【正文】 第一章 總 則第一條 為保證山東省XXXX段工程竣工文件的編制標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、規(guī)范系統(tǒng)和完整準(zhǔn)確，保證工程項(xiàng)目檔案內(nèi)在質(zhì)量，根據(jù)交通運(yùn)輸部《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》（交辦發(fā)〔2010〕382號），結(jié)合本項(xiàng)目建設(shè)的具體情況，特制定本辦法。第二條 本辦法適用于山東省XXXX段工程建設(shè)項(xiàng)目竣工文件材料的立卷歸檔管理工作。第三條 本辦法所稱的竣工文件材料是交工驗(yàn)收的基礎(chǔ)資料，來源于項(xiàng)目建設(shè)的全過程，反映項(xiàng)目建設(shè)客觀狀況和規(guī)律的信息，它包括自立項(xiàng)審批（核準(zhǔn)）至竣工驗(yàn)收備案過程中直接產(chǎn)生的，反映項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用和安全管理基本情況，對建成后工程管理、維護(hù)、改建和擴(kuò)建具有保存、查考利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。本辦法所稱的檔案是指按照組卷要求，經(jīng)系統(tǒng)整理并歸檔的文件材料。第二章 組織與職責(zé)第四條 中鐵建（山東）德商高速公路有限公司根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)的原則，對工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作進(jìn)行管理，同時(shí)接受上級業(yè)務(wù)部門的檢查和指導(dǎo)。第五條 山東省德商高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制。項(xiàng)目法人單位做好自身形成的項(xiàng)目文件材料的收集、整理和對設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、咨詢等單位負(fù)責(zé)的項(xiàng)目文件材料的收集、整理工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)；將項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作納入各相關(guān)單位合同及監(jiān)理工作內(nèi)容，與工程建設(shè)同步管理，按照竣工資料編制管理辦法，實(shí)行預(yù)立卷制度，保證項(xiàng)目文件材料立卷歸檔的及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。監(jiān)理單位應(yīng)負(fù)責(zé)對施工單位竣工文件材料形成、收集和整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，在交工驗(yàn)收前向項(xiàng)目法人單位提交項(xiàng)目檔案質(zhì)量審核意見。第六條 各參建單位應(yīng)把項(xiàng)目文件材料的立卷歸檔工作納入工程建設(shè)管理工作中，分別成立以各單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備專職檔案管理人員，并保證其穩(wěn)定；明確各單位有關(guān)崗位和人員項(xiàng)目文件材料收集歸檔的職責(zé)和要求，按規(guī)定及時(shí)做好項(xiàng)目文件材料的整理歸檔和移交工作。第七條 在項(xiàng)目交工驗(yàn)收前，建設(shè)單位組織相關(guān)單位對各參建單位竣工文件材料立卷歸檔工作進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，并提出預(yù)驗(yàn)收意見。在項(xiàng)目交工、竣工驗(yàn)收時(shí)，交通主管部門的檔案機(jī)構(gòu)派人參加，并提出檔案驗(yàn)收意見。第三章 術(shù) 語第八條 術(shù) 語案卷：由互相聯(lián)系的若干文件材料組合而成的一種檔案保管單位。立卷：按照一定的原則和方法，將文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。卷內(nèi)目錄：案卷內(nèi)登記文件材料及其排列次序的目錄。卷內(nèi)備考表：說明案卷內(nèi)文件材料狀況的表格。