【正文】 第十四章 采購與付款循環(huán)審計(jì) 考慮財(cái)務(wù)報(bào)表項(xiàng)目與業(yè)務(wù)循環(huán)的相關(guān)程度，采購與付款循環(huán)所涉及的財(cái)務(wù)報(bào)表項(xiàng)目主要是資產(chǎn)負(fù)債表項(xiàng)目，按其在財(cái)務(wù)報(bào)表中的列示順序通常應(yīng)為預(yù)付款項(xiàng)、固定資產(chǎn)、在建工程、工程物資、固定資產(chǎn)清理、無形資產(chǎn)、開發(fā)支出、商譽(yù)、長期待攤費(fèi)用、應(yīng)付票據(jù)、應(yīng)付賬款和長期應(yīng)付款等；所涉及的利潤表項(xiàng)目通常為管理費(fèi)用。 第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的特性 采購與付款循環(huán)的特性主要包括兩部分的內(nèi)容：一是本循環(huán)所涉及的主要憑證和會計(jì)記錄；二是本循環(huán)涉及的主要業(yè)務(wù)活動。 一、 涉及的主要憑證和會計(jì)記錄 采購與付款交易 通常要經(jīng)過請購 —— 訂貨 —— 驗(yàn)收 —— 付款這樣的程序，與銷售與收款交易一樣，在內(nèi)部控制比較健全的企業(yè)，處理采購與付款業(yè)務(wù)通常需要使用很多憑證和會計(jì)記錄。典型的采購與付款循環(huán)所涉及的主要憑證和會計(jì)記錄有以下幾種： (一 ) 請購單 請購單是由產(chǎn)品制造、資產(chǎn)使用等部門的有關(guān)人員 填寫，送交采購部門，申請購買商品，勞務(wù)或其他資產(chǎn)的書面憑證。 （二）訂購單 訂購單是由采購部門填寫，向另一企業(yè)購買訂購單上所指定商品、勞務(wù)或其他資產(chǎn)的書面憑證。 （三）驗(yàn)收單 驗(yàn)收單是收到商品、資產(chǎn)時(shí)所編制的憑證，列示從供應(yīng)商處收到的商品、資產(chǎn) 的種類和數(shù)量等內(nèi)容。 (四 ) 賣方發(fā)票 賣方發(fā)票是供應(yīng)商開具的，交給買方以載明發(fā)運(yùn)的貨物或提供的勞務(wù)、應(yīng)付款金額和付款條件等事項(xiàng)的憑證。 (五 )付款憑單 付款憑單是采購方企業(yè)的應(yīng)付憑單部門編制的，載明已收到商品、資產(chǎn)或接受勞務(wù)的廠商、應(yīng)付款金額和付款日期的憑證。付款憑單是采購方企業(yè)內(nèi)部記錄和支付負(fù)債的授權(quán)證明文件。 (六 )轉(zhuǎn)賬憑證 轉(zhuǎn)賬憑證是指記錄轉(zhuǎn)賬交易的記賬憑證；它是根據(jù)有關(guān)轉(zhuǎn)賬業(yè)棼（即不涉及庫存現(xiàn)金、銀行存款收付的各項(xiàng)業(yè)務(wù)）的原始憑證編制的。 (七 )付款憑證 付款憑證包括現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證 ，是指用來記錄庫存現(xiàn)金和銀行存款支出業(yè)務(wù)的記賬憑證。 (八 )應(yīng)付賬款明細(xì)賬 (九 )庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬 (十 )賣方對賬單 賣方對賬單是由供貨方按月編制的，標(biāo)明期初余額、本期購買、本期支付給賣方的款項(xiàng)和期末余額的憑證。賣方對賬單是供貨方對有關(guān)交易的陳述，如果不考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在的時(shí)間差等因素，其期末余額通常應(yīng)與采購方相應(yīng)的應(yīng)付賬款期末余額一致。 二、涉及的主要業(yè)務(wù)活動。 在一個(gè)企業(yè)，如可能的話，應(yīng)將各項(xiàng)職能活動指派給不同的部門或職員來完成。這樣，每個(gè)部門或職員都可以獨(dú)立檢查其他部 門和職員工作的正確性。下面以采購商品為例，分別闡述采購與付款循環(huán)所涉及的主要業(yè)務(wù)活動及其適當(dāng)?shù)目刂瞥绦蚝拖嚓P(guān)的認(rèn)定。 (一 )請購商品和勞務(wù)倉庫負(fù)責(zé)對需要購買的已列人存貨清單的項(xiàng)目填寫請購單，其他部門也可以對所需要購買的未列入存貨清單的項(xiàng)目編制請購單。大多數(shù)企業(yè)對正常經(jīng)營所需的物資的購買均作一般授權(quán)，比如，倉庫在現(xiàn)有庫存達(dá)到再訂購點(diǎn)時(shí)就可直接提出采購申請，其他部門也可為正常的維修工作和類似工作直接申請采購有關(guān)物品。但對資本支出和租賃合同，企業(yè)政策則通常要求作特別授權(quán)，只允許指定人員提出請購。請購單可由手工或 計(jì)算機(jī)編制。由于企業(yè)內(nèi)不少部門都可以填列請購單，不便事先編號，為加強(qiáng)控制，每張請購單必須經(jīng)過對這類支出預(yù)算負(fù)責(zé)的主管人員簽字批準(zhǔn)。 請購單是證明有關(guān)采購交易的“發(fā)生”認(rèn)定的憑據(jù)之一，也是采購交易軌跡的起點(diǎn)。 (二 )編制訂購單 采購部門在收到請購單后，只能對經(jīng)過批準(zhǔn)的請購單發(fā)出訂購單。對每張訂購單，采購部門應(yīng)確定最佳的供應(yīng)來源。對一些大額、重要的采購項(xiàng)目，應(yīng)采取競價(jià)方式來確定供應(yīng)商，以保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)性和成本的低廉。 訂購單應(yīng)正確填寫所需要的商品品名、數(shù)量、價(jià)格、廠商名稱和地址等，預(yù)先予以編號并經(jīng)過被授權(quán) 的采購入員簽名。其正聯(lián)應(yīng)送交供應(yīng)商，副聯(lián)則送至企業(yè)內(nèi)部的驗(yàn)收部門、應(yīng)付憑單部門和編制請購單的部門。隨后，應(yīng)獨(dú)立檢查訂購單的處理，以確定是否確實(shí)收到商品并正確入賬。這項(xiàng)檢查與采購交易的“完整性”認(rèn)定有關(guān)。 (三 )驗(yàn)收商品 有效的訂購單代表企業(yè)已授權(quán)驗(yàn)收部門接受供應(yīng)商發(fā)運(yùn)來的商品。驗(yàn)收部門首先應(yīng)比較所收商品與訂購單上的要求是否相符，如商品的品名、說明、數(shù)量、到貨時(shí)間等，然后再盤點(diǎn)商品并檢查商品有無損壞。 驗(yàn)收后，驗(yàn)收部門應(yīng)對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗(yàn)收單，作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)商品的依據(jù)。驗(yàn)收 入員將商品送交倉庫或其他請購部門時(shí)，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗(yàn)收單的副聯(lián)上簽收，以確立他們所采購的資產(chǎn)應(yīng)負(fù)的保管責(zé)任。驗(yàn)收入員還應(yīng)將其中的一聯(lián)驗(yàn)收單送交應(yīng)付憑單部門。 驗(yàn)收單是支持資產(chǎn)或費(fèi)用以及與采購有關(guān)的負(fù)債的“存在或發(fā)生”認(rèn)定的重要憑證。定期獨(dú)立檢查驗(yàn)收單的順序以確定每筆采購交易都巳編制憑單，則與采購交易的蘆完整性”認(rèn)定有關(guān)。 (四 )儲存已驗(yàn)收的商品存貨 將已驗(yàn)收商品的保管與采購的其他職責(zé)相分離，可減少未經(jīng)授權(quán)的采購和盜用商品的風(fēng)險(xiǎn)。存放商品的倉儲區(qū)應(yīng)相對獨(dú)立，限制無關(guān)人員 接近。這些控制與商品的“存在”認(rèn)定有關(guān)。 (五 )編制付款憑單 記錄采購交易之前，應(yīng)付憑單部門應(yīng)編制付款憑單。這項(xiàng)功能的控制包括： 1．確定供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗(yàn)收單、訂購單的致性。 2．確定供應(yīng)商發(fā)票計(jì)算的正確性。 3．編制有預(yù)先編號的付款憑單，并附上支持性憑證 (如訂購單、驗(yàn)收單和供應(yīng)商發(fā)票等 )。