【正文】 XXXX公司 數(shù)字化管理 ERP 日常運(yùn)行管理制度 2 二 000年 XX月 XX日 目 錄 一、 總則 二、 數(shù)字化管理操作使用管理制度 三、 計(jì)算機(jī)上機(jī)操作記錄制度 四、 數(shù)字化管理人員管理（崗位責(zé)任制）制度 五、 數(shù)字化管理帳務(wù)處理制度 六、 數(shù)字化管理報(bào)表管理制度 七、 數(shù)字化管理系統(tǒng)（軟件及硬件）維護(hù)制度 八、 數(shù)字化管理檔案管理制度 3 總 則 數(shù)字化管理的最終目的是利用核算手段及分析手段的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理工作的現(xiàn)代化，為企業(yè)管理的現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)。 ERP 系統(tǒng)是由系統(tǒng)各類人員，計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)、機(jī)房、核算軟件，及各類會計(jì)信息組成的一個有機(jī)整體，為保證已建立的 ERP 系統(tǒng)的安全、可靠、正常穩(wěn)定的運(yùn)行，而且 在運(yùn)行過程中不斷提高運(yùn)行效率，增強(qiáng)信息系統(tǒng)的運(yùn)行效果，有必要對系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)、嚴(yán)密的管理，即： 建立、健全各種組織控制措施，保證系統(tǒng)安全、正常、可靠、穩(wěn)定運(yùn)行； 加強(qiáng)對已建立的信息系統(tǒng)的管理，提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率； 充分利用系統(tǒng)提供的各種手段，便利靈活地為管理提供服務(wù)。根據(jù)以上目的，并結(jié)合財(cái)政部對企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化的規(guī)定和 FAS2021 ERP系統(tǒng)的特殊性與我公司的實(shí)際情況，制定出我公司 ERP 系統(tǒng)的管理制度。 本制主要包括 ERP 系統(tǒng)的使用管理、帳務(wù)系統(tǒng)管理、報(bào)表系統(tǒng) 管理、人員組織管理、維護(hù)管理及檔案管理等內(nèi)容。 本制度由 XX 部負(fù)責(zé)解釋說明及監(jiān)督實(shí)施。 本制度是依照財(cái)務(wù)的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合當(dāng)前 ERP 系統(tǒng)的運(yùn)行實(shí)際情況制定的，為滿足本公司數(shù)字化管理發(fā)展的客觀需要應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)充修改。 4 本制度從公布之日開始執(zhí)行。 數(shù)字化管理操作使用管理制度 數(shù)字化管理就是把物料控制、生產(chǎn)計(jì)劃和管理等管理系統(tǒng)工程、電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、 INTERNET、網(wǎng)絡(luò)等學(xué)科與會計(jì)理論和方法融為一體，通過貨幣計(jì)量信息和其它有關(guān)信息的輸入、存儲、運(yùn)算和輸出，運(yùn)用最新科技成果，以現(xiàn)代機(jī)器工作取代手工操作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體工作方式的變革和人的解放，并定期或不定期 地提供計(jì)劃和控制經(jīng)濟(jì)過程需要的會計(jì)信息和生產(chǎn)信息等，為此，為保證數(shù)字化管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)并完成預(yù)定的任務(wù)，特制定數(shù)字化管理操作使用管理制度。 此制度主要是通過對系統(tǒng)運(yùn)行的管理，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行完成預(yù)定的任務(wù)，保證系統(tǒng)內(nèi)各類資源信息的安全與完整，只有加強(qiáng)使用管理才能避免非法舞弊行為和企業(yè)商業(yè)秘密泄露等的發(fā)生，避免系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)由于誤操作而被破壞或丟失，保證發(fā)生故障后能及時恢復(fù)，出現(xiàn)錯誤后能及時發(fā)現(xiàn)，及時糾正，保證輸出信息正確、真實(shí)。 