檔號：檔案的編號，其中包括項(xiàng)目代號、案卷分類號和案卷號。建設(shè)工程文件：在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、管理文件、監(jiān)理文件、施工文件、檢測和咨詢文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收備案文件，也可簡稱為工程文件。工程準(zhǔn)備階段文件：工程開工以前，在項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。管理文件：建設(shè)單位在工程施工過程中進(jìn)行工程管理形成的文件。監(jiān)理文件：監(jiān)理單位在工程施工和缺陷責(zé)任期監(jiān)理過程中形成的文件。施工文件：施工單位在工程施工過程中（施工準(zhǔn)備階段、施工階段、缺陷責(zé)任期階段）形成的文件。檢測和咨詢文件：項(xiàng)目公司委托的第三方檢測單位、咨詢單位在工程實(shí)施過程中從事檢查、咨詢工作形成的文件。竣工圖：工程完工后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工實(shí)際造型和特征的圖樣?？⒐を?yàn)收文件：建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收備案活動中形成的文件。項(xiàng)目名稱：山東省XXXX段工程。第四章 竣工文件的收集第九條 凡是反映與山東省XXXX段工程建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的重要活動，從項(xiàng)目規(guī)劃、立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、交工到竣工驗(yàn)收備案全過程中形成的，具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件材料，都應(yīng)收集齊全，歸入工程成套檔案。第十條 工程文件材料必須按文件材料自然形成的規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，整理要按科學(xué)分類、編排有序，便于保管、利用和可追溯的原則，按照形成的不同階段、施工工序先后順序由形成材料的單位負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理、歸檔。第十一條 工程文件材料按下列分工收集與整理。工程文件材料收集歸檔責(zé)任分工按照交通運(yùn)輸部《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》（交辦發(fā)〔2010〕382號）中附件1《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔單位》執(zhí)行。具體如下：工程項(xiàng)目管理性文件、計(jì)量支付和交、竣工驗(yàn)收階段形成的文件材料，由項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)組織收集整理組卷。包括：項(xiàng)目建議書及批復(fù)；工程可行性研究報(bào)告及批復(fù)；各階段設(shè)計(jì)的審批文件；招標(biāo)投標(biāo)與評標(biāo)文件，合同協(xié)議；針對本項(xiàng)目質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、費(fèi)用控制和安全管理等管理性文件；質(zhì)量、安全監(jiān)督申請及批復(fù)文件；交工驗(yàn)收報(bào)告、交工證書、竣工驗(yàn)收備案證明；竣工決算及工程審計(jì)、環(huán)保、檔案、質(zhì)量等專項(xiàng)驗(yàn)收材料。征地拆遷文件和有關(guān)圖表由項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)收集整理組卷。包括上級主管部門和當(dāng)?shù)卣P(guān)于征地拆遷工作的文件；征用土地報(bào)批文件及紅線圖；征地拆遷費(fèi)用批復(fù)及會議紀(jì)要；征地拆遷合同及補(bǔ)償協(xié)議；土地證；征用土地?cái)?shù)量一覽表、取土場及其他征地一覽表、公路實(shí)際用地圖、各種拆遷物一覽表及費(fèi)用審核資料等。由當(dāng)?shù)卣蛴嘘P(guān)單位提出的變更的竣工檔案文件由項(xiàng)目公司收集整理。