【正文】 系統(tǒng)概述 本章是對總賬系統(tǒng)內(nèi)容的總述。 關于本系統(tǒng) 總賬系統(tǒng)是財務會計系統(tǒng)中最核心的系統(tǒng)，以憑證處理為中心，進行賬簿報表的管理。可與各個業(yè)務系統(tǒng)無縫鏈接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。企業(yè)所有的核算最終在總賬中體現(xiàn)。 本系統(tǒng)主要功能有： ? 多重輔助核算 ? 科目計息控制 ? 科目預算控制 ? 憑證分賬制核算流程 ? 強大的賬簿報表查詢 ? 多幣別核算的處理 ? 現(xiàn)金流量表的制作 ? 往來業(yè)務的核算處理，精確計算賬齡 ? 與其他業(yè)務系統(tǒng)無縫鏈接 ? 對業(yè)務系統(tǒng)生成的憑證提供明細管理功能 ? 自動轉(zhuǎn)賬設置 ? 期末調(diào)匯的處理 ? 期末損益結(jié)轉(zhuǎn) ? 結(jié)賬日的控制 可以進行月份的選擇 ? 集團內(nèi)部往來協(xié)同 多重輔助核算 在總賬系統(tǒng)中，可對科目設置任意多的核算項目進行多重輔助核算。并且提供豐富的核算項目賬簿和報表，滿足企業(yè)對多種輔助核算信息的項目管理。 提供科目計息控制 在未使用結(jié)算中心系統(tǒng)時，可以對科目進行利息計算，提供資金管理，計算科目積數(shù)與利息，計算各種資金機會成本。 提供科目預算控制 可進行科目預算，科目預算也可從預算管理系統(tǒng)中引入，從而在憑證錄入時可根據(jù)需要進行各種控制。而與預算管理系統(tǒng)集成使用， 可以實現(xiàn)更復雜的預算管理與控制。 提供憑證分賬制核算流程 系統(tǒng)在提供“統(tǒng)賬制”的基礎上，同時提供了“分賬制”核算要求下從憑證處理到業(yè)務報表的完整核算流程。 強大的賬簿報表查詢 查詢賬簿報表時，可由總賬追查至明細賬直至憑證，同時可查詢到核算項目信息；有跨期查詢功能，可以在本期未結(jié)賬的情況下查詢以后期間的數(shù)據(jù)；提供多種核算項目報表的查詢，可進行多核算項目類別的組合查詢；具體提供的賬簿包括：總分類賬、明細分類賬、數(shù)量金額總賬、數(shù)量金額明細賬、多欄賬、核算項目分類總賬、核算項目明細 賬等；具體提供的報表包括：科目余額表、試算平衡表、日報表、摘要匯總表、核算項目余額表、核算項目明細表、核算項目匯總表、核算項目組合表、核算項目與科目組合表、科目利息計算表、調(diào)匯歷史信息表等。 多幣別核算的處理 期末自動進行調(diào)匯的處理。而通過調(diào)匯歷史信息表可方便查詢到各種幣別的變動過程。 實現(xiàn)現(xiàn)金流量表的制作 在憑證錄入時即可指定現(xiàn)金流量項目，也可通過 T 形賬戶，批量指定現(xiàn)金流量項目，生成現(xiàn)金流量表的主表與附表。同時現(xiàn)金流量表可進行多級次多幣別的查詢。 實現(xiàn)往來業(yè)務的 核算處理，精確計算賬齡 提供基于憑證的往來業(yè)務核銷，可按數(shù)量與金額兩種核銷方式，準確計算數(shù)量金額的往來業(yè)務計算。分段準確計算賬齡，利于資金控制以及賬款催收，加強財務管理。 與其他業(yè)務系統(tǒng)無縫鏈接 各業(yè)務系統(tǒng)可直接自動生成憑證到總賬中，在總賬可直接查詢到各系統(tǒng)生成的憑證。其他業(yè)務系統(tǒng)可以直接從總賬中進行取數(shù)。業(yè)務單據(jù)與憑證間可相互聯(lián)查。 對業(yè)務系統(tǒng)生成的憑證提供明細管理功能 在系統(tǒng)參數(shù)中提供“不允許修改 /刪除業(yè)務系統(tǒng)憑證”的參數(shù)選項，當選擇了該參數(shù)，則不允許修改或刪除物流系統(tǒng) 及應收、應付系統(tǒng)等業(yè)務系統(tǒng)機制憑證，反之則可以修改和刪除。 自動轉(zhuǎn)賬設置 系統(tǒng)提供自動轉(zhuǎn)賬設置模板，期末時可由系統(tǒng)自動生成轉(zhuǎn)賬憑證，無需人工錄入。 期末調(diào)匯的處理 本功能主要用于對外幣核算的賬戶在期末自動計算匯兌損益，生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證及期末匯率調(diào)整表。 期末損益結(jié)轉(zhuǎn) 期末損益自動結(jié)轉(zhuǎn)，方便快捷核算經(jīng)營成果。 