【正文】 1 第一章 系統(tǒng)概述 一． 系統(tǒng)概述 檔案是人類實踐活動的原始記錄，是豐富的信息資源。伴隨人類實踐活動的發(fā)展，檔案作為集服務(wù)性、政治機要性和科學(xué)性為一體的一門學(xué)科，在當今起著越來越重要的作用。隨著科學(xué)技術(shù)和社會經(jīng)濟的發(fā)展，計算機管理系統(tǒng)作為一種現(xiàn)代化的管理工具被廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)和管理的各個部門。而檔案傳統(tǒng)的手工操作管理已經(jīng)嚴重阻礙了檔案工作的進一步發(fā)展，使用計算機管理系統(tǒng)已經(jīng)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。我們通過與檔案工作人員廣泛配合，對檔案工作進行了長期深入的了解和詳細分析后，經(jīng)過不斷的探索和完善，開發(fā)出綜合檔案管 理的“南天檔案計算機管理信息系統(tǒng)”。它利用科學(xué)的思想、組織、方法和手段，對檔案工作進行了有效地管理，大大地提高了檔案工作的效率和質(zhì)量。 “南天檔案計算機管理信息系統(tǒng)”按照國家《檔案著錄規(guī)則》、《文書檔案案卷格式》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《計算機軟件開發(fā)規(guī)范》、《計算機軟件產(chǎn)品開發(fā)文件編制指南》等技術(shù)規(guī)范和標準進行開發(fā)。符合檔案管理的要求，適用于各大、中、小型檔案館、各行業(yè)的綜合檔案科（室）。 二．系統(tǒng)特點 1. 全中文界面設(shè)計，界面友好，操作簡單，易學(xué)易用； 2. 數(shù)據(jù)保密性和安全 性高； 3. 數(shù)據(jù)著錄和收集效率高； 4. 主題詞和分類碼內(nèi)容豐富，計算機自動輔助標引； 5. 文件自動歸檔，實現(xiàn)文檔一體化； 2 6. 自動生成符合國標的各種目錄表格； 7. 自定義報表生成器，自定義界面； 8. 支持模糊查詢、多級查詢；查詢方便迅速； 9. 良好擴展性、可升級性和數(shù)據(jù)的可移植性； 10. 跟蹤最新的檔案發(fā)展變化，適時進行改進提高，適應(yīng)新的要求。 三．系統(tǒng)功能 南天檔案計算機管理信息系統(tǒng)共有八大模塊，分別是：收發(fā)文、數(shù)據(jù)整理、檢索查詢、借閱利用、檔案編目、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)維護。 1. 收發(fā)文模塊 實現(xiàn)日常的收發(fā)文登記入庫。在登記入 庫完成后，可對已登記入庫的文件進行查詢、修改；對文件進行整理、歸檔后可以遷移到檔案庫，實現(xiàn)文檔的一體化；以及對不需歸檔的文件進行銷毀處理并能打印出相對應(yīng)的表格。 2. 數(shù)據(jù)整理模塊 實現(xiàn)文件材料經(jīng)過整理、歸檔后形成的檔案進行著錄工作，著錄中可以關(guān)聯(lián)檔案的原文，原文類型可以是圖片文件、 WPS 文件、 WORD文件、 AVI 文件 、 MP3 文件 等等 。在著錄過程中系統(tǒng)提供邏輯錯誤提示，如檔號不能重號、件號不能出現(xiàn) 0、小數(shù)、負數(shù)及英文字母等。在著錄完成后，可對已著錄的檔案進行修改。使系統(tǒng)自動標引主題詞和分類號，減輕著錄人員的工作量 。對到期的檔案進行銷毀處理，對檔案的保管期限和密級進行降級處理。 3. 檢索查詢模塊 實現(xiàn)對已著錄的檔案進行快速查詢，支持模糊查詢和二級查詢，即不必要知道被查數(shù)據(jù)的完整信息，只需要知道部分信息即可，還可以在上一次查詢結(jié)果中再查詢，縮小查詢范圍，得到更精確的結(jié)果。 