【正文】 機(jī)密文件，注意保管上海永冠商業(yè)設(shè)備有限公司采購系統(tǒng)流程及組織整合方案上海斯隆企業(yè)管理咨詢有限公司2003年3月46 / 46內(nèi)容提綱第一部分 采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合1 采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合的總體思路2 采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合圖解 采購系統(tǒng)總流程 采購系統(tǒng)總流程圖 采購系統(tǒng)總流程圖說明 原材料物資采購流程 原材料物資采購流程圖 原材料物資采購流程圖說明 塑粉藥水采購流程 塑粉藥水采購流程圖 塑粉藥水采購流程圖說明 商標(biāo)條手提籃采購流程 商標(biāo)條手提籃采購流程圖 商標(biāo)條手提籃采購流程圖說明 外購毛胚件采購流程 外購毛胚件采購流程圖 外購毛胚件采購流程圖說明 五金件采購流程 五金件采購流程圖 五金件采購流程圖說明 辦公用品采購流程 辦公用品采購流程圖 辦公用品采購流程圖說明 設(shè)備采購流程 設(shè)備采購流程圖 設(shè)備采購流程圖說明 請付款流程 請付款流程圖 請付款流程圖說明 供應(yīng)商評審流程 供應(yīng)商考核流程 供應(yīng)商建檔流程 供應(yīng)商檔案維護(hù)流程第二部分 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)整合3 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)整合的總體思路4 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)整合圖解 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖說明5 采購系統(tǒng)各部門功能定位與定崗定編6 采購系統(tǒng)崗位描述第一部分 采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合1 采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合的總體思路 從整個(gè)公司全局最優(yōu)的角度來設(shè)計(jì)和優(yōu)化，考慮到倉庫與采購部門的密切聯(lián)系，將倉庫納入采購系統(tǒng)的范圍。采購系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程從采購需求的提出一直到采購物資的入庫。消除部門間的本位主義，達(dá)到流程整合的“公司利益最大化”效果。 變“灰色流程”、“慣例流程”為“規(guī)范流程”，增強(qiáng)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性，減少隨意性，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)采購業(yè)務(wù)的規(guī)范化運(yùn)作。 加強(qiáng)流程的可操作性，變“模糊流程”為“明確流程”。 明確相關(guān)部門、崗位在業(yè)務(wù)流程中關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上的職責(zé)，引入必要的監(jiān)控環(huán)節(jié)，保證流程的貫徹執(zhí)行。 以現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，對采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)化改造，通過整合及加強(qiáng)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上的控制，達(dá)到流程優(yōu)化。 針對采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程中現(xiàn)存的問題，考慮到永冠公司采購工作的實(shí)際情況，在采購流程中增加采購調(diào)度這一環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)全面掌握各項(xiàng)物資的庫存情況，負(fù)責(zé)各項(xiàng)物資的申購工作。 業(yè)務(wù)流程的整合借鑒外資同類型企業(yè)的先進(jìn)設(shè)計(jì)思想和設(shè)計(jì)方法，結(jié)合永冠公司的實(shí)際情況，適當(dāng)超前設(shè)計(jì)，以適應(yīng)永冠公司快速發(fā)展的需要。2 采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合圖解圖例說明： 采購系統(tǒng)總流程 采購系統(tǒng)總流程圖 采購系統(tǒng)總流程圖說明流程步驟說明參考資料和表單1. 1生產(chǎn)計(jì)劃制定流程。生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單制定各項(xiàng)生產(chǎn)、配貨計(jì)劃。針對各項(xiàng)物資需求，采購部進(jìn)行采購。2. 21設(shè)備采購付款流程。3. 22原材料采購流程。根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃由采購部測算原材料需求，進(jìn)行相應(yīng)的申購、采購、質(zhì)檢、入庫。4. 23塑粉藥水采購流程。根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃由采購部測算塑粉藥水需求，進(jìn)行相應(yīng)的申購、采購、質(zhì)檢、入庫。5. 24商標(biāo)條、手提籃采購流程。根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部測算的商標(biāo)條、手提籃需求，進(jìn)行相應(yīng)的申購、采購、質(zhì)檢、入庫。6. 25外購毛胚件采購流程。根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部制定的外購毛胚件需求，進(jìn)行相應(yīng)的申購、采購、質(zhì)檢、入庫。7. 26五金件采購流程。根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部測算的五金件需求，進(jìn)行相應(yīng)的申購、采購、質(zhì)檢、入庫。8. 27辦公用品采購流程。