【正文】 .. . . ..辦公室日常工作規(guī)范 一、辦公室日常工作規(guī)范辦公室的日常工作十分繁雜，涉及面廣。它包括：文稿起草、公文管理、會(huì)務(wù)、機(jī)要保密、檔案、信訪、財(cái)務(wù)、接待等各項(xiàng)工作。簡(jiǎn)言之就是：辦文、辦會(huì)、辦事。為充分發(fā)揮辦公室牽頭作用，確保程序規(guī)范，運(yùn)轉(zhuǎn)高效，服務(wù)優(yōu)質(zhì)，協(xié)調(diào)有方，督辦有力，特制定辦公室日常工作規(guī)范。（一）公文管理工作規(guī)范發(fā)文辦理（1）中心發(fā)文流程相關(guān)科室（擬稿）→辦公室（核稿）→主管領(lǐng)導(dǎo)（會(huì)簽或簽發(fā)）→主任（簽發(fā)）→辦公室（編號(hào)等）→相關(guān)科室（打印樣稿）→辦公室（復(fù)核樣搞）→相關(guān)科室（印制）→相關(guān)科室（發(fā)送）→辦公室（存檔）（2）中心發(fā)文種類中心發(fā)文有4種：發(fā)文機(jī)關(guān)代字分別設(shè)為：瀏后勤發(fā)、瀏后勤字、瀏后勤函、瀏后勤會(huì)紀(jì)。收文辦理收文的具體工作環(huán)節(jié)有收文登記、擬辦、批辦、承辦、歸檔等。（1）收文登記：收文登記的范圍，包括機(jī)關(guān)間正式往來(lái)的各種收文，如上級(jí)機(jī)關(guān)的政策性、指導(dǎo)性、交辦性、參閱性公文；下級(jí)機(jī)關(guān)的呈請(qǐng)性公文；平行或其他不相隸屬機(jī)關(guān)的商洽性、詢問(wèn)性公文；參加重要會(huì)議的通知、會(huì)上印發(fā)的會(huì)議公文及其他材料等；重要的、密級(jí)的刊物、資料以及具有政治、經(jīng)濟(jì)、歷史、科學(xué)價(jià)值的公文、資料；人民來(lái)信等。（2）擬辦：凡需本中心及其各職能科室貫徹執(zhí)行、具體辦理或閱知的公文均需擬辦。對(duì)上級(jí)來(lái)文的擬辦，應(yīng)提出要求辦理、貫徹落實(shí)的具體人員或部門；對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)或平行、不相隸屬機(jī)關(guān)來(lái)文的擬辦，需要明確指定負(fù)責(zé)復(fù)文的業(yè)務(wù)部門或業(yè)務(wù)人員，必要時(shí)注明時(shí)限。如：“擬請(qǐng)科在月日辦復(fù)”，“擬請(qǐng)科同志負(fù)責(zé)辦理”；對(duì)需要聯(lián)合辦理的公文的擬辦，應(yīng)明確指定牽頭科室，以免科室之間互相爭(zhēng)辦或者相互推諉。擬辦意見(jiàn)的書寫，應(yīng)工整地書寫在《文件批辦單》的擬辦欄內(nèi)，并簽注擬辦人的姓名和時(shí)間。（3）批辦：是指由機(jī)關(guān)（部門）領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)公文辦理提出最終處理意見(jiàn)的決策性活動(dòng)。批辦意見(jiàn)應(yīng)規(guī)范地書寫在《文件批辦單》的批辦欄內(nèi)，一般不要寫在公文的白邊區(qū)上。（4）承辦：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦后的公文，應(yīng)交有關(guān)科室或部門具體負(fù)責(zé)辦理，以將批辦意見(jiàn)落到實(shí)處。在公文辦理完畢之后，承辦人員應(yīng)清晰、工整地在《文件批辦單》的相應(yīng)欄目?jī)?nèi)，填寫承辦的經(jīng)過(guò)與結(jié)果，并應(yīng)填寫承辦人姓名與日期，以備日后查詢。（5）歸檔：凡發(fā)送本單位的文件，由辦公室統(tǒng)一接收和保管，處理完畢后按立卷歸檔要求及時(shí)分類歸檔。