4. 借閱利用模塊 3 是檔案館對外的窗口，實現(xiàn)利用人資料、手續(xù)、利用情況的管理?？蛇M行利用業(yè)務(wù)的辦理，包括借閱、歸還、續(xù)借、催還、調(diào)卷，對利用情況進行查詢、統(tǒng)計等。 5. 檔案編目模塊 實現(xiàn)對各種檔案信息（案卷級、文件級）編制各種目錄并以多種格式打印輸出。目錄形式為： 案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄，備考表等。根據(jù)用戶利用的需要，提供專業(yè)模板文件，輔助用戶撰寫編研材料。提供報表生成器，根據(jù)用戶的需求自定義設(shè)計新報表。 6. 統(tǒng)計報表模塊 實現(xiàn)對已著錄的檔案信息、全宗信息按不同條件進行統(tǒng)計，并打印輸出相關(guān)統(tǒng)計報表。 7. 數(shù)據(jù)管理模塊 實現(xiàn)數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)以及數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入、導(dǎo)出，進行檔案的移交、接收管理等功能。 8. 系統(tǒng)維護模塊 實現(xiàn)對系統(tǒng)輔助字典進行初始化、建立登錄和操作日志，添加、刪除、修改用戶，設(shè)置用戶權(quán)限。還可按用戶習(xí)慣設(shè)定操作界面。 四． 系統(tǒng) 運行環(huán)境： 軟件環(huán)境 : 在 Windows9x 及 Windows2022 、 WindowsXP、 WindowsNT等 環(huán)境下 運行。 硬件環(huán)境 : 1．計算機： ① Pentium II 233MHzCPU 或更高； 4 ② 32MB 內(nèi)存 或更高； ③ 200MB 硬盤 空間或更高； ④ 光驅(qū)； ⑤ VGA 彩顯； ⑥ 建議顯示分辨率設(shè)為 800X600 或 1024X768； 2．軟件加密狗； 3．外設(shè)（如打印機、掃描儀等）。 第二章 系統(tǒng)安裝 一．硬件安裝 在計算機關(guān)閉的狀態(tài)下，將本系統(tǒng)的軟件加密狗插到計算機并行口上。如果需要連接打印機，再將打印機數(shù) 據(jù)電纜的并口端插到加密狗上即可。若需要安裝其他外設(shè)，請做相應(yīng)硬件連接。（詳細操作請參見附錄 1） 啟動計算機做相應(yīng)外設(shè)的軟件安裝及設(shè)置。 二． 軟件安裝 將本系統(tǒng)軟件光盤放入你的計算機光驅(qū)中，光驅(qū)將會自動運行安裝程序（若你的光驅(qū)不支持自動運行，則運行光盤根目錄中的 文件），出現(xiàn)下面的安裝界面： 5 點擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)界面： 選擇【我同意該許可協(xié)議的條款】，然后點擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)界面： 6 設(shè)置名稱和公司后，點擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)界面： 在此界面中，讓你選擇系統(tǒng)的安裝路徑，一 般可以使用缺省的安裝路徑（ c:\nantian\archives）即可，不必修改。如果要修改的話，可點擊界面上的【更改】按鈕，來進行安裝路徑的更改。安裝路徑選擇好后，點擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)界面： 7 選擇在開始菜單中的快捷方式名稱和位置，然后點擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)界面： 查看安裝的信息，如果需要更改，可點擊【上一步】按鈕，返回上一界面進行修改，如果不需要更改，則點擊【下一步】按鈕，開始安裝系統(tǒng)： 8 并顯示： 如果要建立桌面快捷方式，則直接點擊【下一步】按鈕；如果不建立桌面快捷方式，則點擊 方框中的勾，將勾去掉，使其變?yōu)?