【正文】 1 目 錄 引 言 ..................................................................... 3 第 1章 有效利用會(huì)議 ....................................................... 3 ？ ...................................................... 3 ...................................................... 5 .......................................................... 6 ............................................................ 8 ................................................... 10 ........................................................... 11 ........................................................... 12 第 2章 準(zhǔn)備會(huì)議 .......................................................... 14 ......................................................... 14 ........................................................... 16 ........................................................... 18 ........................................................... 22 ....................................................... 25 第 3章 出席會(huì)議 .......................................................... 27 ........................................................... 27 ......................................................... 28 ........................................................... 30 ........................................................... 32 ........................................................... 33 評(píng)估與會(huì)技巧 .............................................................. 35 第 4章 主持會(huì)議 .......................................................... 36 ........................................................... 36 ......................................................... 38 ....................................................... 39 ........................................................... 41 ........................................................... 44 ........................................................... 47 2 ....................................................... 49 ............................................... 52 主持能力自測(cè) .............................................................. 54 3 會(huì)議管理 若想成功地管理會(huì)議，你要學(xué)習(xí)這些技巧：從構(gòu)劃和準(zhǔn)備議程，到建立正式程序，以及處理易爆局面。《會(huì)議管理》不僅教你全面主持會(huì)議以及充分參與會(huì)議，而且為你提供實(shí)用方法使會(huì)議達(dá)到預(yù)定目的。生動(dòng)有力的提示幫助你處 理實(shí)際工作中發(fā)生的情況，并掌握一流的會(huì)議管理技巧，從而使你大大提高管理會(huì)議的效率及果斷性。 蒂姆欣德?tīng)枺?Tim Hindle）是倫敦商業(yè)語(yǔ)言咨詢機(jī)構(gòu)“ Working Words” 的創(chuàng)建人。作為編輯顧問(wèn)和作者，他完成了許多著作，其中包括《袖珍經(jīng)理手冊(cè)》、《袖珍 MBA》和《袖珍金融手冊(cè)》、 1979年以來(lái)一直是《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》雜志的撰稿人， 19941996 年任《歐洲商務(wù)》雜志的編輯。 引 言 會(huì)議商務(wù)的一個(gè)重要部分，全球每天要舉行數(shù)百萬(wàn)次會(huì)議，《會(huì)議管理》會(huì)幫助你 ——不論是作為出席會(huì)議的與會(huì)者，或者是會(huì)議的主席 —— 提高這些會(huì)議的效果和效率。