【正文】 網(wǎng)上報銷管理系統(tǒng)解決方案 目錄 3第 1章 項目背景 311/a.1公司財務(wù)信息化狀況 6第 2章 需求分析 13第 3章 功能設(shè)計 部報銷業(yè)務(wù)分類 、報銷和還款業(yè)務(wù)流程分類匯總 抵借款業(yè)務(wù)流程 （個人信用） 項目背景 隨著信息化在企業(yè)管理中的不斷深入，財務(wù)管理也發(fā)生了重大革新，一個網(wǎng)絡(luò)財務(wù)時代已經(jīng)到來。網(wǎng)絡(luò)化財務(wù)管理把財務(wù)管理從財務(wù)部門內(nèi)部擴展到全企業(yè)乃至整個供應(yīng) 鏈，在預(yù)算、成本等諸多方面掀起了一次企業(yè)全員的財務(wù)革命。 總部在完成財務(wù)核算平臺建設(shè)的基礎(chǔ)上，財務(wù)信息化工作正在向財務(wù)管理縱深方向發(fā)展。借款報銷業(yè)務(wù)作為總部財務(wù)管理的前端，直接與業(yè)務(wù)信息接觸，提高借款報銷業(yè)務(wù)的信息化水平具有覆蓋面廣、流程明確、易于推廣等特點。此外總部已經(jīng)實現(xiàn)了 CA認證以及網(wǎng)上公文處理系統(tǒng)已經(jīng)上線，因此具備了實施網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的技術(shù)基礎(chǔ)和應(yīng)用基礎(chǔ)。 網(wǎng)上報銷系統(tǒng)作為信息收集平臺，實現(xiàn)了報銷流程的標準化，規(guī)范了填單要求、審批流程，并且與賬務(wù)核算系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)和網(wǎng)上 銀行系統(tǒng)緊密集成，實現(xiàn)了報銷信息的及時反映和所有費用支出數(shù)據(jù)的收集和規(guī)范，完成了數(shù)據(jù)的共享和集成。 通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，能夠使經(jīng)費預(yù)算從業(yè)務(wù)發(fā)起時就得到控制，加強了預(yù)算的控制手段，使預(yù)算管理工作落到實處，并能夠利用實時統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析能夠為各級決策人員提供詳細的費用支出明細和預(yù)算執(zhí)行情況。 網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)的一個重要組成部分，有助于公司總部利用信息化手段提高借款、報銷業(yè)務(wù)的處理能力，以適應(yīng)工作模式的轉(zhuǎn)變，從而為公司優(yōu)化管理提供有力的支持。 總部已經(jīng)實行了無幣化報銷，但實際工作中仍存在一定的問題 ：比如手工錄入的業(yè)務(wù)單據(jù)信息不規(guī)范、查詢困難，手工審批的業(yè)務(wù)流程不透明、效率低，預(yù)算和支持控制的難度大，業(yè)務(wù)決策的支持數(shù)據(jù)少等。 總部網(wǎng)絡(luò)化的財務(wù)管理其前端是由業(yè)務(wù)帶來的資金流信息，其中一大部分是費用的報銷，這部分業(yè)務(wù)發(fā)生的資金的金額和數(shù)量都比較大，而且傳統(tǒng)的以紙化報銷單為介質(zhì)的費用報銷模式暴露出的成本高、效率低、意見多、矛盾大的問題日趨嚴重。此外，在財務(wù)精細化管理的要求，隨著預(yù)算編制的不斷深入和細化，如何加強費用預(yù)算支出的控制手段，使預(yù)算管理工作能夠落到實處，成為急待解決的問題。要想深入開展預(yù)算管理，降 低報銷成本，提高工作效率，必須借助財務(wù)信息化的手段實現(xiàn)網(wǎng)上報銷。 目前總部的費用報銷采用手工填寫報銷單的方式。這種傳統(tǒng)的手工報銷方式存在以下主要問題： 1）預(yù)算控制手段比較落后 （ 1）總部目前采用經(jīng)費本的方式進行預(yù)算控制，僅限于對經(jīng)費總量控制， 財務(wù)人員在報銷時采用手工統(tǒng)計的方式進行預(yù)算控制，效率低、準確性差、實效性差； （ 2）對預(yù)算執(zhí)行情況的分析需要耗費大量工作，時間滯后很長，不能及時給各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門反饋經(jīng)費收支情況和預(yù)算使用情況。 2）報銷速度較慢，影響工作效率 （ 1）報銷人需要耗費大量時間等待領(lǐng)導(dǎo)審批單據(jù)。 （ 2）領(lǐng)導(dǎo)每天需要耗費大量的時間和精力等待處理提交者的單據(jù)簽批，無法專心于更重要的管理和決策工作。 （ 3）財務(wù)人員要進行登記經(jīng)費本、記賬、手工填寫網(wǎng)上支付文件，每次都需要進行核對校驗，耗費時間，嚴重影響工作效率，也影響了報銷款的支付速度。 3）數(shù)據(jù)重復(fù)處理，財務(wù)工作量大 在手工報銷流程中，財務(wù)人員要進行登記經(jīng)費本、記賬、手工填寫網(wǎng)上支付文件，由于缺乏有效的信息手段需要對相同的對象進行三次重復(fù)性處理，每次都需要進行復(fù)核、校驗，增加了財務(wù)人員的工作量，嚴重影響工 作效率，出錯的風(fēng)險較高，使財務(wù)人員無法將時間分配到更有價值的管理工作中去。 4）填單不規(guī)范，財務(wù)審核程序多 （ 1）由于借款報銷涉及政策較多，分散在不同文件，員工往往不能全面熟悉有關(guān)政策，在填制單據(jù)時信息容易不全或出錯，直接影響到了會計信息的質(zhì)量，為企業(yè)內(nèi)部控制留下了巨大隱患，增加了財務(wù)風(fēng)險。 （ 2）在手工報銷模式下，員工將大量單據(jù)送至財務(wù)部，財務(wù)部門既要審核原始單據(jù)，既要對業(yè)務(wù)填制內(nèi)容、審批權(quán)限、經(jīng)費預(yù)算等進行全面核查，又要審核業(yè)務(wù)審批流程，最后才能編制記賬憑證，輸人會計信息系統(tǒng)，不僅工作量巨大，而且出錯率 也比較高。 5）信息不能及時完整反饋，難以滿足管理需求 由于整個報銷過程是手工方式進行，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是報銷人無法及時準確了解本部門及個人的報銷情況以及預(yù)算費用支出的具體細節(jié)，難以滿足員工查詢及管理的需要。 因此，應(yīng)通過建立網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，規(guī)范管理、加快報銷速度，減少財務(wù)人員等相關(guān)人員工作量，增加報銷過程透明度，加強預(yù)算監(jiān)控，提高總部財務(wù)管理水平。同過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可以優(yōu)化整個報銷流程，打通企業(yè)財務(wù)信息傳遞過程中的斷檔。 需求分析 財務(wù)信息化建設(shè)將與整個公司整體信息 化建設(shè)的步伐相結(jié)合，逐步實現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)流程一體化。 在總部財務(wù)管理信息化深入推進的過程中，將逐步實現(xiàn)預(yù)算管理、網(wǎng)上報銷、財務(wù)核算的閉環(huán)管理。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)能夠直接從全面預(yù)算系統(tǒng)取數(shù)，對經(jīng)費預(yù)算部分進行控制，報銷數(shù)據(jù)自動導(dǎo)入核算系統(tǒng)，對預(yù)算執(zhí)行情況進行匯總和分析，實現(xiàn)整個預(yù)算工作的閉環(huán)管理。 此外，有效利用現(xiàn)有的高新技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源，建立快速有效、安全可靠的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，支持費用支出的預(yù)算控制功能，實現(xiàn)個人、部門、項目的費用控制；依靠網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢和合理的管理流程，實現(xiàn)財務(wù)管理的規(guī)范有序，監(jiān)督有力，同時借助 于強大的數(shù)據(jù)庫資源為領(lǐng)導(dǎo)提供各類決策依據(jù)。 1）加強預(yù)算控制 （ 1）使經(jīng)費預(yù)算從業(yè)務(wù)發(fā)生時就得到控制，可以實時統(tǒng)計、分析數(shù)據(jù)，各部門能夠及時了解預(yù)算執(zhí)行情況，增進財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間的財務(wù)信息交流。 （ 2）利用預(yù)算與費用實施的對比控制，建立全程預(yù)警的預(yù)算管理模式，徹底改變重預(yù)算編制、輕預(yù)算執(zhí)行的情況。 （ 3）通過完整的預(yù)算執(zhí)行信息，提高預(yù)算編制水平。 2）提高工作效率 （ 1）通過系統(tǒng)流程再造和完整的報銷表格設(shè)計，協(xié)助和規(guī)范員工填寫報銷單據(jù)，提高報銷信息采集的速度與質(zhì)量。 （ 2）領(lǐng)導(dǎo)可以在任何時間進行 單據(jù)的網(wǎng)上簽批和數(shù)字簽名 ,節(jié)約領(lǐng)導(dǎo)和員工的有效工作時間 ,提高工作效率。 （ 3）通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實現(xiàn)原始票據(jù)信息自動生成憑證，減少會計人員的重復(fù)勞動，能把更多的精力放到增值的工作上。 3）完善內(nèi)部控制 （ 1）網(wǎng)上報銷系統(tǒng)不僅僅是財務(wù)流程的電子化，它可以滲透到總部日常管理的方方面面，以網(wǎng)上報銷系統(tǒng)為契機，可以對總部日常管理制度及流程進行梳理，規(guī)范總部管理，把規(guī)章制度通過流程的方式固化在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中。 （ 2）通過其內(nèi)部的預(yù)設(shè)流程，使得單據(jù)按照正規(guī)的流程逐級審批，審核會計也不再需要將精力過多的投入在流程檢查上， 提高審批速度。 4）提供滿足用戶需求的決策支持信息 （ 1）網(wǎng)上報銷系統(tǒng)將信息觸發(fā)過程前移到業(yè)務(wù)人員和相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使會計信息系統(tǒng)能夠收集到關(guān)于業(yè)務(wù)活動的所有信息特征，而不僅僅是價值或金額方面的信息，提高了信息的透明度。 （ 2）能夠提供個人、領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)人員所需要的相關(guān)借款報銷信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了信息支持，同時也提高了財務(wù)的服務(wù)水平。 公司總部對網(wǎng)上報銷管理系統(tǒng)的需求包括功能需求、性能需求、系統(tǒng)集成需求、運行界面要求和安全性要求。其中功能需求可分為主功能需求、輔助功能需求、擴展功能需求三類 ，如圖 21所示。 圖 21 網(wǎng)上報銷系統(tǒng)需求示意圖 主功能需求包括個人業(yè)務(wù)處理、領(lǐng)導(dǎo)審批處理、財務(wù)業(yè)務(wù)處理。 1）個人業(yè)務(wù)處理 提供在線填單功能，即個人根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)類型進行填寫；業(yè)務(wù)單據(jù)包括借款單、經(jīng)費報銷單、差旅費報銷單、還款單；個人填單如采取匯款方式，必須填寫收款人名稱、開戶行及銀行賬號等信息；在提交單據(jù)未經(jīng)審批之前，個人可以撤消；提交單據(jù)后，系統(tǒng)自動生成唯一的單據(jù)號碼。 提供個人業(yè)務(wù)查詢功能，支持：查詢個人所有申請的單據(jù)，支持多維、組合、各種條件查詢 ；查詢個人審批過的所有單據(jù)，支持組合查詢；查詢個人單據(jù)的審批狀態(tài)；支持個人入卡信息查詢；單擊查詢出的記錄可查看具體單據(jù)的情況；個人借還款查詢（個人信用）；查詢個人借還款情況；查詢個人未還款情況。 提供個人薪酬福利情況查詢：通過調(diào)用工資系統(tǒng)的個人薪資費用部分的數(shù)據(jù)，可以使用戶在線查詢出自己的“工資條”和福利費用信息。 2）領(lǐng)導(dǎo)審批處理 提供領(lǐng)導(dǎo)審批功能，即領(lǐng)導(dǎo)登錄系統(tǒng)默認界面為待審批業(yè)務(wù)清單界面，可點擊查詢每條單據(jù)具體情況；顯示審批單據(jù)所列支預(yù)算項目的可用金額（設(shè)置按鈕查看）；為方便領(lǐng)導(dǎo)審批，可查詢提交 單據(jù)員工的歷史單據(jù)情況和歷史借款情況；領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)情況審批是否同意單據(jù)；如同意，根據(jù)流程設(shè)定，單據(jù)將轉(zhuǎn)至上一級領(lǐng)導(dǎo)或轉(zhuǎn)至?xí)灢块T審批，或到財務(wù)審批；如不同意，可附說明單據(jù)將返回提交人；領(lǐng)導(dǎo)可以對多條單據(jù)進行批處理審批。 提供預(yù)算項目執(zhí)行情況查詢，即根據(jù)權(quán)限定義，各級領(lǐng)導(dǎo)可查詢權(quán)限范圍內(nèi)的預(yù)算項目執(zhí)行情況；選擇特定預(yù)算項目后，可查詢出該項目的所有明細支出情況，并可查詢具體單據(jù)。 