【正文】 監(jiān)理項目資料管理要求及常見問題處理目 錄第一章 監(jiān)理信息資料管理的有關(guān)規(guī)定 1 1 1 1 2 5第二章 監(jiān)理資料管理職責(zé)及崗位要求 8第三章 監(jiān)理資料管理的基礎(chǔ)知識 9 掌握公司作業(yè)指導(dǎo)文件 9 12 12 1分項工程劃分 23第四章 監(jiān)理資料管理操作實務(wù) 28 28 29 33 33 33 33 34 44 44 45： 47第五章 資料管理中常見問題及處理 47第一章 監(jiān)理信息資料管理的有關(guān)規(guī)定《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》 建設(shè)部90號令《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》 GB/T503282001《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》 GB503192000《建筑工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》 GB503002001《信息檔案影像資料監(jiān)理工作作業(yè)指導(dǎo)書》 JKPM/C2200709《文件編制與審核作業(yè)指導(dǎo)書》 JKPM/C2200708《質(zhì)量手冊》 JKPM/A2007《質(zhì)量管理體系程序文件》 JKPM/B01～102007《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》 GJJ/T1172007 2008年1月1日起（一）特點1) 監(jiān)理信息來源的廣泛性。監(jiān)理信息資料來自于業(yè)主單位、承建單位以及建立組織內(nèi)部的各個部門；來自設(shè)計、招標(biāo)、實施等各個階段的各個單位乃至各個專業(yè)；來自質(zhì)量控制、投資控制、進(jìn)度控制、合同管理等各個方面。如果信息收集不完整、不準(zhǔn)確、不及時，必然影響到監(jiān)理工程師判斷和決策的正確性、及時性。 2) 信息量大。由于監(jiān)理信息資料牽涉面廣、協(xié)作關(guān)系復(fù)雜，使得監(jiān)理工作涉及大量的信息。監(jiān)理工程師不僅要了解國家及地方有關(guān)的政策、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，而且要掌握工程建設(shè)各個方面的信息。既要掌握計劃的信息，又要掌握實際進(jìn)度的信息，還要對他們進(jìn)行對比分析。 3) 動態(tài)性強(qiáng)。監(jiān)理信息資料管理的過程是一個動態(tài)的過程，監(jiān)理工程師實施的控制也是動態(tài)控制，因而大量的監(jiān)理信息都是動態(tài)的，這就需要及時的收集和處理。 4) 有一定的范圍和層次。業(yè)主委托的范圍不一樣，監(jiān)理信息也不一樣。工程實施過程中，會產(chǎn)生很多信息，但并非都是監(jiān)理信息，只有那些與監(jiān)理工作有關(guān)的信息才是監(jiān)理信息。不同的工程項目，所需的信息既有共性，也有個性。另外，不同的監(jiān)理組織和監(jiān)理組織的不同部門，所需的信息也不同。 5) 信息的系統(tǒng)性。監(jiān)理信息資料是在一定的時間和空間范圍內(nèi)形成的，與監(jiān)理活動密切相關(guān)。而且，監(jiān)理信息的收集、加工、傳遞以及反饋是一個連續(xù)的閉合環(huán)路，具有明顯的系統(tǒng)性。（二）重要性1) 做好監(jiān)理資料工作是企業(yè)質(zhì)量管理體系文件、規(guī)定與對企業(yè)貫標(biāo)的要求；2) 監(jiān)理的各類質(zhì)量記錄資料是工程質(zhì)量驗收、評定的重要依據(jù)；3) 完整有效的監(jiān)理資料是工程竣工備案的必備條件和組成內(nèi)容，是城建檔案歸檔的資料要求；4) 完整有效的監(jiān)理資料是處理質(zhì)量安全問題或事故的法律憑證和規(guī)避監(jiān)理責(zé)任風(fēng)險的保護(hù)手段；5) 監(jiān)理資料的管理水平是衡量監(jiān)理咨詢服務(wù)水平高低的重要方面。信息資料管理的日常工作包括：負(fù)責(zé)規(guī)劃建立項目信息資料管理系統(tǒng)，收集信息、信息加工整理和儲存，信息資料檢索和傳遞，實現(xiàn)監(jiān)理工作本身的自動化，標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，系統(tǒng)化的管理，并推動整個項目信息資料收集、處理效率。