一、 機(jī)房的管理： 計(jì)算機(jī)屬公司常規(guī)而又重要辦公設(shè)備，應(yīng)創(chuàng)造一個良好的運(yùn)行環(huán)境，為保護(hù)計(jì)算機(jī) 設(shè)備，軟件與數(shù)據(jù)的安全可靠，現(xiàn)規(guī)定如下： 機(jī)房由系統(tǒng)管理人員和系統(tǒng)維護(hù)人員分工負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)管理、非工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)； 5 保持機(jī)房環(huán)境衛(wèi)生，定期清潔（每周末下午）微機(jī)以及其它設(shè)備的塵埃和贓物； 嚴(yán)禁在微機(jī)前用水和吸煙，以免引起短路、火災(zāi)或其它操作； 為防止意外事故的發(fā)生，機(jī)房內(nèi)杜絕一切火源，機(jī)房內(nèi)所有電器設(shè)備須經(jīng)電工安裝，其它人員不得隨意拆遷或安裝； 在工作中突然停電，應(yīng)注意及時關(guān)閉有關(guān)設(shè)備電源，在操作人員離開微機(jī)時應(yīng)關(guān)閉微機(jī)電源，下班前應(yīng)檢查電源的關(guān)閉及 UPS 使用等情況； 嚴(yán)禁在微機(jī)內(nèi)安裝或運(yùn)行游戲盤； 未經(jīng)許 可，不準(zhǔn)對外服務(wù)，以防病毒傳入； 機(jī)房無人時應(yīng)加鎖，確保主機(jī)安全。 二、操作使用管理： 本管理是對計(jì)算機(jī)硬件和系統(tǒng)軟件在操作使用中的制度，主要任務(wù)是 建立、健全和完善數(shù)字化管理運(yùn)行環(huán)境，確保主系統(tǒng)內(nèi)各類信息資源的安全、可靠及完整，防止違規(guī)操作，避免因誤操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真和丟失，保證發(fā)生故障時能及時發(fā)現(xiàn)、及時糾正、及時恢復(fù)，同時保證數(shù)字化管理信息資源的正確性、及時性、完整性和連續(xù)性。 上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)定： （ 1） 系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及經(jīng)系統(tǒng)管理員批準(zhǔn)的有關(guān)人員，有權(quán) 上機(jī)操作運(yùn)行系統(tǒng)； （ 2） 非指定人員不能上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)； （ 3） 上機(jī)使用注意事項(xiàng)見附錄：（上機(jī)注意事項(xiàng)規(guī)定）； 6 （ 4） 上機(jī)使用人員必須使用其真實(shí)姓名，操作密碼注意保密，一旦泄漏，操作人員有權(quán)修改自己的口令，否則，出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸的責(zé)任； （ 5） 上機(jī)人員必須按照各自的操作權(quán)限進(jìn)入，不得越權(quán)，為防止此類情況的發(fā)生，上機(jī)人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)； （ 6） 應(yīng)及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生； （ 7） 不能使用來路不明的軟盤和各種非法拷貝工作，以防止病毒的傳入； （ 8） 未經(jīng)批準(zhǔn)，不能使用初始化格式命令和刪除等 DOS 命令； （ 9） 對各應(yīng)用軟件 word、 excel 等的使用，必須建立自己的子目錄，存入自己的文件，系統(tǒng)文件目錄不應(yīng)存任何非系統(tǒng)文件，維護(hù)人員有權(quán)刪除這些非系統(tǒng)文件。如被刪除，文件編輯者自負(fù)后果。 上機(jī)使用人員職責(zé)和權(quán)限： A、系統(tǒng)管理員： 對整個系統(tǒng)的運(yùn)行進(jìn)行負(fù)責(zé)。 ◆ 系統(tǒng)管理員必須根據(jù)天心財(cái)務(wù)軟件的特點(diǎn)和本單位會計(jì)核算的實(shí)際 情況建立本單位的數(shù)字化體系和核算方式。會計(jì)科目的設(shè)置必須符合 會計(jì)度與本單位的核算管理要求，報(bào)表數(shù)據(jù)格式必須符合財(cái)政部門和 其它有關(guān)部門的要求。 ◆ 協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)各類人員之間的工作關(guān)系； ◆ 負(fù) 責(zé)組織和監(jiān)督系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的建立和完善以及系統(tǒng)建立時的各項(xiàng)初始化工作。 7 ◆ 負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作的安全性、正確性和及時性的檢查，并做好上機(jī)記錄的整理工作，應(yīng)按規(guī)定及時性歸檔。 ◆ 負(fù)責(zé)作好系統(tǒng)運(yùn)行情況的總結(jié)，提出更新軟件或修改軟件的需求報(bào)告。 B、系統(tǒng)維護(hù)人員： 負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行中硬件和軟件的維護(hù)工作： ◆ 負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)工作，包括各環(huán)境庫的修改和更新操作； ◆ 負(fù)責(zé)定期或不定期地檢查硬件和軟件的運(yùn)行情況； ◆ 負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作； ◆ 按規(guī)定程序?qū)嵤┸浖耐晟菩?、適應(yīng)性和正確性的維護(hù)； ◆ 系統(tǒng)維護(hù)人員除實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)外，不允許隨意打 開數(shù)據(jù)庫運(yùn)行操作，實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)時不準(zhǔn)修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，其它上機(jī)人員一律不準(zhǔn)實(shí)施數(shù)據(jù)庫操作。 C、系統(tǒng)操作人員： 系統(tǒng)操作人員是指有權(quán)進(jìn)入當(dāng)前運(yùn)行的數(shù)字化系統(tǒng)全部或部全功能的 員。 ◆ 負(fù)責(zé)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)登錄、數(shù)據(jù)備份和輸出打印工作。 ◆ 嚴(yán)格按照系統(tǒng)規(guī)定進(jìn)行操作； ◆ 負(fù)責(zé)軟盤備份及歸檔工作； ◆ 負(fù)責(zé)輸出打印憑證、帳簿和報(bào)表，并管理及歸檔工作； ◆ 日記帳應(yīng)當(dāng)天登錄，登錄后即打印出當(dāng)天的日報(bào)表，做到日清月結(jié)； ◆ 月底滿頁可打印所有的帳簿和會計(jì)報(bào)表； ◆ 記帳憑證按規(guī)定隨時打印。 8 D、數(shù)據(jù)錄入人員： ◆ 檢查專職會計(jì)人員提供的記帳憑證是否合理 、合法與正確，對于違規(guī) 記帳憑證不得錄入； ◆ 數(shù)據(jù)錄入過程中，如發(fā)現(xiàn)有疑問或錯誤時，應(yīng)及時詢問有關(guān)人員，不 得擅自修改和作廢。 ◆ 認(rèn)真錄入數(shù)據(jù)，錄入完畢后檢查核對，核對無誤后交復(fù)核人員進(jìn)行復(fù)核； ◆ 日記帳數(shù)據(jù)錄入應(yīng)做到日清月結(jié)。 E、數(shù)據(jù)審核人員： ◆ 負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)錄入的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性； ◆ 復(fù)核人員不得進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入操作，復(fù)核時如發(fā)現(xiàn)錄入錯誤時，應(yīng)通知錄入人員修改，待修改后再進(jìn)行復(fù)核； ◆ 負(fù)責(zé)輸出數(shù)據(jù)的審核； ◆ 對不符合要求的憑證和不正確的輸出數(shù)據(jù)，不予簽字確認(rèn)。 F、專職會計(jì) 人員： 根據(jù)原始憑證編制記帳憑證，編制記帳憑證應(yīng)符合財(cái)務(wù)制度的要求，做 到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)正確、代碼準(zhǔn)確、摘要簡明規(guī)范； G、檔案管理人員： ◆ 負(fù)責(zé)數(shù)