（二）會(huì)務(wù)工作規(guī)范會(huì)議報(bào)批程序以市委 、市政府名義召開的全市性會(huì)議，由中心辦公室向市委辦公室或市政府辦公室填報(bào)《會(huì)議審批單》，按有關(guān)程序?qū)徟?，中心?nèi)部會(huì)議由辦公室具體組織實(shí)施。辦會(huì)流程：安排議題——擬定與會(huì)人員范圍或名單——辦理會(huì)議報(bào)批手續(xù)——選擇會(huì)場(chǎng)——擬發(fā)會(huì)議通知——準(zhǔn)備會(huì)議文件和材料——布置會(huì)場(chǎng)——召開會(huì)議——作好會(huì)議記錄——整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議組織（1）會(huì)議通知①會(huì)議通知要進(jìn)行書面登記，包括發(fā)通知時(shí)間、接通知人姓名、通知完成情況等。②重要會(huì)議要實(shí)行“雙保險(xiǎn)”，電話通知與傳真同時(shí)進(jìn)行，逐步實(shí)行“三保險(xiǎn)”（電話、傳真、短信），特別重要的會(huì)議要求與會(huì)單位上報(bào)與會(huì)人名單，確保人員到齊。（2）會(huì)議組織籌備工作①每一次會(huì)議都要認(rèn)真做好籌備工作，大型會(huì)議要做好組織籌備方案，健全組織機(jī)構(gòu)，合理分工，明確籌備任務(wù)，方案要細(xì)致周全，狠抓落實(shí)。②會(huì)場(chǎng)要進(jìn)行精心布置，重要會(huì)議做好會(huì)標(biāo)，合理擺放座位，正確排列領(lǐng)導(dǎo)位置。十分重要的會(huì)議要確定與會(huì)人員座位，做到對(duì)號(hào)入座會(huì)前半小時(shí)內(nèi)要對(duì)主席臺(tái)座位復(fù)查，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)到會(huì)情況及時(shí)調(diào)整。③準(zhǔn)備好會(huì)議議程及會(huì)議資料，會(huì)議資料較多或會(huì)議重要、規(guī)模較大時(shí)，會(huì)議資料應(yīng)整理裝袋，并注意先后順序，會(huì)前景應(yīng)對(duì)主席臺(tái)資料復(fù)查，以免出錯(cuò)。④要組織與會(huì)人員簽到，統(tǒng)計(jì)到會(huì)情況。⑤要做好會(huì)議記錄。（三）事務(wù)工作規(guī)范工作預(yù)安排（1）充分發(fā)揮辦公室牽頭作用，協(xié)調(diào)好科室關(guān)系；（2）每?jī)芍軐?duì)各科室工作進(jìn)行一次統(tǒng)籌安排，安排好中心工作計(jì)劃，工作安排表須在上次安排表的第二個(gè)周五發(fā)放到領(lǐng)導(dǎo)及各科室，以便各科室安排下周工作。（3）排好節(jié)假日工作安排表。 督辦工作（1）督促工作預(yù)安排落實(shí)情況。按《工作安排表》逐日逐項(xiàng)督查，了解工作中存在的問(wèn)題，及時(shí)反饋情況，（2）督促工作布置落實(shí)情況。對(duì)承辦文件、會(huì)議事項(xiàng)和領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)及時(shí)催辦，以事務(wù)為主，一事一催，防止拖拉或延誤，保質(zhì)量為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。印信管理（1）使用印章和介紹信須經(jīng)黨政領(lǐng)導(dǎo)同志批準(zhǔn)。（2）印章和介紹信由專人管理，管理人接到領(lǐng)導(dǎo)同志的批示或口頭通知后方可蓋章和出具介紹信。