【正文】 一、 系統(tǒng)管理與基礎(chǔ)設(shè)置 【學(xué)習(xí)目標(biāo)】 知識(shí)目標(biāo)： 掌握設(shè)置操作員及其權(quán)限的作用和方法、建立賬套的方法和知識(shí)要點(diǎn)的問(wèn)題； 掌握系統(tǒng)啟用的方法； 掌握設(shè)置各種基礎(chǔ)檔案的作用和方法、設(shè)置會(huì)計(jì)科目、憑證類(lèi)別及結(jié)算方式的方法； 熟悉賬套備份和恢復(fù)的方法。 能力目標(biāo)： 能夠根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況設(shè)置操作員及其權(quán)限，為企業(yè)會(huì)計(jì)核算及其管理設(shè)置賬套并進(jìn)行賬套的管理，進(jìn)行適合企業(yè)需要的各種基礎(chǔ)檔案的設(shè)置，并根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要進(jìn)行會(huì)計(jì)科目的設(shè)置等。 ，各子系統(tǒng)都是為同一個(gè)主體的不同方面服務(wù)的。各子系統(tǒng)之間既相對(duì)獨(dú)立，又相互聯(lián)系，協(xié)同運(yùn)作，共同完成一體化的會(huì)計(jì)核算與管理工作。為了實(shí)現(xiàn)一體化的管理應(yīng)用模式，要求各子系統(tǒng)共享公用的基礎(chǔ)信息，擁有相同的賬套的年度賬，并要求操作員設(shè)置操作權(quán)限進(jìn)行集中管理，所有的數(shù)據(jù)共用一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。因此，為了完成全面的系統(tǒng)服務(wù)，系統(tǒng)中建立了系統(tǒng)管理功能，為各子系統(tǒng)提供統(tǒng)一的環(huán)境，對(duì)財(cái)務(wù)管理軟件所屬的各個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護(hù)，最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的一體化管理。 系統(tǒng)管理的主要功能是用友版 財(cái)務(wù)管理軟件的各個(gè)子系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護(hù)。系統(tǒng)管理的內(nèi)容主要包括對(duì)操作員及其權(quán)限的管理和對(duì)賬套的管理。 操作員管理 操作員管理的主要內(nèi)容包括設(shè)置或修改操作員信息，以便企業(yè)的有關(guān)財(cái)務(wù)人員登錄系統(tǒng)并進(jìn)行軟件的各項(xiàng)操作。 【任務(wù)導(dǎo)入】 恒機(jī)股份有限公司 2021年 1 月購(gòu)買(mǎi)了 ，已經(jīng)安裝在了計(jì)算機(jī)當(dāng)中，現(xiàn)在想馬上開(kāi)始使用軟件，那么哪些人可以操作這個(gè)軟件呢？這就需要對(duì)操作員進(jìn)行管理了。恒機(jī)股份有限公司財(cái)務(wù)部共有 3 人，分別是會(huì)計(jì)主管楊繁、會(huì)計(jì)余洪靜和出納張祥，我們要把財(cái)務(wù) 部的 3 位員工的信息設(shè)置在軟件中，使得他們能夠?qū)浖M(jìn)行操作。 【做中學(xué)】 任務(wù) 1： 啟動(dòng)系統(tǒng)管理：以系統(tǒng)管理員“ admin”的身份啟動(dòng)系統(tǒng)管理。 【操作過(guò)程】 （ 1）、 單擊【開(kāi)始】 /【程序】 /【 【系統(tǒng)管理】（或直接雙擊桌面上的系統(tǒng)管理圖標(biāo)），打開(kāi)“系統(tǒng)管理”窗口。 （ 2）、 在“系統(tǒng)管理”窗口中，單擊【系統(tǒng)】 /【注冊(cè)】，打開(kāi)“注冊(cè)〖控制臺(tái)〗”對(duì)話(huà)框。在“用戶(hù)名”文本框中錄入“ admin”。 （ 3）、 單擊【確定】按鈕（即不修改系統(tǒng)管理員的口令，默認(rèn)口令為空），進(jìn)入“ ”窗口（以下簡(jiǎn)稱(chēng)〖系統(tǒng)管理〗窗口）。 