【正文】 字化管理各類(lèi)系統(tǒng)軟盤(pán)、各種文檔、種類(lèi)數(shù)據(jù)軟盤(pán)及輸出打印的記帳憑證，帳簿和報(bào)表等有關(guān)會(huì)計(jì)資料存檔管理； ◆ 按規(guī)定時(shí)間催交入檔； 9 ◆ 對(duì)不符合要求的會(huì)計(jì)資料及軟盤(pán)不予接收； ◆ 做好安全保密工作； ◆ 未經(jīng)批準(zhǔn)，不得外借。 附錄一： 上機(jī)操作注意事項(xiàng) 一、開(kāi)機(jī)步驟： 打開(kāi)電源開(kāi)關(guān)； 打開(kāi) UPS 電源開(kāi)關(guān)； 打開(kāi)打印機(jī)開(kāi)關(guān)； 打開(kāi)顯示器開(kāi)關(guān)； 打開(kāi)主機(jī)開(kāi)關(guān)。 二、關(guān)機(jī)步驟： 關(guān)上主機(jī)開(kāi)關(guān)； 關(guān)上顯示器開(kāi)關(guān)； 關(guān)上打印機(jī)開(kāi)關(guān)； 關(guān)上 UPS 電源開(kāi)關(guān)； 關(guān)上電源開(kāi)關(guān)。 三、每次關(guān)機(jī)后再一次開(kāi)機(jī)應(yīng)間隔一至三分鐘； 四、工作完畢后一定要完全退出系統(tǒng)后離開(kāi)； 五、停電后 UPS 不間斷電源會(huì)發(fā)出警告，要及時(shí)將數(shù)據(jù)存盤(pán)，執(zhí)行上述操 10 作步驟； 六、使用鍵盤(pán)時(shí)要輕擊，切記不可重打； 七、嚴(yán)禁使用游戲盤(pán)，違者重罰。 計(jì)算機(jī)上機(jī)操作記錄制度 實(shí)際應(yīng)用 ERP 管理軟件的企業(yè)在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，必須規(guī)定對(duì)數(shù)字化管理單位要求有“必要的上機(jī)操作記錄制度”，作為天心 FAS2021ERP 系統(tǒng)也不例外，為 保證我公司數(shù)字化管理的正常發(fā)展，更好地完成系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)，了解故障發(fā)生原因、地點(diǎn)、時(shí)間以及處理方法和處理結(jié)果等情況，嚴(yán)格微機(jī)管理制度，現(xiàn)規(guī)定如下： 一、 所有上機(jī)操作人員必須登記所有上機(jī)操作情況，要求填寫(xiě)日期、 操作員姓名、操作內(nèi)容，運(yùn)行時(shí)間和運(yùn)行情況。 二、登記操作記錄要認(rèn)真詳細(xì)，操作過(guò)程中沒(méi)有問(wèn)題，運(yùn)行情況及備注欄填寫(xiě)運(yùn)行正常字樣，若有問(wèn)題則應(yīng)及時(shí)登記錄 ,并向系統(tǒng)維護(hù)員報(bào)告。 三、不得進(jìn)行未作登記記錄的任何軟硬件維護(hù)工作。 四、系統(tǒng)維護(hù)員在維護(hù)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異?，F(xiàn)象和處理方法，處理結(jié)果都應(yīng)有明確記載，對(duì)于嚴(yán)重或重 大運(yùn)行故障，除按規(guī)定登記外還須另行填寫(xiě)故障報(bào)告單。并向系統(tǒng)總負(fù)責(zé)人匯報(bào)。 五、操作記錄每月裝訂成冊(cè)，日常文檔由管理人員妥善保管，年終整理歸檔。 六、要真實(shí)完整地填寫(xiě)操作記錄，發(fā)生問(wèn)題不登記者，按有關(guān)制度根據(jù)問(wèn)題的嚴(yán)重程度予以處理，請(qǐng)所有操作人員及維護(hù)人員必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。 附錄二： 上機(jī)操作記錄 上機(jī)時(shí)間 操作員姓名 操作內(nèi)容 運(yùn)行時(shí)間 運(yùn)行情況 備注 11 數(shù)字化管理崗位責(zé)任制 為使我公司數(shù)字化管理工作進(jìn)程不斷加快，保障數(shù)字化工作正常開(kāi)展 ，確保此項(xiàng)工作的合法性、準(zhǔn)確性、安全性，特制定數(shù)字化管理崗位責(zé)任性。 一、 數(shù)字化管理崗位： 根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部物料、制造管理和會(huì)計(jì)核算的特點(diǎn)及企業(yè)對(duì)數(shù)字化管理崗位設(shè)置的要求，在系統(tǒng)總管理員的領(lǐng)導(dǎo)下，從各個(gè)崗位出發(fā)圍繞數(shù)字化來(lái)開(kāi)展工作，更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用，特設(shè)如下管理崗位： 主管會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)管理與維護(hù)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與操作錄入、業(yè)務(wù)復(fù)核、業(yè)務(wù)稽核、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理、檔案管理。 