【正文】 Excel在會計中的應(yīng)用 周曉良 2022年 2月 6月 建立財務(wù)數(shù)據(jù)工作表 定義財務(wù)數(shù)據(jù)計算公式 輸入財務(wù)數(shù)據(jù) 輸出財務(wù)數(shù)據(jù) 編制財務(wù)會計報告 Excel成本計算綜合訓(xùn)練 建立財務(wù)數(shù)據(jù)工作表 Excel 2022的基本操作 返回 Excel 認(rèn)識 Excel 2022 熟悉 Excel 2022工作界面 Excel 2022工作界面 標(biāo)題欄 菜單欄 工具欄 狀態(tài)欄 工作表標(biāo)簽 滾動條 任務(wù)窗格 編輯欄 工作簿、工作表和單元格 1．工作簿 在 Excel 2022中，新建文件就是創(chuàng)建一個工作簿，其擴展名為 .xls，如下圖。 工作簿 行號 列標(biāo) 活動單元格 填充柄 2．工作表 工作表是由 65536行和 256列所構(gòu)成的一個表格，其作用是存儲和處理數(shù)據(jù)。工作表行號由上到下分別從“ 1” 至“ 65536” 進行編號；列號則由左到右采用字母“ A” 到“ IV” 進行編號。 3．單元格 組成工作表的若干長方形格子，稱為“單元格”，是 Excel 2022中存儲數(shù)據(jù)、公式以及進行數(shù)學(xué)運算的基本單位。 在工作表中，單擊鼠標(biāo)左鍵選中任意一個單元格，其四周會出現(xiàn)一個黑色方框，表示被選中。該單元格被稱為當(dāng)前單元格或活動單元格。 鼠標(biāo)指針放在填充柄上，變?yōu)槭中? 使用填充柄填充數(shù)據(jù) 在當(dāng)前單元格的右下角有一個小黑方塊，稱為填充柄，通過拖動此填充柄可以自動填充單元格數(shù)據(jù)（即使拖動范圍內(nèi)的單元格數(shù)據(jù)與當(dāng)前單元格相同，或是按照線性順序排列），如下圖。 返回 工作簿和工作表基本操作 新建工作簿 要新建工作簿，可使用下面幾種方法。 啟動 Excel 2022： 啟動 Excel 2022軟件后，系統(tǒng)會自動創(chuàng)建一個新的默認(rèn)工作簿文件，名稱為“ Book1” 。 使用工具按鈕 ： 啟動 Excel 2022后，單擊工具欄上的新建按鈕，即可建立一個新的空白工作簿文件。 使用菜單 ： 選擇“文件” “ 新建”菜單，然后單擊“新建工作簿”任務(wù)窗格中的“空白工作簿”，即可新建一個工作簿，如下頁圖。 使用任務(wù)窗格新建工作簿 保存工作簿 創(chuàng)建一個新的工作簿并輸入數(shù)據(jù)后，必須將其保存，才能在日后繼續(xù)使用。 如果是新創(chuàng)建的工作簿，單擊工具欄上的“保存”按鈕后會彈出“另存為”對話框進行保存； 如果是已經(jīng)保存過的工作簿，編輯后再次保存，則直接單擊工具欄上的“保存”按鈕或選擇“文件” “ 保存”菜單即可； 如果想將工作簿另存為一個新的工作簿文件，則選擇“文件” “ 另存為”菜單，彈出“另存為”對話框進行另存即可。 打開工作簿 若要打開一個已建立的工作簿進行編輯，可以使用在文件夾窗口中直接打開、單擊工具欄上的打開按鈕和選擇“文件” “ 打開”菜單三種方法。 新建工作表 啟動 Excel 2022后，軟件會自動創(chuàng)建一個工作簿，界面中默認(rèn)含有 3張初始工作表，如下圖。 新建工作表 如果用戶需要使用更多的工作表，可以插入新工作表。 方法是：單擊要在前面插入工作表的工作表標(biāo)簽，如“ Sheet1” ，然后選擇“插入” “ 工作表”菜單，即插入了新的工作表。此時新插入的工作表成為當(dāng)前工作表，并自動命名為“ Sheet4” ，如下圖。 插入工作表 重命名和刪除工作表 1．