【正文】 深圳市川崎運(yùn)動(dòng)用品有限公司 文件管理制度 ： 為 加強(qiáng)公司 文件的分類、編碼、格式、語(yǔ)言 等工作的管理， 規(guī)定文件編、審、批 、改、廢 的程序、權(quán)責(zé) ，明確文件發(fā)布、執(zhí)行與管控要求， 強(qiáng)化公司各部、各類文件的執(zhí)行力度與對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)作用，制定本制度。 ： 公司文件管理工作應(yīng)遵循“系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、實(shí)效”的基本原則。通過(guò)文件歸口管理、嚴(yán)格審查、規(guī)范發(fā)文格式與流程，倡導(dǎo)“精簡(jiǎn)篇幅、表述準(zhǔn)確、系統(tǒng)整合、信息暢通”，杜絕“文出多門(mén)”、“文牘主義”、“繁文縟節(jié)”的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)文件管理的系統(tǒng)性、延續(xù)性、可行性與實(shí)效性，以確保公司各部、各類文 件的嚴(yán)肅性和有效執(zhí)行 。 范圍： 適用于公司 、 部門(mén)的所有文件的 管理工作 。 ： 總經(jīng)理：負(fù)責(zé)公司 所有 重要申請(qǐng)、公文的批準(zhǔn) 與簽發(fā) ； 運(yùn)營(yíng)中心總監(jiān) ：負(fù)責(zé)公司 所有 管理制度類文件的審批； 人事行政部 ：負(fù)責(zé)文件 計(jì)劃、審核、 編碼、 校對(duì)、 格式 、執(zhí)行及監(jiān)督等 形 各項(xiàng)管理工作 ，負(fù)責(zé)所有制度的發(fā)放、執(zhí)行檢查、回收與管理。 各中心總監(jiān)：負(fù)責(zé)本中心制度的審核、本中心操作文件的審批； 各部門(mén)經(jīng) 理 /主管：負(fù)責(zé)本部制度的編制 、跟進(jìn)及 修改 ， 檢查本部門(mén)制度的執(zhí)行。 ： 文件分類 、編碼與格式 文件分類 紅頭文件 ? 公司重大決策或任 免 文件。由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)編制，由總經(jīng)理審批，并簽名加蓋公司公章，由總經(jīng)辦予以發(fā)放。 制度類、 通知類、通報(bào)類、管理規(guī)范類、操作指引類 ? 基本管理 制度 （ A 類）： 指公司制度、規(guī)定、辦法等長(zhǎng)效性文件， 即帶有根本性、全局性、綜合 性的管理制度 。 ? 通知類（ B 類）：指部署具體工作，頒布長(zhǎng)效性文件等需貫徹、落實(shí)的各類時(shí)效性文件。 ? 通報(bào)類（ C 類）：指獎(jiǎng)懲通報(bào)、信息發(fā)布等通告性文件。 ? 管理規(guī)范化類（ D 類）： 對(duì)企業(yè)各項(xiàng)專業(yè)管理工作 （指跨中心的專業(yè)性工作） 的范圍、責(zé)任、權(quán)力、內(nèi)容、程序、方法等所做的規(guī)定 。 深圳市川崎運(yùn)動(dòng)用品有限公司 主題：文件管理制度 編號(hào)： YA01A0 總頁(yè)數(shù)： 5 替代文件： 生效日期： 202081 編制： 人事行政部 審核： 簽發(fā)： 權(quán)責(zé)單位 ：公司各中心及部門(mén) 歸檔保密： ? 操作指引類（ E 類）：它是中心、部門(mén)根據(jù)本單位的實(shí)際情況編制的工作指引性文件。 公文類文件 公司常用行政公文種類主要有以下 10 類： ? 決定：對(duì)重要事 項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門(mén)及人員，變更或者撤銷(xiāo)不適當(dāng)?shù)奈募蛳嚓P(guān)決定事項(xiàng)，使用“決定”。 ? 通知：傳達(dá)要求公司相關(guān)部門(mén)或單位辦理和需要有關(guān)部門(mén)或單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)， ? 用“通知”。 ? 通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況，使用“通報(bào)”。 ? 通告：在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)遵守或周知的事項(xiàng)，使用“通告”。 ? 報(bào)告：向領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)單位的詢問(wèn)，使用“報(bào)告”。 ? 請(qǐng)示：向領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，使用“請(qǐng)示”。 ? 批復(fù)：答復(fù)下屬 或下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)，使用“批復(fù)”。 ? 意見(jiàn)：對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。 ? 函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題， 向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求 ? 批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，使用“函”。 ? 會(huì)議紀(jì)要：記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)，使用“會(huì)議紀(jì)要”。 制度類文件： 為規(guī)范文件格式，便于存檔查詢，各類文件須使用不同的格式及編碼。 