如發(fā)現(xiàn)印章和介紹信使用不當(dāng)應(yīng)及時(shí)提出意見(jiàn)，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)同意。管理人不在時(shí)，應(yīng)委托專人代管，不得因此影響蓋章和出具介紹信。（3）使用印章要嚴(yán)格辦理登記手續(xù)，由用印人認(rèn)真填寫《用印登記簿》。值班工作值班工作主要包括電話聯(lián)系、函件處理、信息傳遞、咨詢答復(fù) 、公務(wù)接洽、來(lái)訪處理、接待和協(xié)助處理突發(fā)性事件、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦事宜等，并做好值班記錄。值班工作應(yīng)注意以下事項(xiàng)：①值班人員必須以高度的責(zé)任感、飽滿的熱情、細(xì)致周密的作風(fēng)和謙虛謹(jǐn)慎的態(tài)度投入工作。②值班人員應(yīng)堅(jiān)守工作崗位，遵守作息時(shí)間，不得擅自離崗。對(duì)值班期間擅離職守，延誤時(shí)機(jī)或處理不當(dāng)而貽誤工作者，要追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理。③認(rèn)真記錄當(dāng)日上級(jí)重要來(lái)電來(lái)文及群眾反映的熱點(diǎn)、難點(diǎn)內(nèi)容，屬值班人員職權(quán)范圍的事，應(yīng)及時(shí)處理、回復(fù)，各單位反映的屬本單位職能范圍內(nèi)處理的情況應(yīng)分類登記好《臺(tái)帳》，并及時(shí)與辦公室有關(guān)人員銜接，屬有關(guān)職能科室的事及時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)職能科室辦理，并要求反饋辦理結(jié)果，重要問(wèn)題，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，及時(shí)辦理。④值班人員要認(rèn)真做好交接班工作。信訪接待工作辦公室的接待工作主要包括接待來(lái)訪群眾和接待來(lái)客。接待工作總的要求是熱情、誠(chéng)懇、周到、嚴(yán)謹(jǐn)。接待來(lái)訪群眾，要熱情周到，注意工作方法，對(duì)來(lái)訪群眾提出的問(wèn)題能回復(fù)的當(dāng)場(chǎng)回復(fù)，一時(shí)不能解決的問(wèn)題，要就有關(guān)政策和規(guī)定作細(xì)致的解釋，切忌亂表態(tài)。接待來(lái)客，要禮貌、熱情、講究禮儀，注重形象。報(bào)刊、信件收發(fā)（1）及時(shí)準(zhǔn)確分發(fā)好領(lǐng)導(dǎo)和科室的報(bào)刊信件及其它資料，不錯(cuò)分、不漏分；（2）設(shè)計(jì)好文件柜，合理安排領(lǐng)導(dǎo)及科室留放資料位置，貼好標(biāo)簽或姓名。車輛管理工作按照《機(jī)關(guān)后勤服務(wù)中心車輛管理制度》和《機(jī)關(guān)后勤服務(wù)中心財(cái)務(wù)管理制度》執(zhí)行。財(cái)務(wù)工作按《會(huì)計(jì)法》及《機(jī)關(guān)后勤服務(wù)中心財(cái)務(wù)制度》等財(cái)經(jīng)法規(guī)、制度執(zhí)行。辦公室日常工作規(guī)范化是一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程，必須遵循原則性與靈活性相結(jié)合的準(zhǔn)則，既遵守工作規(guī)范，更注重結(jié)合工作實(shí)際，把辦文、辦會(huì)、辦事這些辦公室的主體工作做好。