重命名工作表 要重命名工作表，用鼠標(biāo)左鍵雙擊工作表標(biāo)簽，例如“ Sheet1” ，此時，工作表標(biāo)簽呈反白顯示，處于編輯狀態(tài)。此時直接輸入新的工作表名，然后按 【 Enter】 鍵確認(rèn)，即可完成工作表的重命名。 重命名工作表 2．刪除工作表 方法 1 左鍵單擊要刪除的工作表標(biāo)簽，例如“ Sheet2” ，選擇“編輯” “ 刪除工作表”菜單，打開提示對話框，單擊“刪除”按鈕即可將所選工作表刪除。刪除后，被刪除工作表右側(cè)的工作表會自動左移，如下圖。 刪除工作表 方法 2 右鍵單擊要刪除的工作表標(biāo)簽，例如“ Sheet2” ，會彈出右鍵快捷菜單，直接選擇“刪除”菜單項即可將目標(biāo)工作表刪除，如下圖。 使用右鍵菜單刪除工作表 關(guān)閉工作簿 關(guān)閉不再需要的工作簿，可以釋放系統(tǒng)內(nèi)存，讓資源充分利用，同時也能減少用戶在多個工作簿間切換導(dǎo)致誤操作的幾率。 Excel 2022提供了兩種關(guān)閉工作簿的方法：一是單擊 Excel窗口中的“關(guān)閉”按鈕；另一種是選擇“文件” “ 退出”菜單。 返回 向工作表輸入數(shù)據(jù) 輸入基本數(shù)據(jù) 1．輸入數(shù)值型數(shù)據(jù) 數(shù)值型數(shù)據(jù)由數(shù)字 0正號、負(fù)號、小數(shù)點、分?jǐn)?shù)號“ /” 、百分號“ %” 、指數(shù)符號“ E” 或“ e” 、貨幣符號“￥”或“ $”和千位分隔號“，”等組成。單擊工作表中的任意單元格，直接用鍵盤即可輸入基本數(shù)據(jù)。 輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)的注意事項如下： 如果要輸入負(fù)數(shù)，必須在數(shù)字前加一個負(fù)號“ ” ，或給數(shù)字加上圓括號。例如，輸入“ 1” 或“（ 1）”都可以在單元格中得到 1。 如果要輸入分?jǐn)?shù)，如 1/3，應(yīng)先輸入“ 0” 和一個空格，然后輸入“ 1/3” 。 如果要輸入百分?jǐn)?shù)，直接在數(shù)值后輸入百分號“ %” 即可。 如果要輸入日期和時間，需要按照各自規(guī)定的格式進行輸入。日期的格式為“年 月 日”，時間的格式為“時：分：秒”。輸入完成后，可以通過“單元格格式”對話框設(shè)置日期和時間的其他格式。 打開“單元格格式”對話框的方法是：在數(shù)據(jù)單元格上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”菜單項，在彈出的“單元格格式”對話框中切換到“數(shù)字”選項卡，在“分類”列表框中選擇“日期”或“時間”項，在右側(cè)的“類型”列表框中選擇要改變的類型即可，如下頁圖。 選擇數(shù)據(jù)格式 2．輸入字符型數(shù)據(jù) 字符型數(shù)據(jù)是由字母、漢字或其他字符開頭的數(shù)據(jù)。默認(rèn)情況下，字符型數(shù)據(jù)沿單元格左邊對齊。如果在輸入數(shù)字時在前面加上單引號“’”，如“’ 12345678” ，數(shù)據(jù)會自動沿單元格左邊對齊，如左圖。右圖所示為輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)和字符型數(shù)據(jù)的工作表。 數(shù)字前加單引號將數(shù)據(jù)左對齊 在工作表中輸入基本數(shù)據(jù) 自動填充數(shù)據(jù) 輸入有序數(shù)據(jù) ： 在同一列或同一行相鄰的兩個單元格中輸入有序數(shù)據(jù)。