【正文】 xx電力學(xué)院學(xué)生社區(qū)管理系統(tǒng)說(shuō)明書(shū)一、 系統(tǒng)概述高校社區(qū)管理是各大高校正常運(yùn)營(yíng)，關(guān)系學(xué)生利益的重要組成部分，具體操作主要由各高校宿管處負(fù)責(zé)，涉及面廣，工作量大,操作也有一定復(fù)雜度，因此社區(qū)管理也需要一個(gè)有效的管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上操作，提高工作效率。然而目前在中國(guó)，大部分的高校都沒(méi)有能設(shè)立起完全地管理信息系統(tǒng)，有的只是實(shí)現(xiàn)了一部分，僅僅是支持較低層次工作的系統(tǒng)。社區(qū)管理信息系統(tǒng)是一個(gè)一體化集成系統(tǒng)，進(jìn)行信息管理是從總體出發(fā)，全面考慮，保證各種職能部門(mén)共享數(shù)據(jù),減少數(shù)據(jù)的冗余度，保證數(shù)據(jù)的兼容性和一致性。嚴(yán)格地說(shuō)只有信息的集中統(tǒng)一，信息才是資源。數(shù)據(jù)的一體化并不限制個(gè)別功能子系統(tǒng)保存自己的專(zhuān)用數(shù)據(jù),但為保證一體化,首先要有一個(gè)全局的系統(tǒng)計(jì)劃，每一個(gè)小系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)均要在這個(gè)總體計(jì)劃的指導(dǎo)下進(jìn)行；其次是通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)、大綱和手續(xù)達(dá)到系統(tǒng)一體化。xx電力學(xué)院社區(qū)管理還處在傳統(tǒng)的手工管理階段，效率較低。隨著擴(kuò)招，住宿學(xué)生增加，工作量也隨之增加，開(kāi)發(fā)與之適應(yīng)的管理系統(tǒng)有必要性和可行性：方便學(xué)生查詢(xún)，有利工作人員操作，更展示了高校的風(fēng)貌。二、系統(tǒng)需求通過(guò)全面收集原始資料，進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃，系統(tǒng)分析，進(jìn)行可行性研究，爭(zhēng)取達(dá)到以下系統(tǒng)目標(biāo)： 界面友好，方便直觀，采用人機(jī)交互方式，通過(guò)鼠標(biāo)點(diǎn)擊或輸入簡(jiǎn)要關(guān)鍵字就能獲得用戶(hù)所需信息,而不需要進(jìn)行煩瑣的的編程。 新學(xué)年，輸入新生住宿基本信息，管理員以后可以針對(duì)不同需求分類(lèi)、排序、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)，并輸出報(bào)表。學(xué)生和其他部門(mén)也可根據(jù)自己需要網(wǎng)上查詢(xún)。 學(xué)生離宿后打印相關(guān)記錄文檔做備份，快速刪除系統(tǒng)中相關(guān)學(xué)生的資料，節(jié)省空間以備后用。 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)修,學(xué)生網(wǎng)上申請(qǐng),宿管處經(jīng)過(guò)分類(lèi)匯總審核后生成保修單送到工程部，工程部上門(mén)維修。 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦理勤工助學(xué)，學(xué)生網(wǎng)上填寫(xiě)申請(qǐng)，宿管處匯總傳到學(xué)生辦具體安排。 總之，通過(guò)管理系統(tǒng)減少傳統(tǒng)的空間時(shí)間限制，提高效率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，使學(xué)生、工作人員便捷的交流。三、現(xiàn)狀分析在開(kāi)發(fā)系統(tǒng)之前，我們?nèi)ニ薰芴幜私馇闆r。