【正文】 、防蟲、防光、防鼠、防盜、防潮、防塵、防高溫等安全措施，定期檢查保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，保證檔案的安全。第六節(jié)檔案的提供利用第二十四條檔案室保存的檔案主要供本單位和上級主管機關(guān)利用，為本單位開展的各項工作服務(wù)。第二十五條檔案室應(yīng)根據(jù)工作需要編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，積極主動開展檔案利用工作，為本單位各項工作服務(wù)，逐步提高檔案利用效果。第二十六條檔案室應(yīng)建立檔案借閱制度，借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，寫明借閱的目的，點交清楚，歸還時要進(jìn)行檢查，及時注銷。第二十七條借閱檔案者要遵守借閱制度，不得在檔案上圈點、涂改、劃道污損，如有違者，按《檔案法》第二十四條規(guī)定承擔(dān)法律責(zé)任。第二十八條借閱人因公出差、出國、調(diào)動、離退休等須將所借檔案歸還，借閱的時間一般不超過半個月，必要時辦續(xù)借手續(xù)。第二十九條制發(fā)檔案證明和答復(fù)函調(diào)(證明要注明出處和根據(jù)，不得擅自解釋)制發(fā)證明要仔細(xì)核對，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，加蓋辦公室公章。第七節(jié)檔案的鑒定和銷毀第三十條檔案室應(yīng)根據(jù)1988年8號文件，市檔案局轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局印發(fā)的《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》、《上海市中、小學(xué)校檔案管理暫行辦法》，編制單位的文書檔案保管期限表。第三十一條檔案室應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案必須在辦公室負(fù)責(zé)人主持下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組對無保存價值的檔案進(jìn)行登記造冊，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)報上級部門審核后銷毀。第三十二條毀檔案要明確銷毀人和監(jiān)銷人，進(jìn)行實地監(jiān)銷。銷毀后在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀的具體日期，并簽名蓋章。第八節(jié)檔案的統(tǒng)計與移交第三十三條檔案室應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計并按照規(guī)定分別向上級機關(guān)和檔案業(yè)務(wù)主管機關(guān)報送檔案工作的基本情況統(tǒng)計表。第三十四條各部室的檔案由本單位檔案室集中統(tǒng)一管理，根據(jù)保管期限妥善保存。第三十五條機構(gòu)撤消、合并時，要在機構(gòu)變動前組織專人整理好檔案，按規(guī)定向有關(guān)部門移交，并辦理移交手續(xù)。第九節(jié)附則第三十六條本制度如與上級規(guī)定有抵觸時，則依上級規(guī)定執(zhí)行。第三十七條本辦法自公布之日起施行。第二章文書工作制度第一節(jié)文書處理制度嚴(yán)格執(zhí)行《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，公文處理必須規(guī)范化制度化。公文必須按照行政公文寫作規(guī)則和要求，用A4紙擬稿和鋼筆書寫，正確應(yīng)用文種，格式符合要求，請求應(yīng)堅持“一文一事”，避免請示與報告混雜。發(fā)文必須按規(guī)定審批程序，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)統(tǒng)一編號行文，并做好發(fā)文登記。收到外來文件后，必須先登記，傳閱文件要合理安排、嚴(yán)格管理，做到及時、準(zhǔn)確、安全，并做好催傳、催閱工作，以免積壓和散失。組織傳閱，應(yīng)本著先急后緩，先領(lǐng)導(dǎo)后一般，先主辦后協(xié)辦，先辦理后閱知的原則進(jìn)行。凡外出人員公務(wù)活動中形成的帶回的文件，均應(yīng)交辦公室簽收、登記、歸檔，任何人不得據(jù)為已有拒絕歸檔。第二節(jié)文書材料的立卷歸檔制度在工作活動中形成的各類文件材料(文書、科技、聲像，會計等)均應(yīng)及時收集、立卷歸檔。立卷工作要做到年年清，不得借故拖延和積壓，每年六月底以前必須完成上一年度的文件材料的立卷工作。堅持平時立卷和專題立卷，每辦一件事，每開一次會或每搞一項中心工作，要及時做好文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。