（一）信息收集1) 收集項目決策文件及有關(guān)資料項目決策文件包括了建設(shè)規(guī)模、建設(shè)布局、質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制基本要求等基礎(chǔ)性依據(jù)，是監(jiān)理和參建各方對工程實施控制的重要文件，其中包含了許多設(shè)計文件的重要依據(jù)，指導(dǎo)著整個項目運作方向。2) 設(shè)計文件及有關(guān)資料的收集工程設(shè)計文件不僅是施工的依據(jù)，而且是監(jiān)理進(jìn)行質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制的重要依據(jù)，設(shè)計過程中所收集到一些基礎(chǔ)性資料對編制和審核施工組織設(shè)計、施工方案有很大幫助。在收集工程設(shè)計文件的同時，應(yīng)收集：I 初步設(shè)計資料。收集初步設(shè)計資料重點在：工程項目目的和任務(wù)，工程的規(guī)模，總體規(guī)劃，主要建筑物位置，結(jié)構(gòu)形式和設(shè)計尺寸，各種建筑物材料用量，主要技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)；II 技術(shù)設(shè)計資料。技術(shù)設(shè)計是對初步設(shè)計更進(jìn)一步深化，其中許多資料是對初步設(shè)計資料補(bǔ)充和修正。因此重點收集和核對這些修正和補(bǔ)充資料；III 施工圖設(shè)計資料：施工圖作為設(shè)計單位最終輸出產(chǎn)品，直接指導(dǎo)項目施工。對施工圖及其有關(guān)文件收集和管理，是設(shè)計資料信息管理的工作重點。所收集信息包括：施工總平面圖，建筑物施工平面圖和剖面圖、安裝施工詳圖，各種專門工程的施工圖以及各種設(shè)備和材料的明細(xì)表等。在收集設(shè)計資料時要收集與設(shè)計圖紙和技術(shù)說明書同時輸出的概預(yù)算資料。3) 設(shè)備及材料采購工作信息收集I 對設(shè)備及材料采購工作應(yīng)事先明確其種類、數(shù)量、技術(shù)性能以及驗收標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、地點和方式等；II 對設(shè)備及材料供應(yīng)商應(yīng)事先收集其資質(zhì)情況、營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、生產(chǎn)能力和單位信譽(yù)，對特種設(shè)備的供應(yīng)和安裝單位還應(yīng)收集和審查其設(shè)計資格證書或安裝資格證書；III 對關(guān)鍵設(shè)備的生產(chǎn)加工還應(yīng)掌握供應(yīng)商的制造設(shè)備、檢測設(shè)備、試驗方法、標(biāo)準(zhǔn)和頻率等制造信息，對上崗操作人員應(yīng)收集和審查其技能、培訓(xùn)記錄和相關(guān)證書以及制造和裝配場所的時間、溫度、濕度、壓力、清潔度等內(nèi)容；IV 對涉及到高精確度安裝的設(shè)備和材料，對零部件的定位質(zhì)量及其連接和裝配精度的設(shè)計要求、安裝要求、成品保護(hù)措施和專業(yè)工具等信息的收集和協(xié)調(diào)工作。4) 招投標(biāo)文件及其有關(guān)資料收集工程監(jiān)理合同管理對象不僅是業(yè)主與承包商最終簽訂的合同協(xié)議書，招投標(biāo)過程形成的一些文件同樣對業(yè)主和承包商有約束力。其中大量有用信息，要在施工期間合同管理過程予以應(yīng)用。所需收集的信息如下：I 業(yè)主全部“要約”條件：業(yè)主所提供的材料供應(yīng)、設(shè)備供應(yīng)、水電供應(yīng)、施工道路，臨時房屋、征地情況、通訊條件等等；II 承包商全部“承諾”條件：承包商投入人力、機(jī)械方面情況、工期保證、質(zhì)量保證、投資保證、施工措施、安全保證等。5) 業(yè)主方施工過程信息資料收集I 業(yè)主作為工程項目建設(shè)的組織者，在施工中要按照合同文件規(guī)定提供相應(yīng)的條件，并要不時表達(dá)對工程各方面的意見和看法，下達(dá)某些指令；II 業(yè)主負(fù)責(zé)部份材料的供應(yīng)時，需提供材料的品種、數(shù)量、質(zhì)量、價格、提貨地點、提貨方式等信息；III 業(yè)主在建設(shè)過程中對各種有關(guān)進(jìn)度、質(zhì)量、投資、合同等方面的意見和看法，同時也應(yīng)及時提供甲方的上級單位對工程建設(shè)的各種意見和指令。6) 承包商施工過程信息資料收集I 承包商在施工中，現(xiàn)場所發(fā)生的各種情況均包含了大量的內(nèi)容，承包商自身必須掌握和收集這些內(nèi)容。經(jīng)收集和整理后，匯集成豐富的信息資料；II 承包商在施工中必須經(jīng)常向有關(guān)單位，包括上級部門、設(shè)計單位、監(jiān)理單位及其它方面發(fā)出某些文件，傳達(dá)一定的內(nèi)容。