公路工程勘察設(shè)計(jì)文件由勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、整理組卷，向項(xiàng)目公司移交。包括：地質(zhì)勘察資料、總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、工程概預(yù)算等文件材料、設(shè)計(jì)交底、變更設(shè)計(jì)圖紙等。公路工程施工準(zhǔn)備階段、施工階段、缺陷責(zé)任期、保修期形成的文件材料，由各施工合同段負(fù)責(zé)收集、整理、組卷。包括：質(zhì)量控制、計(jì)劃管理、合同管理、費(fèi)用管理、工程變更等文件。開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工計(jì)劃、試驗(yàn)段總結(jié)報(bào)告、首件工程資料、施工日志、重要會議紀(jì)要。項(xiàng)目公司提交的基準(zhǔn)點(diǎn)文件、測量記錄及批復(fù)資料等。原材料出廠證明、成品半成品出廠證明和各種試驗(yàn)記錄等。單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告單、施工檢查、檢測表及工程質(zhì)量評定。項(xiàng)目公司對某一或某一部分施工單位下達(dá)的工程管理文件或批復(fù)文件。重大質(zhì)量事故處理和施工中遇到的非正常情況記錄?？⒐D紙、施工過程中形成的聲像資料。 監(jiān)理工作形成的監(jiān)理文件材料由各監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集整理組卷。包括：監(jiān)理單位與項(xiàng)目公司、施工合同段之間的有關(guān)質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、安全、環(huán)保，以及合同管理的往來函件和報(bào)告等。其中依據(jù)性文件如監(jiān)理規(guī)劃（或監(jiān)理大綱）、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則等；合同管理性文件如監(jiān)理工作指令、開工令、臨時(shí)停工令、復(fù)工令、備忘錄、會議紀(jì)要、監(jiān)理日志（記）以及與有關(guān)單位的來往文件等；工作性文件如工程質(zhì)量、費(fèi)用、進(jìn)度、安全、環(huán)?？刂?、工程變更、合同管理（含價(jià)格調(diào)整、分包管理、爭端處理、索賠與延期處理等）、監(jiān)理月報(bào)；監(jiān)理獨(dú)立檢查、抽查的標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)、平行試驗(yàn)和質(zhì)檢資料。由施工單位提出變更的竣工檔案文件由總監(jiān)辦負(fù)責(zé)收集、整理，移交項(xiàng)目公司組卷。建設(shè)單位委托的第三方檢測和咨詢單位工作中形成的文件材料由檢測、咨詢單位負(fù)責(zé)收集、整理，移交項(xiàng)目公司組卷。數(shù)碼照片由相關(guān)單位分別整理組卷，并應(yīng)刻錄在不可擦寫光盤上保存，同時(shí)還須用銅版紙激光打印裝訂成冊與說明一并整理歸檔；照片檔案的整理應(yīng)符合國家檔案局《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T118212002）要求。電子文件及紙質(zhì)文件數(shù)字化的形式和保存由相關(guān)單位分別整理組卷，并應(yīng)符合國家檔案局《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T189942002）、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與管理要求》（GB/）和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T312005）的要求。第五章 竣工文件的整理與組卷第十二條 組卷要求組卷要遵循公路工程文件材料的自然形成規(guī)律和項(xiàng)目檔案的成套性、連續(xù)性、系統(tǒng)性的原則，保持案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，科學(xué)分類，便于查找和利用。案卷內(nèi)文件材料所反映的工程項(xiàng)目情況和有關(guān)管理活動內(nèi)容，必須真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全、完整，且做到手續(xù)完備。