根據(jù)總經(jīng)辦提出的辦公用品需求，進(jìn)行相應(yīng)的采購、質(zhì)檢、入庫。9. 3供應(yīng)商管理流程。對于各項(xiàng)物資的采購，都會(huì)涉及到對供應(yīng)商的評審、選擇等，其中有些物資的采購還會(huì)選擇幾家較為固定的供應(yīng)商進(jìn)行長期合作。必須加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理，包括：創(chuàng)建、維護(hù)、評審等。10. 4 品質(zhì)管理流程。采購的各項(xiàng)材料物資，入庫之前都必須進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。11. 5請付款流程。對于長期合作供應(yīng)商，根據(jù)物資采購入庫和對方發(fā)票開具情況通知財(cái)務(wù)進(jìn)行付款。12. 6財(cái)務(wù)銀行付款流程。對金額較大的采購支出，一般采取銀行付款的方式。13. 7財(cái)務(wù)零用金報(bào)支流程。對金額較少的采購支出，可采取先現(xiàn)金采購，后報(bào)銷的方式。 原材料采購流程 原材料采購流程圖 原材料采購流程圖說明（1） 原材料采購流程說明流程步驟說明參考資料和表單1. 生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單制定生產(chǎn)計(jì)劃。訂單，生產(chǎn)計(jì)劃2. 采購部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，測算原材料需求量，填制原材料物資需求清單，內(nèi)容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期等。根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，原材料數(shù)量與產(chǎn)品數(shù)量之間的勾稽關(guān)系，產(chǎn)生原材料物資需求清單3. 采購副總審核測算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。過渡階段可由生產(chǎn)副總審核4. 原材料倉庫保管員定時(shí)向采購調(diào)度報(bào)原材料的庫存情況。電腦中的原材料庫存數(shù)量5. 采購調(diào)度根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃測算產(chǎn)品生產(chǎn)對原材料的需求數(shù)量，結(jié)合原材料物資庫存情況和需求清單，填制原材料物資申購單。產(chǎn)生原材料物資申購單6. 主要原材料的采購，可以通過對供應(yīng)商的評審，由采購副總同總經(jīng)理協(xié)商，由總經(jīng)理確定幾家定點(diǎn)供應(yīng)商（總經(jīng)理可以授權(quán)采購副總審核確定）并建立長期密切的合作關(guān)系。日常采購時(shí)則根據(jù)質(zhì)量、價(jià)格等因素在已定的供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇。參考合格供應(yīng)商名單、長期合同7. 對于選定的供應(yīng)商不能提供的某些品種、規(guī)格的原材料，向非定點(diǎn)供應(yīng)商詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。8. 填制原材料物資采購單，內(nèi)容包括：品種、數(shù)量、金額、交貨期等。產(chǎn)生原材料物資采購單9. 根據(jù)金額大小，由相應(yīng)的授權(quán)采購主管進(jìn)行審批。10. 采購員與供應(yīng)商落實(shí)采購，跟蹤采購物資的進(jìn)展，督促物資及時(shí)入庫。必要時(shí)包括協(xié)調(diào)安排車輛運(yùn)輸。11. 質(zhì)檢部對采購的原材料物資質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。根據(jù)相關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)12. 質(zhì)檢員或倉庫保管員驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不合格的原材料物資，立即通知采購員，并由采購員對其進(jìn)行處理。一般情況下，與供應(yīng)商協(xié)商處理方法：折價(jià)、退貨、補(bǔ)貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購。13. 原材料倉庫保管員對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行核對。根據(jù)采購調(diào)度提供的原材料物資申購清單14. 驗(yàn)收合格，倉庫保管員在送貨單上簽字，物資入庫并辦理登記手續(xù)，將入庫信息輸入電腦。電腦實(shí)時(shí)反映庫存信息15. 采購調(diào)度實(shí)時(shí)掌握原材料倉庫的收、發(fā)、存動(dòng)態(tài)。（2） 原材料采購流程調(diào)整前后的比較分析168。 流程調(diào)整之一：調(diào)整原輔材料需求確定的流程。原流程為：原輔材料倉庫根據(jù)制造部門開料組要求的需求量，結(jié)合庫存情況填制原材料申購單報(bào)生產(chǎn)副總審批，繼而由采購部門組織采購。調(diào)整后的流程：由生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單制定出相應(yīng)的生產(chǎn)計(jì)劃，由采購部采購調(diào)度根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃測算出原輔材料需求量報(bào)采購副總審批（過渡階段可由生產(chǎn)副總審批），由采購調(diào)度結(jié)合庫存情況編制申購單。通過調(diào)整，可以更為科學(xué)地確定原輔材料的需求量，不僅有利于成本控制，而且使生產(chǎn)系統(tǒng)和采購系統(tǒng)的流程邊界的界定更為合理，同時(shí)加快了需求信息迅速轉(zhuǎn)化為采購信息的進(jìn)程。168。 流程調(diào)整之二：增加采購調(diào)度這個(gè)崗位節(jié)點(diǎn)，由采購調(diào)度作為生產(chǎn)部門、采購部門和原材料倉庫的接口，科學(xué)地界定采購流程的邊界，加強(qiáng)了采購需求的監(jiān)控，降低成本，還進(jìn)一步疏通了采購信息的流通渠道。對于新增的采購調(diào)度崗位，要求其不僅能夠根據(jù)