【正文】 監(jiān)理（管理）項(xiàng)目工程 技術(shù)資料管理規(guī)定 廣州宏達(dá)工程顧問有限公司 工程管理所 2021 年 3 月 25 日 第 1 頁 共 33 頁 目 錄 一、總則 二、分類 三、內(nèi)容 四、管理規(guī)定 五、檔案要求 第 2 頁 共 33 頁 一、總則 工程技術(shù)資料管理是一項(xiàng)綜合性的科技管理工作，涉及的面廣、系統(tǒng)性強(qiáng)，管理得好壞，反映企業(yè)素質(zhì)的高低，因此，為加強(qiáng)建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理（管理）資料的歸檔工作，建立完整、符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 —GB/T503282021》、《廣州市建設(shè)工程檔案編制指南》、《廣東省建筑工程竣工 驗(yàn)收技術(shù)資料統(tǒng)一用表》的要求，結(jié)合我公司 ISO9001： 2021 標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量管理體系運(yùn)行模式，對建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理（管理）資料歸檔，特作如下規(guī)定。 注：廣東省建筑工程竣工驗(yàn)收技術(shù)資料統(tǒng)一用表，從 2021 年 12 月 1 日開始實(shí)施。從 2021年 12月 1 日開始的施工項(xiàng)目，必須按上述“廣東省統(tǒng)一用表”使用； 2021年 12月 1日以前的施工在建項(xiàng)目可按廣州市質(zhì)監(jiān)總站原規(guī)定的表格過渡使用！ 二、分類 工程管理所的工程技術(shù)資料按服務(wù)產(chǎn)品分為：建設(shè)工程項(xiàng)目管理與建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理兩大部分。 其中建設(shè)工程項(xiàng)目管理按 ISO9001： 2021 標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量管理體系文件 — 《工程項(xiàng)目管理程序 — GJWT/QP0703》的運(yùn)行要求，結(jié)合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及行業(yè)的規(guī)定與需要，建立完整的管理資料檔案； 建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理按 ISO9001： 2021 標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量管理體系文件 — 《建設(shè)工程監(jiān)理控制程序 GJWT/QP0702》的運(yùn)行要求，結(jié)合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和參照《廣東省建筑工程竣工驗(yàn)收技術(shù)資料統(tǒng)一用表》的規(guī)定以及建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范《 GB503192021》的要求，建立完整的監(jiān)理資料檔案。 第 3 頁 共 33 頁 三、內(nèi)容 工程項(xiàng)目監(jiān)理（管理） 的資料歸檔范圍及質(zhì)量要求 工程項(xiàng)目監(jiān)理（管理）的資料檔案是從項(xiàng)目洽談到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收備案全過程中形成的，具有追溯備考的各種圖紙、圖表、聲像、文件、記錄資料的總稱，是項(xiàng)目組技術(shù)服務(wù)的有形終端產(chǎn)品，做好這項(xiàng)管理工作，對公司的拓展和開發(fā)具有十分重要的意義； 工程項(xiàng)目管理的資料歸檔按《工程項(xiàng)目管理程序 — GJWT/QP0703》的五大過程所產(chǎn)生的記錄資料、進(jìn)行順序收集、整理，分類編目組卷（ 項(xiàng)目導(dǎo)入階段 項(xiàng)目概念形成階段 設(shè)計階段 項(xiàng)目施工階段（分項(xiàng)目管理資料與自身監(jiān)理的監(jiān)理資料，自身的監(jiān) 理資料按下邊建設(shè)監(jiān)理的資料歸檔要求組卷）項(xiàng)目收尾階段）。附工程項(xiàng)目管理工作流程圖與項(xiàng)目籌建（報建）流程圖作參閱，其產(chǎn)生的記錄資料要求見附錄 2； 工程項(xiàng)目監(jiān)理的資料歸檔按《建設(shè)工程監(jiān)理控制程序 —GJWT/QP0702》要求產(chǎn)生的記錄資料收集、整理、分類、編目、存放，然后按歸檔目錄清整組卷歸檔； 歸檔的建設(shè)文件、記錄（包括各參建的來往函件）應(yīng)為原件，若無原件應(yīng)保證復(fù)印件清晰可視，并加注原件存 處；工程文件、記錄的內(nèi)容必須符合國家相關(guān)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求；必須真實(shí)、準(zhǔn)確，可追 溯性；文件、記錄的書寫、字跡應(yīng)符合常規(guī)要求；竣工圖要符合相關(guān)的規(guī)定（詳見：質(zhì)量管理體系文件中支持性文件的《 QW/0402— 建設(shè)工程檔案資料管理辦法》的要求）。 