【正文】 主管人員如何進行預算管理 我們今天所要探討的課題是：部門預算管理的方法。常常很多人問筆者：「預算重不重要？」此時筆者多半不會直接、正面強調(diào)預算有多重要，但筆者會提醒他：「你想不想知道你的企業(yè)在未來的一段時間能賺多少錢？」這句話往往也引起在場許多其他人的興趣。企業(yè)預算其實就是在做這件事，不能把它單純的當成會計作業(yè)的一部份。其實在企業(yè)經(jīng)營過程中，預算扮演非常重要的角色，比如說：營業(yè)團隊的貢獻如何？是要用數(shù)據(jù)來分析的；生產(chǎn)團隊的表現(xiàn)如何？也是要用量化的數(shù)據(jù)分析；公司的任何一筆收入、支出都可用數(shù)據(jù)來分析…但傳統(tǒng)上許多人以為預算是會計單位的事情，所以今天要安排這個課程，以提供企業(yè)界參考。預算的觀念與做法並非會計財務單位的事情，是企業(yè)體中所有人應該要有的認知，但目前大多數(shù)企業(yè)沒有這些觀念與認知，使得預算管理無法落實去運作與執(zhí)行，使得企業(yè)的經(jīng)營結(jié)果成效總不能於事前、或過程中立即獲知掌握，往往在事後才能知道，要改善則為時已晚。在筆者這20年來擔任專業(yè)總經(jīng)理的角色過程上，多半都是用這樣的方式讓業(yè)主放心，也就是讓他們清楚知道：”他們的企業(yè)交由我經(jīng)營，他們會得到什麼樣的成效與預期。”同樣筆者經(jīng)營企業(yè)時也會引導團隊，並訓練、規(guī)劃、安排使每個同仁了解預算管理關係到他們每個人工作的績效。預算實是每個企業(yè)都要重視的?，F(xiàn)在先不談整個企業(yè)的預算，先談部門的預算，然後再由小彙總到大則成為整個企業(yè)的預算。一個企業(yè)團隊推動預算制度時，企業(yè)團隊的預算規(guī)劃應如何進行？第一點就是要有年度計劃，計劃經(jīng)營一定要做，計劃經(jīng)營即是年度計劃的推動實施。企業(yè)若已實施年度計劃，則預算管理是很容易導入的；若企業(yè)未實施年度計劃，現(xiàn)在雖已進入年度中，仍可導入練習。筆者經(jīng)營企業(yè)通常在事情開始前以及每個階段完成時，就即時知道損益。筆者所主持企業(yè)在今天中午，就知道昨天的總損益，而且不一定要電腦化，用手做就能達到效果，雖非100%的準確，但可達95%的準確度以上。很多人認為不可能，但筆者覺得這境界並不難，關鍵其實只是在懂不懂得做？有沒有方法？年度計劃是做預算的第一個要項。傳統(tǒng)上很多企業(yè)對預算的認知，都是用所謂傳統(tǒng)預算制，也就是公司的很多預算乃交由財會部門，將去年的數(shù)據(jù)加加減減成今年的數(shù)據(jù)，非常不準，經(jīng)常要修改，此為傳統(tǒng)預算制的弊端。筆者經(jīng)營與輔導企業(yè)，鼓勵大家用零基預算制。零基預算制又叫歸零預算制，意思是企業(yè)開始運作之前預算歸零，開始運作時有預算產(chǎn)生，期間終止時又歸零，這樣運作的過程給我們很好的引導，預算的編擬、執(zhí)行不能用過去的數(shù)據(jù)來加加減減，要以這個時段要做的事情為基礎來編預算。以零基預算編製法來編製預算準確度相當高。除非公司過去從未按零基預算做過，第一次做會有差異，但筆者跟各位保證，第二次、第三次做就會抓得準。另外還要提醒第二個重點，那就是零基預算要準，必須要各部門配合，絕不是財會部門一個單位就能做到，財會僅是彙總各部門的結(jié)果，這是預算編擬的前提。