區(qū) 域代碼對(duì)照表： 文件代碼對(duì)照表： 編碼方法： 區(qū)域代碼 － 文件代號(hào) — 版本號(hào) /修改次數(shù) 備注 ：如營(yíng)銷(xiāo)中心制定的第 1份管理制度，文件編號(hào)則為： SA01A0 ； 商品中心制定的第 1 份規(guī)范、規(guī)定，文件編號(hào)則為： CD01A0 客服中心制定的第 1 分操作指引、流程，文件編號(hào)則為： KE01A0 公文類文件： 編碼方法：公司 //中心 /部門(mén)名 稱－ 年 號(hào)－ 順序號(hào) (001999) 備注：如 運(yùn)營(yíng)保障中心 12 年發(fā)出第 103 份通知，文件編號(hào)為： YB12103； 另人事行政部與財(cái)務(wù)部將按部門(mén)職能分別編號(hào)。如：人事行政部 2020 年發(fā)出的第 50 份通知為：人事行政部 12050。 如果是幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合發(fā)文，則以主辦部門(mén)的名義編號(hào)。 制度類文件內(nèi)容與格式： 區(qū)域 總經(jīng)辦 運(yùn)營(yíng)保障中心 營(yíng)銷(xiāo)中心 客服中心 商品中心 代碼 Z Y S K C 文件類別 管理制度類 通知 類 通報(bào) 類 管理規(guī)范 類 操作指引類 代碼 A B C D E a. 包括目的、 原則、 適用范圍、職責(zé)、內(nèi)容、支持性文件、記錄等內(nèi)容； b. 標(biāo)題 用 “ 黑 體、 五 號(hào) ” 字，其他內(nèi)容用 “ 宋體、 五號(hào) ” 字。 c. 文件附件 (必要時(shí) )：文件中涉及的工作流程、引用文件或記錄等。 公文 內(nèi)容與 格式： 公文由標(biāo)題、編號(hào)、制訂部門(mén)、發(fā)文日期、正文、 結(jié)語(yǔ)、 署名、印章、抄送等部分組成。 a. 標(biāo)題：應(yīng)當(dāng)正確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，字體略大于正文，置中。 b. 正文：文字要求從左到右橫寫(xiě)橫排，條款號(hào)根據(jù)文件內(nèi)容而定。 c. 文件日期：應(yīng)按年、月、日順序注明文件日期。 d. 結(jié)語(yǔ) ： 對(duì)正文的概括與總結(jié)。 e. 署名：公司全稱或公司后加部門(mén)名稱全稱。 f. 印 章：文件需加蓋印章時(shí)，蓋于公司名或部門(mén)名正中。 g. 抄送： 總經(jīng)理 和有必要人員（視內(nèi)容 而定 ）。 h. 文件如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。 i. 一般公文格式，見(jiàn)本文的附件 2。 文件語(yǔ)言：簡(jiǎn)體中文，通俗、易懂、言簡(jiǎn)意賅。 、議、審、批、改、廢程序和權(quán)限 、議、審、批程序和權(quán)限表 文件的審議 ? 各中心、部門(mén)編制完文件初稿 ,應(yīng)與文件中涉及到的相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通，根據(jù)溝通意見(jiàn)對(duì)文件進(jìn)行即時(shí)修改，根據(jù)提出的修改意見(jiàn)進(jìn)行重新編制，必要時(shí)可組織會(huì)議討論。 參加會(huì)審人員會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)后簽名確認(rèn)。 ? 所有文件統(tǒng)一由 人事行政部 編碼格式。 ? 管理制度類由所需部門(mén)編制，運(yùn)營(yíng)保障中心總監(jiān)審核，報(bào)送總經(jīng)理批準(zhǔn)； ? 操作指引、流程、工作指導(dǎo)類文件由職能部門(mén)編制審核后 ,報(bào)中心總監(jiān)審核， 運(yùn)營(yíng)中心總監(jiān) 審批。 ? 相互關(guān)聯(lián)的工作模塊的文件不得相互抵觸，如有抵觸部分，以公司最終審批文件為準(zhǔn)。 a. 若公司經(jīng)營(yíng)情況發(fā)生變化、組織機(jī)構(gòu)部門(mén)職能發(fā)生變化時(shí)，文件主 要使用 部門(mén) 必須 適時(shí)組織相關(guān)人員對(duì)文件 的可操作性進(jìn)行評(píng)審、修訂，確保文件得到及時(shí)更新 ，并填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)單》報(bào) 人事行政部 存檔。 b. 文件修訂后原文件應(yīng) 回收 作廢；文件發(fā)行部門(mén)銷(xiāo)毀回收的副本，作廢正本應(yīng)予以標(biāo)識(shí) 并保存 回文件類別 編制 審核 /復(fù)審 批準(zhǔn) A、 B、 C 類 職能中心總 監(jiān) 運(yùn)營(yíng)保障 中心總監(jiān) 總 經(jīng)理 D 類 部門(mén) 經(jīng)理 人事行政部 運(yùn)營(yíng)保障 中心總監(jiān) E 類 部門(mén)主管 部門(mén)經(jīng)理 /中心總監(jiān) 運(yùn)營(yíng)保障 中心總監(jiān) 各程序時(shí)限 7 個(gè)工作日內(nèi) 5 個(gè)工作日內(nèi) 5 個(gè)工作日內(nèi) 收記錄。 c. 修訂后的文件審批生效后，發(fā)文部門(mén)應(yīng)將再次生效的文件發(fā)放至相關(guān)部門(mén)，以使其保存文件的最新有效版本，做好新文件發(fā)放、簽收記錄。 文件 的發(fā)布、執(zhí)行檢查與管控 文件的發(fā) 布： a. 所有類別的文件獲得批準(zhǔn)后，在文件上加蓋 “受控文件”章，下發(fā)各相關(guān)中心、部門(mén)。 b. 各相關(guān)中心、部門(mén)接到加蓋文件受控章的文件后，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)組織各部門(mén)人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)文件，必要時(shí)，應(yīng)把文件張貼在辦公區(qū)域，指導(dǎo)員工執(zhí)行。 c. 開(kāi)發(fā)部、品控部門(mén)下發(fā)圖紙、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)文件時(shí)，應(yīng)加蓋“工藝文件” 章。 文件受控章 a. 各類制度統(tǒng)一加蓋“受控文件” 章進(jìn)行控制，技術(shù)類文