【正文】 公路施工質(zhì)量控制技術(shù)講座之四 公路施工內(nèi)業(yè)管理 李云峰 遼寧省交通高等專(zhuān)科學(xué)校道橋系 前言 工程項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中需要并同時(shí)產(chǎn)生大量的信息，工程文件作為信息載體不僅數(shù)量巨大，而且種類(lèi)繁多。項(xiàng)目管理人員和施工人員幾乎每天都在與各種紙質(zhì)報(bào)表和電子文件打交道。 項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)是信息管理，而信息管理的基礎(chǔ)則是文件管理。文件管理系統(tǒng)是項(xiàng)目管理的神經(jīng)系統(tǒng)。只有保證文件系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，才能確保工程管理信息渠道的通暢，才能有效地、順利地實(shí)施項(xiàng)目管理。 項(xiàng)目管理是基于信息的管理。 項(xiàng)目管理是基于文件的管理 。 第一講 工程文檔的基本概念 一． 信息、文件和檔案的定義 二． 信息、文件和檔案的關(guān)系 三． 公路工程文檔的定義 四． 公路工程文檔的作用 一 . 信息、文件和檔案的概念 1. 信息：信息是代表物質(zhì)某一狀態(tài)的資料。 日常生活中的消息、音信、情報(bào)、指令、密碼、數(shù)據(jù)等都是信息。 2. 文件：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。 3. 檔案：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。 二 . 信息、文件和檔案的關(guān)系 “ 空口無(wú)憑，立字為證 ” 一句俗語(yǔ) 二 . 信息、文件和檔案的關(guān)系 ? 信息被記錄后形成文件，文件被使用時(shí)成為信息；文件被保存后成為檔案，檔案被查閱是成為信息。 ? 文件是信息的記錄，檔案是保存?zhèn)洳榈奈募?，是一種記錄歷史信息的載體，因此，文件和檔案都是信息的載體。 ? 信息是文件的源頭，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿和精華。 ? 檔案是一種重要的信息資源。 三．公路工程文檔的定義 公路工程文檔是指新建和改建（包括獨(dú)立的公路橋梁、公路隧道和公路渡口）公路項(xiàng)目自建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始至竣工驗(yàn)收以及使用維修過(guò)程中所形成的具有保存、查考利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄， 屬于科學(xué)技檔案的范疇 。 公路工程文檔主要包括可行性研究文件、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件、科研文件、養(yǎng)護(hù)管理文件等幾方面的內(nèi)容。 四．公路工程文檔的作用 （一）憑證作用 1. 工程項(xiàng)目交工與竣工的最終憑證。 2. 工程計(jì)量與支付和竣工決算的重要憑證 。 3. 一種有力的法律憑證 。 （二）參考作用 1. 總結(jié)企業(yè)管理業(yè)績(jī)的參考資料 2. 企業(yè)投標(biāo)報(bào)價(jià)的重要依據(jù) 3. 借鑒、總結(jié)和學(xué)習(xí)企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)的參考資料 4. 科學(xué)研究的可靠資料 五．案卷的構(gòu)成 （一）案卷的定義 由互相聯(lián)系的若干文件材料組成的一種檔案保存單位。 （二）案卷的構(gòu)成 一個(gè)完整的案卷由案卷封皮、借卷守則、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件和卷內(nèi)備考表共四部分組成，并裝在檔案盒中。 （三） 案卷的構(gòu)成順序 1. 案卷的封皮 封面 封底 卷脊 2．檔案盒（１）－外觀結(jié)構(gòu) 第二講 公路工程文件管理 一．公路工程文件管理工作的內(nèi)容 二．公路工程文檔管理的原則和法規(guī) 三．公路工程文檔管理的現(xiàn)狀 四．提高工程文檔管理水平的途徑 一．公路工程文件管理工作的內(nèi)容 文檔管理是指對(duì)公路工程文件材料的生成進(jìn)行有效控制，并及時(shí)收集、整理、編目和存檔，并對(duì)工程信息進(jìn)行歸納、統(tǒng)計(jì)和分析，為項(xiàng)目管理者和參與者提供快速而有效信息服務(wù)的過(guò)程。主要包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容： 文檔管理 文件生成控制 信息服務(wù) 文件的收集 文件的整理 文件的編目 案卷的歸檔 二．公路工程文檔管理的原則 （一）管理原則 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理 系統(tǒng)完整，確保安全 數(shù)據(jù)可靠，便于利用 （二）相關(guān)法規(guī) 1.