狀態(tài) ， 再點擊【下一步】按鈕， 9 出現(xiàn)界面： 點擊【完成】按鈕，系統(tǒng)完成安裝并自動退出，返回到桌面，至此軟件安裝過程完成，請取出光盤。 第三章 系統(tǒng)啟動 在 Windows 系統(tǒng)【開始】菜單中選擇：程序 南天檔案管理系統(tǒng)南天檔案 ，即可啟動本系統(tǒng)，如果在桌面上建立了快捷方式的話，直接運行桌面的快捷方式，即可啟動本系統(tǒng)。 一 . 系統(tǒng)登錄 為了保證數(shù)據(jù)的安全性，每次在進入系統(tǒng)以前用戶需提供用戶名及密碼，如果 用戶名或密碼不正確則不允許進入系統(tǒng)（ 密碼最小長度為 8 個字符（ 4 個漢字），最大長度為 16 個字符（ 8 個漢字） ）。登錄主界面如下： 10 在初次使用本系統(tǒng)時，系統(tǒng)的 默認 的用戶名和密碼如下： 用戶名： 管理員 密 碼： 12345678 用戶可以在系統(tǒng)維護中的【用戶管理】模塊中對默認值進行修改。如果你要對用戶名或密碼進行修改，請你一定要記住修改后的用戶名和密碼。 進入系統(tǒng)后，整個應(yīng)用的主界面如下： 11 此界面是本系統(tǒng)的主界面，只要點擊相應(yīng)的模塊圖片即可進入相對應(yīng)的模塊操作菜單，點擊菜單就可進入相關(guān)操作界面。 二 ．使用約定 為了能快速、方便地使用好本系統(tǒng)，了解以下系統(tǒng)使用約定將有很大幫助。 1. 本系統(tǒng)中的所有功能都是針對主界面中的每個功能模塊來進行說明的，點擊模塊圖片，即可進入相應(yīng)模塊 菜單 。 2. 如果是第一次使用本系統(tǒng)，必須在【系統(tǒng)維護】模塊中的【輔助字典】中做以下的初始化工作： ① 設(shè)置單位名稱 ② 設(shè)置本單位的全宗信息 ③ 設(shè)置類別（問題 /機構(gòu)） 以上信息為必須維護項目，其他信息可以根據(jù)具體使用情況進行選擇性維護。 3. 在進行文件登記或檔案著錄時，藍色字的數(shù)據(jù)項為必須輸入數(shù)據(jù)項，即一定要有數(shù)據(jù)輸入；黑色字 的數(shù)據(jù)項可根據(jù)具體情況進行輸入。 ，實現(xiàn)和 Tab 鍵相同的功能，當光標跳到最后一個數(shù)據(jù)項時，再按回車鍵，數(shù)據(jù)自動保存。 5. 在檔案著錄時 ,文件字號的格式必須按以下的格式輸入，不然在以后的表格打印時不規(guī)范。 格式如：云辦發(fā) (2022)第 1 號 或 云辦發(fā) (2022)1 號 云辦發(fā)〔 2022〕第 1 號 或 云辦發(fā)〔 2022〕 1 號 其中： ()是半角狀態(tài)下的小括號，即在輸入英文狀態(tài)下的形式?！病呈橇堑姆嚼ㄌ?，注意不是 []。 6. 在檔案著錄時 ,檔號會自動生成，不需要手 工進行輸入。 7. 原文管理 原文管理的主要功能是關(guān)聯(lián)檔案的原文，存入數(shù)據(jù)庫，并對檔案原文進行管理。原文類型可以是圖片文件、 WPS 文件、 WORD 文件、 AVI文件等等，在配有掃描儀的計算機上，也可以直接對文件進行掃描。 12 原文管理的界面如下： 操作說明如下： ⑴ 增加：若要增加一個文件，點擊該按鈕后打開如下界面： 在該對話框中選中你要增加的文件，然后點擊【打開】按鈕即可增加一個文件。 ⑵ 掃描： 在配有掃描儀的計算機上對文件原文進行掃描。 ⑶ 左移： 改變所選中文件的順序，把所選中文件左移一個位置。 ⑷ 右 移： 改變所選中文件的順序，把所選中文件右移一個位置 ⑸ 刪除： 刪除所選中的文件 13 ⑹ 改名： 對所選中文件進行改名。