宿管處與教務(wù)處、財(cái)務(wù)處等部門(mén)平行，由一名部門(mén)經(jīng)理，５個(gè)管理員和若干值班人員組成，主要負(fù)責(zé)學(xué)生住宿管理，包括新生入住管理，學(xué)生離舍管理，故障維修管理，勤工助學(xué)管理，收繳水電費(fèi)，衛(wèi)生檢查登記，住宿安全保障等，由于后三者實(shí)踐操作性強(qiáng)，只需做簡(jiǎn)單記錄即可，所以本系統(tǒng)側(cè)重新生入住管理，學(xué)生離舍管理，故障維修管理，勤工助學(xué)管理的分析設(shè)計(jì)實(shí)施，這些包涵了學(xué)生從入住到畢業(yè)的全部過(guò)程，牽涉到系部，宿管處，學(xué)生辦，財(cái)務(wù)處等校內(nèi)其他職能部門(mén)。學(xué)校這幾年加大了對(duì)學(xué)校硬件的更新，學(xué)生宿舍做了相應(yīng)的改裝，另外還加強(qiáng)了許多保衛(wèi)措施和人性化的設(shè)施，住宿情況大有改善。隨著住宿情況的改善學(xué)生的住宿管理也應(yīng)該上一個(gè)臺(tái)階，然而xx電力學(xué)院社區(qū)管理仍處在傳統(tǒng)的手工管理階段，基本上所有工作都是通過(guò)手寫(xiě)做記錄，各類(lèi)報(bào)表通過(guò)手工繪制，查詢(xún)通過(guò)翻閱紙上資料實(shí)現(xiàn)。不保存大量數(shù)據(jù)，沒(méi)有軟件系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，往往是一組數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)一個(gè)應(yīng)用程序，資源重復(fù)利用率低。在平時(shí)記錄工作也許不是很麻煩，但是在入學(xué)和結(jié)束時(shí)就有非常復(fù)雜的工作需要處理，特別是在統(tǒng)計(jì)、排序、查詢(xún)時(shí)混亂又枯燥，容易出錯(cuò)。每次入學(xué)來(lái)臨都要通過(guò)煩瑣的工作登記學(xué)生的資料，安排寢室，畫(huà)表格，這對(duì)宿管處管理員來(lái)說(shuō)是一個(gè)非常煩瑣的工作。在每次新生報(bào)道之后除了宿管處，學(xué)工辦留有學(xué)生的住宿檔案之外樓長(zhǎng)還要有資料存檔。很明顯，數(shù)據(jù)有冗余，重復(fù)的文件保存在很多人的手中，比如說(shuō)一個(gè)學(xué)生退了宿舍以后先通過(guò)宿管處消除了住宿記錄又在樓長(zhǎng)那里做了記錄，可是往往在其他地方如學(xué)生辦又缺少了記錄，這種冗余很容易出現(xiàn)在文件或者是書(shū)面保存階段，稍有疏忽就會(huì)引發(fā)存儲(chǔ)在不同文件中數(shù)據(jù)的不一致問(wèn)題。所以建立起有效的管理系統(tǒng),存儲(chǔ)的內(nèi)容就可以永久保存，需要時(shí)只要從數(shù)據(jù)庫(kù)中查詢(xún)即可。這樣才能改善落后的管理工作，提高工作效率?，F(xiàn)在學(xué)院內(nèi)已經(jīng)引進(jìn)了先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)及專(zhuān)門(mén)的電腦人才，科研費(fèi)用較為充裕，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也開(kāi)始重視網(wǎng)上辦公……這些都為系統(tǒng)開(kāi)發(fā)提供了經(jīng)濟(jì)技術(shù)社會(huì)等方面的可行性。四、新系統(tǒng)的目標(biāo)、主要功能和邏輯模型組織結(jié)構(gòu)圖在做出系統(tǒng)分析之前我們先來(lái)了解一下整個(gè)組織結(jié)構(gòu)圖：電力學(xué)院從總體看：各系學(xué)生辦宿管處財(cái)務(wù)處工程部在宿管處方面有：宿管處經(jīng)理管 理 員值 班 員宿管處經(jīng)理——總體控制宿管處工作，做重大決策，向院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。管理員——安排住宿、分工處理各類(lèi)申請(qǐng)、接受學(xué)生咨詢(xún)。值班員：檢查衛(wèi)生、收繳水電費(fèi)、24小時(shí)輪流值班，主要負(fù)責(zé)實(shí)際操作工作。