二、公共會(huì)議室會(huì)務(wù)管理工作規(guī)范（一）會(huì)務(wù)組織工作確定會(huì)議主題、時(shí)間、與會(huì)人員、議程確定會(huì)議地點(diǎn)制定會(huì)議方案（含時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議程、組織機(jī)構(gòu)及籌備工作分工）部署籌備工作 下發(fā)會(huì)議通知單（電話短信書面通知)會(huì)議材料[含會(huì)議須知（含注意事項(xiàng)、議程、與會(huì)人員名單、食宿、座位、車輛安排、醫(yī) 療、安全保衛(wèi)等）、講話材料、相關(guān)文件等] 會(huì)場(chǎng)布置（含會(huì)標(biāo)、鮮花、茶水、座位擺布、座位牌、座區(qū)圖、報(bào)到處等）組織報(bào)到（發(fā)放資料、清點(diǎn)人數(shù)）會(huì)場(chǎng)服務(wù)（清點(diǎn)人數(shù)、保障音響、茶水、電力、會(huì)議記錄）清理會(huì)場(chǎng) 會(huì)場(chǎng)總結(jié)（資料歸檔、會(huì)議記錄等）（1）確定會(huì)議主題必須使用規(guī)范統(tǒng)一的會(huì)標(biāo)，會(huì)議時(shí)間必須精確劃分，與會(huì)人員必須注明主席臺(tái)人數(shù)和與會(huì)人數(shù)，并載明與會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)，會(huì)議規(guī)格等級(jí)，會(huì)議議程必須細(xì)致具體，會(huì)議地點(diǎn)必須統(tǒng)一使用規(guī)范名稱。（2）制作會(huì)議方案。必須分工具體、責(zé)任明確，與會(huì)務(wù)籌備有關(guān)內(nèi)容必須周到具體，并及時(shí)送交領(lǐng)導(dǎo)審閱參考。（3）下發(fā)會(huì)議通知單必須載明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)對(duì)象、會(huì)議主題、會(huì)議要求等具體事項(xiàng)，電話通知會(huì)議必須做好文字記載，并注明接聽電話人員基本情況。（4）會(huì)議材料（含會(huì)議須知、注意事項(xiàng)、會(huì)議議程、與會(huì)人員名單、食宿、座位、車輛、醫(yī)療安排、安全保衛(wèi)等工作內(nèi)容）相關(guān)文件和講話材料，必須按照文件操作程序辦理。（5）會(huì)場(chǎng)布置須對(duì)照《會(huì)務(wù)準(zhǔn)備督查事項(xiàng)明細(xì)表》逐一準(zhǔn)備落實(shí)：含會(huì)標(biāo)內(nèi)容的準(zhǔn)備、會(huì)議用具數(shù)量清點(diǎn)、會(huì)議用具擺放、鮮花擺放要求、茶水、茶具準(zhǔn)備、座位排序領(lǐng)導(dǎo)銘牌制作及擺放、報(bào)到處的設(shè)立、座位分區(qū)平面示意圖的張貼，空調(diào)、燈光、音響、頒獎(jiǎng)曲的準(zhǔn)備及檢修、室外歡迎牌、拱門汽球、橫幅的規(guī)劃制作等內(nèi)容。（6）組織報(bào)到必須清點(diǎn)人數(shù)，提交到會(huì)情況統(tǒng)計(jì)表到會(huì)務(wù)組，并及時(shí)發(fā)放會(huì)務(wù)相關(guān)資料及物品。（7）會(huì)場(chǎng)服務(wù)必須按會(huì)議要求提前半小時(shí)開門，提供茶水、音響、燈光、空調(diào)和保潔服務(wù)，并按要求做好會(huì)議記錄。（8）會(huì)議結(jié)束以后，必須及時(shí)打掃衛(wèi)生、清點(diǎn)會(huì)議用具，會(huì)議用具及時(shí)歸位，檢查登記物品損壞情況，及時(shí)關(guān)閉水電、空調(diào)、燈光、音響，并及時(shí)關(guān)門落鎖。（9）會(huì)議結(jié)束以后，及時(shí)將會(huì)議記錄、會(huì)務(wù)資料整理歸檔。