案卷內(nèi)文件材料的制作和書寫，原則上除原始記錄資料可書寫外，其余所有文字說明、表格均應(yīng)打印。卷內(nèi)文件材料必須書寫工整，字跡、線條清晰耐久，紙張便于長期保管，表格統(tǒng)一規(guī)范（文字、表格A4或A3，圖紙A3）,禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水等不能長久保存的書寫工具書寫，凡由易褪色書寫材料制成的文件材料（如：復(fù)寫紙、傳真紙），應(yīng)復(fù)印保存，且要求原件（傳真紙、復(fù)寫紙）在下，復(fù)印件在上。案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，卷內(nèi)不應(yīng)有重頁文件，但卷與卷之間相互有關(guān)聯(lián)的文件在歸檔過程中允許有一定數(shù)量的重復(fù)。各單位主要對本單位形成的與本工程項(xiàng)目有關(guān)的文件進(jìn)行整理、歸檔。監(jiān)理單位和施工單位若有相同檔案資料，應(yīng)由施工單位為主負(fù)責(zé)整理歸檔，以減少檔案資料重復(fù)歸檔?？⒐の募譃檎竞透北?。正本為各種資料原件，副本可為復(fù)印件。正本除在竣工文件中各卷重復(fù)使用且無足夠數(shù)量原件而使用復(fù)印件外，其余均應(yīng)為資料原件。禁止原件、復(fù)印件混存。立項(xiàng)審批階段文件材料根據(jù)審批事項(xiàng)的內(nèi)在聯(lián)系結(jié)合問題分別整理組卷，并將審批意見的支持性文件、專家審查意見同時(shí)歸檔整理。勘察設(shè)計(jì)階段文件材料按照設(shè)計(jì)的不同階段和專業(yè)分別整理組卷，并將審批階段專家審查意見、勘測等基礎(chǔ)文件、電子文件（可轉(zhuǎn)為PDF格式）同時(shí)歸檔整理。招、投標(biāo)和合同管理文件按照招投標(biāo)工作程序及合同內(nèi)容，分別整理組卷，并將招標(biāo)信息發(fā)布資料（刊登報(bào)紙、網(wǎng)上信息）、專家抽取和專家打分簽字資料等同時(shí)歸檔整理。項(xiàng)目準(zhǔn)備階段文件按辦理事項(xiàng)結(jié)合問題分別進(jìn)行整理組卷。1項(xiàng)目公司在工程管理過程中產(chǎn)生、需歸檔的質(zhì)量控制、安全管理、計(jì)劃進(jìn)度管理及費(fèi)用控制方面的文件材料，能區(qū)分合同段的，則以合同段為單位，結(jié)合問題，分別進(jìn)行整理；不能區(qū)分合同段的，則按問題分別進(jìn)行整理。工地例會會議紀(jì)要按形成時(shí)間進(jìn)行整理，專題會議按專題進(jìn)行整理。1變更文件以合同段為單位，按照變更文件編號依次匯總整理組卷，并編制設(shè)計(jì)變更與修改后的竣工圖檔號對照一覽表（見附件11《設(shè)計(jì)變更文件與竣工圖檔號對照一覽表》）。1計(jì)量支付報(bào)表與附件、計(jì)劃進(jìn)度報(bào)表按照合同段結(jié)合時(shí)間分別整理組卷。1施工文件以合同段為單位，分別收集、整理和組卷。（1）合同段總體開工報(bào)告、總體施工組織設(shè)計(jì)、施工進(jìn)度計(jì)劃、總體技術(shù)交底、總體圖紙會審、施工定位、復(fù)測、施工日志、設(shè)計(jì)變更、標(biāo)準(zhǔn)檢測或工藝試驗(yàn)分別按合同段結(jié)合問題集中整理組卷。（2）各種原材料、成品及半成品合格證書、施工記錄、檢驗(yàn)、配合比設(shè)計(jì)、試驗(yàn)報(bào)告等質(zhì)量保證文件屬分項(xiàng)工程專用的必須按分項(xiàng)工程組卷。不能具體到分項(xiàng)工程的，如單位工程共用的，按單位工程，以產(chǎn)品種類結(jié)合批次分別進(jìn)行整理；如分部工程共用，則按分部工程分別組卷。除此之外，可以合同段為單位分別集中整理組卷。（3）合同段各單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評定表應(yīng)歸入其單位、分部、分項(xiàng)工程整理組卷，同時(shí)合同段各單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評定表及匯總文件按合同段集中整理組卷。（4）合同段各單位、分部、分項(xiàng)工程開工審批文件、質(zhì)量保證資料，抽樣檢測資料，中間交工資料，以及就本單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量控制問題的有關(guān)往來文件、工作指令、整改報(bào)告，應(yīng)相應(yīng)歸入其單位、分部、分項(xiàng)工程整理組卷。