在學(xué)生方面有：自律委員會(huì)系學(xué) 生社 區(qū)自律委員會(huì)對(duì)原有的組織結(jié)構(gòu)（宿管處方面和學(xué)生方面）整合，得到未來(lái)學(xué)生社區(qū)的組織結(jié)構(gòu)圖：電力學(xué)院財(cái)務(wù)處學(xué)生辦系宿管處工程部學(xué)生經(jīng)理自律委值班員管理員業(yè)務(wù)流程圖 （1）新生入住管理填寫(xiě)的住宿證入住學(xué)生記錄表學(xué)生系部安排住宿入住學(xué)生清單住宿證住宿登記寢室占用表住宿安排表文字說(shuō)明:根據(jù)各系所交的入住學(xué)生清單,參照寢室占用表安排學(xué)生入住,生成住宿安排表通知學(xué)生,根據(jù)學(xué)生所填住宿證做入住學(xué)生記錄,住宿證由學(xué)生保管,作為出入證件。（2）學(xué)生離舍管理寢室占用表押金收據(jù)離舍申請(qǐng)單住宿證賠償收據(jù)資產(chǎn)核對(duì)單入住學(xué)生記錄表資產(chǎn)狀況登記表離宿申請(qǐng)單資產(chǎn)核對(duì)單學(xué)生審核申請(qǐng)審核資產(chǎn)處理賠償文字說(shuō)明:根據(jù)學(xué)生所交的離宿申請(qǐng)單、押金收據(jù)、住宿證進(jìn)行處理，不合格退回，合格的進(jìn)行資產(chǎn)審核，資產(chǎn)無(wú)破壞，學(xué)生在在資產(chǎn)核對(duì)單上簽名即可，如有損壞，進(jìn)行賠償處理，開(kāi)收據(jù)，修改入住學(xué)生記錄、寢室占用表、資產(chǎn)狀況登記表。（3）故障維修管理學(xué)生工程部審核申請(qǐng)不合格申請(qǐng)單維修登記表保修單維修申請(qǐng)單文字說(shuō)明:根據(jù)學(xué)生所交的維修申請(qǐng)單進(jìn)行處理，不合格退回，合格的交到工程部請(qǐng)求維修，并做相關(guān)登記。（4）勤工助學(xué)管理不合格申請(qǐng)單學(xué)生辦審核申請(qǐng)勤工助學(xué)登記表學(xué)生勤工助學(xué)申請(qǐng)單文字說(shuō)明:根據(jù)學(xué)生所交的勤工助學(xué)申請(qǐng)單匯總，不合格退回，生成勤工助學(xué)登記表交到學(xué)生辦。這里只是起到中介作用。數(shù)據(jù)流程圖（DFD）（1）新生入住管理系部安排住宿入住學(xué)生清單住宿證住宿安排表學(xué)生填寫(xiě)的住宿證登記住宿D(zhuǎn)1 寢室占用表D2 入住學(xué)生記錄表（2）學(xué)生離舍管理學(xué)生處理申請(qǐng)離舍申請(qǐng)單押金收據(jù)住宿證離舍申請(qǐng)單審核資產(chǎn)資產(chǎn)核對(duì)單資產(chǎn)核對(duì)單罰款處理賠償收據(jù)D2 入住學(xué)生記錄表D1寢室占用表D3 資產(chǎn)狀況登記表（3）故障維修管理（4）勤工助學(xué)管理學(xué)生勤工助學(xué)申請(qǐng)單處理申請(qǐng)勤工助學(xué)登記表學(xué)生辦上崗?fù)ㄖ獢?shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)流條目名稱(chēng)：入住學(xué)生清單 編號(hào)：D001簡(jiǎn)要說(shuō)明：由系部交到宿管處具體的入住學(xué)生基本信息 數(shù)據(jù)流來(lái)源：系部 數(shù)據(jù)流去向： 包含的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)： 流通量：50份/年學(xué)號(hào)姓名系別班級(jí)性別年齡家庭聯(lián)系地址家庭聯(lián)系電話數(shù)據(jù)流條目名稱(chēng)：住宿安排表 編號(hào)：D002簡(jiǎn)要說(shuō)明：根據(jù)寢室占用情況安排學(xué)生住宿的表格數(shù)據(jù)流來(lái)源： 數(shù)據(jù)流去向：學(xué)生 包含的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)： 流通量：10份/年 學(xué)號(hào)姓名寢室樓寢室