(1)歸檔的文件材料，必須符合要求，用A4紙和鋼筆書寫，正件原件齊全。(2)卷內(nèi)文件的排列，必須保持文件間的歷史聯(lián)系。(3)卷內(nèi)文件的排列，應(yīng)堅持先近后遠(yuǎn)，先重點后次要，先批復(fù)后請求的原則，并在每頁的右上角編上頁號。(4)提倡立薄卷、專題卷，每一案卷的卷內(nèi)文件一般不超過200頁。(5)案卷標(biāo)題要簡明確切，符合“三要素”(作者、內(nèi)容、文種)要求。第三節(jié)印章管理制度公章和介紹信，由辦公室專人保管。嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，凡涉及到各處室的文件報表等，由各部門核準(zhǔn)，分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽名后加蓋公章。用印后必須登記。嚴(yán)禁在空白介紹信、證明信、支票上預(yù)先加蓋印章。蓋章時，注意收集具有保存價值的文件材料。第三章檔案工作制度第一節(jié)檔案庫房管理制度檔案庫房是保管檔案的重要場所，非檔案管理人未經(jīng)許可，一律不準(zhǔn)入內(nèi)。嚴(yán)格加強檔案庫房管理，認(rèn)真做好保密和防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蛀等保護(hù)工作。檔案庫房內(nèi)不得堆放其他物品，更不能堆放易燃物品和私人物品，嚴(yán)禁吸煙。庫房門窗必須保持堅固，出入庫房隨手關(guān)門，確保庫房安全。檔案庫房要定期做好通風(fēng)降溫和衛(wèi)生工作。定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。第二節(jié)檔案保密制度嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法的規(guī)定，經(jīng)常開展保密工作的學(xué)習(xí)和活動，提高貫徹保密法的自覺性。檔案工作人員對所保管的檔案必須嚴(yán)格保守機密和安全，嚴(yán)格遵守檔案室工作規(guī)則，做到手續(xù)清楚，不發(fā)生差錯和文件遺失。檔案工作人員不與無關(guān)人員在任何場所談?wù)摍n案工作，模范遵守制度。對機密檔案要嚴(yán)格控制調(diào)閱范圍，依照制度提供利用，不私自帶回家中。保密文件未經(jīng)上級機關(guān)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄。第三節(jié)檔案利用借閱制度借閱檔案者必須嚴(yán)格國家保密法，以保證檔案的絕對安全，維護(hù)國家機密。檔案室保存的檔案主要為本單位服務(wù)，如借閱對象和范圍超出本單位人員或部門業(yè)務(wù)范圍，需征得本單位及檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)的同意。查閱絕密級檔案應(yīng)經(jīng)總支書記、校長批準(zhǔn)，機密級和密級要經(jīng)主管主任的批準(zhǔn)。查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點。對檔案要愛護(hù)，不得任意涂改、損撕文件材料，如有上述行為，一經(jīng)查實要即上報，依法追究責(zé)任。歸還時借閱人應(yīng)向檔案室工作人員清點所借檔案，經(jīng)核實收回借閱單后才能離開。摘錄、復(fù)制檔案需經(jīng)檔案管理人員同意，復(fù)制檔案還需填寫申請單，摘錄件、復(fù)制件經(jīng)檔案管理人員核對(內(nèi)容、頁數(shù)、份數(shù))無誤后由檔案室蓋章后方有效。第四節(jié)檔案的保管制度單位黨、政、工、團(tuán)、教學(xué)、會計等檔案實行集中統(tǒng)一管理。每年檔案按要求分類整理，編好案卷歸檔號。檔案按類、年分別排列入架。檔案資料的收入和移出要有登記和統(tǒng)計，并按規(guī)定向上級報告檔案工作的基本情況。借閱檔案要有登記。定期檢查檔案保管狀況，對永久、長期檔案已破損、退色的要及時進(jìn)行修復(fù)。第五節(jié)檔案統(tǒng)計制度檔案統(tǒng)計工作必須做到準(zhǔn)確、及時、科學(xué)。檔案統(tǒng)計數(shù)字要實事求是，如實反映情況，防止弄虛作假。按時按規(guī)定向上級機關(guān)報送《檔案工作基本情況統(tǒng)計表》。檔案統(tǒng)計資料要妥善保存。做好檔案利用效益的統(tǒng)計，凡獲有一定經(jīng)濟效益、社會效益的利用情況，要填寫檔案利用情況登記表。第六節(jié)檔案移交制度移交文件材料必須填寫《檔案材料移交清單》一式兩份，雙方各執(zhí)一份。檔案管理人員變動時，要做好檔案的移交工作，認(rèn)真辦理交接手續(xù)。第七節(jié)檔案鑒定銷毀制度檔案鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，全面地考察檔案的價值，正確地制定檔案保管期限，確保檔案的質(zhì)量。2