例如在 A A3單元格中分別輸入代碼 10 102，然后單擊單元格 A2，按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動到單元格 A3，再將鼠標(biāo)指針指向選中單元格區(qū)域右下角的填充柄，這時鼠標(biāo)指針變成“ +” 號，按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動，到最后一個數(shù)據(jù)時，松開鼠標(biāo)左鍵，便可完成有序數(shù)據(jù)的輸入，如下圖。 輸入有序數(shù)據(jù) 輸入相同數(shù)據(jù)： 在某個單元格中輸入某個數(shù)值型數(shù)據(jù)或字符型數(shù)據(jù)，然后用鼠標(biāo)向左或向下拖動單元格填充柄到某個位置，松開鼠標(biāo)即可快速在多個單元格中輸入相同數(shù)據(jù)，如下圖。 使用填充柄復(fù)制數(shù)據(jù) 完成填充后，單元格區(qū)域右下角會出現(xiàn)一個智能標(biāo)記。單擊該標(biāo)記，會出現(xiàn)快捷菜單，用戶可以根據(jù)需要進行設(shè)置，如右圖。 復(fù)制單元格： 復(fù)制單元格的內(nèi)容和格式。 以序列方式填充： 填充一系列能符合線性趨勢或指數(shù)遞增趨勢的數(shù)值（編號、工號等）。 僅填充格式： 只填充復(fù)制單元格的格式，不填充內(nèi)容。 不帶格式填充： 只填充復(fù)制單元格的內(nèi)容，不填充格式。 智能標(biāo)記 輸入公式 公式在 Excel工作表中應(yīng)用廣泛，尤其是在財會、統(tǒng)計領(lǐng)域。公式是指使用運算符和函數(shù)對工作表中的數(shù)值進行計算的等式，用于表明其后的字符為公式，緊隨等號之后的是需要進行計算的元素，各元素之間用運算符分隔。 如左下圖所示，在 E2單元格中輸入“ =B2+C2+D2” ，按下 【 Enter】 鍵便計算出劉貝成績的總分，如右圖。 輸入公式 復(fù)制公式 對于有規(guī)則的成組數(shù)據(jù)，用戶在其中一組使用公式后，可以用拖動的方式將此公式復(fù)制到其他單元格中，來完成對應(yīng)數(shù)據(jù)的計算，提高效率。 例如，要將下圖中 E2單元格中的公式復(fù)制到 E3:E5單元格區(qū)域，可先單擊 E2單元格，再單擊填充柄并向下拖動到E5單元格，這樣便可計算出其他人的總分。 復(fù)制公式 使用函數(shù) 函數(shù)是 Excel 2022內(nèi)置的一種復(fù)雜公式，其功能是完成某些特定計算。每個函數(shù)都由等號（ =）、函數(shù)名和變量組成。 其中等號（ =）后面的內(nèi)容為函數(shù)，函數(shù)名表示將執(zhí)行的操作，變量表示函數(shù)將作用的單元格地址， 在公式中合理地使用函數(shù)，可以大大節(jié)省用戶的輸入時間，簡化公式的輸入。 返回 編輯工作表 選擇工作表區(qū)域 1．單元格及單元格區(qū)域的選擇 選擇單元格有如下方法： 單擊單元格即可選中目標(biāo)單元格。 選定某單元格后，用鍵盤上方向鍵進行移動，可以選定其他某個單元格。 選定單元格區(qū)域的操作步驟是： 單擊要選擇單元格區(qū)域的第一個單元格。按住左鍵拖動鼠標(biāo)到最后一個單元格，過程中活動單元格四周的黑框不斷增大，然后釋放鼠標(biāo)左鍵，黑框內(nèi)的所有單元格即被選中。 選擇單元格區(qū)域 選中的單元格區(qū)域 選擇行 2．行與列的選擇 選擇單行（列）： 將鼠標(biāo)指針移到所要選擇行（列）的編號處，此時指針變?yōu)橄蛴遥ㄏ拢┑募^，單擊鼠標(biāo)左鍵，即可選中整行（列），如下圖。 