不論是正式會(huì)議還是非正式會(huì)議，本書(shū)將提供給你相關(guān)的各種實(shí)用建議，例如如何作好基本的準(zhǔn)備，如何進(jìn)行恰當(dāng)?shù)淖话才?，如何保持預(yù)定計(jì)劃，如何結(jié)束仁義等。散見(jiàn)于全書(shū)的 101個(gè)簡(jiǎn)明的提示將進(jìn)一步為你達(dá)到目的提供重要信息。自我評(píng)估練習(xí)使你能系統(tǒng)地評(píng)估你的進(jìn)步及明確以后的努力方向。如果你能不斷地應(yīng)用本書(shū)所提供的寶貴建議，你就可以非常自信并且成功地管理會(huì)議。 第 1 章 有效利用會(huì)議 開(kāi)會(huì)要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢，因此只有在必要時(shí)才召開(kāi)會(huì)議，并確保會(huì)議簡(jiǎn)短而富有建設(shè)性。 ？ 大 多數(shù)經(jīng)理人員對(duì)花費(fèi)在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間之多感到有壓力?？墒蔷烤褂卸嗌贂?huì)議能真正解決問(wèn)題？如果你考慮過(guò)會(huì)議真正的代價(jià)，你安排和出席的會(huì)議就會(huì)少得多。 定義會(huì)議 商業(yè)會(huì)議由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問(wèn)題或做出決定。幾個(gè)同事在走廊 4 里偶然相遇，也可以說(shuō)是一個(gè)會(huì)議。然而，大多數(shù)工作會(huì)議比較正式，有預(yù)先確定的時(shí)間和地點(diǎn)。這些會(huì)議可以是與高級(jí)經(jīng)理、同事或客戶一對(duì)一的會(huì)議，但通常有兩人以上參加。典型的會(huì)議有一個(gè)明確的目標(biāo)，并概括于方程（一張議事清單）上，議程預(yù)先在與會(huì)者中傳閱。 考慮成本 成功的會(huì) 議通過(guò)將合適的人聚集在一起，使其共同為某個(gè)目標(biāo)貢獻(xiàn)他們的才智，因此能夠節(jié)約大量的時(shí)間和金錢。然而，有許多會(huì)議沒(méi)有必要召開(kāi)，例如小組會(huì)議。開(kāi)始時(shí)小組會(huì)議曾有一個(gè)明確的目標(biāo)，然而后來(lái)成為一個(gè)慣例，或者被看成從各自的工作中解脫出來(lái)休息一下的機(jī)會(huì)。殊不知這是一種代價(jià)昂貴的奢侈。任何會(huì)議最大的成本通常是與會(huì)者的時(shí)間—— 從閱讀議程，準(zhǔn)備材料，到出席會(huì)議。如果與會(huì)者還需長(zhǎng)途施行，這個(gè)時(shí)間也必須計(jì)算在內(nèi)。最后還有“機(jī)會(huì)成本”，即這些與會(huì)者若不出席會(huì)議，他們能做些什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價(jià)值？召集會(huì)議之前，必須考慮所有這些 成本。 把成本加起來(lái) 要計(jì)算出一個(gè)會(huì)議的總成本，首先計(jì)算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自單位的日常開(kāi)支，然后將其和除以一年中的工作小數(shù)（每周工作時(shí)數(shù)乘以每年工作周數(shù)）。另外還需計(jì)算召開(kāi)會(huì)議每小時(shí)所需的雜項(xiàng)支出，如房租。兩項(xiàng)之和是會(huì)議每小時(shí)的成本。會(huì)議達(dá)成的最終結(jié)果是否真正值這么多錢？可能值得的，但你經(jīng)常要考慮的是如何用盡量少的成本，而事半功倍地達(dá)到同樣的效果。 正在舉行會(huì)議 一個(gè)部門(mén)的成員和董事總經(jīng)理聚在一起開(kāi)會(huì)，以解決一個(gè)問(wèn)題。他們的年薪合計(jì) 180000英鎊，年管理費(fèi)合計(jì) 100000英鎊，另外還有各種雜項(xiàng)費(fèi)用。按此計(jì)算，這個(gè)會(huì)議每小時(shí)的費(fèi)用是 178英鎊。 銷售經(jīng)理聯(lián)系各種情況提供補(bǔ)充信息 銷售代表提出報(bào)告 董事總經(jīng)理主持會(huì)議 銷售總監(jiān)向銷售團(tuán)隊(duì)提出問(wèn)題 秘書(shū)作記錄 5 可以為許多不同的原因召開(kāi)會(huì)議，主席和與會(huì)者必須預(yù)先明了確切目的，這樣才能使會(huì)議取得成功。 小提示 1： 從一開(kāi)始就要明確會(huì)議目的 小提示 2： 如果不開(kāi)會(huì)也能解決問(wèn)題，就取消會(huì)議。 考慮目的 大多數(shù)會(huì)議的目的屬于下列幾種之一。要預(yù)先決定所要召開(kāi)會(huì)議的目的屬于其中的哪一種，并確保全體與會(huì)者明 了。 ● 透露住處信息或提供意見(jiàn)； ● 發(fā)布指示； ● 提出申訴和仲裁； ● 做出決定或貫徹決定 ● 激發(fā)創(chuàng)意； ● 提了建議，進(jìn)行討論，并做出最終決定； 考慮細(xì)節(jié) 如果你已決定一個(gè)會(huì)議的主題，就可開(kāi)始考慮其他細(xì)節(jié)。想一下這個(gè)會(huì)議要開(kāi)多長(zhǎng)，哪幾個(gè)問(wèn)題需要講座以及必須分配給每個(gè)問(wèn)題的時(shí)間是多少。注意留點(diǎn)時(shí)間用于委派任務(wù)，也留點(diǎn)時(shí)間給予會(huì)間休息及會(huì)議總結(jié)。一定要安排好會(huì)議，以確保恰恰相反當(dāng)?shù)摹⒂斜匾獧?quán)威性的與會(huì)者能夠出席。