【正文】 華普信息技術(shù)有限公司 2020年版費用控制及管理制度 批準人：公司總裁 柳立 批準人簽字： 總 則 總原則： 開源節(jié)流，以年度預(yù)算為主導(dǎo)，月度預(yù)算為依據(jù)，各部門負責(zé)人按照相應(yīng)標準管理開支 費用相關(guān)審批人員的職責(zé) ： 業(yè)務(wù)審批人：對相應(yīng)的費用進行業(yè)務(wù)真實性、費用合理性、預(yù)算合規(guī)性審核，并按照相應(yīng)金額及標準分級審批 財務(wù)審核人：檢查原始單據(jù)是否符合國家規(guī)定、原始單據(jù)與費用說明是否一致、核銷相應(yīng)預(yù)算 、審核是否與公司財務(wù)制度相符、并按照相應(yīng)金額分級審批。 控制目的 ：讓公司有限的資源得到更經(jīng)濟的使用。 適用范圍 ：本制度適用于華普信息技術(shù)有限公司的總公司和辦事處的所有員工，以及服務(wù)網(wǎng)總部所有員工。 服務(wù)網(wǎng)分公司鑒于自身的業(yè)務(wù)特性，可自行擬定費用管理辦法，但需提交華普總裁辦公會批準，財務(wù)部備案后方可執(zhí)行。 控制范圍 ：本制度適用于控制除資本支出、設(shè)備采購成本支出、標準員工工資及福利支出以外的所有業(yè)務(wù)支出。 章節(jié)分類：本制度分為以下十章： 第一章：差旅費用的管理 第二章：通訊費用的管理 第三章：業(yè)務(wù)應(yīng)酬費用 的管理 第四章：日常費用報銷的管理 第五章：其他辦公費用的管理 第六章：月度費用預(yù)算的規(guī)定 第七章：月度費用報送 第八章：審批權(quán)限 第九章 : 控制流程 第十章：附則 第一章：差旅費用的管理 第一條：差旅費是指公司員工因業(yè)務(wù)需要從離開原駐地開始，在目的地工作，到最終返回駐地期間所發(fā)生的與其業(yè)務(wù)相關(guān)的各項支出。 第二條：出差的審批： 1. 員工出差應(yīng)事先填制“ 出差任務(wù)及借款書 ”，詳細填寫出差目的、工作任務(wù)、目的地、時間和期限等。 2. 員工出差天數(shù)小于 5天的，需要部門經(jīng)理批準。出差天數(shù)為 5至 10天的，需要總監(jiān) /總經(jīng)理批 準。超過 10 天的，屬于長期出差，應(yīng)上報總裁批準。 3. 未經(jīng)批準擅自離開原駐地或更改出差目的地的，公司將不承擔(dān)其差旅費用。 第三條：差旅前借款流程： 1. 員工根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫“ 出差任務(wù)及借款書 ”，經(jīng)業(yè)務(wù)經(jīng)理審批后，將批準的“ 出差任務(wù)及借款書”正本 提交給行政部門。行政部據(jù)此辦理訂票事宜，員工不需要支付票款。 注意：“ 出差任務(wù)及借款書 ”上的金額應(yīng)與機票 /火車票實際金額相同。 2. 行政部根據(jù)正本的“ 出差任務(wù)及借款書 ”，給員工進行定票后。每日末將所有“ 出差任務(wù)及借款書 ”匯總后交給財務(wù)人員，財務(wù)人員據(jù)此登記員工的個人借款。 注意： “ 出差任務(wù)及借款書 ”但未通過行政部定票的，財務(wù)也不能給予現(xiàn)金借款 .，也不能借取現(xiàn)金 3. 每月末，行政根據(jù)當月的訂票總額，提請財務(wù)付款，財務(wù)核查金額的準確性后執(zhí)行付款流程。 4. 非差旅性借款，員工借款執(zhí)行上筆不清下筆不借的原則。 第四條：差旅費用的范圍： 1. 員工出差期間支付的費用：火車票、機票、訂票費、住宿費、交通費、洗衣費、應(yīng)酬費，火車票 .機票由行政部幫助預(yù)訂，其余費用由員工自行支付。 2. 與業(yè)務(wù)無關(guān)的各種費用均不予報銷。 第五條：差旅費用的標準： 1. 交通費： ? 火車行程少于 10小時的必須乘坐 火車或長途汽車。 ? 火車行程多于 10小時的，可以乘坐飛機經(jīng)濟艙。 ? 機場至市區(qū)應(yīng)乘坐機場公交車。市區(qū)至機場可乘坐公交或出租車。特殊情況， 4次機場交通，可報銷不超過 2次的出租車費用 ? 一般情況下出差應(yīng)乘坐硬臥火車 ? 任何人不得乘坐豪華軟臥火車和飛機公務(wù)艙、頭等艙。 ? 員工在預(yù)訂車票或飛機票時，應(yīng)注意縮短在目的地的停留時間。盡量選擇上午到達目的地；下午或晚上從目的地返回。 2. 住宿費： ? 員工出差應(yīng)當首先選取公司的協(xié)議酒店。 ? 出差目的地沒有協(xié)議酒店的，行政部或個人預(yù)定酒店時應(yīng)分兩種情況處理：目的地是省會城市的，應(yīng)選取 3星級以下 同時日費用不超過 400元的酒店；目的地不是省會城市的，應(yīng)選取日費用不超過 300元的酒店。 ? 兩人或多人同性別員工出差，應(yīng)安排可入住兩人的標準房。 ? 除陪同客戶外，任何人不得入住 5星級酒店。 3. 目的地城市的交通費： 員工可以報銷自酒店至辦公地的往返出租車費及其它與業(yè)務(wù)相關(guān)的車費。 4. 餐費： ? 員工出差期間每天可獲得餐費補貼，具體報銷方法為： 有當?shù)夭唾M發(fā)票的每天 60元的補貼：無餐費的每天 50 元。 員工請客戶或被請就餐的應(yīng)酬費用不包含在補貼里，而作為應(yīng)酬費用。其當日餐費補貼按 20元 /餐扣除。 差旅時間的計算： 兩地出發(fā)時間 ，滿 24 小時為 1 天，剩余時間，滿 12小時視同 1天，不足 12小時視同半天。國際差旅除外。 ? 員工出差參加會議或培訓(xùn)，如果組織方提供就餐，則餐費不予補貼。 5. 應(yīng)酬費用： 員工在出差期間支付的應(yīng)酬費用，按照第三章：“業(yè)務(wù)應(yīng)酬費用的管理”管理。 6. 通訊費： ? 員工出差應(yīng)盡量使用當?shù)胤种C構(gòu)的電話，避免使用手機通話。 ? 員工的手機費用已經(jīng)包含在第二章：“通訊費用的管理”的手機費額度中，除長期出差外，公司不再另行報銷。 ? 如果因業(yè)務(wù)原因必須撥打交費長途電話或支付上網(wǎng)費用的 ,超過公司規(guī)定標準的，注明通話對象和事由后方可報銷。 7. 洗衣費 ： 員工出差 3天以上，可以報銷每 2天 1件的洗衣費，每件洗衣費的金額不能超過 20元。 8. 其它費用： ? 員工出差期間所支付的其它業(yè)務(wù)費用，必須注明用途，經(jīng)同意后方可報銷。 ? 公司已為員工繳納了商業(yè)保險，故不能報銷保險費。如有因尚未調(diào)檔而沒有商業(yè)保險的員工可報銷一份保險費。但需人力部確認。 第六條：報銷的時限： 員工應(yīng)在返回原駐地的兩周內(nèi)辦理差旅報銷及歸還借款的手續(xù)。 超過兩周未報者將上網(wǎng)公布 。 超過應(yīng)報銷日 3個月的不予報銷 。 第七條：報銷的管理和審批： 員工出差支付的所有業(yè)務(wù)費用，都應(yīng)當索取正式發(fā)票， 報銷時 發(fā)票后應(yīng)附酒店清單。如果當?shù)鼐频隉o電子水單，則應(yīng)在發(fā)票中詳細列明。發(fā)票抬頭應(yīng)寫公司全稱或員工姓名 1. 發(fā)票報銷時，應(yīng)單獨貼在附紙上，并附在“差旅費用報銷單”后面。發(fā)票必須妥善保管，凡因個人保管不慎造成發(fā)票遺失的，一律不予報銷，損失自負。 2. 財務(wù)每天 9： 0010： 30收單，二個工作日內(nèi)報銷完畢。如有問題退單，應(yīng)在二日內(nèi)答復(fù)員工?！俺霾钊蝿?wù)及借款單”隨時審批，并在 8個工作小時內(nèi)付款。 3. 單據(jù)的粘貼：按費用類別分別粘貼到與報銷單大小一致的附紙上，并在右下角寫出合計數(shù)，與報銷單上的分類合計數(shù)據(jù)保持一致，以便財務(wù)核查。應(yīng)盡量按照時間順序粘貼。凡金額不易辨認的，經(jīng)涂改、刮擦、有異議的，財務(wù)有權(quán)拒收。粘貼報銷單時不得掩蓋發(fā)票金額。 4. 所有發(fā)票均應(yīng)在說明欄注明支出的事由。 5. “差旅費用報銷單”先由本部門的直屬主管審批，超過部門審批權(quán)限的，依照第八章的審批權(quán)限逐級向上申報。 單據(jù)樣本 :（以下所有表格均有 EXCEL版本） 1. 出差任務(wù)及借款單 2. 差旅費用報銷單 3. 非差旅借款單 出差任務(wù)及借款單 記帳憑證號： 申請人 : 員工 ID： 費 用所屬財務(wù)編碼： CC： LC： TC： 出差路線 預(yù)計自 月 日至 月 日共 天 出差工作任務(wù) 是否需要預(yù)定火車票、汽車票、機票？ 是 否 車票機票酒店信息 火車票： 長途車票：自 至 機票： 其他： 單程 往返 出發(fā)時間： 返回時間： 是否需要申請借款？ 是 否 差旅借款信息 借款金額： （僅用于行政部辦理的機票及火車票借款） 人民幣（大寫） ： 小寫：￥ 借款人簽字： 申請日期： 任務(wù)完成考核（返回駐地后填寫） 任務(wù)完成情況 審核 實際出差路線 往：自 經(jīng) 至 返：自 經(jīng) 至 實際自： 月 日至 月 日共 天 備注： 申請人： 部門直屬主管 /經(jīng)理： 總監(jiān) /總經(jīng)理： 副總裁 /總裁： （ 5 天內(nèi)） （ 510天） （超過 10天） 日期： 日期 : 日期： 日期： 非差旅借款申請單 記帳憑證號： 申請人 : 員工 ID： 費用所屬財務(wù)編碼： CC： LC： TC： 借款事由：