【正文】 酒店行政規(guī)章制度及操作手冊Executive Standard Operation　　目 錄　　 呈文管理制度　　 行文管理制度　　 收發(fā)文管理制度　　 印章管理制度　　 檔案文件借閱管理制度　　 介紹信管理制度　　 辦公用品領(lǐng)用管理辦法　　 車輛管理辦法　　 檔案管理制度　　 行政辦公室操作手冊　　1 行政辦公室組織架構(gòu)及工作職責(zé)　　呈文管理規(guī)定　　為使酒店各部門行文規(guī)范化，提高整體辦公效率，特做如下規(guī)定：　　一、 呈文文字表述應(yīng)準(zhǔn)確、簡練、通順、標(biāo)點(diǎn)正確?！　《?呈文專題專用，一文一事，內(nèi)容明確。開門見山提出本部門對所請示問題的處理意見，請酒店領(lǐng)導(dǎo)酌定?！　∪?、 呈文由本部門承辦人擬定，由本部門經(jīng)理負(fù)責(zé)核稿。并在部門領(lǐng)導(dǎo)意見一欄，寫出部門的具體意見。態(tài)度要明朗，簡明扼要，最后簽名并注明時(shí)間?！　∷摹?呈文格式包括：呈文文號、呈文題目、主管領(lǐng)導(dǎo)批示。呈文內(nèi)容書寫要符合規(guī)范。文號不得重復(fù)。呈文題目簡明扼要，高度概括。主管領(lǐng)導(dǎo)名稱不得襲用“酒店領(lǐng)導(dǎo)”的簡稱。在主管領(lǐng)導(dǎo)名稱后，另起一行書寫請示報(bào)告的主要內(nèi)容。末尾簽署呈文部門及時(shí)間。　　五、 各部門負(fù)責(zé)人作為核稿人，不僅要對呈文內(nèi)容審核，而且要審查呈文格式是否規(guī)范，對呈文負(fù)全面責(zé)任?！　×?各部門呈取文，需嚴(yán)格辦理收發(fā)文手續(xù)，寫明收發(fā)文時(shí)間、文稿內(nèi)容、收發(fā)人姓名。若手續(xù)不全，總經(jīng)理辦公室有權(quán)不負(fù)責(zé)遞送。　　七、 各部門送來閱批的文件，總經(jīng)理簽發(fā)后兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出?！　“?、 呈文程序： 在呈文本上登記 各部門呈文 行政辦 主管領(lǐng)導(dǎo) 在收文本上登記不按上述公文傳遞程序越級呈文，行政辦將予以退回?！　⌒形墓芾碇贫取　∫弧?以酒店名義的行文，先由部門承辦人擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審閱后，送總經(jīng)理辦公室核稿并請總經(jīng)理簽發(fā)。　　二、 繕印的文件均由擬稿人負(fù)責(zé)校對，重要文件(以酒店名義的行文)均由總經(jīng)理辦公室校對。打字、校對人均在原稿上簽注姓名、日期?！　∪?、 經(jīng)修改后的稿件，如字跡潦草，涂改較多，模糊不清的，應(yīng)由原擬稿人謄清后再打印?！　∈瞻l(fā)文管理制度　　一、 公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。　　二、 酒店的收文，由檔案秘書簽收登記，總經(jīng)理的收文由酒店總經(jīng)理簽收，屬酒店領(lǐng)導(dǎo)親收件，一律交收件人親自拆封?！　∪?、 公文登記后，由行政辦公室根據(jù)總經(jīng)理的指示，轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦，應(yīng)由檔案秘書送交，并經(jīng)登記、簽收后才可送交?！　∷摹?閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍，秘密級以上文件須到行政辦公室閱讀。因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù)，用完后及時(shí)退還，秘密級以上文件，各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室?！　∥濉?各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對自己經(jīng)手處理的公文，應(yīng)件件落實(shí)，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事?！　×?、 公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷，當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第一季度移交完成。　　七、 各級管理人員調(diào)動時(shí)，應(yīng)將文件(含保密記錄本)清理移交，凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送行政辦公室登記保管。　　八、 沒有存查必要的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政辦公室定期銷毀，銷毀秘密公文，要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷，秘密級以上文件，不準(zhǔn)作廢品處理，一律集中按有關(guān)規(guī)定處理。　　印章管理制度　　一、印章刻制　　刻制印章是印章管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。酒店需刻制新印章須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。酒店各部門需刻制新印章，要寫出報(bào)告，并附上新印章的名稱、式樣和規(guī)格，報(bào)經(jīng)行政辦公室批準(zhǔn)，方可到當(dāng)?shù)毓膊块T申請刻制。新印章要做好戳記，并留樣保存，以便被查。啟用新印章，應(yīng)選擇好時(shí)間，并提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用印章的通知。　　二、印章保管　　酒店的行政印章和總經(jīng)理的私章，由總辦統(tǒng)一保管，并有專人專管。各部門的印章也要指定專人保管。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，印章保管人不得委托他人代管印章，并不得攜帶出辦公室使用?！　∪⒂≌率褂谩　∮≌率褂靡龅剑簢?yán)格手續(xù)、認(rèn)真審閱、詳細(xì)登記、蓋章正規(guī)。印章使用必須經(jīng)批準(zhǔn)，其權(quán)限可分級掌握。使用部門的印章，需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。使用酒店印章，須認(rèn)真填寫用印申請表，并附有關(guān)材料，經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章，并進(jìn)行登記，店領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，授權(quán)總辦主任核準(zhǔn)。員工因私須開具各種證明，加蓋酒店印章，必須書面申請并附有關(guān)材料，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批?！　∷?、印章停用　　由于機(jī)構(gòu)變動或部門(單位)撤銷等原因而造成的印章停用，按規(guī)定進(jìn)行清理，并將其所有停用印章收到酒店行政辦公室統(tǒng)一保管，同時(shí)辦好移交手續(xù)。屬于個(gè)人的印章應(yīng)退給本人。經(jīng)報(bào)請總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定將停用印章存檔或銷毀?！　n案文件借閱管理制度　　一. 借閱檔案(包括文件、資料)，必須先履行檔案借閱登記手續(xù)，秘密級以上檔案文件必須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱?！　《? 案卷不能借出，只供在行政辦公室閱看，未立