（二）公共會(huì)議室安排使用單位來(lái)函來(lái)電咨詢會(huì)議室查看、具體銜接、意見(jiàn)反饋會(huì)議是租用手續(xù)辦理填寫會(huì)議時(shí)使用通知單、督查通知單會(huì)務(wù)組接納通知單、簽字對(duì)照通知單、督查表準(zhǔn)備會(huì)務(wù)，會(huì)前督查正式會(huì)議、會(huì)中查看會(huì)后保潔，用具清點(diǎn)、歸位，會(huì)后督察會(huì)議室設(shè)備檢查、調(diào)試（以上全部要做會(huì)務(wù)服務(wù)意見(jiàn)反饋）（1）及時(shí)統(tǒng)計(jì)機(jī)關(guān)會(huì)議室設(shè)置情況，含會(huì)議室規(guī)格、會(huì)議設(shè)施設(shè)備、會(huì)議用具數(shù)量及擺放形式、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議室使用管理有關(guān)規(guī)定，致函各單位備案。（2）凡須使用公共會(huì)議室的單位須提前1—3天聯(lián)系會(huì)議室使用意向，須致電或來(lái)函至機(jī)關(guān)后勤服務(wù)中心事務(wù)一科，并提前一天辦理好租用手續(xù)，除四大家使用公共會(huì)議室，其他單位一律按標(biāo)準(zhǔn) 收取會(huì)場(chǎng)租金、會(huì)議變更或調(diào)整，須提前一天與后勤事務(wù)一科銜接。（3）會(huì)議室使用單位來(lái)函來(lái)電，須銜接好會(huì)務(wù)服務(wù)相關(guān)內(nèi)容，即會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人數(shù)（含主席臺(tái)人數(shù)）、會(huì)議規(guī)格、與會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)標(biāo)內(nèi)容、會(huì)議用具擺放要求是否需要鮮花、果盤、歡迎標(biāo)牌、領(lǐng)導(dǎo)銘牌、座位牌、會(huì)議室分區(qū)布局圖等，并陪同察看會(huì)議室情況。（4）所有會(huì)場(chǎng)租用須提前一天布置并及時(shí)檢查相關(guān)內(nèi)容是否到位，一級(jí)規(guī)格會(huì)議須認(rèn)真填寫《重要會(huì)議督查清單》，逐一檢查落實(shí)。（5）所有會(huì)議安排一律開具會(huì)議通知單，后勤事務(wù)一科會(huì)務(wù)安排人員簽字，物業(yè)公司會(huì)務(wù)組會(huì)務(wù)接納人員簽字，并做到會(huì)前督查、會(huì)中察看、會(huì)后意見(jiàn)反饋三落實(shí)。（6）所有會(huì)議均須提前半小時(shí)開門，做好保潔、音響、燈光、空調(diào)、茶水的服務(wù)。（7）會(huì)后，及時(shí)打掃衛(wèi)生，清點(diǎn)會(huì)議用具數(shù)量、檢查物品損壞情況、會(huì)務(wù)用具及時(shí)歸位，及時(shí)關(guān)閉水電、空調(diào)、燈光、音響，及時(shí)關(guān)門落鎖。（8）會(huì)后通過(guò)查詢，致函或電話等形式征求會(huì)議室使用單位意見(jiàn)，并定期對(duì)公共會(huì)議室設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢修。（三）采購(gòu)工作（普通采購(gòu)流程）采購(gòu)單位書面來(lái)函、簽字蓋章經(jīng)費(fèi)預(yù)算、將采購(gòu)資金打入采購(gòu)中心賬戶開展市場(chǎng)調(diào)查，確定顏色、規(guī)格、材質(zhì)同技術(shù)參數(shù)銜接生產(chǎn)廠家填寫采購(gòu)申報(bào)審批單、