房產中介門店秘書職責手冊(已修改)
2025-06-11 22:01 本頁面
【正文】 秘書職責手冊目錄一、秘書工作職責二、秘書工作安排三、與總部各部門的配合工作第一章 秘書工作職責店務秘書為總部統(tǒng)一招聘、統(tǒng)一培訓、統(tǒng)一管理的行政類管理人員，隸屬于總部運營中心，總部賦予秘書以管理者與執(zhí)行者并存的職能；既要管理單店行政事務，也要配合及監(jiān)督、上報單店的業(yè)務工作，同時作為單店與總部溝通的橋梁，配合總部各個 部門做好相應工作。一、電腦管理與使用各網(wǎng)站廣告房源的每天上傳、更新；協(xié)助經紀人在其個人使用網(wǎng)站上注冊賬號；電腦基礎維護工作；■ 確保公司電腦正常運行■ 監(jiān)督經紀人使用網(wǎng)絡的情況，制止登錄不良網(wǎng)站、看小說及在店內打游戲，發(fā)現(xiàn)一次對當事人處以每次人民幣50元的處罰；對游戲軟件等不良軟件給予刪除，并對當事人處以每次人民幣50元的處罰；■ 每臺電腦設置屏幕保護程序，但不設置密碼，秘書電腦需設置密碼；■ 對店內電腦出現(xiàn)的軟件硬件等問題進行修復，如不能修復的，盡快聯(lián)系網(wǎng)管，確保店內電腦的正常運行；秘書重要工作文檔的整理及備份，對涉及需要保密的重要文件設置密碼；對于總部傳達的文件及通知，及時做好歸檔、張貼、通知等工作；店內房友管理■ 確保單店網(wǎng)絡通暢；■ 查閱公司網(wǎng)站及房友的通知（消息）并下載、傳達；二、公司文件管理文件須分門別類管理并及時檢查與更新（所有文本需使用公司logo范本）。第一類：電子檔文件：定期做好存檔備份工作第二類：工作中所需各類文件表格（不需要蓋公章或者合同章）：制成表格文件手冊，做好目錄便于經紀人自行取用，每周一檢查，對于缺少的表格，及時補全；第三類：蓋章類文件；關于制式文件的領用■ 公司的制式文件：出租∕出售委托書、房地產買賣合同居間協(xié)議、房地產租賃居間協(xié)議、租賃合同、獨家委托書、限時獨家委托、傭金確認單、看房單等由秘書統(tǒng)一在總部領取并妥善保管。對于以上文件必須嚴格管理，做好領用登記、回收、統(tǒng)計等工作，總部將每月經行檢查各項表單的使用明細表。對于秘書在保管過程中丟失的，由秘書承擔相應責任?！? 居間協(xié)議的領用：每次領用50份∕店。秘書領用新居間協(xié)議時需上交上次領用的居間協(xié)議，上交需附打印的領用登記單，未上交的居間協(xié)議原件，請經理在領用登記單上注明原因并簽字，需在一個月內上交原件。另，居間協(xié)議需三聯(lián)齊全方換領，如遇不齊全的，需提交情況說明。因客戶/業(yè)主遺失居住協(xié)議的，需提交客戶/業(yè)主的身份證復印件和有客戶/業(yè)主及銷售經理簽字確認的情況說明；因保管不當造成遺失的，同制式文件遺失處理。■ 收據(jù)的領用：秘書領用新收據(jù)本時需上交上次所領用的收據(jù)〔領用回收的收據(jù)必須是編號連號完整的，如收據(jù)開具的是意向金等非我司收益的款項，必須要收齊第三聯(lián)〕方可再次領用。如收據(jù)本有5份以上空白未用的一律不得領用新收據(jù)本。租貸合同的領用：每次領用10套/店。秘書領用新租貸合同時需上交齊上次所領用的租貸合同〔上次的租貸合同如已簽約的，則必須帶上租貸相關的客戶資料及所需的復印件〕方可再次領用?！?領換任何制式文件都必須提前一天通知相關人員，方可到總部領換。關于制式文件的管理■ 一般委托書、看房單：每個經紀人每次最多領取5份，領用時登記領用編號簽字確認，秘書及時回收?！? 居間協(xié)議、傭金確認書、獨家委托書、限時獨家委托書：每組經理每次領取2份，領用時登記領用編號簽字確認，領用文件，秘書及時回收。簽訂有效則上交復印件、作廢則上交原件；■ 租賃合同：由秘書統(tǒng)一領取、保管、使用登記造冊。領用文件，秘書及時回收，簽訂有效則上交房東及客戶身份證復印件、產證復印件，作廢則上交原件。關于制式文件的責罰如遇制式文件遺失，責任人承擔相應責罰。■ 看房單、出租∕出售委托協(xié)議，責任人承擔罰款50元∕份；■ 除看房單、出租∕出售委托協(xié)議以外的其他制式文件遺失，責任人承擔罰款500元∕份，如遇責任人無法明確，則秘書承擔罰款200元∕份，經理承擔300元∕份。三、鑰匙管理由秘書對店門鑰匙(含公配、私配鑰匙)統(tǒng)一建檔管理，負責對管理的鑰匙的數(shù)量、編號及使用等內容逐一進行確認，并制定《鑰匙領用簿》，做好鑰匙的借用登記入簿管理工作；秘書應定期對鑰匙柜內的標簽和鑰匙編號進行檢查，如發(fā)現(xiàn)標簽、編號脫落或模糊不清時，應及時跟新改進；借用人員辦理鑰匙退還手續(xù)時，秘書應在核對鑰匙標識、數(shù)量后，在對應的登記表中標注鑰匙退還時間，并將鑰匙整齊有序地放置回鑰匙柜內；本門店人員領用鑰匙，借用人員應
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