二、崗位職責(zé)： （一） 主管會(huì)計(jì)：對(duì)企業(yè)數(shù)字化發(fā)展方向、規(guī)模及重大硬件、軟件、使用、應(yīng)用項(xiàng)目進(jìn)行決策，保證數(shù)字化管理工作的健康發(fā)展。 （二） 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人： 制訂財(cái)務(wù)數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃，為主管會(huì)計(jì)提供重大硬件、軟件使用、應(yīng)用項(xiàng)目的決策依據(jù)，根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)合理的設(shè)置數(shù)字化管理崗位及配備崗位人員，檢查崗位人員的工作情況，嚴(yán)格按各崗位標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考評(píng)。 （三） 系統(tǒng)管理維護(hù)崗： 參與制定本廠財(cái)務(wù)數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃及數(shù)字化管理制度； 執(zhí)行對(duì)操作人員的管理和計(jì)算機(jī)檔案管理職能，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行日常維護(hù)，保證計(jì)算機(jī)軟件、硬件財(cái)產(chǎn)安全可靠； 及時(shí)了解計(jì)算機(jī)故障情況，并采取相應(yīng)處理措施，遇到重大的 12 系統(tǒng)運(yùn)行故障必須根據(jù)故障的發(fā)展，處理情況填寫(xiě)故障報(bào)告單并及時(shí)報(bào)給數(shù)字化主管人員； 正確分配系統(tǒng)操作人員的 使用權(quán)限及以后軟件開(kāi)發(fā)工作； 開(kāi)發(fā)的軟件應(yīng)充分利用本公司已經(jīng)應(yīng)用的信息系統(tǒng)、報(bào)表系統(tǒng)的功能，并應(yīng)以易接受、易掌握為原則； 未經(jīng)各種主管、系統(tǒng)管理員核準(zhǔn)的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，不得上機(jī)； 保證各種數(shù)字化管理規(guī)定的正確實(shí)施。 （四） 業(yè)務(wù)經(jīng)辦與操作： 依照科目負(fù)責(zé)制的原則，設(shè)置成本核算、費(fèi)用核算、材料、銷(xiāo)售、債權(quán)債務(wù)往來(lái)的核算、現(xiàn)金、銀行存款、固定資產(chǎn)、記帳、二級(jí)核算等崗位，各崗位嚴(yán)格按照本公司財(cái)務(wù)制定的業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行日常工作。做好記帳前對(duì)明細(xì)帳的審核，保證錄入數(shù)據(jù)正確。充分使用計(jì)算機(jī)對(duì)帳、核銷(xiāo)等功能來(lái)完成工作，并按《帳務(wù) 管理制度》要求打印帳簿、報(bào)表。 （五） 數(shù)據(jù)錄入： 執(zhí)行系統(tǒng)管理對(duì)崗位工作的具體指揮、要求； 及時(shí)、準(zhǔn)確地按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)輸入手工記帳憑證、生成機(jī)制憑證及帳表； 通過(guò)系統(tǒng)管理員及時(shí)準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供所需數(shù)據(jù)； 系統(tǒng)管理員給本崗位設(shè)置的口令不得告知其他任何人； 正確執(zhí)行數(shù)字化管理中的有關(guān)操作，使用等各項(xiàng)規(guī)定； 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)向系統(tǒng)管理員及財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)人反映； （六） 數(shù)據(jù)復(fù)核崗： 對(duì)輸入計(jì)算機(jī)憑證質(zhì)量把關(guān)，保證手工憑證與機(jī)制憑證的一致性； 