工程項(xiàng)目文件、記錄資料在項(xiàng)目組的收集、整理、分類編目、存放 項(xiàng)目組在監(jiān)理（管理）過程中產(chǎn)生的文件、記錄資料應(yīng)由各專業(yè)工程師按過程控制及時收取、整理（包括工程建設(shè)前期法定建設(shè)程序資料） 項(xiàng)目組的文件、記錄資料的收取、整理必須與項(xiàng)目施工進(jìn)度同步，其內(nèi)容根據(jù)項(xiàng)目監(jiān)理表格（ QR/2021A0 版） — 是按照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范 —GB503192021》結(jié)合我公司監(jiān)理的經(jīng)驗(yàn)和 ISO9001： 2021 版質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有關(guān)程序規(guī)定以及國家、地方政府的有關(guān)規(guī)定《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)（ GB503002021）》及相應(yīng)的各專業(yè)施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范與廣東省最新出臺的《廣東省建筑工程竣工驗(yàn)收技術(shù)資料統(tǒng)一用表》中的相關(guān)部分；第 4 頁 共 33 頁 工程項(xiàng)目資料的分類編目見后附錄 附錄 5 項(xiàng)目組資料員（?；蚣妫筛鲗I(yè)工程師經(jīng)總監(jiān)代表（或地盤經(jīng)理）過目（或簽認(rèn)）后遞送的記錄資料應(yīng)及時整合，按分類盒夾上編目（盒夾上填寫分類目錄，盒夾內(nèi)填寫記錄資料 內(nèi)存的分目錄及必要的子目錄），盒夾存放在適宜的地方。 注 分類編目按公司規(guī)定 要求由總監(jiān)或項(xiàng)目經(jīng)理簽認(rèn)的文件、記錄資料，按公司規(guī)定簽字。 工程項(xiàng)目文件，記錄資料的系統(tǒng)整理、組卷 工程項(xiàng)目監(jiān)理（管理）的過程控制，收集、編填、整理、分類編目盒夾內(nèi)存放的資料，在竣工驗(yàn)收時，備案結(jié)束之前，由項(xiàng)目組資料員（?；蚣妫┳骱萌娴那逭?，按公司《建設(shè)工程檔案資料管理辦法》，初步分裝好（分兩部分— 按公司檔案資料管理辦法的宗卷目錄內(nèi)容組卷； 其余的記錄資料按原收存類別歸綜）； 分別整理好 的兩大部分資料，經(jīng)項(xiàng)目總監(jiān)代表（或地盤經(jīng)理），全部檢查過目，需調(diào)整的及時指令資料員（?；蚣妫┻M(jìn)一步整理； 工程項(xiàng)目文件，記錄資料組卷驗(yàn)收，移交歸檔 經(jīng)項(xiàng)目組總監(jiān)代表（或地盤經(jīng)理）檢查調(diào)整后的資料，申報工程管理所技術(shù)負(fù)責(zé)人（總工程師）目視同意后，責(zé)任檔案室相關(guān)人員前往項(xiàng)目組閱卷，并作組卷檢查、指導(dǎo)，認(rèn)可后項(xiàng)目組的資料才能送交檔案室，辦理移交手續(xù)，最終整合裝訂成卷建檔。 工程項(xiàng)目歸檔文件、記錄資料的保管期限與借閱 工程項(xiàng)目歸檔文件、記錄資料的保管期限 — 參照國家《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》《 GB/T503282021》規(guī)定，結(jié)合我公司行業(yè)管理要求，分類與期限如下附錄。 工程項(xiàng)目歸檔文件、記錄資料的借閱 — 公司員工因工作需要借閱檔案資料時，可在檔案室內(nèi)查閱，原則上不外借，因特殊需要借出，須經(jīng)工程管理所總工程師批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)，最長不能超過三天。必須愛護(hù)檔案資料，不得拆卷涂改，嚴(yán)守相關(guān)機(jī)密。來往單位借閱，必須持有介紹信，經(jīng)公司或工程管理所相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可辦理借閱。第 5 頁 共 33 頁 四、管理規(guī)定 根據(jù)公司工程管理所對工程項(xiàng)目監(jiān)理（管理）的操作模式與項(xiàng)目數(shù)量，由工程管理所相關(guān)崗位人員建立在監(jiān)（或管理 ）項(xiàng)目的一覽表及項(xiàng)目架構(gòu)人員名單表，應(yīng)及時提供一份檔案室（架構(gòu)人員名單表上一定要注明資料員姓名 — “?；蚣妗保?