【正文】 監(jiān)理（管理）項目工程 技術資料管理規(guī)定 廣州宏達工程顧問有限公司 工程管理所 2021 年 3 月 25 日 第 1 頁 共 33 頁 目 錄 一、總則 二、分類 三、內容 四、管理規(guī)定 五、檔案要求 第 2 頁 共 33 頁 一、總則 工程技術資料管理是一項綜合性的科技管理工作，涉及的面廣、系統(tǒng)性強，管理得好壞，反映企業(yè)素質的高低，因此，為加強建設工程項目監(jiān)理（管理）資料的歸檔工作，建立完整、符合《建設工程文件歸檔整理規(guī)范 —GB/T503282021》、《廣州市建設工程檔案編制指南》、《廣東省建筑工程竣工 驗收技術資料統(tǒng)一用表》的要求，結合我公司 ISO9001： 2021 標準的質量管理體系運行模式，對建設工程項目監(jiān)理（管理）資料歸檔，特作如下規(guī)定。 注：廣東省建筑工程竣工驗收技術資料統(tǒng)一用表，從 2021 年 12 月 1 日開始實施。從 2021年 12月 1 日開始的施工項目，必須按上述“廣東省統(tǒng)一用表”使用； 2021年 12月 1日以前的施工在建項目可按廣州市質監(jiān)總站原規(guī)定的表格過渡使用！ 二、分類 工程管理所的工程技術資料按服務產(chǎn)品分為：建設工程項目管理與建設工程項目監(jiān)理兩大部分。 其中建設工程項目管理按 ISO9001： 2021 標準質量管理體系文件 — 《工程項目管理程序 — GJWT/QP0703》的運行要求，結合《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》及行業(yè)的規(guī)定與需要，建立完整的管理資料檔案； 建設工程項目監(jiān)理按 ISO9001： 2021 標準質量管理體系文件 — 《建設工程監(jiān)理控制程序 GJWT/QP0702》的運行要求，結合《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》和參照《廣東省建筑工程竣工驗收技術資料統(tǒng)一用表》的規(guī)定以及建設工程監(jiān)理規(guī)范《 GB503192021》的要求，建立完整的監(jiān)理資料檔案。 第 3 頁 共 33 頁 三、內容 工程項目監(jiān)理（管理） 的資料歸檔范圍及質量要求 工程項目監(jiān)理（管理）的資料檔案是從項目洽談到項目竣工驗收備案全過程中形成的，具有追溯備考的各種圖紙、圖表、聲像、文件、記錄資料的總稱，是項目組技術服務的有形終端產(chǎn)品，做好這項管理工作，對公司的拓展和開發(fā)具有十分重要的意義； 工程項目管理的資料歸檔按《工程項目管理程序 — GJWT/QP0703》的五大過程所產(chǎn)生的記錄資料、進行順序收集、整理，分類編目組卷（ 項目導入階段 項目概念形成階段 設計階段 項目施工階段（分項目管理資料與自身監(jiān)理的監(jiān)理資料，自身的監(jiān) 理資料按下邊建設監(jiān)理的資料歸檔要求組卷）項目收尾階段）。附工程項目管理工作流程圖與項目籌建（報建）流程圖作參閱，其產(chǎn)生的記錄資料要求見附錄 2； 工程項目監(jiān)理的資料歸檔按《建設工程監(jiān)理控制程序 —GJWT/QP0702》要求產(chǎn)生的記錄資料收集、整理、分類、編目、存放，然后按歸檔目錄清整組卷歸檔； 歸檔的建設文件、記錄（包括各參建的來往函件）應為原件，若無原件應保證復印件清晰可視，并加注原件存 處；工程文件、記錄的內容必須符合國家相關的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范要求；必須真實、準確，可追 溯性；文件、記錄的書寫、字跡應符合常規(guī)要求；竣工圖要符合相關的規(guī)定（詳見：質量管理體系文件中支持性文件的《 QW/0402— 建設工程檔案資料管理辦法》的要求）。 