集團內(nèi)部往來協(xié)同 內(nèi)部往來協(xié)同主要應用于集中式管理模式的企業(yè)集團內(nèi)各成員企業(yè)，在一方發(fā)生內(nèi)部往來業(yè)務記賬時，同時傳遞憑證上的內(nèi)部往來 信息到對應機構，由其進行確認并進行相應的賬務處理，從而確保在業(yè)務發(fā)生時，往來的雙方都可以即時進行確認，保證了內(nèi)部往來信息及時性和準確性。 結(jié)賬日的控制可以進行月份的選擇 舉例： 舉例說明可實現(xiàn)如下功能：如賬套期間為 8 月份， 8 月份的結(jié)賬日是 9 月 6日，則在 9 月 6 日前仍然可以增加、修改憑證，在 9 月 6 日后便不再允許對8 月份的憑證進行新增、修改和刪除。 系統(tǒng)在 ERP 中的位置 詳細內(nèi)容見流程圖 11： 流程圖 11 與其它系統(tǒng)的接口 詳細內(nèi)容見流程圖 12： 流程圖 12 與應收應付系統(tǒng)的接口 應收應付系統(tǒng)生成的往來款憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。 與固定資產(chǎn)系統(tǒng)的接口 固定資產(chǎn)系統(tǒng)生成的憑證傳遞到總賬系統(tǒng)，固定資產(chǎn)初始余額可以傳遞到總賬初始余額。 與供應鏈系統(tǒng)的接口 核算系統(tǒng)生成的憑證傳遞到總賬系統(tǒng)，并可實現(xiàn)物料 與總賬系統(tǒng)的對賬功能。 與工資系統(tǒng)的接口 工資系統(tǒng)可向總賬系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)。 與報表系統(tǒng)的接口 報表系統(tǒng)可以通過 ACCT、 ACCTCASH、 ACCTGROUP、 ACCTEXT 等取數(shù)函數(shù)來實現(xiàn)從總賬系統(tǒng)中取數(shù)。 與預算管理系統(tǒng)的接口 預算管理系統(tǒng)可以對總賬業(yè)務進行預算控制，可以分別以當期預算余額、當前累計預算余額、年度累計預算余額或預算方案累計預算余額為控制標準。 與現(xiàn)金管理系統(tǒng)的接口 現(xiàn)金管理系統(tǒng)的現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬可以從總賬中引入。同時 會計可以根據(jù)出納人員錄入的收付款信息生成總賬憑證。 與項目管理系統(tǒng)的接口 項目管理系統(tǒng)的所有業(yè)務活動，均可以根據(jù)實際情況在總賬系統(tǒng)中生成相應的會計分錄。這些會計分錄包括項目的成本、費用、收入等，還包括項目管理系統(tǒng)的資本化業(yè)務。在總賬系統(tǒng)中通過定義的憑證分類可以方便的查詢到這些憑證。 與成本管理系統(tǒng)的接口 總賬系統(tǒng)的折舊費用、人工費用、其它費用憑證可做為成本系統(tǒng)的折舊費用、人工費用、其它費用的數(shù)據(jù)來源，成本系統(tǒng)中的業(yè)務數(shù)據(jù)生成的憑證自動傳入總賬系統(tǒng)。 主要業(yè)務流程及規(guī)范 系統(tǒng)總體業(yè)務流程圖 詳細內(nèi)容見流程圖 21: 流程圖 21 系統(tǒng)初始化 系統(tǒng)初始化流程圖 詳細內(nèi)容見流程圖 22: 流程圖 22 系統(tǒng)初始化流程說明 相關內(nèi)容見表 21: 目 標 進行系統(tǒng)初始化 ，使系統(tǒng)進入可處理正常業(yè)務狀態(tài)。 業(yè)務背 景 系統(tǒng)安裝后，系統(tǒng)的參數(shù)、基礎資料等都沒有，系統(tǒng)還不能處理具體的業(yè)務。用戶必須根據(jù)實際的業(yè)務管理需要，設置系統(tǒng)控制參數(shù)、科目、核算項目等后，才能處理正常業(yè)務。 適用范 圍 在系統(tǒng)啟用之前，適用所有的行業(yè)。 序號 責任部門 責任人 1 啟用賬套 —— 啟用賬套，設置賬套期間 財務 /IT 部 系統(tǒng)管理員 2 系統(tǒng)參數(shù)設置 —— 設置系統(tǒng)參數(shù) 財務 /IT 部 系統(tǒng)管理員 3 用戶設置 —— 將 系統(tǒng)用戶和每個用戶的權限在系統(tǒng)中設定 財務部 主管會計 4 幣別設置 —— 在系統(tǒng)中設置幣別 財務部 總賬會計 5 核算項目、科目設置 —— 在系統(tǒng)中設置科目和核算項目 財務部 主管會計 6 期初數(shù)據(jù)錄入 —— 將期初余額錄入系統(tǒng) 財務部 主管會計 7 數(shù)據(jù)檢查 —— 系統(tǒng)檢查期初余額是否平衡，數(shù)據(jù)是否正確還需人工做進一步的檢查。 