選擇多行（列）： 同時選定連續(xù)多行（列）時，將鼠標(biāo)指針移到行（列）的編號處，單擊左鍵并拖動，到所要選擇的最后一行（列）時松開鼠標(biāo)左鍵即可； 選擇不連續(xù)的多行（列）時，在選定一部分行（列）后，按下 【 Ctrl】 鍵的同時選擇另一部分行（列）即可。 刪除或插入行、列、單元格 刪除或插入行 ： 在要刪除行的行號上右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”項，即可將目標(biāo)行刪除；若在快捷菜單中選擇“插入”，即可在目標(biāo)行上方插入一個新行。 刪除或插入列 ： 插入或刪除列與插入或刪除行的操作相同，只是將操作的行號改為列號。需要注意的是，選擇“插入”項，將會在目標(biāo)列左側(cè)插入新列。 刪除或插入行 刪除單元格 插入單元格 刪除或插入單元格 ： 選擇要刪除的單元格，選擇“編輯” “ 刪除”菜單，在彈出的對話框中選擇一種刪除該單元格后周邊單元格的對齊方式，單擊“確定”按鈕即可刪除單元格，如左下圖。 要插入單元格，可先選中要插入位置的單元格，再選擇“插入” “ 單元格”菜單，然后在彈出的對話框中選擇插入新單元格后選中單元格的位置，單擊“確定”按鈕即可插入新單元格，如右下圖。 清除單元格 清除格式： 選擇要清除格式的單元格區(qū)域，選擇“編輯” “ 清除” “ 格式”菜單，可清除單元格格式，效果如左下圖。 清除數(shù)據(jù)： 選擇要清除內(nèi)容的單元格區(qū)域，選擇“編輯” “ 清除” “ 內(nèi)容”菜單，可清除單元格中的數(shù)據(jù)，效果如右下圖。 清除單元格格式 清除單元格數(shù)據(jù) 移動或復(fù)制單元格 1．移動單元格區(qū)域 移動單元格區(qū)域，是指將選中單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)從一個位置移動到另一個位置，共有兩種方法可以實現(xiàn)這個操作。 使用鼠標(biāo)拖動 ： 選定要移動的單元格區(qū)域，將鼠標(biāo)指針移動到選定區(qū)域的邊框上，當(dāng)指針變?yōu)橐粋€帶移動標(biāo)志的小箭頭時，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動，到指定位置后松開鼠標(biāo)左鍵即可將所選區(qū)域移動到新位置，如下頁圖。 使用“剪切”命令 ： 選定要移動的單元格區(qū)域，選擇“編輯” “ 剪切”菜單，然后單擊移動到區(qū)域的單元格，再選擇“編輯” “ 粘貼”按鈕，即可將所選區(qū)域移動到新位置。 利用鼠標(biāo)拖動移動單元格區(qū)域 共有兩種方法實現(xiàn)復(fù)制單元格的操作： 使用鼠標(biāo)拖動 ： 選定要移動的單元格區(qū)域，按下鼠標(biāo)右鍵并拖動到指定位置后松開鼠標(biāo)，在彈出菜單中選擇“復(fù)制到此位置”項即可，如右圖。 利用“復(fù)制”命令 ： 選定要移動的單元格區(qū)域，選擇“編輯” “ 復(fù)制”菜單，然后單擊移動到區(qū)域的單元格，再選擇“編輯” “ 粘貼”按鈕，即可將所選區(qū)域復(fù)制到新位置。 選擇“復(fù)制到此位置”項 撤銷與恢復(fù)操作 在編輯過程中，如果不小心產(chǎn)生了誤操作，或是對修改后的結(jié)果不滿意，可以通過 Excel 2022提供的“撤銷”操作進行還原。 方法是： 選擇“編輯” “ 撤銷”菜單，或單擊“常用”工具欄上的“撤銷”按鈕，即可撤銷最后一次操作。如果一次要撤銷多步操作，可以單擊“撤銷”按鈕旁的箭頭，在打開的下拉列表中選擇要撤銷的多步操作即可。 恢復(fù)操作是撤銷操作的逆操作，該