【正文】 工程檔案歸檔整理規(guī)范第一章 建設(shè)工程文件歸檔的基本職責(zé)一、將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。 在與工程文件與檔案的整理立卷、驗(yàn)收移交工作中，項(xiàng)目部應(yīng)履行下列職責(zé)： （一）在與工程招標(biāo)及勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求； （二）收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的文件，并進(jìn)行立卷歸檔； （三）負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作； （四）收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案； （五）在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；未取得工程檔案驗(yàn)收認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收； （六）對(duì)列入城建檔案館接收范圍的工程，工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交一套符合規(guī)定的工程檔案。 三、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向項(xiàng)目部移交。 四、建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)行總承包的，總包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交；各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總包單位。建設(shè)工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項(xiàng)目的工程文件，并應(yīng)及時(shí)向項(xiàng)目部移交。 五、工程檔案管理科應(yīng)對(duì)工程文件的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，須出具工程檔案認(rèn)可文件。第二章工程文件的歸檔范圍一、對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。二、工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合下列目錄要求：工程準(zhǔn)備階段文件見(jiàn)附錄建設(shè)工程竣工驗(yàn)收文件見(jiàn)附錄市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收文件見(jiàn)附錄建筑安裝工程施工文件共分為樁基、土建、給排水、電氣、幕墻、電梯、建設(shè)工程竣工圖見(jiàn)附錄市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工文件見(jiàn)附錄市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工圖見(jiàn)附錄監(jiān)理文件見(jiàn)附錄第三章歸檔文件的質(zhì)量要求一、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。二、工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。三、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。四、工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等。五、工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。六、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm210mm）。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。七、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。八、所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章?？⒐D章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、總監(jiān)?？⒐D章示例如下：竣工圖章尺寸為：50mm80mm。竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。九、利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過(guò)圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。十、不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/—89）統(tǒng)一折疊成A4幅面(297mm210mm),圖標(biāo)欄露在外面。第四章立卷的原則和方法一、立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。二、一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。三、立卷可采用如下方法：工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分；工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專(zhuān)業(yè)、形成單位等組卷；監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專(zhuān)業(yè)、階段等組卷；施工文件可按單位工程、分部工程、專(zhuān)業(yè)、階段組卷；竣工圖可按單位工程、專(zhuān)業(yè)等組卷；竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專(zhuān)業(yè)等組卷；立卷過(guò)程中宜遵循下列要求：（1）案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)30mm。（2）案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。第五章卷內(nèi)文件的排列一、文字材料按事項(xiàng)、專(zhuān)業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。二、圖紙按專(zhuān)業(yè)排列，同專(zhuān)業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列三、既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。第六章案卷的編目案卷的編目是指卷內(nèi)文件的頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面的編制規(guī)定和要求。一、編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定： （一）頁(yè)號(hào)編號(hào)卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始。編寫(xiě)頁(yè)號(hào)以獨(dú)立卷為單位。所謂獨(dú)立卷就是由案卷封面、卷內(nèi)目錄、文件（圖紙）材料部分，卷內(nèi)備考表組成的案卷。有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。編寫(xiě)頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始,編寫(xiě)頁(yè)號(hào)用黑墨印油打字機(jī)。