財務部 主管會計 表 21 憑證處理業(yè)務 憑證處理業(yè)務流程圖 詳細內(nèi)容見流程圖 23: 流程圖 23 憑證處理業(yè)務流程說明 相關內(nèi)容見表 22: 目 標 實現(xiàn)憑證的生成、審核、過賬和修改所有的操作 業(yè)務背 景 用戶在實現(xiàn)初始化之后，系統(tǒng)已成功啟用。 財務人員需要以憑證的方式記錄公司發(fā)生的實際經(jīng)濟業(yè)務。同時，按照實際的工作要求，對憑證進行審核、過賬，發(fā)現(xiàn)錯誤進行修改。 適用范 圍 1. 各種方式產(chǎn)生的憑證，包括手工憑證、系統(tǒng)生成憑證、模式憑證、自動轉(zhuǎn)賬憑證、外部引入憑證、憑證沖銷等 6 種方式產(chǎn)生的憑證。 2. 憑證的所有處理業(yè)務，憑證的生成、審核、過賬、修改和刪除。 序 號 責任部門 責任人 1 新增憑證 —— 手工錄入、引入或者系統(tǒng)產(chǎn)生的憑證。 財務部 會計 2 憑證查詢 —— 查詢符合條件的憑證 財務部 財務人員 3 憑證審核 —— 會計主管審核系統(tǒng)內(nèi)的憑證 財務部 總賬會計 4 憑證反審核 —— 發(fā)現(xiàn)已審核的憑證錯誤，將其反審核，進入可修改狀態(tài) 財務部 主管會計 5 憑證過賬 —— 將符合條件的憑證登記到賬薄 財務部 主管會計 6 憑證反過賬 —— 發(fā)現(xiàn)已過賬的憑證錯誤，將其反過賬，進入可修改狀態(tài) 財務部 主管會計 表 22 憑證錄入與審核 ?? 業(yè)務流程圖 詳細內(nèi)容見流程圖 24： 流程圖 24 ?? 流程說明 相關內(nèi)容見表 23： 規(guī)程目標 確保原始數(shù)據(jù)以憑證形式變?yōu)檐浖?shù)據(jù)，并通過審核得以確認。 業(yè)務背景 1. 已建立會計制度； 2. 原始憑據(jù)真實、合法、完整； 規(guī)程適用范圍 1. 直接由普通原始憑據(jù)制作憑證； 2. 由軟件的業(yè)務數(shù)據(jù)生成憑證或由手工錄入此類憑證； 序號 處理說明 責任部門 責任人 1 根據(jù)已審核過的原始憑據(jù)，在 K/3 系統(tǒng) \總賬系統(tǒng) \憑證錄入中錄入憑證并自檢，或檢查由系統(tǒng)自動生成憑證的準確性。 財務部 總賬會計 2 要求當天的業(yè)務憑據(jù)，當天生成或錄入總賬憑證。 財務部 總賬會計 3 原始憑據(jù)真實、合法、有效。 財務部 總賬會計 4 會計記賬憑證的編制期不能早于實際業(yè) 務的發(fā)生期。 財務部 總賬會計 5 審核錄入憑證是否信息完整準確。 財務部 主管會計 6 如憑證錄入有問題，則通知制單人依據(jù)原始憑據(jù)檢查和修改憑證，此工作要求在 1 個工作日內(nèi)完成。 財務部 主管會計 7 如憑證錄入無問題，則在 K/3 系統(tǒng) \憑證查詢功能中對已錄入憑證進行審核，此工作要求在憑證檢查無誤后1 個工作日內(nèi)完成。 財務部 主管會計 表 23 憑證反審核業(yè)務 ?? 憑證反審核業(yè)務流程圖 詳細內(nèi)容見流程圖 25： 流程圖 25 ?? 流程說明 相關內(nèi)容見表 24： 規(guī)程目標 對發(fā)現(xiàn)問題的已審核憑證進行反審核，使之返回至未審核狀態(tài)以便于改正。 業(yè)務背景 已審核的憑證在賬簿生成或報表生成等后續(xù)處理過程中發(fā)現(xiàn)有誤； 問題憑證為已審核憑證或已過賬憑證； 規(guī) 程適用范圍 1. 審核與反審核必須為同一人； 2. 如果此憑證已過賬，則需先反過賬后再反審核； 3. 適用于本會計期間修改或跨會計期間修改； 序號 處理說明 責任部門 責任人 1 發(fā)現(xiàn)問題憑證后申請反審核憑證以便修改 a 由主管會計檢查問題原因，并對是否反審核憑證做判斷 財務部 主管會計 2 不同意反審核憑證，則通過紅字沖銷或藍字更正憑證 財務部 總賬會計 3 同意反審核憑證， 則檢查此憑證是否在當前會計期間，是否需要反過賬或反結(jié)賬 財務部 主管會計 a 需反過賬或反結(jié)賬時，則先進行反過賬或反結(jié)賬后，再反審核憑證 財務部 主管會計 b 如憑證為業(yè)務系統(tǒng)生成的憑證，且相關票據(jù)已核銷，則需要先對相關票據(jù)進行反核銷后才能再做反審核處理。 財務部 主管會