【正文】 XXXX公司視頻會(huì)議系統(tǒng)管理辦法（試行） 第一條 為規(guī)范我司視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理，保證視頻會(huì)議系統(tǒng)的正常運(yùn)行，特制定本辦法。第二條 視頻會(huì)議是提高工作效率，適應(yīng)節(jié)約、便利辦公要求的有效方式，各級(jí)部門和機(jī)構(gòu)應(yīng)積極利用視頻會(huì)議系統(tǒng)（以下均簡(jiǎn)稱“視頻會(huì)議”）召開(kāi)會(huì)議、面試人員、組織講座和培訓(xùn)等，充分發(fā)揮其效能。第三條 總公司綜合管理部是全司視頻會(huì)議的管理部門，也是總公司視頻會(huì)議室的管理部門，總公司信息技術(shù)部是全司視頻會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)保障部門。各視頻會(huì)議系統(tǒng)的使用機(jī)構(gòu)也應(yīng)明確系統(tǒng)的具體管理部門及其職責(zé)，并指定兩名以上系統(tǒng)管理員。第四條 各機(jī)構(gòu)使用的視頻會(huì)議軟件和硬件系統(tǒng)均由總公司統(tǒng)一配發(fā)。各機(jī)構(gòu)可以根據(jù)自身情況本著適用即可的原則參考《視頻會(huì)議室的建設(shè)》（見(jiàn)附件1）來(lái)建設(shè)視頻會(huì)議室。視頻會(huì)議系統(tǒng)的日常操作應(yīng)按照《視頻會(huì)議系統(tǒng)操作規(guī)范》（見(jiàn)附件2）的要求進(jìn)行。第五條 以總公司名義和總公司各部門名義召開(kāi)的視頻會(huì)議，需要在OA系統(tǒng)上執(zhí)行“視頻會(huì)議申請(qǐng)流程”，并經(jīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)之后方可召開(kāi)；以各分公司名義和分公司各部門名義召開(kāi)的視頻會(huì)議，如需使用全司視頻會(huì)議系統(tǒng)，由各機(jī)構(gòu)提前告知總公司綜合管理部，并將視頻會(huì)議有關(guān)信息送總公司信息技術(shù)部備案。如與總公司視頻會(huì)議沖突，應(yīng)優(yōu)先確?？偣疽曨l會(huì)議。第六條 以總公司名義和總公司各部門名義召開(kāi)的視頻會(huì)議，須按以下程序辦理：（一）對(duì)于有總經(jīng)理室及以上人員參加或涉及全司大部分機(jī)構(gòu)參加的重要會(huì)議，會(huì)議發(fā)起者需提前5個(gè)以上工作日在OA系統(tǒng)上通過(guò)“視頻會(huì)議申請(qǐng)流程”來(lái)預(yù)訂會(huì)議室，同時(shí)通過(guò)OA系統(tǒng)向參會(huì)機(jī)構(gòu)下發(fā)會(huì)議通知，明確視頻會(huì)議聯(lián)調(diào)時(shí)間及有關(guān)要求。并將有關(guān)信息告知總公司信息技術(shù)部。（二）對(duì)于一般性的有限數(shù)量機(jī)構(gòu)間會(huì)議，會(huì)議發(fā)起者需提前3個(gè)以上工作日在OA系統(tǒng)上通過(guò)“視頻會(huì)議申請(qǐng)流程”來(lái)預(yù)訂會(huì)議室，同時(shí)通過(guò)OA系統(tǒng)向參會(huì)機(jī)構(gòu)下發(fā)會(huì)議通知，明確視頻會(huì)議聯(lián)調(diào)時(shí)間及有關(guān)要求。并將有關(guān)信息告知總公司信息技術(shù)部。（三）緊急情況下，會(huì)議發(fā)起者可先將視頻會(huì)議有關(guān)信息告知總公司綜合管理部和信息技術(shù)部。會(huì)后在OA系統(tǒng)上補(bǔ)走“視頻會(huì)議申請(qǐng)流程”。第七條 以各分公司名義和分公司各部門名義召開(kāi)的視頻會(huì)議，如需使用全司視頻會(huì)議系統(tǒng)，須按以下程序辦理：（一）會(huì)議發(fā)起者應(yīng)提前3個(gè)以上工作日填報(bào)《視頻會(huì)議申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件3），打印并加蓋公章后，傳真至總公司綜合管理部。得到確認(rèn)后，發(fā)起者應(yīng)提前1個(gè)以上工作日將會(huì)議通知（包括電子版）抄送總公司信息技術(shù)部備案。視頻會(huì)議的聯(lián)調(diào)工作由召開(kāi)會(huì)議的機(jī)構(gòu)自行負(fù)責(zé)，總公司信息技術(shù)部可提供必要的協(xié)助。（二）如會(huì)議需使用總公司視頻會(huì)議室，發(fā)起方應(yīng)在申請(qǐng)表中加以說(shuō)明，并按本辦法第六條預(yù)訂會(huì)議室。