如向監(jiān)理單位報送施工組織設(shè)計，報送各種計劃、單項工程施工措施、月支付申請表、各種工程項目自檢報告、質(zhì)量問題報告、有關(guān)的意見等等。7) 監(jiān)理單位施工過程信息資料收集I 監(jiān)理日記，主要包括：現(xiàn)場監(jiān)理人員的日報表；現(xiàn)場每日的天氣記錄；監(jiān)理工作記要；其它有關(guān)情況與說明等?，F(xiàn)場每日的天氣記錄主要內(nèi)容為：當(dāng)天的最高、最低氣溫；當(dāng)天的降雨、降雪量；當(dāng)天的風(fēng)力及天氣狀況；因氣候原因當(dāng)天損失的工作時間等；II 監(jiān)理周報，總監(jiān)理工程師應(yīng)每周向工程項目業(yè)主負(fù)責(zé)人匯報一周內(nèi)所有發(fā)生的重大事件；III 監(jiān)理月報，總監(jiān)理工程師應(yīng)每月向業(yè)主匯報下列情況：工程施工進(jìn)度狀況（與合同規(guī)定的進(jìn)度作比較）；工程款支付情況；工程進(jìn)度拖延的原因分析；工程質(zhì)量情況與工程進(jìn)展中主要困難與問題；監(jiān)理工作總結(jié)等；IV 總監(jiān)理工程師對承包單位的指示，主要內(nèi)容為：正式函件；日常指示，如在每日的工地協(xié)調(diào)會中發(fā)出的指示；在施工現(xiàn)場發(fā)出的指示等；V 工程質(zhì)量記錄：主要包括試驗結(jié)果記錄及樣本記錄等。8) 收集工地會議信息工地會議是監(jiān)理組織協(xié)調(diào)工作的一種重要方法，會議中包含著大量的監(jiān)理信息。工地會議系屬監(jiān)理工程師行政管理的一部分，它包括開工前的第一次工地會議、工地例會、專題工地例會及現(xiàn)場協(xié)調(diào)會。(二)信息資料的加工整理和儲存監(jiān)理工程師在施工過程中，依據(jù)當(dāng)時收集到的信息所作的決策或決定有如下幾個方面：1) 依據(jù)進(jìn)度控制信息，對施工進(jìn)度狀況的意見和指示。監(jiān)理工程師每月、每季度都要對工程進(jìn)度進(jìn)行分析對比并做出綜合評價，包括當(dāng)月整個工程各方面實際量，實際完成數(shù)量與合同規(guī)定的計劃數(shù)量之間的比較。如果某一部分拖后，應(yīng)分析其原因、存在的主要困難和問題，提出如何解決的意見。2) 依據(jù)質(zhì)量控制信息，對工程質(zhì)量情況的意見和指示。監(jiān)理工程師應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)地將當(dāng)月施工中的各種質(zhì)量情況，包括現(xiàn)場檢查監(jiān)理中發(fā)現(xiàn)的各種問題、施工中出現(xiàn)的重大事故，對各種情況、問題、事故的處理等情況，除在月報中進(jìn)行階段性的歸納和評價外，如有必要可進(jìn)行專門的質(zhì)量定期情況報告。3) 依據(jù)造價控制信息，對工程結(jié)算情況的意見和指示。工程價款結(jié)算一般按月進(jìn)行，要對投資完成情況進(jìn)行統(tǒng)計、分析，在統(tǒng)計分析的基礎(chǔ)上作一些短期預(yù)測，以便對業(yè)主在組織資金方面提出咨詢意見。4) 依據(jù)合同管理信息，對索賠的處理意見。在工程施工中，由于甲方的原因或客觀條件使乙方遭受損失，乙方提出索賠要求；或乙方由于違約使工程遭受損失，甲方提出索賠要求。監(jiān)理工程師可對索賠提出處理意見。5) 信息的儲存是將信息保留進(jìn)來以備將來應(yīng)用。對有價值的原始資料、資料及經(jīng)過加工整理的信息，要長期積累以備查閱。6) 建立監(jiān)理工作臺帳，做好監(jiān)理工作臺帳的管理和審核工作。（三）信息資料的檢索和傳遞無論是存入檔案庫還是存入計算機(jī)內(nèi)存的信息、資料，為了查找的方便，在入庫前都要擬定一套科學(xué)的查找方法和手段，作好編目分類工作。健全的檢索系統(tǒng)可以使報表、文件、資料、人事和技術(shù)檔案既保存完好，又查找方便。否則會使資料雜亂無章，無法利用。信息的傳遞是指借助于一定的載體，在監(jiān)理工作的各部門、各單位之間的傳遞。通過傳遞，形成各種信息流。暢通的信息流，將利用報表、圖表、文字記錄、電訊、各種收發(fā)、會議、審批及計算機(jī)等傳遞手段，不斷地將監(jiān)理信息輸送到監(jiān)理工程師手中，成為他們工作的依據(jù)。（監(jiān)理文件資料和檔案的傳遞流程見下圖）圖11 監(jiān)理文件和檔案資料傳遞流程圖（一）在業(yè)主與勘察、設(shè)計、施工單位簽訂合同時，明確對工程檔案資料的套數(shù)、費用、質(zhì)量要求和移交時間的要求；（二）協(xié)助業(yè)主監(jiān)督和檢查各單位收集和整理本單位形成的工程檔案資料，并按要求完成立卷工作；（三）工程檔案驗收的主要內(nèi)容包括：1． 