，作為項(xiàng)目組資料管理人員的建冊清單，有利于工程管理所檔案資料系統(tǒng)的指導(dǎo)檢查； 對新開工的項(xiàng)目由工程管理所的總工程師及時通知檔案室，到項(xiàng)目現(xiàn)場（或檔案室），對項(xiàng)目相關(guān)人員作指導(dǎo)性交談培訓(xùn)和提供相關(guān)的記錄表格樣本（或電子版本），工程管理所文秘亦可在場協(xié)作； 實(shí)施過程資料的（包括工程建設(shè)前期法定建設(shè)程序文件）收取、填寫、整理、分類編目存放，應(yīng)由工程管理所的技術(shù)管理工程師在巡視中，提出資料記錄、收 取、填寫、整理存放的問題，報技術(shù)負(fù)責(zé)人（工程管理所總工程師）研究分析，下達(dá)整改指令（整改記錄表）或使用不合格品檢查與復(fù)驗(yàn)記錄表，并跟蹤復(fù)驗(yàn)，逐步促進(jìn)項(xiàng)目組資料管理工作； 檔案室人員亦在項(xiàng)目實(shí)施過程不定期到項(xiàng)目組進(jìn)行資料記錄收存、整理的檢查，提出糾正改進(jìn)要求； 在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收及備案之時，按上術(shù) 條操作規(guī)定執(zhí)行資料組卷歸檔； 由于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收在前，備案手續(xù)在后（如竣工驗(yàn)收后項(xiàng)目組已撤除），該項(xiàng)目的備案資料應(yīng)由工程管理所總工程師負(fù)責(zé)按排好原項(xiàng)目組相關(guān)人員及時收取提交（并提供相關(guān)人員名單給檔案 室，好聯(lián)系催促落實(shí)責(zé)任，圓滿完成這項(xiàng)歸檔資料收尾工作，也包括項(xiàng)目總結(jié)編寫的責(zé)任人）。 第 6 頁 共 33 頁 五、歸檔資料要求 凡是經(jīng)過反復(fù)檢查、整理的竣工項(xiàng)目資料，符合立卷歸桃要求后，由檔案室人員整合裝訂成冊，統(tǒng)一建檔存放； 檔案資料存放，必須建立檔案清單目錄，以便檢索查閱； 已建檔資料，按檔案資料存放的有關(guān)規(guī)定，選擇適宜的位置和保存措施，確保檔案資料不變質(zhì)； 檔案資料的存放期分長期（ 30 年）、短期（ 15 年）；另時存放一、二、三年的項(xiàng)目資料不作為檔案資料（另外暫存）； 檔案資料到期處理必須有鑒定 小組與審批手續(xù)，不得由任何個人作銷毀處理。 第 7 頁 共 33 頁 附錄 1 建筑工程項(xiàng)目監(jiān)理資料分類目錄 2021A0版 工程建設(shè)前期法定建設(shè)程序資料 一、工程立項(xiàng)審批 立項(xiàng)申請報告批復(fù)（無表式） GD1101 固定資產(chǎn)投資許可（無表式） GD1102 二、建設(shè)用地、規(guī)劃審批 建設(shè)用地規(guī)劃許可證（無表式） GD12021 建設(shè)工程規(guī)劃許可證（無表式） GD12021 建設(shè)用地批準(zhǔn)書或土地使用證（無表式） GD12021 三、環(huán)境保護(hù)審批 環(huán)境影響報告書或環(huán)境影響 報告表或環(huán)境影響登記表（無表式） GD13001 四、設(shè)計文件審查 公安消防審核意見書（無表式） GD14001 施工圖審查批準(zhǔn)書（無表式） GD14002 五、招、投標(biāo)及合同審查 施工中標(biāo)通知書（無表式） GD15001 監(jiān)理中標(biāo)通知書（無表式） GD15002 施工合同（無表式） GD15003 監(jiān)理合同（無表式） GD15004 六、工程報監(jiān)、報建審查 工程質(zhì)量監(jiān)督登記表（無表式） GD16001 施工安全監(jiān)督登記表（無表式） GD16002 建筑工程施工許可證（無表式） GD16003 七、工程建設(shè)前期法定建設(shè)程序檢查 工程建設(shè)前期法定建設(shè)程序檢查表 GD17001 第 8 頁 共 33 頁 工程建設(shè)前期法定建設(shè)程序檢查表 GD17001□□ 工程名稱 工程地址 建設(shè)單位 施工單位 勘察單位 設(shè)計單位 監(jiān)理單位 建設(shè)規(guī)模 序號 文件資料名稱 檢查結(jié)果 1 立項(xiàng)申請批復(fù) 2 固定資產(chǎn)投資許可證 3 建設(shè)用地規(guī)劃許可證 4 建設(shè)工程規(guī)劃許可證 5 建設(shè)用地批準(zhǔn)書或土地使用證 6 環(huán)境影響報告書、環(huán)境影響報告表或環(huán)境影響登記 7 公安消防審核意見書 8 施工 圖審查批準(zhǔn)書 9 施工中標(biāo)通知書 10 監(jiān)理中標(biāo)通知書 11 施工合同 12 監(jiān)理合同 13 質(zhì)量監(jiān)督登記表 14 施工安全監(jiān)督登記表 15 建筑工程施工許可證 檢查意見 總監(jiān)理工程師 （建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人） 年 月 日 第 9 頁 共 33 頁 附錄 2 建設(shè)工程項(xiàng)目管理用表目錄 2021A0版 工程項(xiàng)目管理資料收集按工程項(xiàng)目管理程序《 GJWT/QP0703》的五大過程所產(chǎn)生的記錄資料、進(jìn)行順序收集、整理（ 項(xiàng)目導(dǎo)入階段 項(xiàng)目概念形成階段 設(shè)計階段 項(xiàng)目施工階段 — 分項(xiàng)目管理資料、自身作監(jiān)理的監(jiān)理資料?！白陨淼谋O(jiān)理資料按附錄 5 的內(nèi)容要求收集、整理