第八條 有三級(jí)或以下級(jí)別機(jī)構(gòu)參加總公司發(fā)起的視頻會(huì)議應(yīng)至少有一天的聯(lián)調(diào)時(shí)間。第九條 缺省情況下，總公司視頻會(huì)議室的會(huì)議登錄密碼固定為123456。對(duì)于重要會(huì)議，該密碼需要臨時(shí)修改?？偣鞠到y(tǒng)管理員會(huì)以O(shè)A留言方式將新密碼下發(fā)給各下級(jí)參會(huì)機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)管理員，并于機(jī)構(gòu)間聯(lián)調(diào)之前進(jìn)行修改。本次會(huì)議結(jié)束以后，總公司系統(tǒng)管理員還原該密碼。第十條 視頻會(huì)議參加機(jī)構(gòu)的組織協(xié)調(diào)工作由會(huì)議發(fā)起者（部門）負(fù)責(zé)，同時(shí)會(huì)議發(fā)起者（部門）還應(yīng)督促各參會(huì)機(jī)構(gòu)做好與當(dāng)?shù)匾曨l會(huì)議管理部門及人員的協(xié)調(diào)工作。 第十一條 會(huì)前聯(lián)調(diào)規(guī)范：（一）各參會(huì)機(jī)構(gòu)在接到會(huì)議通知后，應(yīng)根據(jù)會(huì)議通知中的聯(lián)調(diào)時(shí)間及有關(guān)要求，準(zhǔn)時(shí)參加聯(lián)調(diào)。（二）聯(lián)調(diào)前請(qǐng)先自行測(cè)試視、音頻是否正常（具體操作按照《視頻會(huì)議系統(tǒng)操作規(guī)范》的要求進(jìn)行）。（三）如果遇到無(wú)法自行解決的問(wèn)題，請(qǐng)與上級(jí)機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)管理員聯(lián)系解決。（四）聯(lián)調(diào)過(guò)程中如果機(jī)構(gòu)較多，有時(shí)可能無(wú)法及時(shí)回應(yīng)聯(lián)調(diào)請(qǐng)求，請(qǐng)?jiān)跁?huì)議室聊天窗口中向會(huì)議主持人發(fā)送“XX機(jī)構(gòu)請(qǐng)求調(diào)試”的字樣，等待會(huì)議管理員與您進(jìn)行聯(lián)調(diào)。（五）聯(lián)調(diào)中與會(huì)議管理員進(jìn)行通話，確認(rèn)視、音頻都正常后，才算聯(lián)調(diào)成功并開(kāi)始值機(jī)。（六）如召開(kāi)緊急會(huì)議，各參會(huì)機(jī)構(gòu)系統(tǒng)管理員應(yīng)在接到通知后立即到達(dá)視頻會(huì)議設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)參加聯(lián)調(diào)，保證系統(tǒng)盡快進(jìn)入正常運(yùn)行狀態(tài)，并應(yīng)在聯(lián)調(diào)后立即開(kāi)始值機(jī)。 第十二條 會(huì)議期間注意事項(xiàng)：　　（一）各參會(huì)機(jī)構(gòu)應(yīng)在會(huì)場(chǎng)的明顯位置設(shè)置本機(jī)構(gòu)的名稱標(biāo)牌 （名稱標(biāo)牌為藍(lán)底白字，尺寸大小以能在視頻窗口中明顯顯示且不影響會(huì)場(chǎng)人員為宜），主要領(lǐng)導(dǎo)要設(shè)置桌簽（桌簽標(biāo)準(zhǔn)與單位名稱標(biāo)牌相同），重要會(huì)議還應(yīng)在會(huì)場(chǎng)懸掛會(huì)標(biāo)（會(huì)標(biāo)要求根據(jù)會(huì)議通知要求制作），標(biāo)牌、桌簽及會(huì)標(biāo)應(yīng)保證圖像效果清晰。（二）如視頻會(huì)議室中使用暗色桌面的，在召開(kāi)視頻會(huì)議時(shí)要求鋪設(shè)亮色的桌布，以提高會(huì)議室的亮度。并且盡量不要讓攝像頭對(duì)著室外窗戶，或者使用遮光效果好的窗簾，以避免視頻異常。（三）系統(tǒng)管理員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注攝像頭位置，防止偏轉(zhuǎn)、移動(dòng)，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的畫面。（四）不得隨意播放與會(huì)議無(wú)關(guān)的音視頻信息。（五）若需要分會(huì)場(chǎng)進(jìn)行發(fā)言，請(qǐng)?jiān)跁?huì)前做好準(zhǔn)備，等待發(fā)言通知。　?。┌l(fā)言者不要手持麥克風(fēng)說(shuō)話，最好把麥克風(fēng)放在固定的地方，用平常普通說(shuō)話的聲音講話即可，不要背對(duì)麥克風(fēng)講話，不要把麥克風(fēng)放到音箱附近，避免產(chǎn)生雜音。