工程檔案是否齊全、系統(tǒng)、完整；2． 工程檔案是否整理立卷，立卷是否符合國家規(guī)范的相關(guān)規(guī)定；3． 工程檔案的內(nèi)容是否真實，準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況；4． 工程檔案簽章手續(xù)是否完備，竣工圖編制是否符合要求。（四）協(xié)助業(yè)主在工程竣工驗收前按《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》及時向城建檔案管理部門報送工程檔案。（五）協(xié)助業(yè)主及時獲得《上海市建設(shè)項目（工程）檔案驗收合格證》。（六）嚴(yán)格做好監(jiān)理資料管理及歸檔工作，施工階段的監(jiān)理資料應(yīng)包括下列內(nèi)容：1． 工合同文件及委托監(jiān)理合同；2． 勘察設(shè)計文件；3． 監(jiān)理規(guī)劃；4． 監(jiān)理實施細(xì)則；5． 分包單位資格報審表；6． 設(shè)計交底與圖紙會審會議紀(jì)要；7． 施工組織設(shè)計（方案）報審表；8． 工程開工／復(fù)工報審表及工程暫停令；9． 測量核驗資料；10． 工程進(jìn)度計劃；11． 工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件；12． 檢查試驗資料；13． 工程變更資料；14． 隱蔽工程驗收資料；15． 工程計量單和工程款支付證書；16． 監(jiān)理工程師通知單；17． 監(jiān)理工作聯(lián)系單；18． 報驗申請表；19． 會議紀(jì)要；20． 來往函件；21． 監(jiān)理日記；22． 監(jiān)理月報；23． 質(zhì)量缺陷與事故的處理文件；24． 分部工程、單位工程等驗收資料；25． 索賠文件資料；26． 竣工結(jié)算審核意見書；27． 工程項目施工階段質(zhì)量評估報告等專題報告；28． 監(jiān)理工作總結(jié)。（七）監(jiān)理文件檔案資料歸檔監(jiān)理文件檔案資料歸檔內(nèi)容、組卷方法以及監(jiān)理檔案的驗收、移交和管理工作，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》并參考工程項目所在地區(qū)建設(shè)工程行政主管部門、建設(shè)監(jiān)理行業(yè)主管部門、地方城市建設(shè)檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行。按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T503282001），監(jiān)理文件有10大類27個，要求在不同的單位歸檔保存，現(xiàn)分述如下：1． 監(jiān)理規(guī)劃：（1） 監(jiān)理規(guī)劃（建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存）；（2） 監(jiān)理實施細(xì)則（建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存）；（3） 監(jiān)理部總控制計劃等（建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存）。2． 監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題（建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存）。3． 監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題（建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存）。4． 進(jìn)度控制：（1） 工程開工／復(fù)工審批表（建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存）；（2） 工程開工／復(fù)工暫停令（建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存）。5． 質(zhì)量控制：（1） 不合格項目通知（建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存）；（2） 質(zhì)量事故報告及處理意見（建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存）。6． 造價控制：（1） 預(yù)付款報審與支付（建設(shè)單位短期保存）；（2） 月付款報審與支付（建設(shè)單位短期保存）；（3） 設(shè)計變更、洽