【正文】 1 基于 SharePoint的 企業(yè)信息門戶 考察 1. 我 公司對(duì) 此 系統(tǒng)的 需求 企業(yè)信息門戶 事實(shí) 上， 不管微軟的定位還是在實(shí)踐使用中 ， SharePoint 并不 是 傳統(tǒng)意義上的 OA 系統(tǒng)，它其實(shí)是 一個(gè) 企業(yè)信息門戶產(chǎn)品 。 所以，在這里有必要先闡明“企業(yè)信息門戶”的概念。 “企業(yè)信息門戶”的目標(biāo)是 提供 企業(yè)的員工、客戶和合作伙伴 所需的 一切 信息 （包括員工辦公 所需 的 和客戶想要知道 的 ） 。 美林公司的 Shilakes 和 Tylman 提出“企業(yè)信息門戶”這一概念時(shí)是這樣給它下定義的：“企業(yè)信息門戶”是為用戶提供單一入口，使用戶能夠按照 個(gè)性化需求，提取存儲(chǔ)在企業(yè)內(nèi)部和外部的信息，從而便于進(jìn)行商業(yè)決策的應(yīng)用程序，它融合了商業(yè)智能、內(nèi)容管理、數(shù)據(jù)倉庫 /集市、數(shù)據(jù)管理等一系列用于管理、分析、發(fā)布信息的軟件程序 。簡單講，企業(yè)信息門戶 應(yīng)該做到： 統(tǒng)一用戶 辦公 入口 ； 集中 企業(yè)知識(shí)和信息 ； 提供用戶協(xié)作辦公基礎(chǔ) 。 可以說，企業(yè)信息門戶 比 通常 所 說的 OA 系統(tǒng)更高一個(gè)層次 。 它 的任務(wù)是 集成 OA、 ERP 和其他應(yīng)用系統(tǒng)， 使 他們 融為一體 ，提供用戶 一個(gè) 獲得信息的統(tǒng)一渠道。 總體 需求 既然選擇了 SharePoint 平臺(tái)，那么 總的來說，我們 需要 的是 一個(gè)以SharePoint2020 為基礎(chǔ)，集辦公自動(dòng)化平臺(tái)、知識(shí)管理、企業(yè)應(yīng)用集成為一體的企業(yè)信息門戶和辦公門戶。 結(jié)合 公司自身的特點(diǎn) ，我們對(duì)企業(yè)信息門戶的需求主要體現(xiàn)在下面幾點(diǎn)： 協(xié)同 工作 平臺(tái) 我們還沒有一個(gè) 有效的多對(duì)多 溝通 平臺(tái) ， 傳統(tǒng)的郵件 群發(fā) 會(huì)將 副本 復(fù)制到 每個(gè)人的郵箱 中而浪費(fèi)大量服務(wù)器空間，而且也不 利于 用戶 做檢索。 SharePoint 的“ 自助建站 ” 就解決了此問題， 同時(shí) 可以集中信息管理，讓用戶選擇多樣的信息組織 和展現(xiàn)方式。 只要用戶 能夠 習(xí)慣使用它， 協(xié)同辦公 、 信息管理（不光是文件管理） 是 SharePoint 的基本功能就可 以輕易實(shí)現(xiàn) 的 。 知識(shí)管理 有效的知識(shí)管理系統(tǒng)是建立學(xué)習(xí)型組織不可 缺少 的。 有效的 知識(shí)管理 系統(tǒng)可以 發(fā)揮許多作用 ： 使分散于 企業(yè) 內(nèi)各地的知識(shí) 集中 ， 標(biāo)準(zhǔn)化和條理化 ， 使之更容易 被整個(gè)企業(yè) 復(fù)用 ； 讓 知識(shí)真正 屬于 企業(yè)而非屬于 單個(gè) 員工， 減小員工流動(dòng)對(duì)企 2 業(yè)的傷害； 增加 企業(yè)內(nèi)的 創(chuàng)新 ；使企業(yè)在人員素質(zhì)和知識(shí)水平上保持領(lǐng)先 ；提高員工的滿意度和工作積極性。 知識(shí)管理 可以說 是企業(yè) 信息管理 的擴(kuò)展 ， SharePoint 的文檔管理和信息組織功能自然可以擔(dān)當(dāng)起 知識(shí)管理 IT 基礎(chǔ) 這個(gè)角色。 通過 SharePoint 更直觀，更容易讓用戶定制的表達(dá)方式，能做到比文件服務(wù)器更有效的知識(shí) 管理， 比如 ： 通過“討論板” 可以將 日常處理 問題的知識(shí)沉淀下來，方便后來者學(xué)習(xí)； 在各部門的站點(diǎn)里建立新員工學(xué)習(xí)專欄，通過 “ 定點(diǎn)投放知識(shí) ” ，讓新員工更快上手自己的工作； 在 IT 部門站點(diǎn)建 立員工 IT知識(shí)普及專欄，提升 公司員工的整體工作效率 等等 。 工作流和文檔批簽 紙質(zhì)文檔和非自動(dòng)化的流程控制手段已經(jīng)不能滿足公司現(xiàn)在的需要。 文檔批簽電子化和業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化可以 在四個(gè)方面為公司帶來效益： 規(guī)范流程 和管理 、減少資源使用率、減少流程完成時(shí)間和減小出錯(cuò)率。 由于 SharePoint2020 沒有工作流引擎， 挑選一個(gè)合適的工作流引擎 正是滿足此項(xiàng)需求的重點(diǎn) 。 企業(yè)不同于政府部門，工作流引擎的功能不止于公文流轉(zhuǎn)和批簽，還會(huì)涉及各種應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換：一個(gè)用電子表單發(fā)起的請(qǐng)假流程，如果最后還需要文員將表單里數(shù)據(jù)復(fù)制粘貼到人事考勤系統(tǒng)中，那么這就不 算 一個(gè)成功的自動(dòng)化工作流，在獲得最后批準(zhǔn)后數(shù)據(jù) 應(yīng)當(dāng) 由引擎驅(qū)動(dòng)進(jìn)入人事考勤系統(tǒng)。 