這也是為何今天本課程命名為部門預算的原因。零基預算要推成功一定要各部門做。零基預算由各部門開始，它又要有任何的執(zhí)行依據(jù)的話？那就是要有年度計劃。零基預算要抓得準，一定是從各部門開始，此為計劃經(jīng)營的運作方法，即經(jīng)營企業(yè)要按計劃經(jīng)營，不能想到哪邊做到哪邊，如此就會不準。然後還有些企業(yè)因不準而放棄預算的編擬，只是抓一個概略的數(shù)字就運作了，非?？上?。年度計劃的推衍從總目標來，總目標推衍出部門年度經(jīng)營計劃，然後再展到單位年度工作計劃，最終再展到個員年度工作計劃，這就是計劃經(jīng)營的架構(gòu)。通常對於一個公司預算編擬的過程到部門年度經(jīng)營計劃即可。當部門提出部門年度經(jīng)營計劃要同時提出部門經(jīng)營預算書，而部門年度經(jīng)營計劃的主要內(nèi)容有下述4部分：(1) 部門目標(2) 執(zhí)行計劃(3) 預算(4) 執(zhí)行計畫表其中部門目標、與執(zhí)行計劃，此兩者關係到預算，也就是說關係一個部門的預算最重要的在這裡。所謂執(zhí)行計劃為達成目標所要採用的工作重點跟工作方法；從工作重點跟工作方法就會產(chǎn)生出我們所要的預算。若一個公司不是這個方式，各部門各行其是，雖各個部門都努力的想做好事情、做它認為對的事情，但因為與公司總目標沒有完整的相關，放任各部門編預算最後彙總後，其結(jié)果會超乎老闆的想像。最大的問題是沒有部門目標，也非由承接總目標展開下來?？偰繕说膬?nèi)容，包括六大部分：行、人、生、財、研、管，為企業(yè)六大機能的展開。當企業(yè)為製造業(yè)時，上述六部分會分別代表：行銷、人力資源、生產(chǎn)管理、財會管理、研究發(fā)展、與行政管理(為一般的稱謂，在很多企業(yè)稱為總務管理。) 。當企業(yè)為買賣業(yè)、或服務業(yè)時，其中的生產(chǎn)管理要變更為商品管理，會牽涉到採購的作業(yè)。部門目標一定也是follow這六個項目，一個部門的計劃從總目標延伸部門目標，再延伸到單位，再延伸到個人。詳如下圖所示：圖1： 總目標 部門目標 單位目標 個員目標 對一個企業(yè)團隊哪些人要寫年度計劃？筆者的習慣僅生產(chǎn)線的作業(yè)員不要寫，其他人都要寫，也就是說幾乎全員都要寫。愈高階的要寫得愈詳細完整，到單位、個員則只有一張甘特氏表，就只是一張執(zhí)行計畫表，在其中填入我有哪些工作重點？預計哪個月份執(zhí)行？執(zhí)行計畫表的格式，可參考下圖所示：工作重點元二三 …十一十二說明 通常一份部門年度計劃中，篇幅佔最大的是執(zhí)行計劃?？梢园l(fā)現(xiàn)到執(zhí)行計劃是最充分完整的，而且其中每個動作都會牽涉到我們的預算，所以說企業(yè)預算編製一定要有部門年度經(jīng)營計劃做基礎。現(xiàn)在我們來看一看，部門預算的編製中，要考慮部門年度經(jīng)營計劃中的哪些部分？如下圖所示，通常部門年度經(jīng)營計劃中會有組織、及工作重點。組織會產(chǎn)生部門薪資，工作重點則產(chǎn)生下述類型的費用：共同費用、行政費用、與專案費用；以及另外非屬費用的專案資本支出。專案資本支出，包括：(1)在採購單位會有採購的動作，進行商品採購，指：原物料、半成品、及成品。商品採購發(fā)生在六大機能中，生產(chǎn)跟商品的地方。(2)在總務部門會有資產(chǎn)採購。