辦公室(行政管理)工作要求_辦公室工作人員素質(zhì)要求(已修改)
2025-01-27 21:40 本頁面
【正文】 承上啟下、協(xié)調(diào)左右的綜合辦事機(jī)構(gòu)。辦公室參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù) .是單位運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐 .對(duì)內(nèi)、對(duì)外的 窗口。具有辦文、辦會(huì)、辦事、溝通協(xié)調(diào)等幾個(gè)方面職能。是從屬于組織決策層并為其提供必要的輔助服務(wù)的部門 .它圍繞單位的中心工作 .向領(lǐng)導(dǎo)提出決策建議并督促?zèng)Q策的落實(shí) .是決策層的延伸。 一、辦公室工作的主要內(nèi)容 隨著組織所處的時(shí)期和擔(dān)負(fù)中心任務(wù)的不同 .辦公室的工作內(nèi)容也有變化 .但其常規(guī)工作可以概括為以下幾個(gè)方面。 辦文工作 辦文工作主要是圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。具體分三項(xiàng)事務(wù)： （ 1）文字工作 .主要指文書、信函、稿件等的撰寫 .包括領(lǐng)導(dǎo)需要的各種文字材料的準(zhǔn)備和起草。 （ 2）文書處理和檔案工作 .主要 指文件辦理方面的工作 .如文書的打印、制作、收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞 .機(jī)要文件的傳遞、立卷、歸檔、保存等工作。 （ 3）電子文件的撰寫、傳輸、管理、歸檔等方面的工作 .如電子郵件的發(fā)送、電子文件數(shù)據(jù)庫的建立、管理與檢索等。 辦會(huì)工作 辦會(huì)工作指對(duì)各類會(huì)議的籌備、組織、服務(wù)、管理等工作 .包 2 括會(huì)前的籌劃和準(zhǔn)備、會(huì)中的組織和服務(wù)、會(huì)后的善后和落實(shí)。 辦事工作 辦事工作大體分為信息工作、技術(shù)工作、日常行政事務(wù)工作、臨時(shí)交辦工作四大項(xiàng)。 （ 1）信息工作 .廣義上說 .黨政機(jī)關(guān)的政策研究、領(lǐng)導(dǎo)決策前的調(diào)查研究與情況綜合、情報(bào)動(dòng)態(tài) 的每日分析整理、組織內(nèi)部簡(jiǎn)報(bào)的編發(fā)等 .都是信息工作 .收集資料摘要、編寫大事記、組織史志編寫、編制各種范圍的聯(lián)絡(luò)手冊(cè)、收集保管名片等 .也是信息工作。 （ 2）技術(shù)工作 .主要指機(jī)要工作、現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用維護(hù)工作。機(jī)要工作指組織內(nèi)機(jī)密文件的保管、傳遞、以及單位內(nèi)保密事務(wù)、保衛(wèi)工作的安排、檢查、落實(shí)。計(jì)算機(jī)安全工作主要指計(jì)算機(jī)信息安全工作 .如防黑客襲擊、防計(jì)算機(jī)病毒、信息安全教育等現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用和維護(hù)主要指多媒體會(huì)議設(shè)備、數(shù)碼攝錄像設(shè)備、現(xiàn)代辦公環(huán)境的主控室設(shè)備的操作和日常維護(hù)等。 （ 3）日常和行政事務(wù) 工作 .主要指值班、接待、印章管理、環(huán)境管理、車輛管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)等。 安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致而又很具體的工作 .指為領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)體和群體安排的各種活動(dòng) .包括各種會(huì)議、外出參觀考察、調(diào)查研究、檢查指導(dǎo)工作、外事工作。 督查是辦公室一項(xiàng)重要工作 .督查是指辦公室圍繞單位的中心工作、重要決策和領(lǐng)導(dǎo)的重要批示 .對(duì)負(fù)責(zé)承辦的部門和責(zé)任人員進(jìn)行督促和檢查 .協(xié)助做好必要的溝通工作 .以保證承辦事項(xiàng)按時(shí)落實(shí)。 （ 4）臨時(shí)交辦工作 .在日常工作中 .領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常有事臨時(shí)事項(xiàng)交 3 由辦公室去具體承辦落實(shí)。 辦公 室工作綜合性很強(qiáng) .既涉及政治方面 .也涉及經(jīng)濟(jì)、文化方面 .還可能涉及法律、法規(guī)等 .需進(jìn)行各方面的協(xié)調(diào)。由此可以看出 .辦公室工作人員必須有寬泛的知識(shí)背景、較強(qiáng)的辦事能力、較高的工作效率和良好的工作作風(fēng)。 二、辦公室工作的特點(diǎn) 辦公室所擔(dān)負(fù)工作的性質(zhì)決定了它具有輔助性、事務(wù)性、綜合性、中樞性、機(jī)要性等特點(diǎn)。 輔助性 辦公室是為領(lǐng)導(dǎo)及整個(gè)組織提供輔助支持、服務(wù)的部門 .輔助首先必須服從于領(lǐng)導(dǎo) .在工作中體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意志 .不可超越自己的管理權(quán)限 .違背組織方針自行其是。辦公室工作的輔助性主要體現(xiàn)在兩方面：第一 .全力支 持組織的各項(xiàng)工作。這是指辦公室輔助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)組織的各項(xiàng)工作進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)和督促檢查 .必要時(shí)要調(diào)動(dòng)所掌握的信息人力及物力 .協(xié)助有關(guān)人員及部門完成工作。第二 .就是以協(xié)助者的角色完成各項(xiàng)工作。 辦公室是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層工作的機(jī)構(gòu) .除領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)外 .一般它對(duì)各職能機(jī)構(gòu)和各項(xiàng)工作的管理沒有直接的指揮和監(jiān)督權(quán)力 .只承擔(dān)協(xié)調(diào)和服務(wù)等輔助性管理工作 .以協(xié)助者的角色推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí) .不能擅作決定 .自作主張。 事務(wù)性 辦公室工作的事務(wù)性表現(xiàn)在辦公室工作的方方面面。值班、接待、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、后勤服務(wù)等 .很多都是非常具體、瑣碎的事務(wù)。有人認(rèn)為 辦公室整天為別人忙 .工作價(jià)值不高 .但事實(shí)并非如此。首先 .這些工作是維系組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要組成部分 .需要有專門的部門 4 或人員去完成 .而組織分工恰恰是將這樣的職能和使命賦予了辦公室。其次 .這些工作平常似乎不引人注意 .但卻是基礎(chǔ)性的工作 .其價(jià)值會(huì)通過領(lǐng)導(dǎo)及其他管理人員的工作折射出來。 綜合性 辦公室工作以單位中心工作和主要領(lǐng)導(dǎo)為服務(wù)重點(diǎn) .
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