提供部門借款，報銷情況查詢，即部門領(lǐng)導(dǎo)可查詢本部門所有員工的借款、報銷情況。 3）財務(wù)業(yè)務(wù)處理 提供會計審核功能。審核登錄界面為默 認待審核單據(jù)列表；會計通過核對原始憑證，簽署審核意見；會計的審核金額可以與提交金額不同，審核金額如超過提交金額的 10%，不允許通過；為方便審批，可查詢提交單據(jù)員工的歷史單據(jù)情況和歷史借款情況；審核同意后，由會計打印單據(jù)，并粘貼原始票據(jù)，傳遞至出納；如不同意，簽署意見后返回填單人；不允許審核對單據(jù)進行批處理；審核完畢后，可查詢審核人員審核的所有業(yè)務(wù)單據(jù)。 提供出納支付功能。出納對于單據(jù)信息沒有任何修改的權(quán)限，但他有權(quán)查看經(jīng)過會計核準后的費用詳情，并根據(jù)最終的核準金額和付款方式，進行支付處理，處理后簽署意見；如 果是以入卡方式支付，出納可以定期導(dǎo)出銀行支付文件；如果是支票支付，出納必須在系統(tǒng)中錄入支票號碼；如果是限額支票支付，出納必須及時通過銀行對賬單取得支票實際支付金額，錄入本系統(tǒng)的實際支付金額；借款人如果借限額支票，必須在出納錄入實際支付金額后才能報銷。 提供生成記賬憑證功能。出納付款后，會計人員定期可以通過本系統(tǒng)直接生成記賬憑證。生成的記賬憑證應(yīng)滿足賬務(wù)系統(tǒng)的要求；本系統(tǒng)處理的常規(guī)單據(jù)應(yīng)能無縫生成憑證，生成憑證后不再需要修改；生成憑證中應(yīng)包括科目、摘要、金額、個人往來、科研項目等基本信息；會計人員可以單張或 批量生成憑證。 輔助功能需求包括個人信息管理、單據(jù)打印、組合查詢、財務(wù)信息發(fā)布。 1）個人信息管理 員工可以自助的維護個人常用信息，當(dāng)員工發(fā)生調(diào)動或賬戶變更等情況時，只需要在此進行維護即可。 2）單據(jù)打印 提供統(tǒng)計和打印的功能?？伸`活設(shè)置統(tǒng)計項和單據(jù)的打印格式，并打印。 3）組合查詢 查詢功能設(shè)置為多條件查詢，可以輸入一個條件，也可以輸入多個條件組合查詢。 查詢時根據(jù)查詢條件進行分權(quán)限的查詢，查詢條件為：預(yù)算項目、部門、處室、時間、人員、金額、借款、報銷、報銷費用類型、借款內(nèi)容、報銷內(nèi)容、單據(jù)狀態(tài)等。 以上各種狀態(tài)可以進行復(fù)合查詢，查詢時需要根據(jù)人員的不同權(quán)限設(shè)定具體的查詢范圍。 4）財務(wù)信息發(fā)布 提供財務(wù)信息發(fā)布的窗口，可以查詢最新發(fā)布的財務(wù)制度和規(guī)定，也可以查看一些財務(wù)的小知識，如如何鑒別發(fā)票的真?zhèn)蔚取? 擴展功能包括系統(tǒng)初始化及維護、流程管理和權(quán)限管理。 1）系統(tǒng)初始化及維護 系統(tǒng)初始化及維護中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字典的初試化及維護提供預(yù)算項目、費用類型、會計科目、個人職務(wù)消費數(shù)據(jù)、差旅費個人補助數(shù)據(jù)、出差地點類型、出差地點維護、業(yè)務(wù)類型、支付方式、銀行賬號、帳套，組織機構(gòu)、角色與權(quán)限維護等。 系統(tǒng)初 始化及維護中的數(shù)據(jù)對應(yīng)關(guān)系的初始化及維護提供預(yù)算項目與部門之間的關(guān)系、預(yù)算項目與帳套 (單位 )之間的關(guān)系、費用類型（開支內(nèi)容）與會計科目之間的關(guān)系維護，及出差地點與出差地點類型之間關(guān)系的初始化和維護。 2）流程管理 提供用戶根據(jù)業(yè)務(wù)的實際情況以及業(yè)務(wù)流程的變動情況自定義審批流程的功能。 3）權(quán)限管理 需要提供授權(quán)管理等，并按照權(quán)限進行審批或查詢等。 為保證網(wǎng)上報銷業(yè)務(wù)的順利進行，對網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的運行速度、穩(wěn)定性、操作友好性和系統(tǒng)安全性等方面提出如下需求： 方便 —— 客戶端應(yīng)完全基于 IE瀏覽器 ,不需要額外的配置 ,簡化系統(tǒng)的安裝和維護； 快捷 —— 實現(xiàn)與賬務(wù)系統(tǒng)無縫連接，直接生成記賬憑證；與網(wǎng)絡(luò)銀行實現(xiàn)數(shù)據(jù)規(guī)范對接 ,可以直接產(chǎn)生付款信息在網(wǎng)上支付報銷費用； 友好 ——