如果他們不能來(lái)，那就重新安排一個(gè)更合適的時(shí)間。對(duì)于例行會(huì)議，應(yīng)每隔一段時(shí)間檢查一下這些會(huì)議是否仍符合一 個(gè)實(shí)用目的而不是浪費(fèi)時(shí)間。 自我提問(wèn) Q每個(gè)人都明確開(kāi)會(huì)的目的嗎？ Q是否需要每個(gè)人都出席整個(gè)會(huì)議？ Q是否有比開(kāi)會(huì)更好的方法不提出問(wèn)題？ Q是否有其他人，他通常不出席你的會(huì)議，但可能會(huì)在這一次會(huì)議上提出有益的意見(jiàn)？ Q使用各種視覺(jué)輔助手段是否有利于會(huì)議？ 6 評(píng)估個(gè)人的目的 無(wú)論你主持會(huì)議或者只是出席會(huì)議，應(yīng)事先考慮會(huì)議規(guī)定的目標(biāo)以及你的個(gè)人目標(biāo)，例如，你可能對(duì)議程式上的某些項(xiàng)目特別感興趣，你要起清楚你愿意接受什么樣的結(jié)果，然后可以開(kāi)始做相應(yīng)的準(zhǔn)備。另一個(gè)需要考慮的問(wèn)題是你能否減少花費(fèi)在 會(huì)議上的時(shí)間。如果你不需要參加整個(gè)會(huì)議并已決定只出席其中的一部分，則應(yīng)預(yù)先通知會(huì)議主席。 保密事宜 如果會(huì)上要講座保密事宜，應(yīng)讓全體與會(huì)者在會(huì)議的開(kāi)始階段就知道，因?yàn)檫@會(huì)影響與會(huì)者的態(tài)度。所有保密事項(xiàng)需要恰當(dāng)?shù)靥幚聿⑶以跁?huì)外出應(yīng)獲得足夠的重視。如果議和內(nèi)兼有機(jī)密和非機(jī)密的事項(xiàng)，則應(yīng)預(yù)先確保全體與會(huì)者明白每個(gè)項(xiàng)目相應(yīng)的情況。 小提示 3： 仔細(xì)考慮什么能促進(jìn)會(huì)議成功舉行，什么會(huì)使會(huì)議失敗。 強(qiáng)調(diào)目標(biāo) 如果你主持會(huì)議，在會(huì)議開(kāi)始時(shí)做飯就要概述這個(gè)會(huì)議的目的和目標(biāo)，這樣就能使全體與會(huì)者在整個(gè)會(huì) 議期間都能牢記不忘。提醒與會(huì)者何時(shí)必須做出何種決議以及需傳遞何種信息，并且 —— 如果他們偏離這點(diǎn) —— 提醒他們注意分配給每個(gè)問(wèn)題的討論時(shí)間。如果你僅是會(huì)議的參與者，你要確保你已為詳盡討論淤泥特別有關(guān)的事項(xiàng)作好了充分的準(zhǔn)備。 小提示 4： 考慮一下，如果一個(gè)例行會(huì)議沒(méi)有如期舉行，會(huì)有什么后果。 你的重要途徑 目的未明確，你就無(wú)法確定需要舉行哪種會(huì)議。首先確定會(huì)議的目的及需花時(shí)間，然后邀請(qǐng)與會(huì)者。 確定會(huì)議目的 決定會(huì)議需要多少時(shí)間 保證有關(guān)人員出席 非正會(huì)議可以有多種不同的形式，并且 可以采取討論會(huì)的形式。非正式會(huì)會(huì)議無(wú)論是偶然進(jìn)行的，或者是按通常的方式如口頭方式召集起來(lái)的，都提供了一些機(jī)會(huì)來(lái)簡(jiǎn)單地解決問(wèn)題。 小提示 5： 記住，高層經(jīng)理的在場(chǎng)可能會(huì)妨礙討論。 7 小提示 6： 要遠(yuǎn)離你的辦公室召開(kāi)會(huì)議，這樣你就可以輕易地離開(kāi)會(huì)議。 布置環(huán)境 盡管性質(zhì)比較隨意，非正式會(huì)議的成功仍然得益于精心挑選的環(huán)境，如果與會(huì)者感覺(jué)不 服，或者要他們?cè)陂_(kāi)放式的辦公室里討論一項(xiàng)保密事宜，那么就很難進(jìn)行富有成效討論。選擇合適的環(huán)境，可以幫助你得到所尋求的結(jié)果。 解決問(wèn)題 利用一個(gè)臨時(shí)的會(huì)面，例如 與同事在走廊里交談，立刻解決一個(gè)問(wèn)題。 臨時(shí)會(huì)議 只有簡(jiǎn)短的通知并且是順便或立即召集的會(huì)議，稱為“臨時(shí)會(huì)議”。這些臨時(shí)會(huì)議對(duì)于坦誠(chéng)地討論問(wèn)題以及不受大量其他人員的影響而迅速地做出決定是很理想的。不多于三至四人參加的臨時(shí)會(huì)議在解決一些小問(wèn)題時(shí)具有最佳效果。另外，可以利用臨界時(shí)會(huì)議發(fā)布緊急通告。在同事之間，臨時(shí)會(huì)議傾向于以非正式的語(yǔ)言風(fēng)格和輕松的身體語(yǔ)言為特征。建立一種非正式的氣氛，有助于你在會(huì)議中理解其他人的反應(yīng)。注意面部表情：因?yàn)榕c會(huì)者可能走神，他們的面部表情會(huì)真實(shí)地告訴做你這一點(diǎn)。 策劃小型非正式會(huì)議是為了通過(guò)討論不解決問(wèn)題，提供反饋，因此與臨時(shí)會(huì)議不同，它應(yīng)該有準(zhǔn)備的時(shí)間。即使舉行一個(gè)只有二三個(gè)人參加的小型非正式會(huì)議，也要記住會(huì)議的目的和時(shí)間限制。恰當(dāng)?shù)乜刂茣?huì)議，你就能讓主要的事情進(jìn)行下去，并且能使與會(huì)者之間進(jìn)行坦誠(chéng)的討論。通過(guò)保持目光接觸這種身體語(yǔ)言中具有表達(dá)性的方式，來(lái)鼓勵(lì)與會(huì)者。 討論爭(zhēng)議 如果你在領(lǐng)導(dǎo)一次討論，你一定要多多運(yùn)用大量鼓勵(lì)性的目光接觸，來(lái)幫助你保持對(duì)會(huì)議的控制。 交流思想 小型的頭腦風(fēng)暴會(huì)議是一個(gè)分享創(chuàng)意的良好論壇。如果你 正在主持一個(gè)頭腦風(fēng)暴會(huì)議，