2 和總規(guī)字（2009）第001號(hào) ****集團(tuán)總裁辦公會(huì)議規(guī)則 ****集團(tuán)總裁辦公會(huì)議規(guī)則附則：****集團(tuán)各管理中心、物業(yè)公司工作計(jì)劃制度第一條 為加強(qiáng)集團(tuán)總部自身建設(shè)，建立正規(guī)有序的工作制度，提高總裁辦公會(huì)效率，特制定本制度。第二條 集團(tuán)各管理中心、物業(yè)公司的工作周報(bào)/月報(bào)為總裁辦公會(huì)的固定議題。第三條 集團(tuán)各管理中心、物業(yè)公司于每月第一周總裁辦公會(huì)上匯報(bào)本單位上月工作完成情況及本月工作計(jì)劃（《月度及每周工作計(jì)劃、完成情況》模版見(jiàn)附件）。第四條 總裁辦將各單位月度工作計(jì)劃整理匯總為《****集團(tuán)各管理中心及物業(yè)公司月度計(jì)劃一覽表》，經(jīng)與各單位負(fù)責(zé)人核對(duì)簽字確認(rèn)無(wú)誤后，上報(bào)集團(tuán)總裁、副總裁。第五條 集團(tuán)各管理中心、物業(yè)公司于每月第二、三、四周總裁辦公會(huì)上匯報(bào)本單位上周工作完成情況及本周工作計(jì)劃。第六條 總裁辦將各單位每周計(jì)劃中的增項(xiàng)內(nèi)容補(bǔ)充到《****集團(tuán)各管理中心及物業(yè)公司月度計(jì)劃一覽表》中，保證月度工作計(jì)劃的完整性，對(duì)于有時(shí)間節(jié)點(diǎn)的工作及時(shí)跟蹤提醒。第七條 總裁辦于月末根據(jù)各單位當(dāng)月歷次辦公會(huì)上匯報(bào)的工作完成情況填寫(xiě)《****集團(tuán)各管理中心及物業(yè)公司月度計(jì)劃完成情況表》，經(jīng)與各單位負(fù)責(zé)人核對(duì)簽字確認(rèn)無(wú)誤后，存檔備查。第八條 本制度由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實(shí)施。 3 和總規(guī)字（2009）第001號(hào) ****集團(tuán)總裁辦公會(huì)議規(guī)則附件：《月度及每周工作計(jì)劃、完成情況》模版（略） 會(huì)議管理辦法 第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)集團(tuán)各類(lèi)會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，加強(qiáng)集團(tuán)內(nèi)部的溝通與協(xié)調(diào)，促進(jìn)集團(tuán)各項(xiàng)工作的整體推進(jìn)，特制定本辦法。第二條 本辦法適用于以集團(tuán)或各中心、各公司名義召開(kāi)的各種工作會(huì)議。第三條 為避免會(huì)議過(guò)多或重復(fù),集團(tuán)正常性的會(huì)議盡可能納入例會(huì),原則上按規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開(kāi)。第四條 各種會(huì)議應(yīng)當(dāng)本著“務(wù)實(shí)、高效、節(jié)儉”的原則，嚴(yán)格控制時(shí)間、規(guī)模、層次和人數(shù)，盡量開(kāi)短會(huì)，不召開(kāi)沒(méi)有準(zhǔn)備、沒(méi)有主題、不解決實(shí)際問(wèn)題的會(huì)議。 第二章 例會(huì)管理第五條 集團(tuán)半年、年度總結(jié)、表彰、規(guī)劃大會(huì)由總裁辦公會(huì)商定具體議題、時(shí)間、地點(diǎn)及其它事項(xiàng)，總裁辦負(fù)責(zé)組織實(shí)施。第六條 集團(tuán)總裁辦公會(huì)（一） 會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)每周一召開(kāi)集團(tuán)總裁辦公會(huì)議，具體時(shí)間和地點(diǎn)由總裁辦負(fù)責(zé)通知；（二） 參會(huì)人員詳見(jiàn)《總裁辦公會(huì)議規(guī)則》，會(huì)議由總裁辦主任主持。（三）會(huì)議內(nèi)容集團(tuán)日常經(jīng)營(yíng)管理決策（各部門(mén)周、月工作計(jì)劃的審定）； 4 和總規(guī)字（2009）第002號(hào) 會(huì)議管理辦法集團(tuán)組織架構(gòu)調(diào)整方案；集團(tuán)年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及年度預(yù)算；集團(tuán)高級(jí)管理人員人事異動(dòng)；集團(tuán)基本管理制度和流程的審定；集團(tuán)總裁提議審議的其他事項(xiàng)。第七條 集團(tuán)專(zhuān)業(yè)管理委員會(huì)例會(huì)集團(tuán)因工作需要成立的各種專(zhuān)業(yè)委員會(huì)例會(huì)，如投資決策委員會(huì)、預(yù)算管理委員會(huì)等，由委員會(huì)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織召開(kāi)，時(shí)間根據(jù)委員會(huì)需要確定，相關(guān)委員會(huì)成員參加，會(huì)議討論、研究相關(guān)的專(zhuān)項(xiàng)工作。第八條 系統(tǒng)專(zhuān)題例會(huì)（一） 系統(tǒng)按集團(tuán)相互關(guān)聯(lián)的管理中心或部門(mén)所劃分。專(zhuān)題例會(huì)可以是業(yè)務(wù)專(zhuān)題會(huì)議或管理專(zhuān)題會(huì)議，如運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等。