【正文】 永典瓷業(yè)（上海）有限公司 文件名稱 辦公用品管理制度 文件編號(hào) YD/QW0808 版次 A/0 頁(yè)碼 第 2 頁(yè)共 4 頁(yè) 目的 為規(guī)范辦公用品及勞保用品的申購(gòu)、領(lǐng)用流程，減少浪費(fèi)，降低管理成本。 范圍 適用于所有辦公用品及勞保用品的申購(gòu)、領(lǐng)用、交接等流程，包含 文具、紙張等文案用品， 衛(wèi)生清潔用品、醫(yī)藥品、 辦公桌椅、檔案柜等 辦公器具 ，傳真機(jī)、電腦、 復(fù)印 機(jī)等辦公設(shè)備，電扇、空調(diào)等 辦公用的 家電設(shè)備 等 。 定義 消耗性辦公品：特指筆、打印紙、傳真紙、訂書(shū)針等不可循環(huán)使用 的辦公用品（亦包括回形針等小件可循環(huán)使用的物品）。 勞保用品：因生產(chǎn)環(huán)境特殊要求而必須在作業(yè)場(chǎng)所穿戴，或?yàn)楸Ｗo(hù)員工作業(yè)期間不受傷害而必穿戴的衣、手套等必備物品。 權(quán)責(zé) 行政人事部： 負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收、審批領(lǐng)料單及勞保用品配備標(biāo)準(zhǔn)的制定，勞保用品的掌控。 總經(jīng)辦： 負(fù)責(zé)超過(guò) 500 元以上物品請(qǐng)購(gòu)的審批。 各部門： 負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)本部門辦公用品的用量，并準(zhǔn)時(shí)提交申請(qǐng)，負(fù)責(zé)本部門物品的領(lǐng)用、保管。 內(nèi)容及要求 辦公用品的申請(qǐng) 各部門需在每 月 25日至月底統(tǒng)計(jì)出下月所需文具，列入當(dāng)月《辦公用品申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門經(jīng)理審核簽名之后，在下月 1 日前交行政人事部經(jīng)理審批。 為避免采購(gòu)錯(cuò)誤引起不必要的浪費(fèi)，《辦公用品申請(qǐng)表》上必須清楚注明所需物品的名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、單位，為便于上級(jí)審批，還需注明具體用途及使用者。 采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)行政人事部審批交總經(jīng)理批準(zhǔn)。 原則上每月的辦公用品只在月初集中一次性采購(gòu)，如月中臨時(shí)急需申請(qǐng)辦公用品時(shí)，由倉(cāng)庫(kù)清查庫(kù)存后，確無(wú)庫(kù)存的，由請(qǐng)購(gòu)部門提交書(shū)面申請(qǐng)，申請(qǐng)及審批流程 按 、 、 。 辦公用品的采購(gòu) 所有辦公用品歸于采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)。供應(yīng)商及各種物品的報(bào)價(jià)必須經(jīng)總經(jīng)辦進(jìn)行審批，具體參照《采購(gòu)管理程序》的要求進(jìn)行，原則上按照“物優(yōu)價(jià)廉”的標(biāo)準(zhǔn)擇定供應(yīng)商。 辦公用品申請(qǐng)經(jīng)審批后，行政人事部應(yīng)在 5 天內(nèi)完成采購(gòu)，特殊情況允許延遲三天。 辦公用品采購(gòu)回廠后由行政人事部進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格入庫(kù)，若不合格則退回供應(yīng)商處要求退換，如供應(yīng)商無(wú)法提供合格產(chǎn)品，或一個(gè)月內(nèi)累計(jì)三次驗(yàn)收不合格者，則更換 供應(yīng)商（關(guān)于供應(yīng)商的考核參照《采購(gòu)管理程序》的規(guī)定進(jìn)行）。 辦公用品的領(lǐng)用 由各部門派員到行政人事部寫(xiě)領(lǐng)料單，憑單到材料倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用。 部分消耗性物品由行政人事部根據(jù)日常用量做少量庫(kù)存，領(lǐng)取消耗性辦公用品時(shí)可以“以舊換新”。 