（二）頁(yè)號(hào)編寫(xiě)的位置卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)的文件在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。文字材料頁(yè)號(hào)位置的編寫(xiě)規(guī)定為：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)的文件在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角，背面在左下角，小于A4幅面的文件，應(yīng)托裱成A4幅面后再按規(guī)定編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。圖紙。凡大于A4幅面的圖紙一律折疊成A4幅面，并要求折疊后圖標(biāo)露在外面，頁(yè)號(hào)就編寫(xiě)在圖標(biāo)的右下角。（三）成套圖紙和印刷成冊(cè)的工程文件頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)成套圖紙或印刷的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)碼。成套的圖紙和印刷成冊(cè)的文件必須分成兩卷或兩卷以上。此時(shí)應(yīng)根據(jù)從新分成的案卷，編寫(xiě)卷內(nèi)目錄，按編號(hào)規(guī)定編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。原目錄應(yīng)當(dāng)做卷內(nèi)文件材料對(duì)待，放在第一卷卷內(nèi)目錄后。 需重新編寫(xiě)卷內(nèi)目錄的案卷，應(yīng)重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。 增加圖紙的情況。成套圖紙補(bǔ)充了若干張圖紙后，仍組成一卷時(shí)，補(bǔ)充的圖紙補(bǔ)充在本套圖紙末頁(yè)之后，并在原目錄上增加補(bǔ)充圖紙的圖號(hào)、圖名。對(duì)成套圖紙新增加的圖紙須編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。 減少圖紙的情況。成套圖紙中減少了其中若干張圖紙?jiān)谠夸浿袘?yīng)去掉已作廢的圖紙，頁(yè)次將隨之改變。由于頁(yè)次的改變修改了卷內(nèi)目錄，應(yīng)重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。 （四）案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。 二、編制卷內(nèi)目錄應(yīng)符合下列規(guī)定： 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前。工程檔案卷內(nèi)目錄除文件題名外，還包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、日期、頁(yè)次、備注等內(nèi)容。（工程前期準(zhǔn)備文件卷內(nèi)目錄見(jiàn)附錄建筑安裝施工文件卷內(nèi)目錄見(jiàn)附錄市政工程施工文件卷內(nèi)目錄見(jiàn)附錄監(jiān)理文件卷內(nèi)目錄見(jiàn)附錄圖紙卷內(nèi)目錄見(jiàn)附錄）。（一）序號(hào)序號(hào)是以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。（二）責(zé)任者責(zé)任者填寫(xiě)文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。 所謂責(zé)任者是直接形成的文件材料的單位或個(gè)人。 工程準(zhǔn)備階段文件除專(zhuān)家建議、領(lǐng)導(dǎo)講話外均為單位形成，施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件基本上也為單位形成，責(zé)任者為形成單位。 竣工圖責(zé)任者為竣工圖的編制單位。有二個(gè)以上責(zé)任者時(shí)，選二個(gè)主要責(zé)任者，其余用等代替。（三）文件編號(hào) 文件編號(hào)應(yīng)填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。 文件填寫(xiě)工程文件的文號(hào)應(yīng)為發(fā)文號(hào)。 圖紙應(yīng)填寫(xiě)圖號(hào)。因?yàn)槊繌垐D紙為一份文件，每張圖紙只有一個(gè)圖號(hào)。（四）文件題名 文件題名填寫(xiě)文件標(biāo)題的全稱。 文件材料一定要有題名。 圖紙題名，即本張圖紙的圖名。 全稱，按規(guī)定文件題名一定要寫(xiě)全稱，不能隨意改寫(xiě)成簡(jiǎn)稱或其他名稱，應(yīng)與卷內(nèi)文件或圖紙的名稱相一致。（五）日期 日期填寫(xiě)文件形成日期。文件的形成日期為文件的發(fā)文日期，填寫(xiě)年、月、日，但有兩點(diǎn)值得注意: 文件形成日期可能為某日或某一個(gè)階段。 竣工圖，填寫(xiě)本張竣工圖形成日期，即竣工圖章（標(biāo)）上的日期。（六）頁(yè)次 頁(yè)次填寫(xiě)文件在卷內(nèi)所排的起始頁(yè)號(hào)，最后一份文件填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)目錄上已編寫(xiě)頁(yè)號(hào)的每一份文件所在頁(yè)次已經(jīng)確定，但填寫(xiě)時(shí)仍須注意：除最后一份文件外，填寫(xiě)起始頁(yè)號(hào)，每份文件無(wú)論是單項(xiàng)還是多頁(yè)，都只填寫(xiě)首頁(yè)上的頁(yè)號(hào)。最后一份文件，填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)，即本份文件首頁(yè)和尾頁(yè)。（七）備注 備注項(xiàng)要填寫(xiě)本份文件須說(shuō)明的問(wèn)題。三、編制卷內(nèi)備考表應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)備考表是卷內(nèi)文件狀態(tài)的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。（1） 卷內(nèi)備考表式樣及內(nèi)容 工程檔案卷內(nèi)備考表選用的是檔案要求的格式，又結(jié)合工程檔案的實(shí)際情況，加些具體內(nèi)容。（二）卷內(nèi)備考表內(nèi)容的填寫(xiě) 卷內(nèi)備考表內(nèi)容中所列卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)，各類(lèi)文件的頁(yè)數(shù)（照片的張數(shù)），以及立卷人（或?qū)徍巳耍?duì)案卷組卷情況填寫(xiě)的說(shuō)明（或?qū)彶椋┮獪?zhǔn)確和實(shí)事求是的填寫(xiě)。 案卷文件頁(yè)數(shù)。本案卷已編寫(xiě)的尾頁(yè)號(hào)數(shù)中，分別標(biāo)明文字材料、圖樣材料的頁(yè)數(shù)，對(duì)于照片樣片，應(yīng)標(biāo)明張數(shù)（一頁(yè)內(nèi)可能有幾張照片），規(guī)定使用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)。 說(shuō)明，是對(duì)本案卷完整、準(zhǔn)確情況的說(shuō)明。主要是對(duì)卷內(nèi)文件復(fù)印情況、頁(yè)碼錯(cuò)誤情況、文件的更換情況、主要文件缺少情況等的說(shuō)明。如沒(méi)有需要說(shuō)明的事項(xiàng)可不必填寫(xiě)。(三)立卷責(zé)任人簽字 立卷人、審核人是本案卷立卷責(zé)任人，應(yīng)對(duì)本案卷立卷負(fù)責(zé)。因此要立卷人、審核人簽字并注明日期，以示責(zé)任。四、編制案卷封面應(yīng)符合下列規(guī)定： 案卷封面是本案卷名稱和案卷內(nèi)容有關(guān)事項(xiàng)的說(shuō)明，以及保存單位特征項(xiàng)的標(biāo)注。案卷封面的編制應(yīng)符合以下規(guī)定。（一）案卷封面的形式 案卷封