工程項目文件、記錄資料在項目組的收集、整理、分類編目、存放 項目組在監(jiān)理（管理）過程中產(chǎn)生的文件、記錄資料應由各專業(yè)工程師按過程控制及時收取、整理（包括工程建設前期法定建設程序資料） 項目組的文件、記錄資料的收取、整理必須與項目施工進度同步，其內容根據(jù)項目監(jiān)理表格（ QR/2021A0 版） — 是按照《建設工程監(jiān)理規(guī)范 —GB503192021》結合我公司監(jiān)理的經(jīng)驗和 ISO9001： 2021 版質量管理體系運行的有關程序規(guī)定以及國家、地方政府的有關規(guī)定《建筑工程施工質量驗收統(tǒng)一標準（ GB503002021）》及相應的各專業(yè)施工質量驗收規(guī)范與廣東省最新出臺的《廣東省建筑工程竣工驗收技術資料統(tǒng)一用表》中的相關部分；第 4 頁 共 33 頁 工程項目資料的分類編目見后附錄 附錄 5 項目組資料員（?；蚣妫?，由各專業(yè)工程師經(jīng)總監(jiān)代表（或地盤經(jīng)理）過目（或簽認）后遞送的記錄資料應及時整合，按分類盒夾上編目（盒夾上填寫分類目錄，盒夾內填寫記錄資料 內存的分目錄及必要的子目錄），盒夾存放在適宜的地方。 注 分類編目按公司規(guī)定 要求由總監(jiān)或項目經(jīng)理簽認的文件、記錄資料，按公司規(guī)定簽字。 工程項目文件，記錄資料的系統(tǒng)整理、組卷 工程項目監(jiān)理（管理）的過程控制，收集、編填、整理、分類編目盒夾內存放的資料，在竣工驗收時，備案結束之前，由項目組資料員（專或兼）作好全面的清整，按公司《建設工程檔案資料管理辦法》，初步分裝好（分兩部分— 按公司檔案資料管理辦法的宗卷目錄內容組卷； 其余的記錄資料按原收存類別歸綜）； 分別整理好 的兩大部分資料，經(jīng)項目總監(jiān)代表（或地盤經(jīng)理），全部檢查過目，需調整的及時指令資料員（?；蚣妫┻M一步整理； 工程項目文件，記錄資料組卷驗收，移交歸檔 經(jīng)項目組總監(jiān)代表（或地盤經(jīng)理）檢查調整后的資料，申報工程管理所技術負責人（總工程師）目視同意后，責任檔案室相關人員前往項目組閱卷，并作組卷檢查、指導，認可后項目組的資料才能送交檔案室，辦理移交手續(xù)，最終整合裝訂成卷建檔。 工程項目歸檔文件、記錄資料的保管期限與借閱 工程項目歸檔文件、記錄資料的保管期限 — 參照國家《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》《 GB/T503282021》規(guī)定，結合我公司行業(yè)管理要求，分類與期限如下附錄。 工程項目歸檔文件、記錄資料的借閱 — 公司員工因工作需要借閱檔案資料時，可在檔案室內查閱，原則上不外借，因特殊需要借出，須經(jīng)工程管理所總工程師批準，辦理登記手續(xù)，最長不能超過三天。必須愛護檔案資料，不得拆卷涂改，嚴守相關機密。來往單位借閱，必須持有介紹信，經(jīng)公司或工程管理所相關領導批準方可辦理借閱。第 5 頁 共 33 頁 四、管理規(guī)定 根據(jù)公司工程管理所對工程項目監(jiān)理（管理）的操作模式與項目數(shù)量，由工程管理所相關崗位人員建立在監(jiān)（或管理 ）項目的一覽表及項目架構人員名單表，應及時提供一份檔案室（架構人員名單表上一定要注明資料員姓名 — “?；蚣妗保?