（二） 各系統(tǒng)根據(jù)實(shí)際情況和運(yùn)作模式，制定本系統(tǒng)的例會(huì)管理辦法，內(nèi)容包括季度、年中和年度會(huì)議以及一些專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議。（三） 系統(tǒng)例會(huì)管理辦法中需明確例會(huì)的名稱、會(huì)議時(shí)間（地點(diǎn)）、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議的組織以及會(huì)議方式等。（四） 系統(tǒng)例會(huì)議定的問(wèn)題，如事關(guān)重大，應(yīng)根據(jù)集團(tuán)會(huì)議程序提交集團(tuán)總裁辦公會(huì)討論決定。第九條 各管理中心、子公司內(nèi)部例會(huì)（一） 會(huì)議時(shí)間每周召開(kāi)一次工作例會(huì)，每月召開(kāi)一次總結(jié)和計(jì)劃例會(huì)。并按集團(tuán)要求按季度、半年和年終召開(kāi)相應(yīng)的總結(jié)規(guī)劃例會(huì)。具體時(shí)間由各管理中心、子公司根據(jù)實(shí)際情況自行確定。（二） 參會(huì)人員各管理中心、子公司根據(jù)會(huì)議議題自行確定。（三） 會(huì)議內(nèi)容 傳達(dá)和貫徹落實(shí)集團(tuán)的重要會(huì)議、文件和制度精神。 各部門(mén)各時(shí)間段（如周、月、季、年）的工作總結(jié)和下個(gè)時(shí)段工作安排。 協(xié)調(diào)解決工作中存在的主要問(wèn)題。 5 和總規(guī)字（2009）第002號(hào) 會(huì)議管理辦法 討論相關(guān)專(zhuān)題各類(lèi)臨時(shí)會(huì)各管理中心、子公司討論、研究、協(xié)調(diào)工作中的專(zhuān)業(yè)問(wèn)題、技術(shù)方案或?qū)ｍ?xiàng)管理工作會(huì)議，會(huì)議由專(zhuān)項(xiàng)工作的牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)組織召開(kāi),集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)視情況需要參加。第十一條 臨時(shí)會(huì)議各部門(mén)或系統(tǒng)根據(jù)工作的進(jìn)展情況、存在的問(wèn)題等臨時(shí)決定召開(kāi)的各種協(xié)調(diào)、討論會(huì)，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員以及會(huì)議內(nèi)容等由牽頭部門(mén)根據(jù)需要確定并組織召開(kāi)。 第四章 會(huì)議管理程序及要求第十二條 會(huì)議的確定（一）需要兩位或兩位以上集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)參加的會(huì)議需提前三天向總裁辦申請(qǐng)，填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)表》。（二）對(duì)不定期的大型或重要會(huì)議，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提出會(huì)議企劃報(bào)告，該報(bào)告包括：（1）會(huì)議名稱；（2）會(huì)議主旨和目標(biāo)；（3）會(huì)議議題；（4）會(huì)議時(shí)間；（5）會(huì)議地點(diǎn)；（6）會(huì)議議程；（7）會(huì)議主持人；（8）出席人員（名單）；（9）會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)算；（10）接待工作說(shuō)明；（11）現(xiàn)有籌備情況及進(jìn)展；（12）（可能）存在的問(wèn)題、解決方案及要求；（13）籌備時(shí)間進(jìn)度表等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和主管副總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）會(huì)議采用電話或視頻會(huì)議的形式時(shí)，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提前一天向集團(tuán)總裁辦申請(qǐng)使用電話或視頻會(huì)議設(shè)備。第十三條 會(huì)議的組織會(huì)議組織部門(mén)可根據(jù)所組織召開(kāi)會(huì)議的級(jí)別、規(guī)模以及形式等決定開(kāi)展相應(yīng)的會(huì)議組織和會(huì)務(wù)工作。（一）會(huì)議準(zhǔn)備：明確會(huì)議議題：相關(guān)部門(mén)應(yīng)于會(huì)前向會(huì)議組織部門(mén)提交需研究解決的問(wèn) 6 和總規(guī)字（2009）第002號(hào) 會(huì)議管理辦法 題，報(bào)會(huì)議主持人審定；一次會(huì)議討論的問(wèn)題不宜太多，對(duì)中心議題一定要預(yù)先作充分的調(diào)查研究。確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、議程、會(huì)議大致時(shí)間等內(nèi)容，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議準(zhǔn)備工作。下發(fā)會(huì)議通知：會(huì)議通知至少提前一天下發(fā)，需提前發(fā)放的材料應(yīng)一并發(fā)放，對(duì)重要會(huì)議須通過(guò)電話等方式確認(rèn)將出席會(huì)議的重要或主要人員是否能如期出席，并做相應(yīng)安排。會(huì)議材料的準(zhǔn)備：包括會(huì)議文件的收集、撰寫(xiě)、打印、裝訂、