《 公路工程竣工驗(yàn)收辦法 》 1995年 11月 15日頒布 2.《 公路工程竣工文件材料立卷歸檔辦法 》 2022年 6月 30日頒布 3.《 交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類(lèi)編號(hào)辦法 》 1987年 05月 13日頒布 4.《 公路建設(shè)項(xiàng)目后評(píng)價(jià)報(bào)告編制辦法 》 1990年 03月 09日頒布 5.《 中華人民共和國(guó)檔案法 》 1987年 9月 5日頒布， 1996年 7月 5日修正 6.《 中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法 》 1999年 06月 07日頒布 7.《 國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法 》 1997年頒布 三．公路工程文檔管理的現(xiàn)狀 （一）目前的管理模式 （二）公路工程文檔管理的現(xiàn)狀 1．內(nèi)業(yè)表格形式和填寫(xiě)方法的不統(tǒng)一 ? 造成公路工程文檔管理的工作視角的偏位 ? 給工程技術(shù)人員和內(nèi)業(yè)人員的工作帶來(lái)不便 ? 不利于公路工程項(xiàng)目施工管理的信息化 2．工程文檔管理的自動(dòng)化程度不高 ? 手工填寫(xiě)普遍存在 ? 現(xiàn)有的文件管理軟件使用不便 3．公路工程文件與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié) ? 檔案管理者沒(méi)有介入文檔的生成控制 ? 文檔生成者缺乏文檔管理的基本知識(shí) （三） 公路工程文檔管理的發(fā)展趨勢(shì) 信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給文檔管理工作帶來(lái)重大的影響和變革，體現(xiàn)在兩個(gè)方面： ? 工程文檔管理的重點(diǎn)將發(fā)生轉(zhuǎn)移 隨著公路工程項(xiàng)目管理信息平臺(tái)的應(yīng)用和普及，工程文檔管理將作為其中的一個(gè)子系統(tǒng)進(jìn)行工作，只要工程技術(shù)人員或內(nèi)業(yè)人員輸入了相關(guān)信息，工程文檔將自動(dòng)產(chǎn)生并以電子文件的形式分類(lèi)存儲(chǔ)和傳輸。實(shí)現(xiàn)了內(nèi)業(yè)表格形式和填寫(xiě)方法的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，工程文檔管理人員不必再為工程文檔的格式和填寫(xiě)方法是否正確而擔(dān)心。而把工作重點(diǎn)落在檢查工程數(shù)據(jù)是否真實(shí)準(zhǔn)確和工程文檔的系統(tǒng)性和完整性上，檔案部門(mén)可以有效地對(duì)工程文檔進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)，確保工程檔案的質(zhì)量。 ? 現(xiàn)有的紙質(zhì)、音像工程文檔將數(shù)字化 技術(shù)成本的下降促使計(jì)算機(jī)設(shè)備，特別是辦公自動(dòng)化設(shè)備得以普及與推廣，為利用遠(yuǎn)程通訊手段提供了條件。信息網(wǎng)絡(luò)使人們隨時(shí)隨地都能查閱和更新數(shù)據(jù)，它可以在一個(gè)單位內(nèi)部，各單位之間，各部門(mén)之間，甚至是各國(guó)家之間，都可以利用同樣的資源，實(shí)現(xiàn)最大限度的資源共享。 而迄今為止，交通系統(tǒng)各單位和各部門(mén)已形成的大量的紙質(zhì)、音像和照片檔案是巨大而寶貴的信息資源，但其檢索和利用手段都十分落后，很難快速有效地為本系統(tǒng)和社會(huì)提供服務(wù)。因此，在今后一段時(shí)期內(nèi)，對(duì)館藏的紙質(zhì)、音像和照片等檔案進(jìn)行數(shù)字化將是各檔案館（室）的一項(xiàng)重要的工作，從而更好地利用信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享。 (《 山東公路工程檔案管理系統(tǒng) 》 的開(kāi)發(fā)方面已經(jīng)明確提出了這一問(wèn)題 ) 四．提高工程文檔管理水平的途徑 １．超前控制是必要的手段 ? 合同簽定階段的控制（業(yè)主） ? 工程施工階段的控制（監(jiān)理、承包商） ? 竣工驗(yàn)收階段的控制（監(jiān)理、承包商、業(yè)主） ２．加強(qiáng)人員的培訓(xùn)是基礎(chǔ) ? 短期的強(qiáng)化培訓(xùn) ? 專(zhuān)業(yè)學(xué)校的培養(yǎng) ３．運(yùn)用現(xiàn)代化手段是必由之路 ? 工程檔案生成手段實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的迫切性 ? 工程檔案保存手段實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的迫切性 ? 工程檔案檢索手段實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的迫切性 第三講 施工準(zhǔn)備階段的文