這些支持性憑證的種類，因交易對象的不同而不同。 4．獨(dú)立檢查付款憑單計(jì)算的正確性。 5．在付款憑單上填入應(yīng)借記的資產(chǎn)或費(fèi)用賬戶名稱。 6．由被授權(quán)人員在憑單上簽字，以示批準(zhǔn)照此憑單要求付款。所有未付 憑單的刖聯(lián)應(yīng)保存在未付憑單檔案中。以待日后付款。經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)和有預(yù)先編號的憑單為記錄采購交易提供了依據(jù)，因此，這些控制與“存在”、“發(fā)生”、“完蹩性”、“權(quán)利和義務(wù)”和“計(jì)價(jià)和分?jǐn)偂钡日J(rèn)定有關(guān)。 (六 )確認(rèn)與記錄負(fù)債 正確確認(rèn)已驗(yàn)收貨物和已接受勞務(wù)的債務(wù)，要求準(zhǔn)確、及時(shí)地記錄負(fù)債。該記錄對企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表反映和企業(yè)實(shí)際現(xiàn)金支出有重大影響。因此，必須特別注意，按正確的數(shù)額記載企業(yè)確實(shí)已發(fā)生的購貨和接受勞務(wù)事項(xiàng)。 應(yīng)付賬款確認(rèn)與記錄相關(guān)部門一般有責(zé)任核查購置的財(cái)產(chǎn)并在應(yīng)付憑單登記簿或應(yīng)付賬款明細(xì)賬中加以記錄。在收到供 應(yīng)商發(fā)票時(shí)，應(yīng)付賬款部門應(yīng)將發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、條件及運(yùn)贊與訂貨單上的有關(guān)資料核對，如有可能，還應(yīng)與驗(yàn)收單上的資料進(jìn)行比較。 應(yīng)付賬款確認(rèn)與記錄的一項(xiàng)重要控制是要求記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)金、有價(jià)證券和其他資產(chǎn)。恰當(dāng)?shù)膽{證、記錄與恰當(dāng)?shù)挠涃~手續(xù)，對業(yè)績的獨(dú)立考核和應(yīng)付賬款職能而言是必不可少的控制。 在手工系統(tǒng)下，應(yīng)將已批準(zhǔn)的未付款憑單送達(dá)會計(jì)部門，據(jù)以編制有關(guān)記賬憑證和登記有關(guān)賬簿。會計(jì)主管應(yīng)監(jiān)督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當(dāng)性；通過定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日 期，監(jiān)督入賬的及時(shí)性。而獨(dú)立檢查會計(jì)入員則應(yīng)核對所記錄的憑單總數(shù)與應(yīng)付憑單部門送來的每日憑單匯總表是否一致，并定期獨(dú)立檢查應(yīng)付賬款總賬余額與應(yīng)付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致。 (七 )付款 通常是由應(yīng)付憑單部門負(fù)責(zé)確定未付憑單在到期日付款。企業(yè)有多種款項(xiàng)結(jié)算方式，以支票結(jié)算方式為例，編制和簽署支票的有關(guān)控制包括： 1．獨(dú)立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性。 2．應(yīng)由被授權(quán)的財(cái)務(wù)部門的人員負(fù)責(zé)簽署支票。 3．被授權(quán)簽署支票的人員應(yīng)確定每張支票都附有一張已經(jīng)適 當(dāng)批準(zhǔn)的朱付款憑單，并確定支票受款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致。 4．支票一經(jīng)簽署就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷：以免重復(fù)付款。 5．