企業(yè)行政管理之檔案管理(已修改)
2025-01-23 19:20 本頁面
【正文】 企業(yè)行政管理 之 企業(yè)檔案管理 ?企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué)研究等活動中直接形成有保存價值的真實(shí)記錄。主要包括文字、圖表、音像等。 企業(yè)檔案的含義 企業(yè)檔案的分類 序號 內(nèi) 容 代號 1 企業(yè)管理性 檔案 A 2 基建檔案 B 3 科研檔案 C 4 產(chǎn)品檔案 D 企業(yè)檔案的分類 5 設(shè)備檔案 E 6 會計檔案 F 7 合同檔案 G 8 員工檔案 H 9 特殊載體檔案 J A 企業(yè)管理性檔案 一、檔案與文件的區(qū)別 ?尚未辦理完畢的文件不是檔案，凡處在文書處理過程中的文件，都不能歸檔。 ?對日后沒有查考價值的文件不是檔案 。 二、件的含義 ?單份文件，每份文件為一件； ?各種報表、名冊、圖冊、書刊、會議記錄等，一冊（本）為一件； 二、件的含義 ?正本與定稿為一件； ?正件與附件為一件； ?正文與文件處理單為一件； ?原件與復(fù)制件為一件； ?轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件； 二、件的含義 ?來文與復(fù)文、去文與復(fù)文（具體包括請示與批等）可作為組合件，或各為一件。 三、歸檔的主要步驟和要求 文件材料歸檔可分為 11個步驟： 1 收集文件 7 文件著錄 2 區(qū)分年度 8 填備考表 3 劃分期限 9 文件裝盒 4 文件裝訂 10 打印目錄 5 文件排列 11 入庫裝箱柜 6 文件編號 收集文件 ?把反映本單位主要活動的，應(yīng)該歸檔的文件材料收集齊全、完整。 ?對不需歸檔的文件要進(jìn)行剔除。 ?要注意 “ 帳外 ” 文件的收集，特別是各種上報圖表、花名冊、本單位出版的書刊和外出開會帶回的會議文件等。 區(qū)分年度 根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進(jìn)行區(qū)分，即不同年度形成的文件材料要按年度具體分開。具體如下： 區(qū)分年度 具體如下： ? 一般的文件材料，放在其形成的年度歸檔。 ? 計劃、預(yù)決算、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等，放在文件內(nèi)容針對的年度。 ? 多年的總結(jié)、報告，放在文件針對的最后一年。 ? 長遠(yuǎn)規(guī)劃，放在文件內(nèi)容針對的頭一年。 ? 跨年度的會議，放在閉幕年。 ? 跨年度的案件，放在結(jié)案的一年。 劃分期限 ?準(zhǔn)確地判定每一份文件和每一組文件的價值 ?保管期限分別定為： ?永久（無限期）、 ?長期（ 16－ 50年）、 ?短期（ 15年以下） 文件裝訂 ? 修裱破損或頁幅過小的文件 ? 復(fù)制字紙模糊或易褪變的文件，對以純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、印臺油、鉛筆等字跡材料制成的文件材料及傳真件等進(jìn)行復(fù)制。 ? 對報表、圖樣等紙張幅面大于 A4規(guī)格的文件，需要加以折疊。操作是要盡量減少折疊次數(shù)，文件頁數(shù)較多時，宜整份折疊 ? 組合件內(nèi)的文件排列： 正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；譯文在前，原文在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后。 文件裝訂 ?裝訂 采用左側(cè)、下側(cè)對齊方式 對，用不銹鋼釘裝訂或線裝訂。 不銹鋼釘
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