，作為項目組資料管理人員的建冊清單，有利于工程管理所檔案資料系統(tǒng)的指導檢查； 對新開工的項目由工程管理所的總工程師及時通知檔案室，到項目現(xiàn)場（或檔案室），對項目相關人員作指導性交談培訓和提供相關的記錄表格樣本（或電子版本），工程管理所文秘亦可在場協(xié)作； 實施過程資料的（包括工程建設前期法定建設程序文件）收取、填寫、整理、分類編目存放，應由工程管理所的技術管理工程師在巡視中，提出資料記錄、收 取、填寫、整理存放的問題，報技術負責人（工程管理所總工程師）研究分析，下達整改指令（整改記錄表）或使用不合格品檢查與復驗記錄表，并跟蹤復驗，逐步促進項目組資料管理工作； 檔案室人員亦在項目實施過程不定期到項目組進行資料記錄收存、整理的檢查，提出糾正改進要求； 在項目竣工驗收及備案之時，按上術 條操作規(guī)定執(zhí)行資料組卷歸檔； 由于項目竣工驗收在前，備案手續(xù)在后（如竣工驗收后項目組已撤除），該項目的備案資料應由工程管理所總工程師負責按排好原項目組相關人員及時收取提交（并提供相關人員名單給檔案 室，好聯(lián)系催促落實責任，圓滿完成這項歸檔資料收尾工作，也包括項目總結編寫的責任人）。 第 6 頁 共 33 頁 五、歸檔資料要求 凡是經(jīng)過反復檢查、整理的竣工項目資料，符合立卷歸桃要求后，由檔案室人員整合裝訂成冊，統(tǒng)一建檔存放； 檔案資料存放，必須建立檔案清單目錄，以便檢索查閱； 已建檔資料，按檔案資料存放的有關規(guī)定，選擇適宜的位置和保存措施，確保檔案資料不變質； 檔案資料的存放期分長期（ 30 年）、短期（ 15 年）；另時存放一、二、三年的項目資料不作為檔案資料（另外暫存）； 檔案資料到期處理必須有鑒定 小組與審批手續(xù)，不得由任何個人作銷毀處理。 第 7 頁 共 33 頁 附錄 1 建筑工程項目監(jiān)理資料分類目錄 2021A0版 工程建設前期法定建設程序資料 一、工程立項審批 立項申請報告批復（無表式） GD1101 固定資產(chǎn)投資許可（無表式） GD1102 二、建設用地、規(guī)劃審批 建設用地規(guī)劃許可證（無表式） GD12021 建設工程規(guī)劃許可證（無表式） GD12021 建設用地批準書或土地使用證（無表式） GD12021 三、環(huán)境保護審批 環(huán)境影響報告書或環(huán)境影響 報告表或環(huán)境影響登記表（無表式） GD13001 四、設計文件審查 公安消防審核意見書（無表式） GD14001 施工圖審查批準書（無表式） GD14002 五、招、投標及合同審查 施工中標通知書（無表式） GD15001 監(jiān)理中標通知書（無表式） GD15002 施工合同（無表式） GD15003 監(jiān)理合同（無表式） GD15004 六、工程報監(jiān)、報建審查 工程質量監(jiān)督登記表（無表式） GD16001 施工安全監(jiān)督登記表（無表式） GD16002 建筑工程施工許可證（無表式） GD16003 七、工程建設前期法定建設程序檢查 工程建設前期法定建設程序檢查表 GD17001 第 8 頁 共 33 頁 工程建設前期法定建設程序檢查表 GD17001□□ 工程名稱 工程地址 建設單位 施工單位 勘察單位 設計單位 監(jiān)理單位 建設規(guī)模 序號 文件資料名稱 檢查結果 1 立項申請批復 2 固定資產(chǎn)投資許可證 3 建設用地規(guī)劃許可證 4 建設工程規(guī)劃許可證 5 建設用地批準書或土地使用證 6 環(huán)境影響報告書、環(huán)境影響報告表或環(huán)境影響登記 7 公安消防審核意見書 8 施工 圖審查批準書 9 施工中標通知書 10 監(jiān)理中標通知書 11 施工合同 12 監(jiān)理合同 13 質量監(jiān)督登記表 14 施工安全監(jiān)督登記表 15 建筑工程施工許可證 檢查意見 總監(jiān)理工程師 （建設單位項目負責人） 年 月 日 第 9 頁 共 33 頁 附錄 2 建設工程項目管理用表目錄 2021A0版 工程項目管理資料收集按工程項目管理程序《 GJWT/QP0703》的五大過程所產(chǎn)生的記錄資料、進行順序收集、整理（ 項目導入階段 項目概念形成階段 設計階段 項目施工階段 — 分項目管理資料、自身作監(jiān)理的監(jiān)理資料。“自身的監(jiān)理資料按附錄 5 的內容要求收集、整理