支票簽署人不應(yīng)簽發(fā)無記名甚至空白的支票。 6．支票應(yīng)預(yù)先連續(xù)編號，保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性。 7．應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票。 (八 )記錄現(xiàn)金、銀行存款支出 仍以支票結(jié)算方式為例，在手工系統(tǒng)下；會計(jì)部門應(yīng)根據(jù)已簽發(fā)的支票編制付款記賬憑證，并據(jù)以登記銀行存款日記賬及其他相關(guān)賬簿。以記錄銀行存款支出為例，有關(guān) 控制包括： 1．會計(jì)主管應(yīng)獨(dú)立檢查記入銀行存款日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì)賬的金額的一致性，以及與支票匯總記錄的致性。 2．通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨(dú)立檢查入賬的及時(shí)性。 3．獨(dú)立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 第二節(jié) 控制測試和交易的實(shí)質(zhì)性程序 一、概述 在展開本節(jié)內(nèi)容的討論之前，我們先給出表 131“采購交易的控制目標(biāo)、內(nèi)部控制和測試一覽表” 與第十三章表 l3— 2的結(jié)構(gòu)相同，表 l4一 l 也分四欄，將與采購交易有關(guān)的內(nèi)部控制目標(biāo)、關(guān)鍵的內(nèi)部控制以及注冊會計(jì)師常用的控制測試和交易實(shí)質(zhì)性程序匯 集在一起。 第一欄“內(nèi)部控制目標(biāo)”。列示了企業(yè)設(shè)立采購交易內(nèi)部控制的目標(biāo)。也就是注冊會計(jì)師實(shí)施相應(yīng)控制測試和交易實(shí)質(zhì)性程序所要達(dá)到的審計(jì)目標(biāo)。 表 l4— 1 采購交易的控制目標(biāo)、內(nèi)部控制和測試一覽表 內(nèi)部控制目標(biāo) 關(guān)鍵的內(nèi)部控制 常用內(nèi)部控制測試 常用交易實(shí)質(zhì)性測試 所記錄的采購都已收到物品或已接受勞務(wù)，并符合購貨方的最大利益（存在） 請購單、訂貨單、驗(yàn)收單和賣方發(fā)票一應(yīng)俱全，并附在付款憑單后 購貨按正確的級別批準(zhǔn) 注銷憑證以防止重要使用 對賣方發(fā)票、驗(yàn)收單、訂貨單和請購單作內(nèi)部核查 查 驗(yàn)付款憑單后是否附有單據(jù)； 檢查核準(zhǔn)購貨標(biāo)志 檢查注銷憑證的標(biāo)志 檢查內(nèi)部核查的標(biāo)志 復(fù)核采購明細(xì)帳、總帳及應(yīng)付帳款明細(xì)帳，注意是否有大額或不正常的金額 檢查賣方發(fā)票、驗(yàn)收單、訂貨單和請購單的合理性和真實(shí)性 追查存貨的采購至存貨永續(xù)盤存記錄 檢查取得的固定資產(chǎn) 已發(fā)生的采購業(yè)務(wù)均已記錄（完整性） 訂貨單均經(jīng)事先編號并已登記入帳 驗(yàn)收單均經(jīng)事先編號并已登記入帳 賣方發(fā)票均經(jīng)事先編號并已登記入帳（不一定）； 檢查訂貨單連續(xù)編號的完整性 檢查驗(yàn)收單連續(xù)編號的完整性 賣方發(fā)票連續(xù)編號的完整性 從驗(yàn)收單追查至采 購明細(xì)帳 從賣方發(fā)票追查至采購明細(xì)帳 所記錄的采購業(yè)務(wù)估價(jià)正確（準(zhǔn)確性、計(jì)價(jià)和分?jǐn)偅? 計(jì)算和金額的內(nèi)部查核 控制采購價(jià)格和折扣的批準(zhǔn) 檢查內(nèi)部檢查的標(biāo)志。 