1監(jiān)理文件組卷（1）監(jiān)理文件包括監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理通知、開（停、復(fù)）工令、備忘錄、有關(guān)會議紀(jì)要等依據(jù)性文件、合同管理文件、計(jì)劃進(jìn)度控制文件、工程質(zhì)量控制文件、安全管理文件、費(fèi)用控制文件、工程技術(shù)管理文件以及與各參建單位的來往函等由監(jiān)理單位按問題分類整理組卷。（2）監(jiān)理質(zhì)量評定資料應(yīng)以合同段為單位，按單位、分部、分項(xiàng)工程分別進(jìn)行組卷整理，其質(zhì)量評定得分加權(quán)后相應(yīng)歸入合同段交工驗(yàn)收及質(zhì)量專項(xiàng)驗(yàn)收得分。（3）監(jiān)理獨(dú)立抽檢資料以合同段為單位，按單位、分部、分項(xiàng)工程分別進(jìn)行整理。同時(shí)原材料抽檢資料復(fù)印件相應(yīng)歸入施工合同段單位、分部、分項(xiàng)工程原材料自檢資料之前進(jìn)行歸檔整理。（4）旁站監(jiān)理記錄按合同段整理組卷，監(jiān)理日志（記）按監(jiān)理機(jī)構(gòu)和形成時(shí)間整理組卷。1避免重復(fù)歸檔（1）分項(xiàng)工程開工申請批復(fù)文件由施工單位歸于相應(yīng)分項(xiàng)工程，監(jiān)理單位施工期間存查，完工后不再整理組卷。（2）普發(fā)性管理文件（如質(zhì)量、進(jìn)度、安全、環(huán)保、廉政）按照誰制發(fā)誰歸檔的原則進(jìn)行。（3）針對某一合同段，某一分項(xiàng)工程或某一事件（如原材料的確認(rèn)）的管理性發(fā)文，相關(guān)合同段和制發(fā)單位都應(yīng)歸檔，便于相關(guān)責(zé)任的界定。（4）工程合同文件（施工合同、檢測合同、監(jiān)理合同、安全、廉政合同，招標(biāo)文件、技術(shù)規(guī)范等）由項(xiàng)目公司統(tǒng)一歸檔，其他單位只做留存。（5）計(jì)量支付和最終計(jì)量支付文件由項(xiàng)目公司結(jié)合會計(jì)財(cái)務(wù)檔案要求，按合同段分別進(jìn)行整理歸檔，按時(shí)間進(jìn)行排列。1工程試運(yùn)行期間文件材料按照檢測觀測記錄及報(bào)告、缺陷整改情況、各專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收備案工作內(nèi)容分別整理組卷。第十三條 卷內(nèi)文件材料一般文字材料在前，圖表在后，按照形成時(shí)間順序排列。具體要求如下：立項(xiàng)審批文件按照批復(fù)、請示、相關(guān)審查及專家評審文件材料的順序依次排列。設(shè)計(jì)審批文件按照批復(fù)、請示、相關(guān)審查及專家評審文件材料的順序依次排列。工程準(zhǔn)備階段文件材料按照審批及相關(guān)手續(xù)辦理程序依次進(jìn)行排列。項(xiàng)目公司及監(jiān)理就質(zhì)量控制、計(jì)劃進(jìn)度控制、費(fèi)用控制及安全管理等問題普發(fā)的文件材料，按照文件材料所反映問題的有機(jī)聯(lián)系，結(jié)合重要程度依次進(jìn)行排列。施工文件質(zhì)量保證材料，單位工程按路線統(tǒng)一的里程樁號，由小到大依次排列（施工階段形成的案卷依路線前進(jìn)方向，按照路基、路面、橋梁、涵洞、交叉工程、沿線設(shè)施及監(jiān)理工作的順序分別進(jìn)行排列）。分部工程按照自下而上、先左后右的順序排列。分項(xiàng)工程按開工申請及批復(fù)，施工測量放樣，質(zhì)量、安全技術(shù)交底，該分項(xiàng)工程的往來文件、監(jiān)理指令，配合比試驗(yàn)及批復(fù)，原材料質(zhì)量保證資料，施工質(zhì)量檢測記錄，質(zhì)量評定資料，中間交工，以及施工工藝總結(jié)（如果有）的順序排列。設(shè)備安裝及調(diào)試文件按依據(jù)性、設(shè)備開箱驗(yàn)收、設(shè)備安裝及調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)、隨機(jī)文件等依次進(jìn)行排列?？蒲姓n題文件材料按照準(zhǔn)備立項(xiàng)、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果申報(bào)獎勵和推廣應(yīng)用等階段排列。房建項(xiàng)目按依據(jù)性材料、地質(zhì)勘察