對(duì)已錄入的憑證及時(shí)復(fù)核，最遲不得超過(guò)次日復(fù)核完畢； 發(fā)現(xiàn)憑證錯(cuò)誤，分析責(zé)任原因，通知有關(guān)崗位人 員進(jìn)行修改，復(fù)核人員不得擅自修改； 13 填好上機(jī)操作及其有關(guān)事項(xiàng)登記表，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題通知有關(guān)人員協(xié)調(diào)處理； 按日整理復(fù)核后的手工憑證，交數(shù)據(jù)管理員進(jìn)行匯總、打印匯總憑證； 復(fù)核后的憑證要加蓋崗位人員印章，并對(duì)審核結(jié)果負(fù)責(zé)。 （七） 數(shù)據(jù)稽核： 審核原始憑證的合理、合法性及是否有經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字； 審核記帳憑證是否符合會(huì)計(jì)制度要求，借貸關(guān)系式是否平衡，各種帳表相互之間數(shù)據(jù)是否一致，保證帳帳相符、帳表相符； 發(fā)現(xiàn)不合法的原始憑證及手工記帳憑證填寫(xiě)有誤時(shí)，退回業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行協(xié)調(diào)處理； 每周對(duì)所有原始憑證、機(jī)制憑證、 報(bào)表進(jìn)行一次稽核，確保錄入數(shù)據(jù)正確無(wú)誤； 稽核后的憑證要加蓋崗位人員印章，并對(duì)所有因人為因素造成而未及時(shí)稽核發(fā)現(xiàn)的憑證問(wèn)題負(fù)責(zé)。 （八） 數(shù)據(jù)管理崗： 執(zhí)行系統(tǒng)管理員對(duì)本崗位工作的具體指揮、要求； 根據(jù)復(fù)核后的計(jì)算機(jī)憑證，按本匯總、打印、輸出機(jī)制憑證匯總表，粘貼在機(jī)制憑證上，保證機(jī)制憑證在內(nèi)容、編號(hào)、金額上的正確性。 對(duì)存貯在磁盤(pán)（含硬盤(pán)及軟盤(pán)）上的會(huì)計(jì)文件、憑證、帳表等要及時(shí)備份，備份軟盤(pán)要編號(hào)及蓋章歸檔； 根據(jù)《帳務(wù)管理制度》有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行及時(shí)對(duì)帳結(jié)帳、結(jié)轉(zhuǎn)下年； 對(duì)硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和作為正式的備份軟盤(pán)上的會(huì)計(jì) 數(shù)據(jù)不允許任何人進(jìn)行非會(huì)計(jì)系統(tǒng)許可的任何操作； 14 注意保管、查看計(jì)算機(jī)操作記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告并負(fù)責(zé)操作記錄的整理、裝訂及歸檔； 按檔案管理要求移交檔案，填寫(xiě)檔案移交單； 對(duì)本崗位負(fù)責(zé)，在檔案移交單上蓋章。 （九） 檔案管理崗： 嚴(yán)格按照《檔案管理制度》要求進(jìn)行日常工作； 對(duì)會(huì)計(jì)核算結(jié)果的歷年資料要保存三份，分別存放在不同地點(diǎn)； 對(duì)購(gòu)置或自制開(kāi)發(fā)的會(huì)計(jì)軟件，要作為會(huì)計(jì)檔案妥善保管，并負(fù)責(zé)督促計(jì)算機(jī)憑證、帳薄、報(bào)表的裝訂歸檔； 注意查看《檔案移交登記表》，對(duì)接收的計(jì)算機(jī)檔案資料負(fù)責(zé)。 各崗位嚴(yán)格執(zhí)行 制度要求，相互協(xié)調(diào)工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反 映，提出有利于數(shù)字化發(fā)展的建議，保證我公司財(cái)務(wù)數(shù)字化 向著健康有效的方向發(fā)展。 三、監(jiān)督、落實(shí) 本規(guī)定由財(cái)務(wù)主管及系統(tǒng)管理員監(jiān)督執(zhí)行。 帳務(wù)系統(tǒng)管理制度為保證帳務(wù)系統(tǒng)安全、正常、可靠的運(yùn)行，根據(jù)天心軟件的實(shí)際要求及我公司的實(shí)際情況，特制定帳務(wù)系統(tǒng)管理制度。 本制度包括帳務(wù)系統(tǒng)人員組織、操作管理、業(yè)務(wù)管理工作標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。 一、 人員的組織 系統(tǒng)配備系統(tǒng)維護(hù)員、錄入員、操作員、復(fù)核員、稽核員、數(shù)據(jù)管理員，從業(yè)務(wù)管理及財(cái)務(wù)處