資產(chǎn)採購在其他五個機能都會發(fā)生，例如：各部門在未來的一段時間，會購買2套電腦。(1).組織：部門薪資(2).工作重點：共同費用 行政費用 屬費用部分 專案費用 專案資本支出：商品、資產(chǎn)任何一個企業(yè)團隊在做部門預算編製時，事前會計單位要做的準備工作，如下：(1).事先將公司會計科目的定義範圍、內(nèi)容，界定清楚。(2).要把公司的所有相關數(shù)據(jù)資料，整理提供給各部門參考，例如：共同費用、行政費用；至於專案費用則不需要；專案費用要按實際上的市場價格來決定，由負責單位去做。(3)共同費用：要採用統(tǒng)一制、還是分攤制，要事先釐清。何謂共同費用，例如說：房屋租金、公司的電話費、水電費…等。統(tǒng)一制由會計單位統(tǒng)一計算，不分攤給各部門。若企業(yè)決定做分攤，則會計要把分攤的公式、或金額提供各部門參考。至於用哪一個方式較好？沒有既定的答案，每個公司可視其自身情況加以考量。筆者習慣所主持企業(yè)是一定用共同費用統(tǒng)一計算，不採用分攤制。無論如何，事先會計單位一定要釐清，若未釐清則各相關單位不可能做得好。最近10年來，筆者主持的企業(yè)到了要編製年度計劃期間，會計部門會拿出企業(yè)會計準則中會計科目來review，然後給各部門主管上課。大家不要以為各部門主管對會計都很清楚，他們也會弄不清楚，何況每家公司會計科目的定義與範圍都不一樣。從執(zhí)行計劃裡，它會有各項的細目或細目計劃，會整建得很清楚，這就是很重要的部分，部門預算編製的基礎。這一部份未做，則部門預算不可能做得好。若要落實執(zhí)行，這一部分非常重要。若不這樣做，則編製會不準並與實際執(zhí)行有偏差，一偏差那麼到了第二個月、第三個月又要修正預算。修正預算是相當麻煩的，哪怕是1塊錢之差，也會牽一髮動到全身。按道理說，預算不能隨便修正，筆者通常半年才動一下，會為未來的半年做一次修正，要不然預算是不可以修正的。各部門已有工作計劃，如何由工作計劃變成預算，這個過程很重要。建議訓練我們從屬主管要懂得編製工作底稿，因為部門預算整個的彙總是由工作底稿促成的。以下提供各位一個參考格式，各位亦可加以重新設計： 工作底稿專案代號：專案名稱：科目內(nèi)容月份金額$A1$A2$A3$A4$A5$A6 合計AT表單中專案代號欄的用途為：當電腦化時，可透過電腦運作，很方便的叫出所有該專案的細部資料。提醒各位，一定要有工作底稿，否則部門預算一定會出問題，因工作底稿為一先決條件。很多人認為沒有工作底稿也不會有問題，尤其會計人員會說：「我有一個總表，統(tǒng)計出來就可以了?！巩斎豢偙硎墙^對必須的，但總表的數(shù)據(jù)依據(jù)是什麼？且無工作底稿，預算執(zhí)行管理就無依據(jù)，就會很難進行預算管理。剛才提到每個部門在年度計劃中，都必須有很多的執(zhí)行計劃，因有許多重點工作要做。每項計劃即為一個專案，每個計劃將薪資費用、共同費用扣除掉，剩下的全部就有許多的專案費用產(chǎn)生，並會運用許多的會計科目。每個專案執(zhí)行時，每個都有一個費用的預估$A$A2…、$A6，最後加總得到一個專案費用的總數(shù)AT。讓我們每個執(zhí)行計劃，都有一個工作底稿做依據(jù)。第二個重點是，工作底稿用在什麼地方？工作底稿用在下述兩個地方：(1) 專案費用(2)專案資本支出：資產(chǎn)項只要每一個專案都要有一個工作底稿，這是個必要條件。除了編專案工作底稿外，還要編部門的費用總表，其格式即一般常看到的統(tǒng)計總表。統(tǒng)