【知識(shí)要點(diǎn)】 ①、 啟動(dòng)系統(tǒng)管理的操作包括啟動(dòng)系統(tǒng)管理模塊并進(jìn)行注冊(cè)，即登錄進(jìn)入系統(tǒng)管理模塊。在系統(tǒng)管理中可以進(jìn)行設(shè)置操作員、建立賬套和設(shè)置操作員權(quán)限等的操作。 ②、 系統(tǒng)允許用戶(hù)以系統(tǒng)管理員“ admin”的身份，也可以以賬套主管的身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理。 ③、 系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊(cè)進(jìn)入，可以進(jìn)行賬套的建立、恢復(fù)和備份，設(shè)置操作員、指定賬套主管，并可以設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。 ④、 賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對(duì)賬套進(jìn)行修改、功能模塊啟用及對(duì)年度賬套的管理（包括建立、清空、恢復(fù)、備份以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)和所選賬套的數(shù)據(jù)備份等），以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置。 ⑤、 由于第一次運(yùn)行該軟件時(shí)還沒(méi)有建立核算單位的賬套，因此，在建立賬套前應(yīng)由系統(tǒng)默認(rèn)的管理員“ admin”登錄。 ⑥、 系統(tǒng)管理員“ admin”沒(méi)有密碼，即密碼為空。在實(shí)際工作中，為了保證系統(tǒng)的安全，必須為系統(tǒng)管理員設(shè)置密碼。在教學(xué)過(guò)程中，由于一臺(tái)計(jì)算機(jī)需供多個(gè)學(xué)員使用，為了使用方便則建議不為系統(tǒng)管理員設(shè)置密碼。 【做中學(xué) 】 任務(wù) 2：增加操作員： 增加下表所示的操作員。 操作員編號(hào) 操作員姓名 操作員口令 YF 楊繁 111111 YWZG 高芳 111111 YWKJ 王強(qiáng) 111111 YW 郭云 111111 KG 鄭凱 111111 XS 夏榮 111111 YJ 余靜 111111 ZX 張祥 111111 【操作過(guò)程】 （ 1）、 以系統(tǒng)管理員“ admin”的身份在“系統(tǒng)管理”窗口中，單擊【權(quán)限】 /【操作員】，打開(kāi)“操作員管理”對(duì)話(huà)框。 （ 2）、 單擊【增加】按鈕，打開(kāi)“增加操作員”對(duì)話(huà)框，輸入編號(hào)“ YF”、姓名“楊繁”、口令“ 111111”和確認(rèn)口令“ 111111”。 （ 3）、 單擊【增加】按鈕，確認(rèn)。 （ 4） 、繼續(xù)增加高芳等其他操作員。 （ 5）、 單擊【退出】按鈕，系統(tǒng)顯示操作員名單。 【知識(shí)要點(diǎn)】 ①、 只有系統(tǒng)管理員（ admin）有權(quán)設(shè)置操作員。 ②、 系統(tǒng)預(yù)置了 3 位操作員，分別是 demo、 SYSTEM 和 UFSOFT，這 3 位操作員的初始密碼與各自的名稱(chēng)一樣，并且字母不區(qū)分大小寫(xiě)。 ③、 操作員編號(hào)在系統(tǒng)中必須是唯一的。 ④、 所設(shè)置的操作員一旦被使 用，就不能刪除。 ⑤、 在實(shí)際工作中可以根據(jù)需要隨時(shí)增加操作員。 ⑥、 為保證系統(tǒng)安全、分清責(zé)任應(yīng)設(shè)置操作員口令。 【做中學(xué)】 任務(wù) 3：修改操作員信息 將“ YJ”的姓名“余靜”修改為“余洪靜”。 【操作過(guò)程】 （ 1）、 以系統(tǒng)管理員“ admin”的身份注冊(cè)進(jìn)入“系統(tǒng)管理”。 （ 2）、 單擊【權(quán)限】 /【操作員】，打開(kāi)“操作員管理”對(duì)話(huà)框。 （ 3）、 在“操作員管理”對(duì)話(huà)框中單擊要修改的操作員“余洪靜”所在行，再單擊【修改】按鈕，打開(kāi)“修改操作員信息”對(duì)話(huà)框。 （ 4）、 將姓名“余靜”修改為“余洪靜”。 （ 5）、 單擊【修改】按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)保存并顯示修改后的操作員信息。 【知識(shí)要點(diǎn)】 ①、 在系統(tǒng)中所設(shè)置的操作員在未被使用前，可以進(jìn)行修改，但是操作員信息一旦保存，則編號(hào)不能修改。 ②、 只有系統(tǒng)管理員有權(quán)修改操作員信息。 ③、 在操作員信息中，操作員編號(hào)不能修改，操作員姓名、口令及所屬部門(mén)可以修改。 ④、 操作員的口令除了可以由系統(tǒng)管理員以修改操作員信息方式進(jìn)行修改外，還可以在操作員登錄系統(tǒng)時(shí)由操作員本人進(jìn)行修改。 賬套管理 賬套管理工作主要包括建立賬套、修改賬套、刪除賬套、恢復(fù)賬套和系統(tǒng)啟用等。 【任務(wù)導(dǎo)入】 恒 機(jī)股份有限公司已創(chuàng)立 3 年，它是稅務(wù)部門(mén)核定的一般納稅人。該公司從 2021 年 1月開(kāi)始使用 。現(xiàn)在需要在系統(tǒng)中建賬以便把手工業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)移植到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，開(kāi)始在計(jì)算機(jī)中處理企業(yè)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。 【做中學(xué)】 任務(wù) 1：建立賬套。 創(chuàng)建 012賬套，單位名稱(chēng)“恒機(jī)股份有限公司”（簡(jiǎn)稱(chēng)“恒機(jī)公司”），啟用會(huì)計(jì)期“ 2021年 1 月”，單位地址“廣恒縣機(jī)場(chǎng)路 882 號(hào)”，法人代表“張武剛”郵政編碼“ 342256”，聯(lián)系電話(huà)及傳真“ 6532798”，電子郵件 ，稅號(hào)“ 342519866532798028”。該企業(yè)的記賬本位幣為“人民幣（ RMB）”，企業(yè)類(lèi)型“工業(yè)”，執(zhí)行“小企業(yè)會(huì)計(jì)制度”，賬套主管“楊繁”，按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置會(huì)計(jì)科目。該企業(yè)不要求進(jìn)行外幣核算，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理時(shí)，需對(duì)客戶(hù)進(jìn)行分類(lèi)。需設(shè)置的分類(lèi)編碼分別為：科目編碼級(jí)次“ 4222”，客戶(hù)分類(lèi)編碼級(jí)次“ 123”。創(chuàng)建賬套后暫時(shí)不啟用任何子系統(tǒng)。 【操作過(guò)程】 （ 1） 、在“系統(tǒng)管理”窗口中，單擊【賬套】 /【建立】，打開(kāi)“創(chuàng)建賬套 賬套信息”對(duì)話(huà)框。 （ 2） 、輸入賬套信息。賬套號(hào)“ 012”，賬套名稱(chēng)“恒機(jī)股份有限公司” ，啟用會(huì)計(jì)期“ 2021年 1月”。 【知識(shí)要點(diǎn)】 ①、 新建賬套號(hào)不能與已存賬套號(hào)重復(fù)。 ②、 賬套名稱(chēng)可以是核算單位的簡(jiǎn)稱(chēng)，它將隨時(shí)顯示在正在操作的財(cái)務(wù)管理軟件的界面上。 ③、 賬套路徑為存儲(chǔ)賬套數(shù)據(jù)的路徑，可以修改。 ④、 啟用會(huì)計(jì)期為啟用財(cái)務(wù)管理軟件處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的日期。 ⑤、 啟用會(huì)計(jì)期不能在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期之后。 （ 3） 在“創(chuàng)建賬套 賬套信息”對(duì)話(huà)框中，單擊【下一步】按鈕，打開(kāi)“創(chuàng)建賬套 單位信息”對(duì)話(huà)框。 （ 4）、 輸入單位信息，單位名稱(chēng)“恒機(jī)股份有限公司”，單位簡(jiǎn)稱(chēng)“恒機(jī)公司”，及其他信息。 （ 5） 、在“創(chuàng)建賬套 單位信息”對(duì)話(huà)框中，單擊【下一步】按鈕，打開(kāi)“創(chuàng)建賬套 核算類(lèi)型”對(duì)話(huà)框。 （ 6） 、單擊行業(yè)性質(zhì)欄下三角按鈕選擇“小企業(yè)會(huì)計(jì)制度”，單擊賬套主管欄下三角按鈕選擇“楊繁”。 【知識(shí)要點(diǎn)】 ①、 行業(yè)性質(zhì)的選擇決定著系統(tǒng)采用何種會(huì)計(jì)制度下的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。 ②、 賬套主管可以在此確定，也可以在操作員權(quán)限設(shè)置功能中進(jìn)行修改。 ③、 系統(tǒng)默認(rèn)按所選行業(yè)性質(zhì)預(yù)置會(huì)計(jì)科目，如果單擊“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置會(huì)計(jì)科目”復(fù)選框（即取消√）則不按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置會(huì)計(jì)科目。 （ 7）、 在“創(chuàng)建賬套 核算類(lèi)型”對(duì)話(huà)框中，單擊【下 一步】按鈕，打開(kāi)“創(chuàng)建賬套 基礎(chǔ)信息”對(duì)話(huà)框。 （ 8）、 設(shè)置基礎(chǔ)信息。選中“客戶(hù)是否分類(lèi)”前復(fù)選框。 （ 9）、 單擊【下一步】按鈕，打開(kāi)“創(chuàng)建賬套 業(yè)務(wù)流程”對(duì)話(huà)框。 （ 10）、 單擊【完成】按鈕，系統(tǒng)彈出“創(chuàng)建賬套”提示框。 （ 11）、 單擊【是】按鈕，打開(kāi)“分類(lèi)編碼方案”對(duì)話(huà)框。設(shè)置科目編碼級(jí)次“ 4222”，客戶(hù)分類(lèi)編碼級(jí)次“ 123”。 【知識(shí)要點(diǎn)】 ①、 為了便于對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)核算、統(tǒng)計(jì)和管理，軟件將對(duì)會(huì)計(jì)科目、企業(yè)的部門(mén)等進(jìn)行編碼設(shè)置。編碼方案是指設(shè)置編碼的級(jí)次方案，這里采用群碼方案，這是一種分段組合編碼，每一段有固定的位數(shù)。編碼規(guī)則是指分類(lèi)編碼共分幾段，每段有幾位。一級(jí)至最底層的段數(shù)稱(chēng)為級(jí)次，每級(jí)（或每段）的編碼位數(shù)稱(chēng)為級(jí)長(zhǎng)。編碼總級(jí)長(zhǎng)為每級(jí)編碼級(jí)長(zhǎng)之合。 ②、 除科目編碼級(jí)次的第一級(jí)外，其他均可以直接根據(jù)需要進(jìn)行修改。 ③、 由于系統(tǒng)按照賬套所選行業(yè)會(huì)計(jì)制度預(yù)置了一級(jí)會(huì)計(jì)科目，因此，第一級(jí)科目編碼級(jí)次不能修改。 ④、 在系統(tǒng)未使用前，如果分類(lèi)編碼方案有誤，可以在系統(tǒng)中的“基礎(chǔ)設(shè)置”中進(jìn)行修改。 （ 12） 、單擊【確認(rèn)】按鈕，打開(kāi)“數(shù)據(jù)精度定義”對(duì)話(huà)框。 （ 13） 、單擊【確認(rèn)】按鈕，系統(tǒng)提示“創(chuàng)建賬套 {恒機(jī)股份有限公司： [012]}成功?！? （ 14） 、單擊【確認(rèn)】按鈕，系統(tǒng)提示“是否立即啟用賬套”。 （ 15） 、單擊【否】按鈕，暫時(shí)先不啟用任何系統(tǒng)。 【知識(shí)要點(diǎn)】 ①、 賬套是指一組相互關(guān)聯(lián)的賬務(wù)數(shù)據(jù)。一般來(lái)說(shuō)，可以為企業(yè)中每一個(gè)獨(dú)立核算的單位建立一個(gè)賬套，系統(tǒng)最多可建立 999 個(gè)賬套。其中“ 999”賬套是系統(tǒng)預(yù)置的演示賬套。在賬 套管理功能中可以完成建立賬套、修改賬套、備份賬套及刪除賬套操作。 ②、 建立賬套。即采用財(cái)務(wù)管理軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。在建立賬套時(shí)可以根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置。主要包括：核算單位名稱(chēng)、所屬行業(yè)、啟用時(shí)間以及編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。賬套參數(shù)決定了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、處理及輸出的內(nèi)容和形式。 ③、 此時(shí)可以直接進(jìn)行系統(tǒng)啟用的操作，否則，只能以賬套主管的身份注冊(cè)系統(tǒng)管理后，再進(jìn)行相應(yīng)系統(tǒng)啟用的操作。 【做中學(xué)】 任務(wù) 2：修改賬套 以 012賬套主管“ YF楊繁”（密碼： 111111）的身份，將 012賬套設(shè)置為不 對(duì)“客戶(hù)”進(jìn)行分類(lèi)，而對(duì)“供應(yīng)商”進(jìn)行分類(lèi)并且“有外幣核算”的賬套。供應(yīng)商分類(lèi)編碼為“ 122”。 【操作過(guò)程】 （ 1） 、在“系統(tǒng)管理”窗口中，單擊【系統(tǒng)】 /【注冊(cè)】，打開(kāi)“注冊(cè)〖控制臺(tái)〗”對(duì)話(huà)框。 （ 2） 、在“用戶(hù)名”欄錄入“ YF”，輸入密碼“ 111111”，單擊“賬套”欄下三角形按鈕，選擇“ [012] 恒機(jī)股份有限公司”。 （ 3） 、單擊【確定】按鈕 【知識(shí)要點(diǎn)】 ①、 若當(dāng)前操作員不是要修改賬套的主管，則應(yīng)在“系統(tǒng)注冊(cè)”窗口中，注銷(xiāo)當(dāng)前操作員后再以主管的身份注冊(cè)系統(tǒng)管理。 ②、 注冊(cè)系統(tǒng)的操作員可以在輸入正確的密碼后，單擊【修改密碼】按鈕，修改自己的密碼。 （ 4） 、單擊【賬套】 /【修改】，打開(kāi)“修改賬套”對(duì)話(huà)框。 （ 5） 、單擊【下一步】按鈕，打開(kāi)“單位信息”對(duì)話(huà)框，再單擊【下一步】按鈕，打開(kāi)“核算類(lèi)型”對(duì)話(huà)框，再單擊【下一步】按鈕，打開(kāi)“修改賬套 基礎(chǔ)信息”對(duì)話(huà)框。 （ 6） 、單擊“客戶(hù)是否分類(lèi)”前的復(fù)選框，取消對(duì)客戶(hù)分類(lèi)的設(shè)置。 （ 7） 、單擊選中“供應(yīng)商是否分類(lèi)”和“有無(wú)外幣核算”前的復(fù)選框。 （ 8） 、單擊【完成】按鈕，系統(tǒng)提示“確認(rèn)修改賬套么？”。 （ 9） 、單擊【是】按鈕，打 開(kāi)“分類(lèi)編碼方案”對(duì)話(huà)框，修改“供應(yīng)商”的編碼方案為“ 122”。再單擊【確認(rèn)】按鈕，打開(kāi)“數(shù)據(jù)精度定義”對(duì)話(huà)框，再單擊【確認(rèn)】按鈕，系統(tǒng)提示“修改賬套 {恒機(jī)股份有限公司： [012]} 成功”。 （ 10） 、單擊【確定】按鈕。 【知識(shí)要點(diǎn)】 ①、 經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的運(yùn)行，如果發(fā)現(xiàn)賬套的某些信息需要修改或補(bǔ)充，可以通過(guò)修改賬套功能來(lái)完成。此功能還可以幫助用戶(hù)查看某個(gè)賬套的信息。 ②、 系統(tǒng)要求，只有賬套主管才有權(quán)使用賬套修改功能。如果要修改某一賬套的信息，首先應(yīng)在啟動(dòng)系統(tǒng)管理后，以賬套主管的身份，選擇要修改的賬套登錄注冊(cè)系統(tǒng)管理。 【做中學(xué)】 任務(wù) 3：備份賬套。 將 012賬套備份至“ d:\012賬套備份 \建立賬套備份”文件夾中。 【操作過(guò)程】 （ 1） 、在 D盤(pán)中建立“ 012賬套備份 \建立賬套備份”文件夾。 （ 2） 、以系統(tǒng)管理員“ admin”的身份進(jìn)入“系統(tǒng)管理”窗口，