選中要改名的文件，點擊【改名】按鈕后，選中文件下方的文字將會變成可編輯狀態(tài)，這時可輸入新的文件名。 ⑺ 保存： 保存對原文所進行的操作（增加、刪除、改名等）。并將原文存入數(shù)據(jù)庫。 ⑻ 打開： 打開文件，查看文件原文信息。選中要打開的文件，點擊【打開】按鈕，或者直接用鼠標雙擊要打開的文件，都可以打開文件。如果選中的文件有默認打開方式，則系統(tǒng)以默認方式打開文件，如果選中的文件沒有默認打開方式，則系統(tǒng)提示選 擇打開該文件的應(yīng)用程序，如下： 在該對話框中選中要用來打開所選文件的應(yīng)用程序，然后點擊【打開】按鈕即可打開文件。 ⑼ 屬性： 打開并查看所選文件的屬性窗口。 ⑽ 幫助： 打開原文管理的幫助信息。 ⑾ 返回： 關(guān)閉原文管理窗口。 ⑿ 單擊鼠標右鍵，可以打開原文管理快捷菜單，快捷菜單中含有以上所有的按鈕操作。 8. 所有的查詢條件之間的關(guān)系是“與”（并且）的關(guān)系。查詢結(jié)果應(yīng)滿足你設(shè)定的條件范圍。 9. 系統(tǒng)中所有的查詢都支持模糊查詢和二級查詢。不需要知道被查 14 數(shù)據(jù)的完整信息，只要知道部分信息即可，如要查詢題名里含有 “任免”的文件，只需在查詢窗口中的題名處輸入“任免”兩個字，或者在查詢窗口中的題名首字母處輸入“ RM”，（漢字任免的聲母組合）就可以把題名中所有含有“任免”的文件查找出來。如果查詢時在查詢窗口中的題名處輸入“任免 通知”，或在題名首字母處輸入“ RMTZ” ,（漢字任免和通知的聲母組合）則查詢出含有“任免”和“通知”的文件，“任免”和“通知”不分先后順序。 10. 本系統(tǒng)出廠前經(jīng)過了嚴格的殺毒檢驗，但為了防止用戶使用其他軟件時帶來其他病毒，建議用戶在所使用的計算機上安裝經(jīng)過公安部認可的殺毒軟件，如瑞星、金山毒霸 、諾頓等殺毒軟件。 11. 幫助系統(tǒng) 在使用系統(tǒng)過程中，點擊 【幫助】 按鈕，或者按下鍵盤上的 F1鍵，可以打開幫助信息。幫助信息對使用系統(tǒng)做了詳細介紹。 第四章 收發(fā)文 收發(fā)文模塊實現(xiàn)了收、發(fā)文登記，文件查詢、修改、歸檔、銷毀等日常文件管理工作的計算機化。 一． 收文登記 收文登記主要完成收文信息的錄入。是本單位收到的從上級機關(guān)及其他單位發(fā)送來的文件登記工作。文件的錄入是計算機管理文件的開始，是必要途徑，是計算機輔助文件管理的基礎(chǔ)。收文登記的主界面如下： 15 登記時藍色字的數(shù)據(jù)項是必須輸入項。 操作說明 如下： 1. 如果當前錄入的文件有原文，可點擊【原文】按鈕，進入該份文件的原文管理界面，進行文件的原文管理。（參看【使用約定】中的原文管理部分） 2. 每次錄入完一條記錄項后，點擊【保存】按鈕，保存輸入的數(shù)據(jù)。 3. 每次錄入完一條記錄項后，點擊【辦理】標簽或【處理單】標簽按鈕，可轉(zhuǎn)到文件辦理情況或文件處理單情況，然后進行打印操作。 4. 點擊【批量打印處理單】按鈕，可以調(diào)出已保存的文件進行打印處理單操作，并可同時打印多份文件處理單。如下述： 16 ① 查詢：在左邊設(shè)置查詢條件， 不必要知道要查數(shù)據(jù)的完整信息，只要知道部分信息即可，如 查詢文件標題里含有“任免”的文件，只需在查詢窗口中的文件標題處輸入“任免”兩個字，就可以把文件標題中所有含有“任免”的文件查找出來。點擊【高級】按鈕，可以打開高級查詢條件設(shè)置窗口，進行更精確的查詢。 ② 點擊要打印處理單的文件，使其被選中，如果要選擇多個文件，可按住 Ctrl 鍵然后選擇多個文件；如果要選擇連續(xù)的多個文件，可按住 Shift 鍵，先選擇起始文件，再選擇結(jié)束文件，這樣中間的文件將被全部選中。點擊【全選】按鈕，可選中全部文件，點擊【不選】按鈕，可清除選中的文件。 ③ 點擊【