中大型企業(yè) 軟件開發(fā) 面對(duì)的 主要問題之一便是每個(gè)部門需求多、復(fù)雜， 而且多數(shù)需求都需要快速響應(yīng)。工作流引擎一旦鋪開使用，必然也會(huì)遇到這個(gè)問題。特殊但關(guān)鍵 的 流程無法由工作流引擎實(shí)現(xiàn)，一個(gè) 已經(jīng)實(shí)現(xiàn) 流程 的微小改動(dòng)都需要花大時(shí)間，這些都是用戶不能容忍的。所以工作流引擎在流程建模方面能否做到簡便、快速、不懼怕特殊流程，也是需要考慮的重點(diǎn)。 最后， 為了改善企業(yè)運(yùn)作效率或適應(yīng)環(huán)境改變， 管理人員 對(duì)工作 流程或業(yè)務(wù)流程做統(tǒng)計(jì)分析 和進(jìn)一步優(yōu)化是必不可少的。這也需要工作流引擎能夠做相應(yīng)的支持。 所以， 工作流引擎功能的 優(yōu)劣就 體現(xiàn)在流程建模、系統(tǒng)集成、流程監(jiān)控 和 流程 優(yōu)化 四 個(gè)方面上 。 . 企業(yè)應(yīng)用 集成 我們的很多 業(yè)務(wù)系統(tǒng)是獨(dú)立購買或研發(fā)的，這就導(dǎo)致了信息的重復(fù)輸入和不一致，同時(shí)使得企業(yè)內(nèi)的運(yùn)作不能自動(dòng)連續(xù)地運(yùn)行，要有人處理接口部分的工作，增大了人力資源的開支，同時(shí)降低了效率。 這就是 企業(yè)應(yīng)用集成 要解決 的問題。具體的說， 和信息門戶相關(guān)的 企業(yè)應(yīng)用集成需求 主要在下面幾個(gè)方面： 單點(diǎn)登陸： 通過 SharePoint 完全可以做到 web 系統(tǒng)的單點(diǎn)登陸，即統(tǒng)一用戶名和密碼，這樣 可以避免不同 系統(tǒng) 用不同用戶名和密碼使 用戶 混亂的情況， 同時(shí) 也能增加企業(yè)內(nèi)部信息的安全性。 報(bào)表服務(wù) 和數(shù)據(jù)展現(xiàn) ： 按照不同的方式在門戶上組織報(bào)表，有利于高層 快速方便的 掌握 企業(yè)運(yùn)作狀況，做出正確決策，也有 利于相關(guān)同事方便的獲取需要信息。更進(jìn)一步，不僅是報(bào)表，常用或關(guān)鍵的 應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)也可以放到信息門戶上來 展現(xiàn) ，比如從不同系 3 統(tǒng)中提取印件狀態(tài) 并 匯總 ， 在門戶中開辟一個(gè)印件狀態(tài) 欄目， 分別展現(xiàn)給 相關(guān) 管理人員， 可以 加強(qiáng)我們內(nèi)部的協(xié)調(diào) 溝通 和管理。 工作流 引擎 和 應(yīng)用 系 統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換 ： 節(jié)中已經(jīng)敘述過，像我們這樣擁有許多應(yīng)用系統(tǒng)的 企業(yè)，工作流引擎要能 自如的 和各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)做數(shù)據(jù) 交換。 . 備份還原的解決方案 SharePoint 自帶的備份工具只能實(shí)現(xiàn) 整站（門戶或 WSS 站點(diǎn)）的備份 和還原 ，要實(shí)現(xiàn) 其他 的 備份 要求 ， 只能尋找第三方針對(duì) SharePoint 的備份工具或定制 開發(fā) 。 . 辦公門戶的安全性和 HTTPS 由于有用戶需要從外網(wǎng)訪問，整個(gè)門戶網(wǎng)站需要采用 HTTPS 協(xié)議。 . 和香港 公司 SharePoint 網(wǎng)站的 數(shù)據(jù) 通信和文檔同步與 交換 廣東公司和 香港公司的 SharePoint 網(wǎng)站 因?yàn)?部署在兩地，數(shù)據(jù)的交換會(huì)存在一些問題。雖然現(xiàn)在用戶在這方面沒有提出具體需求， 但是以后一定會(huì) 碰到具體問題。同樣 ，上海公司 IT 入軌之后 可能也需要解決這些問題 。 . 基于 信息門戶 的對(duì)外網(wǎng)站 基于企業(yè)信息門戶的對(duì)外網(wǎng)站是一個(gè)趨勢。 它可以做到信息的 統(tǒng)一和 及時(shí)更新，比如通過內(nèi)網(wǎng)向外網(wǎng)的映射， 公司的最新動(dòng)態(tài)就可以只在內(nèi)網(wǎng)中發(fā)布一次，保證了“最新動(dòng)態(tài)”是“最新的” 和“最可靠的” 。 基于企業(yè)信息門戶的對(duì)外網(wǎng)站 也可以增強(qiáng)對(duì)客戶的服務(wù)和增加客戶體驗(yàn)。 比如 從信息門戶中 調(diào)取 印件狀態(tài) 信息 ，讓客戶清晰實(shí)時(shí)的知道自己印件的 狀況 ， 是一項(xiàng)挺吸引客戶的服務(wù)