行政人事部應(yīng)對(duì)各辦公室職員建立個(gè)人辦公用品領(lǐng)用檔案，即《個(gè)人辦公用品統(tǒng)計(jì)表》，以便于固定 資產(chǎn)盤點(diǎn)或離職交接。但消耗性物品不記入檔案。 辦公用品管理 所有辦公用品都屬公司財(cái)產(chǎn)，員工不得挪作私用。大件辦 公用品（電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等）必須指定專人進(jìn)行管理和監(jiān)督，并定期進(jìn)行清潔、維護(hù)及保養(yǎng)工作。 永典瓷業(yè)（上海）有限公司 文件名稱 辦公用品管理制度 文件編號(hào) YD/QW0808 版次 A/0 頁(yè)碼 第 3 頁(yè)共 4 頁(yè) 因人為原因惡意導(dǎo)致辦公器具、設(shè)備損壞的、造成報(bào)廢或丟失的，由責(zé)任人賠償相關(guān)損失外還將按照《員工獎(jiǎng)懲管理制度》進(jìn)行處罰。 離職人員物品可將其交接給接替人員或?qū)⑽锲吠嘶匦姓耸虏浚ㄎ锲酚尚姓耸虏壳妩c(diǎn)后根據(jù)相關(guān)制度交倉(cāng)庫(kù)），行政人事部根據(jù)《 個(gè)人辦公用品統(tǒng)計(jì)表 》確認(rèn)無(wú)誤后，簽署其離職申請(qǐng)單； 勞保用品管理 由行政人事部根據(jù)各個(gè)崗位的工作性質(zhì)制定《勞保用品配備標(biāo)準(zhǔn)》，明確規(guī)定需要配備勞保用品的崗位，所需配備物品名稱、數(shù)量以及更換周期。 所有勞保用品由采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)，由行政人事部負(fù)責(zé)發(fā)放和統(tǒng)計(jì)。 所有勞保用品只根據(jù)《勞保用品配備標(biāo)準(zhǔn)》的規(guī)定來(lái)發(fā)放，各員工負(fù)責(zé)管理本人的用品，應(yīng)保持其干凈、完好。為確保產(chǎn)品質(zhì)量，不允許穿戴臟、爛、壞的勞保用品進(jìn)入工作場(chǎng)所。 員工所領(lǐng)用的勞保用品達(dá)到規(guī)定的使 用時(shí)限時(shí)，持舊物到行政人事部“以舊換新”。 如員工的勞保用品未達(dá)到規(guī)定時(shí)限已經(jīng)出現(xiàn)破損的情況由員工執(zhí)行購(gòu)買，特殊情況由部門經(jīng)理簽字增加發(fā)放數(shù)量。 流程 見(jiàn)附件 相關(guān)文件及表單 《勞保用品配備標(biāo)準(zhǔn)》 《辦公用品申請(qǐng)表》 《辦公用品領(lǐng)用登記表》 《個(gè)人辦公用品統(tǒng)計(jì)表》 永典瓷業(yè)（上海）有限公司 文件名稱 辦公用品管理制度 文件編號(hào) YD/QW0808 版次 A/0 頁(yè)碼 第 4 頁(yè)共 4 頁(yè) 辦公用品管理流程 各部門提交 申請(qǐng) 審核 /審批 確定供應(yīng)商 物品采購(gòu) 物品驗(yàn)收 YES 入 倉(cāng) 領(lǐng)用 /日常維護(hù) NO 每月月底編制下月所需辦公用品計(jì)劃。下月 1 日前交行 政人事部。如月中臨時(shí)需申購(gòu)，也需提交書(shū)面申請(qǐng)。 每月《辦公用品申請(qǐng)表》需由申請(qǐng)部門的經(jīng)理審核，行政人事部經(jīng)理審批，由總經(jīng)辦準(zhǔn)批。計(jì)劃外的申購(gòu)?fù)瑯有杞?jīng)過(guò)審批。 《辦公用品申請(qǐng)表》經(jīng)審批通過(guò)后，由行政人事部進(jìn)行采購(gòu)。行政人事部應(yīng)遵循《采購(gòu)管理程序》的規(guī)定擇定供應(yīng)商。 辦公用品、勞保用品由采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)。 物品回廠后應(yīng)由行政人事部負(fù)責(zé)驗(yàn)收，如產(chǎn)品合格則入倉(cāng)；如不合格則交供應(yīng)商退換，或更換供應(yīng)商。 物品驗(yàn)收合格后登記入倉(cāng)。 領(lǐng)用辦公用品 /勞保用品需簽名進(jìn)行登記，行政人事部應(yīng)建立使用者檔案，以備清點(diǎn)或離職 交接。大件辦公用品需按規(guī)定定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。