審核批準(zhǔn)采購價(jià)格和折扣的標(biāo)志 將采購明細(xì)帳中記錄的業(yè)務(wù)同賣方發(fā)票、驗(yàn)收單和其他證明文件比較 復(fù)算包括折扣和運(yùn)費(fèi)在內(nèi)的賣方發(fā)票繕寫的準(zhǔn)確性 采購業(yè)務(wù)的分類正確（分類） 采用適當(dāng)?shù)臅?jì)科目表 分類的內(nèi)部核查 審查工作手冊和會計(jì)科目表 檢查有關(guān)憑證上內(nèi)部核查的標(biāo)記 參照賣方發(fā)票，比較會計(jì)科目表上的分類 采購業(yè)務(wù)按正確的日期記錄（截止） 要求一 收到商品或接受勞務(wù)就記錄購貨業(yè)務(wù) 內(nèi)部核查 檢查工作手冊并觀察有無未記錄的賣方發(fā)票存在 檢查內(nèi)部核查標(biāo)志 將驗(yàn)收單和賣方發(fā)票上的日期與采購明細(xì)帳中的日期進(jìn)行比較 采購業(yè)務(wù)被正確記入應(yīng)付帳款和存貨等明細(xì)帳中，并被準(zhǔn)確匯總（準(zhǔn)確性、計(jì)價(jià)和分?jǐn)偅? 應(yīng)付帳款明細(xì)帳內(nèi)容的內(nèi)部查核 檢查內(nèi)部查核的標(biāo)志 通過加計(jì)采購明細(xì)帳，追查過入采購總帳和應(yīng)付帳款、存貨期細(xì)帳的數(shù)額是否準(zhǔn)確，來測試過帳和匯總的準(zhǔn)確性 第二欄“關(guān)鍵內(nèi)部控制”，列示了與上述各項(xiàng)內(nèi)部控制目標(biāo)相對應(yīng)的一項(xiàng)或數(shù)項(xiàng)主要的 內(nèi)部控制。所設(shè)計(jì)的采購交易內(nèi)部控制 ，應(yīng)能達(dá)到第九章所述的控制目標(biāo)。 第三欄“常用的控制測試”，列示了注冊會計(jì)師針對上述關(guān)鍵內(nèi)部控制所實(shí)施的控制測試程序。控制測試與內(nèi)部控制之間有直接聯(lián)系，對每項(xiàng)關(guān)鍵控制注冊會計(jì)師至少要執(zhí)行一項(xiàng)控制測試以核實(shí)其效果。 第四欄“常用的交易實(shí)質(zhì)性程序”，列示了注冊會計(jì)師對被審計(jì)單位采購交易通常采用的交易實(shí)質(zhì)性程序。交易實(shí)質(zhì)性程序與第一欄所列的控制目標(biāo)有直接關(guān)系，是證明第一欄中具體審計(jì)目標(biāo)的證據(jù)，目的在于確定交易中與該控制目標(biāo)有關(guān)的金額是否有錯(cuò)誤。交易實(shí)質(zhì)性程序雖然與關(guān)鍵的控制及控制測試沒有直接的關(guān)系，但交易實(shí)質(zhì)性程 序?qū)嵤┑姆秶谝欢ǔ潭壬先Q于關(guān)鍵控制是否存在和控制測試的結(jié)果。 同樣必須強(qiáng)調(diào)指出的是，表 l4l的列示方法，目的只在于為注冊會計(jì)師根據(jù)具體審計(jì)情況和審計(jì)條件審計(jì)能夠?qū)崿F(xiàn)審計(jì)目標(biāo)的審計(jì)方案提供參考，在審計(jì)實(shí)務(wù)工作中，注冊會計(jì)師應(yīng)根據(jù)表 l41 所列示內(nèi)容的精神實(shí)質(zhì)，充分考慮被審計(jì)單位的具體情況和審計(jì)質(zhì)量、審計(jì)成本效益原則將其轉(zhuǎn)換為更實(shí)用、高效的審計(jì)方案。 也正是由于于被審計(jì)單位的復(fù)雜多樣。使得本節(jié)有關(guān)采購交易的控制測試和交易的實(shí)質(zhì)性程序等內(nèi)容，都只是從定性而非定量的角度進(jìn)行闡述。在具體被審計(jì)單位時(shí)，注冊會計(jì)師應(yīng)當(dāng)結(jié)合被審計(jì)單位情況，運(yùn)用職業(yè)判斷和審計(jì)抽樣技術(shù)來合理確定審計(jì)測試的樣本量。 二、采購 交易的內(nèi)部控制、控制測試和交易的實(shí)質(zhì)性程序 應(yīng)付賬款、固定資產(chǎn)等財(cái)務(wù)報(bào)衷項(xiàng)目均屬采購與付款循環(huán)。在正常的審計(jì)中，如果忽視采購與付款循環(huán)的控制測試及相應(yīng)的交易實(shí)質(zhì)性程序，僅僅依賴于這些具體財(cái)務(wù)報(bào)表項(xiàng)目余額實(shí)施實(shí)質(zhì)性程序，則審計(jì)工作不僅費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，而且也難以保征。如果被審計(jì)單位具有